การจัดทำรายงานเพื่อการประกันคุณภาพของส่วนพัสดุปีที่ผ่านมา ค่อนข้างประสบความสำเร็จในระดับที่ดีมาก รายงานไม่มีการให้แก้ไขหรือทำใหม่จากกรรมการ อีกทั้งการประเมินตามเกณฑ์ฯมีความสอดคล้องกับความเป็นจริง พี่ขอสรุปเป็นข้อๆ นะคะ

1. เริ่มจากการพูดคุยร่วมกันของคณะทำงานซึ่งจะมาจากตัวแทนแต่ละงานในส่วน  กว่าจะทำรายงานจบก็หารือกันหลายครั้งค่ะ  

2. มีการมอบหมายงานกันทำในส่วนที่เกี่ยวข้อง สำหรับพี่เองรับมากหน่อยเนื่องจากเป็นเลขานุการ ก็มีการเตรียมทำข้อมูลในส่วนที่เป็นข้อมูลกลาง ส่วนไหนทำได้ก่อน ก็ทำเลยไม่ต้องรอ

3.คณะทำงานซึ่งเป็นตัวแทนของแต่ละงาน นำข้อมูลที่ได้รับมอบหมายไปถ่ายทอดและไปหารือร่วมกันเองในแต่ละงานอีกทอดหนึ่ง (จะเป็นส่วนที่ 3 ที่เกี่ยวกับการประเมินตามเกณฑ์ ตามภารกิจหลัก)

4. เลขานุการจะต้องเป็นผู้ติดตามข้อมูลให้ได้กลับมาทันเวลาที่กำหนด เพื่อนำมาประมวลและวิเคราะห์ หากล่าช้าจะทำให้ทำรายงานและรวมเล่มล่าช้าไปด้วย

5.  ทุกคนในหน่วยงานมีส่วนร่วมค่ะ สังเกตุจากเมื่อมีการร้องขอข้อมูล หรือปรึกษาเกี่ยวกับการเขียน/วิเคราะห์งานที่เกี่ยวข้อง ทุกคนจะให้ความร่วมมือและช่วยอธิบายถึงงานนั้น ๆ (หากเราเขียนเอง สรุปเอง เปรียบเสมือนนั่งเทียนเขียนค่ะ เราต้องหาข้อมูลและรู้จริงด้วย)

6. เราต้องมีเครือข่ายหรือสัมพันธภาพที่ดีกับหน่วยงานอื่นด้วยค่ะ (ประเด็นไหนเราไม่เข้าใจ หรือเขียนไม่ถูกก็อาศัย ตัวอย่างจากหน่วยงานอื่นนี่แหล่ะค่ะมา C and D  บางครั้งเราก็แบ่งปันให้หน่วยงานเพื่อนด้วยนะ ประมาณว่าส่ง mail ให้ไปทั้ง File ก็มี (บางหน่วยงานโดนทำใหม่ค่ะ)

7. ข้อมูลดิบ..สำคัญค่ะ ส่วนพัสดุโชคดีที่หัวหน้ามีวิสัยทัศน์ให้ทำรายงานประจำปี เป็นประจำทุกปี เริ่มทำตั้งแต่ปี 41 มังคะ  เพราะฉะนั้นการทำรายงานเพื่อการประกันคุณภาพเราก็ไม่ต้องไปหาข้อมูลที่ไหนเลยค่ะ เพราะเราทำไว้เรียบร้อยแล้วในรายงานประจำปี ซึ่งจะทำเสร็จตั้งแต่ต้นปีงบประมาณ  ดังนั้นเราเพียงแค่ปรับรูปแบบตัวรายงานใหม่ให้เป็นไปตามข้อกำหนดของส่วนส่งเสริม และวิเคราะห์ข้อมูลเพิ่มเติมเท่านั้นค่ะ

สรุปได้ 7 ข้อแล้ว กลัวไฟดับค่ะ ขอแค่นี้ก่อนนะคะ ช่วงนี้ก็เริ่มทำได้แล้วนะคะ  ลองศึกษาข้อมูลของส่วนพัสดุก็ได้ค่ะ หรือจะเป็นหน่วยงานอื่นที่มีลักษณะและโครงสร้างการบริหารงานที่ใกล้เคียงกัน ก็ยิ่งดีค่ะ หากต้องการให้ช่วยเหลือ จะยินดีเป็นอย่างยิ่งค่ะ