การสนทนากลุ่ม

คำถาม  Focus Group  KM_LO

เกี่ยวกับการสร้างวัฒนธรรมองค์กรเกี่ยวกับการเรียนรู้

วันอังคารที่ 28 กรกฎาคม  2552  เวลา 09.30 น.

ณ ห้องประชุมสำนักหอสมุด  อาคารสำนักหอสมุดเดิม

มหาวิทยาลัยเชียงใหม่ 

*********************

 

ท่านวิทยากร รศ.นพ.จิตเจริญ  ไชยาคำ มาถึงสำนักหอสมุดก็ให้ทุกคนนั่งคุยกันตามหัวข้อที่เตรียมมา 9 หัวข้อ ดังนี้

 

1.    แนวคิดของ KM_LO ในหน่วยงานเป็นอย่างไร

2.    เป้าหมายในการนำ KM มาใช้ในหน่วยงาน คือ อะไร

3.    ค่านิยม และ/หรือ วัฒนธรรม ของหน่วยงานเพื่อเสริมสู่ LO คืออะไร

4.    การสนับสนุนส่งเสริมในการสร้างเวที เพื่อใช้เครื่องมือ KM _LO

5.    ความเข้าใจ ทักษะ และ ประสบการณ์ เครื่องมือที่ใช้เสริม KM_LO

6.    ผลทางตรง ทางอ้อม ที่เห็นจากการนำ KM มาเสริมงานประจำ

7.    ความต่อเนื่องของ การนำ KM มาใช้ในหน่วยงาน ควรทำอย่างไร

8.    ความสำเร็จ ความภาคภูมิใจ

9.    ปัญหาอุปสรรค ความอึดอัดใจ และ ข้อเสนอแนะ เพื่อการพัฒนา

 

 

ท่านแรก...คุณวสุ........     เล่าให้ฟังว่า ทำงานมา เกือบยี่สิบหกปี  เห็นความ เปลี่ยนแปลง  คือครั้งแรก บุคลากรของสำนักหอสมุดมีเยอะมากในงานมี 8-9 คน เมื่อเทียบกับปัจจุบันเหลือไม่กี่คนจากสิ่งที่พูดก็คือว่า ในสมัยก่อนการทำงาน  ไม่ค่อยได้คุยกัน เป็นระบบของการสั่ง  หัวหน้าไปประชุม พอประชุมเสร็จก็กลับมาสั่งให้ลูกน้องทำงาน พอสะสมๆมากๆ ขึ้น  ก็เลยทำให้เกิด ปัญหาว่าคนที่ทำงานเป็นผู้ใต้บังคับบัญชาไม่รู้ว่าหน่วยงานกำลังจะขับเคลื่อนหรือจะเดินไปยังไง เพราะว่าเขาเป็นแต่ได้รับแต่คำสั่งและทำในหน้าที่เขา พอมาตอนหลังสำนักฯ เริ่มเปลี่ยนก็คือเริ่มเห็นว่ามีปัญหาเกิดขึ้นคือว่า คุยกันไม่ค่อยรู้เรื่องในแต่ละระดับ  ไม่ว่าในระดับข้างบน ในระดับข้างบนก็เหมือนกัน กลุ่มหัวหน้างานต่างๆ ก็ไม่ค่อยได้พูดคุยกัน  แต่ละคนก็ทำงานของตัวเองไป นานๆครั้ง ก็มีเรียกประชุมในระดับผู้ใหญ่ รับนโยบายแล้วก็ทำ ยิ่งฝ่ายปฏิบัติก็รับนโยบายของตนเองแล้วก็ทำไป  หลังๆ เริ่มมีการให้พูดคุยกันมากขึ้น คิดว่าเป็นวิธีการที่ หัวหน้างานแต่ละคนจะนำไปพัฒนาในการใช้ ว่าจะสามารถใช้ได้ดีในงานตนเองหรือไม่  เช่น  งานของผม  ตอนแรกก็เริ่มจากการประชุมกันก่อน  เพราะไม่เคยคุยกันมาก่อนพอพูดก็มีแต่เรื่องที่เป็นปัญหา พอมาถึงตอนนี้ ไม่มีปัญหาแล้วก็กลายมาเป็นนั่งคุยกัน ทุกเดือนประชุมหนึ่งหน  แต่เดี๋ยวนี้ประชุมสองครั้งคือ เรื่องนโยบาย(เป็นเรื่องเป็นราว บันทึกประชุม) 1 ครั้ง  และ ประชุม refresh อีกครั้ง เริ่มจากปีใหม่มานั่งคุย และขอบคุณทุกคน มารับฟังคำชมจาก ต่อมาหลังจาก refresh ของหน่วยงาน   ต่อมา เดือนที่สอง  ใช้วิธีการสำนักให้มีการเขียน ขต.งด.  ทุกคนอยากจะมา เพราะจะต้องทำส่งให้อยู่แล้ว เพราะเห็นประโยชน์  พอทำไปเรื่อยๆ  เช่น  การถ่ายไมโครฟิล์ม  ให้คุณไก่มาคุยให้ฟัง อันนี้เป็นตัวอย่าง  ตอนหลังไม่ค่อยมีปัญหาเรื่องการ refresh  อะไร  เหลือเพียงแต่ว่าจะทำยังไงให้เนียนกับเนื้องาน เพราะมันเหมือนไปเพิ่มภาระให้เขา

