เรียนรู้เรื่องการจัดการความรู้ด้วยการอบรมอย่างเป็นทางการกับมสธ.

หลังจากที่ผมได้แอบเรียนรู้เรื่องการจัดการความรู้ในรูปแบบมวยวัดสไตล์ลูกทุ่งมาได้ระยะหนึ่งปีแล้ว ด้วยการอ่านหนังสือบ้าง ศึกษาจากเวบไซต์บ้างและลองนำไปปฏิบัติใช้กับทีมงานเล็กๆ ของตัวเองบ้าง เมื่อต้นเดือนที่ผ่านมา (30 มิถุนายน – 2 กรกฎาคม 2553) ผมก็เพิ่งได้มีโอกาสเข้าอบรมเรื่องการจัดการความรู้อย่างเป็นทางการซะที ในหลักสูตรที่ชื่อว่า “การจัดการความรู้ในองค์กรสมัยใหม่” ซึ่งเป็นรุ่นที่ 1 ของ มสธ. แต่ก็รู้สึกค่อนข้างผิดหวังเพราะไม่เหมือนกับที่วาดฝันไว้ เพราะ 2 วันแรกเป็นการ Lecture ล้วนๆ จากการที่วิทยากรนำเนื้อหาตัดแปะจากตำราต่างประเทศมาปิ้ง (อ่าน) Power Point ให้ดู แต่อย่างไรก็ตามผมก็ได้รู้เรื่องทฤษฎีการจัดการความรู้ที่เขาใช้อย่างเป็นทางการตามแนวทางของ กพร. (สำนักงานคณะกรรมการพัฒนาระบบราชการ) บันทึกนี้จึงเป็นการเล่าบรรยากาศการอบรมและสิ่งที่ผมได้เรียนรู้จากความเข้าใจของผมมาเล่าให้ฟังครับ

การอบรมวันแรกเป็นเรื่องของแนวคิดการจัดการความรู้สมัยใหม่ กระบวนการสร้างความรู้และนวัตกรรม การกำหนดความรู้เชิงกลยุทธ์ การจัดทำแผนที่ความรู้ขององค์กร เนื้อที่อบรมเป็นเรื่องทฤษฎีหนักๆ ซึ่งผมก็ไม่แน่ใจว่าจะนำไปใช้ในทางปฏิบัติได้มากน้อยเท่าใด เพราะมีตัวอย่างให้ดูน้อย และการฝึกภาคปฏิบัติยังไม่สอดคล้องกับทฤษฎีที่อบรม บรรยากาศการอบรมเริ่มต้นด้วยการอธิบายทฤษฎีเกี่ยวกับแนวคิดในการจัดการความรู้ ซึ่งประกอบไปด้วย การเลือกกลยุทธ์ความรู้ การแลกเปลี่ยนเรียนรู้ และการสร้างคลังความรู้ โดยวิทยากรเริ่มอธิบายเรื่องการแลกเปลี่ยนเรียนรู้ก่อน โดยใช้กระบวนการสกัดความรู้ที่อยู่ในตัวบุคคลออกมาบันทึกไว้ซึ่งส่วนใหญ่ก็จะเป็นความรู้ที่ฝังลึก (Tacit Knowledge Transfer) ผ่านเครื่องมือต่างๆ เช่น COP, Blog, VDO Conferencing เป็นต้น จากนั้นจึงนำความรู้ที่สกัดออกมาได้นี้ไปสร้างเป็นคลังความรู้ แล้วนำความรู้เหล่านี้ไปจัดเก็บให้อยู่ในรูปแบบที่เป็นทางการ (Explicit Knowledge Transfer) สามารถนำไปใช้ต่อได้อย่างง่ายๆต่อไป ผ่านเครื่องมือต่างๆ ได้แก่ ระบบการจัดการเนื้อหาต่างๆ (Content management) และเครื่องมือการสร้างความรู้ร่วมกัน (Collaboration tools) เช่น  wiki, social network เป็นต้น แต่ปัญหาก็มีอยู่ว่าแล้วเราจะรู้ได้อย่างไร ว่าจะนำความรู้อะไรบ้างมาจัดการแลกเปลี่ยนเรียนรู้ คำตอบคือเราจะต้องเลือกความรู้ที่เป็นความรู้เชิงกลยุทธ์ มีผลต่อองค์กรที่ทำให้องค์กรสามารถนำไปใช้เพื่อการแข่งขันได้ มาจัดการแลกเปลี่ยนเรียนรู้ก่อนเป็นอันดับแรก

