เรียนรู้เรื่อง CoPs ผ่าน “โมเดลเก้าอี้ 3 ขา”

            ผมได้รับคำถามมาทางอีเมล์ว่า . . . “ทางหน่วยงานต้องการจะเป็นชุมชนนักปฏิบัติ (Community of Practices – CoPs)” อยากทราบวิธีการทำ CoPs”

ผมขอตอบไว้ในบันทึกนี้ว่า . . .

            ท่านถามถึง “วิธีการ” ทำ (สร้าง) CoPs แต่ที่ผมจะพูดต่อไปนี้ เป็น “หลักใหญ่ๆ” ซึ่งหากไม่เข้าใจ ก็จะไม่สามารถสร้าง CoPs ขึ้นมาได้ ผมจะใช้การอธิบายเรื่องนี้ผ่าน “โมเดลเก้าอี้ 3 ขา” . . .

            หลายคนมักถามผมว่า เวลาอธิบายอะไรทำไมผมจึงชอบใช้ “โมเดล” . . . จะขอตอบตรงนี้เลย ก่อนที่จะลงรายละเอียดเรื่อง CoPs ต่อไป . . . ที่ผมใช้ “โมเดล” ในการอธิบายเรื่องต่างๆ ก็เพราะ “โมเดล” ช่วยทำให้สื่อสารสร้างความเข้าใจได้ง่ายขึ้น เหมือนกับที่สถาปนิกออกแบบบ้าน และเพื่อให้แน่ใจว่าบ้านที่ออกแบบมานั้นตรงกับความต้องการของเจ้าของบ้าน สถาปนิกอาจจะสร้างโมเดลบ้าน (บ้านจำลองขนาดเล็กๆ) ขึ้นมาเพื่อชี้ให้ดูว่าบ้านมีรูปร่างหน้าตาเป็นอย่างนั้นอย่างนี้

            ประเด็นที่ผมต้องการจะชี้ให้เห็นก็คือ โมเดลเป็น “เครื่องมือที่ใช้สื่อสาร” เพื่อสร้างความเข้าใจระหว่างกัน แต่ถึงอย่างไรเราต้องไม่ลืมว่า “โมเดล”  ไม่ใช่ “ของจริง”  โมเดลบ้านที่ใช้สื่อสารกัน มันไม่ใช่ตัวบ้านจริงๆ เมื่อเราสร้างบ้านเสร็จ ก็ไม่มีความจำเป็นใดๆ ที่จะต้องใช้โมเดลอีกต่อไป เช่นเดียวกันกับ “โมเดลเก้าอี้ 3 ขา” ที่กำลังจะพูดถึงนี้ ถ้าเข้าใจดีแล้วว่าอะไรคือหลักใหญ่ในการสร้าง CoPs โมเดลนี้ก็ไม่มีความจำเป็นอีกต่อไป จะโยนทิ้งไปเลยก็ได้ อย่าเอาโมเดลไปใช้ถกเถียงกันให้เสียเวลาอีกเลย

          โมเดลเก้าอี้ 3 ขา พูดไว้ว่าอย่างไร? . . . ที่ผมใช้โมเดลนี้ก็เพื่อต้องการจะสื่อให้เห็นว่า CoPs จะเกิดขึ้นได้ (ตัวเก้าอี้จะมีอยู่ได้) ต้องอาศัยปัจจัย 3 อย่าง (ขาทั้งสาม) ดังต่อไปนี้:

     1. ขาแรกเป็นการรวมตัวกันของคนที่มีความสนใจในเรื่องที่คล้ายๆ กัน ที่เป็นเช่นนั้นอาจเป็นเพราะอยู่ในวงการเดียวกัน เป็นเพื่อนร่วมงานเป็นเพื่อนร่วมวิชาชีพ หรือมีหน้าที่ความรับผิดชอบที่คล้ายๆ กัน อาทิเช่น เป็นคนที่ทำงานด้านซ่อมบำรุงเหมือนกัน เป็นพวก IT ที่สนใจเรื่อง Open Source เหมือนกัน หรือเป็นผู้ที่ต้องรับผิดชอบงานด้านจัดซื้อเหมือนกัน เป็นต้น พูดง่ายๆ ก็คือมีเป้าหมายที่คล้ายคลึงกัน แสวงหาบางสิ่งบางอย่างร่วมกัน ไม่ว่าจะเป็นเรื่องเทคนิควิธีการทำงาน หรือการแก้ปัญหาก็ตาม