 

 

ท่านที่สอง......อย่างคุณวสุเอา KM มาใช้ในงานได้  เพราะลดขั้นตอน สั่งงานแบบล่างขึ้นบน  แต่บางหน่วยงานยังเป็น บนลงล่าง บางทีบอกให้ทำ เสนอความคิดอะไรไปก็ไม่ได้ ดังนั้นการปรับเปลี่ยนให้คนอยู่ข้างบน ยังมีปัญหาอยู่ 

สายการบังคับบัญชา มีปัญหา  เวลาอาจไม่มี  แต่ถ้ามีใจให้ ก็มีเวลาได้

หน่วยงาน เน้นการสั่งการ  ระดับสูงชอบสั่งการ 

 

 

อาจารย์ JJ……..  แนะนำ วิธีคิดที่เปลี่ยนไป(Paradigm Shift) ได้แก่

 

1.  ใครผิด                  VS  ระบบไม่ดีตรงไหน

2.  หวาดหวั่นเกรงกลัว VS  ไว้เนื้อเชื่อใจ

3.  แค่นี้ดีแล้ว              VS  พรุ่งนี้ต้องดีกว่าวันนี้

4.  หัวหน้าเก่งที่สุด      VS  ผู้ปฏิบัติงานรู้ปัญหาดีที่สุด

5.  คนเป็นภาระ           VS  คนเป็นทรัพย์สิน

6.  ใช้ความรู้สึก          VS  ใช้หมวกหลายสี

 

การปรับเปลี่ยนกระบวนทัศน์

ก่อให้เกิดความคิดสร้างสรรค์ 

ที่จะเปลี่ยนและพัฒนาคุณภาพ

 

อาจารย์ยังเล่าให้ฟังว่า วิธีการทำงาน ข้อ 4  วิธีการที่คณะแพทย์ตอนนั้นเรามีปัญหาเหมือนกัน เมื่อปี 27 เกิดความแตกแยก หมอกะพยาบาล และคนงานคุยกันไม่รู้เรื่องก็เอา QCC มาใช้ คือการเคารพความเป็นคน concept ตอนนั้น ทำยังไงให้คนทุกคนในหน่วยงานเข้ามาแชร์กันได้ ทำไงให้เป็นจากหมอพยาบาลสั่งเป็นทุกคนรับผิดชอบ  และอีกตัวคือข้อ 3 ที่จะสร้าง ดังนั้นงานหลายงานที่เกิดปัญหา เราก็มาสร้างให้เกิดความไว้เนื้อเชื่อใจ 