หลังจากนั้นวิทยกรก็ได้ยกตัวอย่างให้เห็นถึงกระบวนการสร้างการแลกเปลี่ยนเรียนรู้ และสร้างคลังความรู้ให้ดูโดยเริ่มตั้งแต่การกำหนดนโยบายสนับสนุน CoP (สื่อสาร) จัดตั้งทีมดำเนินการ วิเคราะห์ความรู้ที่องค์กรต้องการ กำหนด Core Teaqm แต่ละ Domain อบรมตามบทบาท ร้บสมัครสมาชิกชุมชน  Kick-off แลกเปลี่ยนเรียนรู้ทั้งในรูปแบบของการพบปะระหว่างบุคคล (F2F) และผ่านระบบ IT วิเคราะห์/สังเคราะห์ความรู้ ไปจนจบด้วยการพัฒนาเป็นแนวปฏิบัติที่ดี (Best Practice) ซึ่งคำว่า “Best Practice” นี้ ตามที่ผมเคยได้เรียนรู้จากท่าน อ. ประพนธ์  ผาสุขยืด ท่านได้ให้แนวคิดว่าสิ่งที่ดีที่สุดของบริบทนี้อาจจะไม่ใช่สิ่งที่ดีทีสุดของบริบทอื่นๆ ก็ได้ ดังนั้นจึงไม่ควรเหมาโหล การนำความรู้ไปใช้ต้องคำนึงถึงบริบทที่เกี่ยวข้องทั้งหมดด้วยการมองอย่างเป็นองค์รวม

ต่อมาวิทยากรก็ได้อธิบายในเรื่องของความรู้เชิงกลยุทธ์ (Strategic Knowledge) ซึ่งความรู้เชิงกลยุทธ์ก็คือความรู้ มีผลต่อองค์กรที่ทำให้องค์กรสามารถนำไปใช้เพื่อการแข่งขันได้ โดยพิจารณาจากการที่องค์กรของเรามีความรู้เชิงกลยุทธ์อะไรบ้างและมีแผนที่ความรู้เป็นอย่างไร ซึ่งแผนที่ความรู้นี้หมายถึงเส้นทางที่เราจะนำความรู้นี้มาได้อย่างไร อยู่ที่ไหน ใครรู้เรื่องนี้บ้าง ลักษณะความรู้นี้เป็นอย่างไร เป็นต้น แต่ก่อนที่จะนำความรู้มาจัดการในเชิงกลยุทธ์นี้ เราจะต้องรู้จักกับที่มาของประเภทความรู้นี้เสียก่อน ซึ่งมีอยู่ 3 ที่มาด้วยกัน ได้แก่

1. Biological Knowledge : เป็นความรู้ที่ติดมากับตัวตั้งแต่เกิด ตามสัญชาติญาณของสิ่งมีชีวิต ที่ได้จากกรรมพันธ์หรือเผ่าพันธ์ของตัวเอง

2. Mental Knowledge : เป็นความรู้ที่เกิดจากการเรียนรู้ในสถานการณ์ต่างๆ เก็บบันทึกไว้เป็นประสบการณ์ และความสามารถของแต่ละบุคคล (Competency)

