ในการเข้าระบบผมเจาะจงให้ใช้เลขประชาชน 13 หลัก ทั้งนี้ก็เพื่อไม่ต้องการให้มีชื่อผู้ใช้ซ้ำกันในระบบ  อีกทั้งเป็นหลักฐานการยืนยันตัวบุคคลในการใช้งานในระบบได้อย่างดีที่สุด  ส่วนรหัวผ่านหน่วยงานสามารถกำหนดให้เหมือนกันทุกคนได้ (ยกเว้นชื่อผู้ใช้ - ตามที่ชี้แจงไว้ข้างต้น)

เทคนิคที่่ใช้ในการจดจำและเรียกใช้งานผู้ใช้ที่ได้รับการตรวจสอบถูกต้อง  ผมใช้ระบบ session ซึ่งการใช้งานระบบนี้จะมีข้อจำกัดในส่วนของ PHP version 4 แล version 5  อาจส่งผลให้ระบบไม่ทำงานเมื่อคีย์ชื่อผู้ใช้ และรหัสผ่านที่ถูกต้องแล้วก็ตาม  ใน php 4 ระบบนี้เปิดใช้งานอยู่แล้ว แต่สำหรับ php 5 ผู้ดูแลระบบต้องเปิดการใช้งานระบบ session ของ server ให้ระบบนี้ด้วย  โดยปกติจะเข้าไปแก้ไขที่ไฟล์  php.ini  หรือ php.ini-dist  ในโฟล์เดอร์  php นั้นเอง

ไฟล์ที่ใช้ตรวจสอบและเก็บ session ของผู้ใช้แต่ละคนชื่อไฟล์  login_check.php  โดยค่าที่จำเป็นต้องใช้ประกอบด้วย

1. เลขประจำตัวประชาชน
2. รหัสผ่านของผู้ใช้
3. id ผู้ใช้
4. ชื่อผู้ใช้
5. id หน่วยงาน
6. ชื่อหน่วยงาน
7. id กลุ่มงาน/ฝ่าย
8. ชื่อกลุ่มงาน/ฝ่าย
9. id งาน/แผนก
10. ชื่องาน/แผนก
11. สิทธิ์ และสถานะของผู้ใช้  ว่าได้รับมอบหมายให้เข้าใช้งานได้ในระดับใด  เช่น
    

• admin  =    ผู้ดูแลระบบ
• authority  = เจ้าหน้าที่บริหาร  : ซึ่งต้องกำหนดสิทธิ์ให้ในแต่ละโมดูลด้วยเพื่อให้มีผลกับการอนุมัติในเฉพาะเรื่องที่ดูแล
• agent  = เจ้าหน้าที่ผู้รับผิดชอบ       : ต้องกำหนดสิทธิ์ให้ในแต่ละโมดูลด้วยเพื่อให้มีผลกับการอนุมัติในเฉพาะเรื่องที่ดูแล
• employee  = ลูกจ้าง(พนักงานขับรถ / นักการ)
• user   = ผู้มีสิทธิเข้าใช้งาน