หลายครั้งที่สัมมนาในสมัยก่อนเราก็ใช้กิจกรรม ที่จะให้เกิดที่ว่า เชื่อในความเป็นคน พอ KM เข้ามาก็เอาหลักเกณฑ์เข้ามาคือ  ระบบหนึ่งคือ ให้คิดเอง

ส่วนข้อ 5  คือ คนหนึ่งภาระให้รับผิดชอบตัวเขาเอง นี่คือเหตุผลที่ให้คนมาแชร์กัน ระบบสั่งการก็ยังใช้อยู่  แต่วิธีการที่จะเอาคนมาแชร์กัน ก็จะทำให้เขารู้สึกดี  เป็น somebody

ส่วนห้องสมุดคือ ทำให้เขารู้สึกว่าไม่ใช่ประชุม  วิธีการสร้างวัฒนธรรม  เราก็ต้องทำกิจกรรม เราจะติดที่ผู้นำ  ถ้าผู้นำติดก็จะติดปัญหาไปหมด  ดังนั้น อันนี้ก็เป็นปัญหาอันหนึ่งที่ถ้าแนวคิดไม่เปลี่ยนมันจะไปไม่ได้   เรามีความคิดว่า ทำไมเครื่องมืออันนี้ทำไมถึงไปไม่ได้ แนวคิดชัดหรือไม่  ในฐานที่เป็นหัวหน้าหรือทำงานอยู่ ให้แชร์กัน

  

อาจารย์ JJ……..  การจะเอาเครื่องมืออะไรเข้ามาสักอย่าง เราต้องให้รู้แนวคิดก่อน  เช่น  การทำ 5 ส  หลักการต้องรู้ว่าต้องทำอะไรบ้าง  เช่น 5ส  หลักคือทำให้สะอาด  โล่ง  อย่าง km   ทำไปเหอะ  concept คือทำยังไงให้มันทำได้และต่อเนื่อง  ถ้าคนอยากกลับมาทำ   หยิบง่าย  หายรู้  ดูงามตา  (เพราะฉะนั้นจะรกก็ช่าง ถ้าหยิบได้หายรู่ก็ถือว่าคือ 5ส)

ประเด็นคือ  ถ้าเราได้คุยกันสักนิด  มันจะแก้ปัญหาได้  ต้องคุยกัน  แต่ถ้าคุยกันไม่ทำต่อ ก็ล่มสลาย  ต้องให้เข้าใจตรงกัน 

ท่านที่สาม....คุณวัชรา....... เสริม 5 ส  ส่วนมากจะคุยกับตัวเองทุกเช้า เย็น  ว่า  เราทำแล้วสบายใจ  เราไม่บังคับ  ขอความร่วมมือแล้วไม่ให้ไม่เป็นไร  ใครไม่ทำเราทำ  ได้รางวัลก็ให้เขาทุกคนเท่ากัน  ทำครั้งเดียว big cleaning  จากนั้นก็ดูความเรียบร้อยก่อนกลับบ้าน เช้ามาดูว่าครบก็ดี  เนื่องจากสมาชิกหลากหลาย  ความร่วมมือของคนในกลุ่มที่ขอไว้แต่ถ้าไม่ทำก็ทำเองก็ได้ สักวันก็จะเสร็จ 

อีกอันที่ทำก็คือ  การเรียนรู้เร่องการพิมพ์หนังสือราชการ  สมาชิกในกลุ่มไม่ค่อยสนใจ แต่คนข้างนอกกลับสนใจ  โทรมาถาม  แต่คนของเราทำผิดก็ไม่สนใจ ก็เลยมองย้อนว่าเออ  อยู่ที่นิสัย 

 

ท่านที่สี่....พี่น้อย...กลับมาที่สองข้อแรก  การทำ 5 ส  คือ การนำของจากห้องนี้ไปห้องนั้น หลักการของที่นี่ มันไม่เข้าถึงหลักการ  ไม่เข้าใจ  ไม่ได้เอาไปใช้จริงๆ  เริ่มจากคนๆ เดียวที่รู้ว่าจะต้องทำยังไง  บางคน ทำไม่ต่อเนื่อง 