3. Cultural Knowledge : เป็นความรู้ที่เกิดจากการเรียนรู้ภายในสังคม วัฒนธรรมเดียวกัน ก่อให้เกิดทัศนคติ ค่านิยมร่วม ขึ้นมา

หลังจากที่เราทราบที่มาประเภทของความรู้แล้ว เราจะสร้างความรู้นั้นมาได้อย่างไร ดังนั้นเราต้องทราบกระบวนการสร้างความรู้ว่าที่มาที่ไปของกระบวนการสร้างความรู้นั้นเป็นอย่างไร วิทยากรอธิบายว่า ความรู้นั้น ได้มาจาก การอ่าน การฟัง การดู การสังเกต (ประสาทสัมผัสทั้ง 5) โดยลำดับขั้นการเรียนรู้นั้น จะเริ่มจาก สิ่งประจักษ์ก่อน (Facts) แล้วจึงจะกลายเป็นข้อมูล (Information) แล้วพัฒนาไปเป็นเรื่องของปรีชาญาณความฉลาดส่วนบุคคล (Intelligence) จากนั้นจึงกลายเป็นความรู้ที่แท้จริง (Knowledge) เมื่อความรู้ถูกพัฒนาขึ้นมาอีกขั้นมันก็จะกลายเป็นเรื่องของปัญญาญาณ (Wisdom) เชื่อมโยงความรู้มาแก้ปัญหาและพัฒนาเรื่องอื่นๆต่อไปได้

ต่อมาวิทยากรได้อธิบายถึงประเภทของความรู้ ซึ่งก่อนหน้านี้เราเข้าใจว่าความรู้แบ่งออกเป็นความรู้อย่างเป็นทางการชัดแจ้ง(Explicit Knowledge) กับความรู้ที่ฝังอยู่ในตัว (Tacit/Implicit Knowledge) เท่านั้น แต่ยังมีความรู้อีกประเภทหนึ่งที่เรียกว่าความรู้เชิงวัฒนธรรม (Culture Knowledge) ซึ่งเป็นความรู้ที่เกิดจากความเชื่อความศรัทธา และสภาพแวดล้อมขององค์กร ซึ่งต่อมาก็พัฒนาขึ้นเป็นวัฒนธรรมขององค์กร (Organizational Culture) นั่นเอง อย่างไรก็ตามผมคิดว่าความรู้ทั้ง 3 ประเภทนี้ ไม่สามารถแยกออกกันได้อย่างเด็ดขาด เพราะมีความเกี่ยวข้องเชื่อมโยงทับซ้อนกันอยู่ และการจัดการความรู้ก็ต้องให้สมดุลกันทั้ง 3 ประเภท

แล้วเราจะไปหาความรู้ทั้ง 3 ประเภทนี้ได้จากที่ไหน วิทยากรก็ได้อธิบายต่อในเรื่องแหล่งความรู้ขององค์กร ว่ามาได้จาก 2 ทางใหญ่ๆ คือทางแรกมาจากการเรียนรู้ส่วนบุคคล (Individual Knowledge) ได้แก่ ประสบการณ์ การแนะนำ และการเรียนรู้ร่วมกัน (Corporate Knowledge) ได้แก่ การเรียนรู้จากเรื่องราวของประวัติศาสตร์ที่ผ่านมา แหล่งความรู้จากภายนอกองค์กร ความผิดพลาดและการเรียน

เมื่อทราบถึงแหล่งความรู้ขององค์กรแล้วเราจะจัดการกับความรู้เหล่านี้อย่างไร วิทยากรได้อธิบายต่อไปว่าความรู้ที่จะต้องจัดการมีอยู่ 3 ประเภทคือ ความรู้ที่สำคัญ (Vital Knowledge) ความรู้หลัก (Core Knowledge) และความรู้เชิงกลยุทธ์ (Strategic Knowledge) ซึ่งเริ่มต้นจากตัวบุคคลที่มีความรู้ฝังลึกในตัวเอง (Tacit Knowledge) พัฒนาให้เป็นความรู้ที่เป็นทางการ (Explicit Knowledge) จากนั้นก็นำไปแลกเปลี่ยนเรียนรู้กับกลุ่มคนอื่นๆ ทั้ง Tacit Knowledge และ Explicit Knowledge แล้วขยายต่อไปยังคนในองค์กรภายในและภายนอกไปไม่มีที่สิ้นสุด เหล่านี้จะเห็นว่าความรู้จะมีการจุดประกายเชื่อมโยงเป็นเกลียวพลวัตเกิดองค์ความรู้ใหม่ๆ พัฒนาออกไปอย่างไม่มีที่สิ้นสุด (The Spiral of Organizational KC)

