ความเดิม

หน้าที่หลักของดิฉันในการจัดการประชุมมหกรรมการเรียนรู้เรื่องการสร้างเสริมสุขภาพครั้งนี้คือการจัดทำหนังสือ “เรื่องเล่า พย.สสส.” และออกแบบกิจกรรมการประชุม การประชุมครั้งนี้แผนงาน พย.สสส. ได้รับการสนับสนุนจากสำนักงานกองทุนสนับสนุนการสร้างเสริมสุขภาพ (สสส.) จึงไม่มีปัญหาเรื่องงบประมาณ และไม่ต้องประชาสัมพันธ์ให้คนลงทะเบียน การเตรียมการประชุมภายในเวลาประมาณ ๒ เดือนกว่าเราจึงจ้าง Organizer เพื่อแบ่งเบางานบางอย่าง

ดิฉันออกแบบการประชุมคร่าวๆ ว่าในวันแรกเป็นกิจกรรมให้ผู้เข้าประชุมได้เรียนรู้เทคนิคการจัดการความรู้ในสไตล์ Human KM ของ สคส. วันที่ ๒ และ ๓ มีทั้งการปาฐกถาพิเศษ การเสวนา การอภิปราย แต่ Highlight สำคัญอยู่ที่การเรียนรู้จาก Best Practice การสร้างเสริมสุขภาพ อันเป็นผลงานทั้งของคณาจารย์ นิสิต/นักศึกษา พยาบาลและเจ้าหน้าที่ต่างๆ

ขณะเตรียมงานดิฉันยังไม่มีข้อมูลอยู่ในมือว่าใคร ที่ไหน ทำเรื่องอะไรดีๆ บ้าง ได้ข้อมูลจากทีมประเมินภายในคือชื่อเรื่อง ชื่อคนเจ้าของเรื่อง ก็ไม่เพียงพอ เพราะต้องรู้เรื่องเล่าเรื่องราวของเขาด้วย จึงมีการสื่อสารให้ทุกสถาบันส่งเรื่องเล่าการทำงานสร้างเสริมสุขภาพมาให้ ผู้คนก็เรียกร้องมาอีกว่าต้องมี Format มีตัวอย่างว่าเขียนอย่างไร แค่นั้นไม่พอ ยังเข้าใจกันว่าให้ส่งเรื่องเล่าเฉพาะที่จะเอามานำเสนอในการประชุม กว่าจะสื่อสารกันเข้าใจว่าเราอยากได้เรื่องเล่าเยอะๆ เพื่อเอามาตีพิมพ์ในหนังสือและคัดเลือกมานำเสนอในการประชุม ก็ต้องใช้เวลาพอควร

ผู้แทนสถาบันทำหน้าที่ของตนเองอย่างดี ไปหาเรื่องเล่าส่งมาให้ดิฉันทาง e-mail แต่กลับไม่สะดวก ดิฉันต้องการติดต่อกับเจ้าของเรื่องโดยตรงเพื่อให้แก้ไข ปรับปรุง เพิ่มเติมข้อมูลในเรื่องเล่า ขอภาพถ่าย ฯลฯ ได้เรื่องเล่าเพียงพอสำหรับลงหนังสือก็ต้นเดือนกันยายนแล้ว ความละเอียดลึกซึ้งของเรื่องเล่าแต่ละเรื่องไม่เท่ากัน หลายคนยังไม่คุ้นชินกับการเขียนเรื่องเล่า ถนัดทำรายงานการดำเนินการ ก็ไม่ว่ากัน

เมื่อได้เรื่องเล่ามาแล้ว ก็มีการเลือกว่าจะเอาเรื่องไหนบ้างมาจัดกิจกรรมในฐานการเรียนรู้วันละ ๕ ฐาน เป็นเวลา ๒ วัน พยายามกระจายสถาบันไม่ให้ซ้ำซ้อนกัน แต่อย่างไรก็ไม่ทั่วถึง เพราะเรามีสถาบันเครือข่ายอยู่ ๒๑ สถาบัน แต่มีฐานการเรียนรู้ได้เพียง ๑๐ ฐานเท่านั้น

เราวางแผนทำโปสเตอร์แสดงผลงานของแต่ละสถาบัน นำมาจัดนิทรรศการเพื่อสร้างสีสันและบรรยากาศ หากให้ต่างคนต่างทำก็จะไม่ทันการอีก ทีมจัดการแผนงานฯ จึงเชิญผู้แทนสถาบันมาประชุมในวันที่ ๕ กันยายน โดยให้เตรียมข้อมูลสำหรับทำโปสเตอร์มาด้วย และเชิญ Organizer มารับงานไปทำต่อ