อย่าง KM  ของเรา ในความคิด เหมือนกับว่าทำไปเหอะ ให้มีผลงานก่อนก็แล้วกัน  ทำยังไงให้มันเข้าไปสู่ concept ในแนวคิดแล้วให้ต่อเนื่อง

 

อาจารย์ JJ……..   ต้องเข้าใจ concept แล้วให้ต่อเนื่อง  เช่น  5 ส คือ หยิบง่าย หายรู้ ดูงามตา  แค่นี้ก็สามารถทำได้แล้ว

 

คุณวสุ... การที่พี่ไข่ได้ทำ 5 ส ประสบความสำเร็จ  ยกตัวอย่าง  ห้องโสตฯ  เราทำงานจะรกไปหมด  พูดไว้ก่อนว่าอย่าทำแบบทีเดียว  มีขอบเขตของเขาว่าจะไม่รก  โต๊ะทำงานจะต้องมี scale  แฟ้มก็จะมีรายชื่อแปะหน้าแฟ้ม  ดังนั้นเราได้ทำความเข้าใจแล้วเป็นเนื้อเดียวกัน มันก็จะโล่งแป๊บเดียวแล้วกลับมาอีก  ถ้าเราได้คุยกันมันก็จะแก้ไขได้

 

อาจารย์ JJ……..  เราจะคุยกันเป็น morning talk, lunch talk ก็ได้  แต่หากไม่ทำ องค์กรก็จะล่มสลายได้  ความรู้ทักษะไม่ยาก  แต่ความเข้าใจต้องตรงกัน

 

คุณวัชรา.....  ก็จะคุยกันก่อน  แต่ส่วนมากจะคุยกับตัวเอง ยึดถือว่า ไม่บังคับ  ถ้าขอความร่วมมือใครไม่ทำก็ไม่เป็นไร  แต่ถ้าได้รางวัลก็แบ่งให้เขาด้วย  หลักใหญ่ ๆ คือ ทำครั้งเดียว  ก่อนกลับบ้านทำให้เรียบร้อยก่อนทุกครั้ง  ขอความร่วมมือและยอมรับสมาชิกมีหลากหลาย 

กิจกรรมการเรียนรู้เรื่องการทำหนังสือราชาร  สมาชิกในกลุ่มที่สนใจคือคนข้างนอกสนใจโทรมาถาม เ มลมาให้คอยแก้ ไม่เหมือนคนของเราทำผิด บอกก็ไม่เชื่อ ไม่ฟัง  อันนี้อยู่ที่นิสัย และคิดว่าตัวเองทำดีแล้ว เมื่อเราพยายามฉุดช่วยแล้ว ทุกวันนี้ที่เป็นความสำเร็จก็อยู่กับตัวเอง 

 

อาจารย์ JJ……..   คุยกับตัวเองคือ self reflection  มองสะท้อนตัวเองว่าทำอะไรไปบ้าง  ต้องมีเป้าหมาย  ที่สำคัญคือ ส.สันดาน   ยิ่งมีตำแหน่งทำอะไรไม่ได้เลย ก็เลยไปทำข้างนอก คนใกล้กันบางทีก็มองไม่เห็น คนไกลกลับมองเห็น  คิดแบบอัตนัย 

 

อาจารย์ JJ……..  เคยทำตั้งแต่ ปี 38-39  ของคณะแพทย์ อธิการมาคุยกัน  เพื่อหาทีมว่า มันดี เป็นเรื่องเดิมที่เคยทำ  ไม่ใช่เรื่องใหม่  มีคนถาม อธิการถาม หมอวิจารณ์ว่า

ทำแล้วจะยั่งยืนหรือไม่...   มีหมออภิชาต ตอบว่า ทำเป็นงานประจำ  เป็นธรรมชาติ  อธิการบดีไม่เคยทำ KM ไม่เคยทำเรื่อง คุณภาพ แต่จะให้คนที่มีประสบการณ์และจะเกษียณมาแชร์  เรารู้คอนเซ็บว่าจะคุยเรื่องอะไร