ในการถ่ายทอดการจัดการความรู้ (KM “Transactions”) ก็จะมีวิธีการที่เข้าถึงได้ 4 แนวทางใหญ่ๆ ตามความสัมพันธ์ระหว่างคน (People) กับ เครื่องมือ/สื่อ (Media-Base) ดังนี้

1. People VS People = Sharing : เป็นการแลกเปลี่ยนเรียนรู้ระหว่างบุคคล เช่น การอบรม สัมนา การสอนงาน การจัดการพบปะ งานมหกรรม การเปลี่ยนหน้าที่รับผิดชอบ เป็นต้น

2. People VS Media-Base = Capturing: :เป็นการเข้าไปเลือกเก็บข้อมูลความรู้ผ่านระบบสื่อออกมา เช่น การเรียนรู้ผ่านระบบคอมพิวเตอร์ (Computer Base Training) การค้นหา สอบถาม ผ่านห้องสมุด หรือ Search Engine เป็นต้น

3. Media-Base VS People = Accessing เป็นการเข้าถึงแหล่งข้อมูลความรู้ผ่านระบบสื่อ เช่น การเรียนรู้ผ่านระบบคอมพิวเตอร์ (Computer Base Training) การค้นหา สอบถาม ผ่านห้องสมุด หรือ Search Engine เป็นต้น

4. Media-Base VS Media-Base = Converting : เป็นการเก็บบันทึก ส่งถ่าย แปลงข้อมูล เพื่อนำมาใช้งานตามสภาพของแต่ละบริบทให้เหมาะสม เช่น การทำ Website การจัดเก็บข้อมูลเป็น Archive หรือระบบตรวจสอบ Scanning System เป็นต้น

ต่อมาวิทยากรได้อธิบายถึงเรื่องการจัดลำดับความสำคัญของความรู้ ที่องค์กรจะต้องมีและแบ่งประเภทไว้ให้ชัดเจนดังนี้คือ

1. ความรู้หลัก (Core/Strategic Knowledge) : หมายถึงความรู้พื้นฐานทั่วไปและเป็นความรู้เชิงกลยุทธ์ที่ทุกคนต้องมี

2. ความรู้ที่จำเป็น (Necessary Knowledge) : หมายถึงความรู้ที่จำเป็นต่อตำแหน่งงานในหน้าที่ที่รับผิดชอบในแต่ละตำแหน่ง

3. ความรู้สนับสนุน (Support Knowledge) : หมายถึงความรู้ที่จะใช้ในการสนับสนุนเพื่อให้ช่วยให้การเรียนรู้ในความรู้หลักและความรู้ที่จำเป็นมีประสิทธิภาพและประสิทธิผลดีขึ้น และสามารถนำความรู้ที่เป็นความรู้หลักและความรู้ที่จำเป็นนำไปปฏิบัติให้เห็นเป็นรูปธรรมได้อย่างชัดเจน

จากเนื้อหาที่ผมได้เล่ามาทั้งหมดเป็นเนื้อหาของการอบรมในวันแรก เนื้อหาบางส่วนอาจจะไม่ครบถ้วนหรือถูกขยายความออกไป ทั้งนี้ผมได้มีการต่อยอดเชื่อมโยงตีความออกไป ตามความรู้และประสบการณ์ที่ผมได้เคยแอบเรียนรู้แบบครูพักลักจำตามประสามวยวัดที่เก็บเอาของแต่ละสำนักมาเชื่อมโยงกัน ตามทฤษฎี “โนนากะ” ซึ่งผมคิดว่าการที่จะเรียนรู้ได้ดีนั้นต้องนำไปปฏิบัติให้รู้แจ้งเห็นจริงเสียก่อน อย่างไรก็ตามทฤษฎีเป็นเพียงแค่แผนที่นำทางให้ไปสู่จุดหมายปลายทางเท่านั้น เราจึงเรียนรู้ทฤษฎีเพียงแค่เป็นแนวทางเท่านั้น ที่เหลือต้องลองนำไปปฏิบัติตามแนวทาง “คุย คิด คลิก คลำ” เพื่อพิสูจน์ทฤษฎีและสร้างเป็นองค์ความรู้ใหม่ตามสไตล์การเรียนรู้ของแต่ละบุคคลต่อไป