วันนี้ผู้เขียนลาพักผ่อนหนึ่งวัน แต่ก็โดนโทรศัพท์ ทวงรายงาน แต่เช้า

เมื่อติดตามก็ได้รับคำตอบว่า ส่งไปแล้ว ผู้รับสับสนเอง ผู้เขียนเข้าใจเอาเองว่า กระบวนการทั้งหมดเกิดจากระบบการส่งที่ใช้วิธีแนบไฟล์ส่งทาง email  ซึ่งผู้เขียนเองไม่ค่อยชอบใช้ ไม่ว่าจะเป็น free email หรือ email ขององค์กร ด้วยเหตุที่ว่า

1. การแนบ file ไปกับ email มักมีข้อจำกัดเรื่อง ขนาดของ file ที่ใหญ่มากไม่ได้

2. การส่งไปทาง email มักมีข้อถกเถียงกันว่า ไม่ได้ส่ง กับ ส่งแล้วไม่รับ  เพราะไม่มีระบบตรวจสอบ ผู้ส่งอาจไม่ได้ส่งจริงๆ หรือส่งแล้วแต่ผู้รับยังไม่ได้ check mail ของตน หรือ มันอาจตกไปอยู่ที่ ถังขยะ ผู้เขียนจึงไม่ค่อยชอบให้ผู้ร่วมงานส่งข้อมูลในลักษณะ file ทาง email เว้นแต่เป็นเรื่องส่วนตัว

ผู้เขียนชอบใช้ Dropbox ของ http://www.dropbox.com  ใช้มาหลายปี ตั้งแต่ ลูกชาย(ธันวา ธีระกาญจน์) แนะนำ พบว่ามีข้อเด่นหลายประการ

กรณีใช้งานคนเดียว

1. Dropbox ใช้สำหรับเก็บข้อมูล ให้เนื้อที่ฟรี  2GB (มี promotion กรณีแนะนำให้ผู้อื่นใช้ ตอนนี้ผู้เขียนได้เนื้อที่ 3.25GB)

2. เมื่อสมัครใช้ และ Download Dropbox มาติดตั้งในเครื่องคอมพิวเตอร์ มันจะจัดการสร้าง Folder ให้เครื่องเราใช้ชื่อว่า My Dropbox ใน Documents(My Documents) ต่อนี้ไป หากเครื่องเราอยู่ในสถานะ online เมื่อเราวาง file ใดๆลงใน Folder My Dropbox มันจะจัดการ upload ข้อมูลไปเก็บใน sever ของระบบ เราจึงมีข้อมูล backup ได้ทันที File ใหญ่หน่อยก็ไม่ค่อยมีปัญหา

3. กรณีมีคอมพิวเตอร์ใช้งานหลายเครื่อง (สำหรับผู้เขียนใช้ 4 เครื่อง คือ เครื่องที่ทำงาน เครื่องที่บ้าน โน้ตบุ้ค และ pocket PC Phone )  หากเรา set up ทุกเครื่องของเราด้วย user name เดียวกัน เมื่อเรา online ทุกเครื่องของเราก็จะได้รับการ Synchronize ให้ทุกเครื่องเหมือนกัน ไม่ต้องใช้ Handy drive ไม่ต้องสับสนกับ ไฟล์ใหม่เก่า หากผิดพลาดประการใด Dropbox จะจัดการเก็บไฟล์ที่ incompatible ไว้ให้เลือกใช้

4. หากผิดพลาดลบไฟล์สำคัญทิ้งไป ยังสามารถเข้าทาง web กู้กับคืนได้ แถมมี log file บันทึกกิจกรรมของเราไว้เรียบร้อย หากไปใช้เครื่องที่ร้านเน็ต ก็สามารถเปิดผ่าน web ไป download ไฟล์ที่ต้องการได้

5. สามารถใช้งาน offline ได้ เมื่อไรที่ online มันก็จะจัดการ update ทุกอย่างเอง

กรณีใช้งานร่วมกับผู้อื่น

Dropbox อนุญาตให้ share folder ได้ ทุกคนที่ share folder ร่วมกันสามารถ เห็น ใช้ ใน folder นั้นร่วมกัน มันจัดการ sync ให้ทุกเครื่อง ใครเป็นผู้ใส่ไฟล์นั้นลงมา ใครลบทิ้ง ใครแก้ไข มันเขียนไว้ใน log file เป็นหลักฐาน

หากต้องการใช้งานมากๆ ก็จ่ายเงินซื้อเนื้อที่เพิ่มเอาเองหากหน่วยงานนำเอา Dropbox หรือโปรแกรมอื่นใดลักษณะนี้ มาใช้ ก็จะลดปัญหาการส่งรายงานได้พอสมควร

Try it