 

ท่านที่ห้า.......KM ของ มช. ค่อนข้างที่จะไม่ได้ผล  คือทำตาม KPI ของ กพร ให้ทำอย่างหนึ่งของเราก็ทำอีกอย่างหนึ่งไม่เหมือนที่เราทำ (กพร format KM)  เป็นเครื่องมือเหมือน QCC  เหมือน 5 ส  ที่ห้องสมุดทำอยู่แล้ว  ไม่ได้สะสางเรื่องกระบวนการทำงาน ไม่ได้สะสางเรื่องความคิด  เป็นแบบผักชีไม่ยืนต้น 

ถ้าเราทำแล้วตอบของหน่วยงาน ถ้าหน่วยงานไม่ทำ  เราก็ยังรู้ว่าคนที่อยู่ในกลุ่มของเรายืนอยู่ได้เพราะเขาเป็นคน ไม่ว่าจะเป็น ยาม คนงาน ทำความสะอาด หรือ น้องใหม่ ไม่ใช่ทำตะบี้ตะบัน ถ้าเขายืนอยู่ได้เพราะเขาเป็นคน  นี่เป็น KM ธรรมชาติ

 

คุณวสุ......เสริม   ห้องสมุด สังเกตว่า พอเอาหลายคนมานั่งรวมกัน จะไม่ฟังกันเลย แย่งพูด เพราะเราไม่ได้ฝึก (โยงไปข้อ 3) ว่าเรามีค่านิยมและวัฒนธรรมของหน่วยงานยังไง เพราะ ไม่รู้ว่าใครควรพูดก่อน ฟังก่อน หรือ มีขบวนการ dialogue หรือ ขบวนการ world café

ท่านที่หก......

ในส่วนนี้คนอาจไม่ได้ดูทีวี  แต่ถ้าดูทีวีจะเห็นว่าในทีวีจะเปิดให้พูดทีละคน  (ดูในหนัง ในทีวี)

อาจารย์ JJ……..  ฟังของเรามักจะได้ยิน  แต่ไม่ได้ฟัง  ว่าจริงๆ สาระของคนพูดเป็นยังไง

ตอนนี้มีตัวใหม่ white ocean  ตัวแรกคือ  red ocean  คือ มช มีอะไรดี ราชภัฏก็จะแข่ง ทุกคนจะแข่งหมด แต่ถ้า blue ocean  ราชภัฏมีแบบนี้  แต่เรามีอย่างนี้   เราทำของเราให้ดีขึ้นเราจะหาแต่รับอย่างเดียว  แต่ถ้าเป็น white ocean  จะเอาเรื่องคุณธรรมจริยธรรมจรรยาบรรณเข้ามาเกี่ยวข้อง

 

 

 

ท่านที่เจ็ด......ห้องสมุดมีวัฒนธรรมองค์กรคือ    ให้ความเคารพผู้อาวุโส   ปฏิบัติต่อเพื่อนร่วมงานอย่างจริงใจ (ต่อหน้าอย่างลับหลังอย่าง...แบบนี้ไม่ใช่วัฒนธรรมองค์กร)  วัฒนธรรมอีกอย่างคือ  มาทำงานปุ๊บให้เรียกคนที่ทำงานบรรณารักษ์ว่าอาจารย์   แบบนี้เรียกว่าวัฒนธรรมองค์กรได้หรือไม่  การเรียกแบบนี้เป็น การแบ่งชั้นวรรณะ

 

อาจารย์ JJ……..  พูดเรื่องทหารเรียกกันว่า พี่ น้อง สนิทสนมกัน เป็นรุ่นน้องรุ่นพี่ 

คุณวสุ......  มีความเห็นว่า หอสมุด มองผิด การที่จะเรียกว่าอาจารย์ ต้องสำนึกในสิ่งที่คนนั้นมี  ไม่ใช่ชื่อที่จะเรียกทุกคนว่าอาจารย์ บางทีมันไม่ใช่ แต่ถ้าเป็นครูน่าจะได้