     2. ขาที่สองเป็นการชี้ให้เห็นว่ากลุ่มคนที่พูดถึงในข้อ 1. นี้ จะต้องเป็นผู้ที่ม ีเรื่องเล่ามาแบ่งปัน (Sharing Story) เรื่องที่จะนำมาแชร์นั้นควรเป็นประสบการณ์ตรงที่แต่ละคนมี เพราะสิ่งเหล่านี้คือ Tacit Knowledge ซึ่งเป็น “ความรู้มือหนึ่ง” ของแต่ละคน สิ่งที่นำมาแชร์กันนั้น อาจจะเป็นเรื่องที่ทำแล้วสำเร็จ (Success Case) หรือ Lessons Learned (บทเรียนที่ได้รับ) ก็ได้

     3. ถ้าจะให้การแชร์ในข้อ 2. นั้นเข้าถึงสิ่งที่เป็น Tacit Knowledge (เป็นเทคนิคเฉพาะตัว เป็นลูกเล่น เป็นเคล็ดลับของแต่ละคน) เรื่องที่นำมาแชร์กันนี้จะต้องมี “ความเข้มข้นและลงลึก” กันพอสมควร การที่จะแชร์เช่นนี้ได้ คนในกลุ่มจะต้องมีความไว้เนื้อเชื่อใจกัน มีความใกล้ชิดสนิทกัน บรรยายกาศในการแบ่งปันก็จะดี ซึ่งในเรื่องนี้การมี “คุณอำนวย” ช่วยสร้างบรรยากาศถือว่าเป็นเรื่องที่สำคัญ เพราะจะช่วยทำให้มีการ “เปิดใจ” รับฟังกัน รู้วิธีที่จะฟังแบบ KM ฟังแบบ Deep Listening อีกทั้งยังฝึกให้รู้จัก “ใส่ใจ ชื่นชม ยินดี” ซึ่งจะทำให้กระบวนการในข้อ 2. นี้เลื่อนไหล

          เห็นไหมครับว่าทั้ง 3 ข้อนี้ ไม่ใช่สิ่งที่อยู่แยกจากกัน หากขาดข้อใดข้อหนึ่ง (ขาเก้าอี้) ไป ตัวเก้าอี้หรือ CoP ก็คงจะล้มไม่เป็นท่า ปัจจัยหรือหลักใหญ่ 3 ข้อนี้ จึงเป็นสิ่งที่จำเป็นสำหรับการสร้าง CoPs ส่วนวิธีการที่จะสร้างปัจจัยเหล่านี้ เป็นสิ่งที่แต่ละหน่วยงานคงต้องคิดหา Strategy เองว่าจะต้องทำอย่างไร . . .

       - (1) ทำอย่างไรจึงจะให้คนที่สนใจเรื่องเดียวกันหันมารวมกลุ่มกัน (ขาที่ 1)

       - (2) ทำอย่างไรผู้ที่มารวมตัวกันนั้น จึงจะมีการพูดคุยกันอย่างสร้างสรรค์ แบ่งปันและรับฟังซึ่งกันและกัน (ขาที่ 2)

       - (3) ทำอย่างไรจึงจะทำให้คนเหล่านั้นใกล้ชิดสนิทสนมกัน ไว้เนื้อเชื่อใจกัน สามารถพูดคุยกันได้อย่างเปิดใจ (ขาที่ 3)

          หากทำได้เช่นนี้ CoPs ก็มีโอกาสเกิดได้ในหน่วยงานของท่าน . . . ตกลงท่านถามผมมา 1 ข้อ แต่ผมถามกลับไป 3 ข้อ ก็เพราะว่าเรื่องนี้ไม่มี “คำตอบสำเร็จรูป” เนื่องจากแต่ละหน่วยงานนั้นมีเอกลักษณ์เฉพาะตัว มีปัจจัยแวดล้อมที่ไม่เหมือนกัน คนในหน่วยงานไม่เหมือนกัน ความสัมพันธ์ของคนและวัฒนธรรมองค์กรก็ไม่เหมือนกัน ท่านจึงต้องใช้ Strategy ท่านจึงต้องมีกุศโลบายที่แตกต่างกันไป แต่สิ่งสำคัญที่ผมยังไม่ได้พูดไว้ในบันทึกนี้ก็คือ . . . “คุณเอื้อ” ของท่านพร้อมที่จะ “เอื้อ” ในเรื่องนี้แล้วหรือยัง?