Organizer ในงานนี้มีหน้าที่จัดทำโปสเตอร์ ป้ายชื่อผู้เข้าประชุมที่แยกกลุ่มเป็น ๕ กลุ่ม กระเป๋า จัดหาคอมพิวเตอร์โน๊ตบุ๊คมาใช้ในห้องประชุม เราคอยติดตามความก้าวหน้าของงานแต่ละเรื่อง ได้รับรู้ว่างานของเราเล็กๆ ไม่มีอะไรน่าเป็นห่วง ทุกอย่างจะแล้วเสร็จทันการแน่นอน

ร้านทำ Artwork หนังสือเร่งทำงานให้เรา แม้จะต้องมีการย้ายเรื่องสลับลำดับกันบ้าง ได้ต้นฉบับมาตรวจสอบทั้งเล่มก่อนการประชุมวันที่ ๕ กันยายน ดิฉันเลยมีโอกาสให้เจ้าของเรื่องหรือผู้แทนสถาบันได้ปรู๊ฟต้นฉบับไป ๑ รอบ และหยุดงานวันที่ ๖-๗ เพื่อไปปรู๊ฟงานที่ร้านให้เรียบร้อยก่อนเข้าเล่มหนังสือ เมื่อถึงเวลาจริงๆ ดิฉันกลับทำงานไม่ได้เต็มที่เพราะอาการหวัดที่เป็นมา ๑ สัปดาห์แล้ว หนักขึ้นกว่าเดิม ทำงานได้ในวันที่ ๖ วันเดียว วันที่ ๗ มีอาการเวียนศีรษะและอาเจียนตลอดวัน ปรู๊ฟหนังสือได้น้อยมาก ต้องฝากทีมงานของร้านทำต่อให้ แล้วใช้การติดต่อทางโทรศัพท์เน้นย้ำว่าให้ดูส่วนไหนเป็นพิเศษ

วันที่ ๑๔ กันยายน ๒๕๕๓
ดิฉันเดินทางมาจากนครศรีธรรมราชตั้งแต่เย็นวันที่ ๑๓ เพื่อเตรียมงานในวันที่ ๑๔ ประกอบกับตอนบ่ายมีการประชุมคณะกรรมการสมาคมวิจัยสถาบันและพัฒนาอุดมศึกษา ณ อาคารบริหาร สถาบันวิจัยจุฬาภรณ์ใกล้ๆ กันด้วย เมื่อลงเครื่องบินได้รับการติดต่อจาก Organizer ขอให้ยืนยันข้อมูลป้ายชื่อผู้เข้าประชุม เพราะเจ้าหน้าที่ของแผนงานฯ บอกว่าป้ายชื่อไม่ต้องใส่ชื่อผู้เข้าประชุม ตกใจเป็นอย่างยิ่งที่ปัญหาการสื่อสารทำให้งานไม่เป็นไปตามแผน จึงทำความเข้าใจและให้รีบทำป้ายชื่อตามที่คุยกันไว้โดยด่วน

เรา หมายถึงดิฉันและทีมงานของแผนงานฯ มาดูแลการจัดห้องประชุมและเตรียมการจัดกระเป๋าเอกสาร เราตรวจพบว่าทีมงานนำสมุดที่จะใส่ในกระเป๋ามาผิดขนาด ต้องรีบโทรศัพท์ให้ รศ.ดร.วรรณภา ศรีธัญรัตน์ ผจก.แผนงานฯ นำสมุดที่ต้องการขึ้นเครื่องบินจากขอนแก่นมาด้วย ไม่มีปากกาแจก ดิฉันติดต่อ ผจก.บริษัทโรช ไดแอกโนสติกส์ ได้ปากกามา ๕๐๐ ด้าม

สิ่งที่เรารอคือกระเป๋าและหนังสือเรื่องเล่า จนค่ำมืดจึงได้หนังสือครบตามสั่ง ส่วนกระเป๋ามาแบบชิ้นส่วนและจำนวนไม่ครบ แต่ก็พอสำหรับการประชุมวันแรก ห่วงอีก ๒ อย่างคือป้ายชื่อและโปสเตอร์ยังไม่มาเลย ได้รับการประกันว่ามาแน่ ทันแน่ จองโรงพิมพ์ไว้แล้ว

คืนนี้อาหารเย็นของพวกเรา เป็นอาหารกล่องที่ รศ.ดร.วรรณภา ซื้อมาให้จากสนามบินสุวรรณภูมิ คืนนั้นกลับบ้านด้วยความกังวลว่าพรุ่งนี้จะเป็นอย่างไร

วัลลา ตันตโยทัย