ระบบสารสนเทศ

ระบบสารสนเทศในโรงเรียนเทคโนโลยีพลพณิชยการ

เนื่องจากปัจจุบันเทคโนโลยีสารสนเทศได้ก้าวเข้าไปสู่การจัดการระบบสารสนเทศเพื่อการตัดสินใจ (Decision Support System : DSS) และ ระบบสารสนเทศสำหรับผู้บริหาร (Executive Information System : EIS)มากขึ้น ดังนั้นการนำระบบสารสนเทศมาประยุกต์ใช้สำหรับโรงเรียน จึงจำเป็นต้องเข้าใจพื้นฐานเบื้องต้นของ ระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการ และ บทบาทในระดับต่างๆ เพื่อนำไปสู่การประยุกต์ใช้งาน จัดการระบบสารสนเทศสำหรับการดำเนินงานในโรงเรียนได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น

3.ระบบสารสนเทศ  เป็นการรวบรวม  คน เครื่องคอมพิวเตอร์ ความคิดและกิจกรรมต่าง ๆ เพื่อประมวลผลข้อมูลให้ออกเป็นสารสนเทศที่ต้องใช้ในองค์กรในทุกระดับของการบริหารจัดการภายในองค์กรต่อไป

ความสัมพันธ์ของทั้ง  3 ระบบ

เมื่อพิจารณาถึงความสัมพันธ์ระหว่างระบบทั้ง 3 ระบบ พบว่าการทำงานของระบบปฏิบัติการมีผลต่อการนำเข้าข้อมูลต่างๆ สู่ระบบสารสนเทศ และระบบสารสนเทศนี้ก็จะประมวลผลข้อมูลต่างๆ และผลิตออกมาเป็นสารสนเทศสำหรับระบบการจัดการและวนเวียนภายในระบบทั้ง 3 ระบบ ในลักษณะที่เป็นระบบเช่นนี้องค์กรและระบบย่อยจะต้องมีการทำงานผสมผสานกันอย่างใกล้ชิด ระบบสารสนเทศจะต้องตอบสนองทุกๆ หน่วยงานหรือ ทุกหน้าที่ภายในองค์กรและทุกระดับของการจัดการภายในองค์กร

ตัวอย่าง

การนำสารสนเทศเข้ามาใช้ในโรงเรียนเทคโนโลยีพลพณิชยการ (ระบบ MIS)

ข้อดีและประโยชน์ ในการนำสารสนเทศมาใช้งาน

1.ช่วยให้ผู้ใช้หรือบุคลากรสามารถเข้าถึงสารสนเทศที่ต้องการใช้งานได้อย่างรวดเร็วทันต่อเหตุการณ์

2.ใช้ผู้ใช้หรือผู้บริหารกำหนดเป้าหมายและกลยุทธ์และการวงแผนปฏิบัติการ โดยผู้บริหารสามารถนำผลจากสารสนเทศเพื่อมาช่วยในการวางแผนและกำหนดเป้าหมายในการดำเนินงาน

3.ช่วยให้ผู้งานสามารถทำการตรวจสอบผลในการดำเนินงานต่าง ๆ ได้อย่างถูกต้องและทันต่อเหตุการณ์

4.ช่วยในการศึกษาและวิเคราะห์สาเหตุของปัญหาที่เกิดขึ้นได้อย่างถูกต้องและชัดเจน

5.ช่วยให้ผู้ใช้งานสามารถวิเคราะห์ปัญหาและอุปสรรค์ที่เกิดขึ้นเพื่อหาวิธีควบคุม ปรับปรุง และแก้ไขปัญหาในการดำเนินงานต่าง ๆ ได้

6. ช่วยลดค่าใช้จ่าย ระบบสารสนเทศที่มีประสิทธิภาพช่วยให้ธุรกิจลดเวลา แรงงาน และค่าใช้จ่ายในการทำงานลง

ข้อบกพร่องและปัญหาของสารสนเทศในองค์กรที่เกิดขึ้น

                ปัจจุบันหลายองค์กรได้มีการพัฒนางานสารสรเทศกันอย่างแพร่หลายในระดับที่แตกต่างกันออกไป แต่ไม่ว่าสารสเทศจะมีความก้านหน้าเพียงใด ก็ไม่สามารถรักษาความสมบูรณ์ได้ตลอดเวลาเพราะว่ามีการเปลี่ยนแปลงที่ไม่หยุดยั้งของเทคโนโลยีใหม่ ๆตลอดเวลา จึงสรุปได้ว่าปัญหาและขอบกพร่องที่สำคัญ คือ

1.ความต้องการ ระบบปัจจุบันไม่สามารถตอบสนองความต้องการที่แท้จริงของผู้ใช้ ทำให้ผู้ใช้มีความไม่พอใจที่จะใช้งาน

2.กลยุทธ์ ระบบปัจจุบันไม่สามารถสนับสนุนการดำเนินงานระดับกลยุทธ์ของธุรกิจที่มีการพัฒนาอยู่เรื่อย ๆ

3.เทคโนโลยี  ระบบปัจจุบันมีองค์ประกอบของเทคโนโลยีที่ไม่เหมาะสม โดยเฉาะเทคโนโลยีที่ใช้อยู่ปัจจุบันอาจลาสมัย มีต้นทุนสูง ต้องเสียค่าใช้จ่ายในการบำรุงรักษามาก

4.ความซับซ้อน ระบบปัจจุบันมีขั้นตอนในการใช้งานที่ยุ่งยากและซับซ้อน ก่อนให้เกิดความไม่สะดวกในการเรียนรู้

5.ความผิดพลาด ระบบปัจจุบันดำเนินงานผิดพลาดบ่อยครั้ง ซึ่งก่อให้เกิดความสูญเสียทั้งโดยทางตรงและทางอ้อมต่อองค์กร

6.มาตรฐาน ระบบเอกสารในระบบปัจจุบันมีมาตรฐานต่ำฟซึ่งจะก่อให้เกิดความอยากลำบากในการปรับปรุง

ตัวอย่าง 

ระบบงานทะเบียนและประมวลผลโรงเรียนเทคโนโลยีพลพณิชยการ

• ประวิตินักเรียน
• ออก รบ.
• ออกใบรับรอง
• ชื่อนักเรียนในห้อง
• ชื่อที่อยู่นักเรียน
• คำนวณเกรด
• รายงาน GPA
• เกรดสะสม