ท่านที่แปด..... ตอนมาทำงานครั้งแรกเขาก็เรียกคุณวสุ  พอเข้ามามาเรียกว่าอาจารย์วสุ 

อาจารย์ JJ……..  มันเชื่อมมา ถ้าองค์กรเรียนรู้  ถ้าเราเรียกแบบนี้ เกิดการแบ่งชนชั้น ตัวอย่างเช่น คนงานซ่อมรถได้ ถ้ามีการแบ่งชนชั้น หากรถเราเสียเขาก็ไม่มาช่วยเราหรอก   ฉะนั้น คนไทยเรียกพี่ น้อง ทำให้เหมือนญาติกันอยู่ที่เดียวกันก็เหมือนกัน  และอีกแนวคิดหนึ่งคือเรื่อง “บ้าน” บ้านมีสองบ้าน  หลังที่หนึ่งเป็นบ้านที่มีความรัก  หลังที่สองบ้านที่สร้างรายได้ คือที่ทำงาน   เรื่องนี้พูดมานานแล้ว ต้องรักบ้านหลังนี้มากกว่า เราเห็นว่าที่ทำงานอยู่ร่วมกัน ทำงานร่วมกัน   กินข้าวร่วมกัน แต่ที่บ้าน กินข้าว นอน แป๊บเดียว ก็อาบน้ำแต่งตัวออกมาทำงานแล้ว แต่ที่ทำงานเราจะทำยังไงให้มาสร้างอะไรที่เราแชร์กันได้ ทำงานร่วมกันได้  ทำงานแล้วมีความสุข  (จริงใจกันดูยาก อาจารย์ JJ แนะนำให้มองสายตา การสบตากัน ก็รู้ใจ  การมองตาก็รู้ใจ) 

 

ท่านที่แปด(ต่อ)......ผมเคยอยู่คณะ  อาจารย์คณบดีกอดคอกันพูดคุยกันธรรมดา  ไม่มีการแบ่งหรือถือตัว อาจารย์หัวหน้าภาคคนเก่า กอดคอกันธรรมดามากเลย ไม่เคยว่าเป็นท่าน เป็นอาจารย์  เรียกพี่ ผม  ธรรมดามาก  พอมาอยู่หอสมุด มาใหม่ๆ แปลกใจที่นี่มีแต่บรรณารักษ์  มีอาจารย์คนเดียว  แปลกใจทำไมเขาเรียกอาจารย์   แต่ที่ทำงานเก่า  อาจารย์เรียกว่าพี่  เรียกน้องเพื่อสนิทกัน   

 

ท่านที่เก้า.......  เมื่อก่อนมีอาจารย์มาอยู่ที่ห้องสมุด เป็นอาจารย์ก็เลยเรียกกันมาตลอด  แต่ตอนหลังหายไป  แต่ก่อนสนิทสนมกันมาก อยู่มานาน  แต่ปัจจุบัน พวกนี้มันหายไปแล้ว    

 

อาจารย์ JJ……..  อาจเป็นเพราะว่า เวที สถานที่ บรรยากาศด้วย    พอมี IT เป็นตัวหนึ่งที่สร้างค่านิยมและวัฒนธรรม  แต่พอมี IT ทำให้ห่างกันไปเรื่อยๆ  ต่างคนต่างมีโลกตัวเอง  แต่ตอบเรื่องปฏิสัมพันธ์หาไม่ได้  ต่างคนต่างมีโลกของตัวเอง เพราะคอมพิวเตอร์หาคำตอบได้หลายเรื่อง แต่บางเรื่องตอบไม่ได้  เช่น เรื่องความรัก ความสัมพันธ์ตอบไม่ได้ เข้าใจว่าตัวนี้คือตัวชี้นำชีวิตของเรา

                        อ่านต่อตอน(๒) ได้ที่นี่ค่ะ http://gotoknow.org/blog/aing/290582