วันศุกร์ที่ 1 สิงหาคม ที่ผ่านมาหมาดๆ เป็นวันแรกของการเปลี่ยนแปลงระบบลงทะเบียนและรายงานผลของหน่วยโลหิตวิทยา  เดิมเราใช้ระบบลงทะเบียนบน dos อยู่ซึ่งมีข้อจำกัดหลายประการเช่นไม่สามารถเชือมต่อกับระบบ HIS ที่เขียนบน windows ของโรงพยาบาลได้  ทำให้เราต้อง key in ข้อมูลผู้ป่วย  ข้อมูลการสั่งตรวจของแพทย์  และรายงานผลการทดสอบด้วยมือใหม่ทั้งหมด  นอกจากจะซ้ำซ้อนแล้วยังเป็นจุดอ่อนที่ทำให้เกิดความผิดพลาดในการรายงานผลได้มากมายอีกด้วย

ตอนนี้เราได้ใช้ระบบใหม่แล้วค่ะ  เป็นโปรแกรมที่เขียนลงบน windows  และเชื่อมต่อกับระบบ HIS  โดยตรง  นอกจากนี้ยังเชื่อมต่อกับระบบปฏิบัติการของเครื่องอัตโนมัติด้วย ทำให้การลงทะเบียนและรายงานผลของเราสะดวกขึ้นมาก  และผิดพลาดได้ยากขึ้นด้วยค่ะ  ถึงแม้ว่าในช่วงแรกๆยังมีขลุกขลักบ้างเนื่องจากโปรแกรมใช้งานยังไม่สมบูรณ์  แต่ก็สามารถประสานงานกับโปรแกรมเมอร์ให้ช่วยกันแก้ไขได้อย่างราบรื่น  ทดลองใช้งานวันแรก (1 สิงหาคม) ซึ่งโชคดีที่เป็นวันศุกร์ ปริมาณงานไม่มากนักก็ประเมินได้ว่า "ผ่านฉลุย"

วันนี้ (4 สิงหาคม) เป็นวันเริ่มต้นของสัปดาห์ใหม่  ที่ต้องทดสอบประสิทธิภาพของระบบใหม่พร้อมๆกับประสิทธิภาพของชาวฮีมาโตหรรษาทุกคน ว่าจะสอบผ่านไหมกับการรองรับการปฏิบัติงาน "หนักๆ" ตลอดสัปดาห์นี้หรือไม่?.... คาดว่าถ้าผ่านพ้นสัปดาห์นี้ไปได้  การใช้งานระบบใหม่ก็น่าจะ โอเค....

แต่กว่าจะถึงวันนี้ เรา (ชาวฮีมาโตและฝ่ายไอทีของโรงพยาบาล) วางแผนและช่วยกันปรับปรุงแก้ไขระบบกันมานานพอสมควรแล้วค่ะ  พี่เม่ยย้อนกลับไปดูบันทึกประจำวันของตัวเองแล้วดึงรายละเอียดออกมาได้ดังนี้

20/3/51  เตรียมข้อมูล (mindmap) เพื่อปรึกษากับโปรแกรมเมอร์  รายละเอียดใน mindmap แยกรายละเอียดเป็นหัวข้อย่อยในสิ่งที่เราต้องการให้มีเพิ่มขึ้นหรือต้องการเปลี่ยนแปลงจากระบบเดิม เช่น หน้าจอรายงานผล, ปริ๊นเตอร์, หน้าจอสั่งตรวจแพทย์, การเชื่อมต่อกับเครื่องอัตโนมัติ, การแก้ไขรายงานผล, การเพิ่ม test ใหม่  ฯลฯ   พอวันที่โปรแกรมเมอร์มาคุยรายละเอียด เราก็กางแผนที่นี้คนละชุดแล้วอธิบายกันไปเป็นเรื่องๆ   ทำให้สื่อสารได้รวดเร็วและเข้าใจตรงกัน

9/4/51 โปรแกรมเมอร์เขียนโปรแกรมเบื้องต้นเรียบร้อย นำมาติดตั้งให้ทดลองใช้งานกันก่อน  ช่วงนี้เป็นช่วงสำคัญมากเพราะเป็นช่วงเวลาที่ผู้ใช้งานกับผู้เขียนโปรแกรมจะได้สื่อสารและแก้ไขโปรแกรมให้เหมาะสมกับการใช้งานมากที่สุด  พี่เม่ยจัดวางสมุดปกอ่อนไว้ข้างเครื่อง 1 เล่ม แล้วประกาศให้ทุกๆคนมาช่วยกันทดสอบการใช้งาน  พบปัญหาอะไร อยากให้เพิ่มตรงไหน เปลี่ยนตรงไหนให้จดลงในสมุดโดยละเอียด  เขียนกันได้ตามสบาย   ทุกสัปดาห์พี่เม่ยจะรวบรวมข้อมูลและประสานงานกับโปรแกรมเมอร์และมอบหมายให้น้องอีกคนหนึ่งปฏิบัติเช่นเดียวกันนี้ได้  ข้อดีของการที่มีผู้ประสานงานเพียงหนึ่งถึงสองคนก็คือ  ไม่สร้างความปวดเศียรเวียนเกล้าให้กับโปรแกรมเมอร์มากนัก และเรื่องใดที่ได้แจ้งไปแล้วเราก็จะติ๊กไว้ในสมุดว่าแจ้งแก้ไขแล้วจะได้ไม่มีการแจ้งซ้ำอีก

1/5/51 - 31/7/51 ทดลองใช้โปรแกรมใหม่  ในระหว่างใช้งานเราก็แจ้งแก้ไขรายละเอียดกันไปเรื่อยๆ  วิธีการแจ้งก็ตั้งแต่การโทรศัพท์  ถ้าคุยกันไม่เข้าใจพี่เม่ยก็จะส่งอีเมล์แจ้งรายละเอียดไปให้  บางครั้งมาดูกันที่หน้าจอ  บางครั้งก็ทำหน้าจอตัวอย่างที่เราต้องการส่งไปให้ดูเลย  ได้มีการแก้ไขโปรแกรมกันจนขณะนี้เป็น version 11 แล้ว  กว่าจะได้ใช้งานจริง

1/8/51 เริ่มต้นนำโปรแกรมใหม่มาใช้งานจริง  แต่เราก็ยังคงบันทึกรายละเอียดการใช้งานเพื่อปรับปรุงแก้ไขต่อไปอีก  เพื่อกันเหนียวไม่ให้งานล่าช้า...พี่เม่ยจึงเพิ่มนักเทคนิคการแพทย์ไปช่วยที่จุดรายงานผลอีก 1 คนตลอดสัปดาห์นี้ 

หากระบบลงทะเบียนใหม่เข้าที่เข้าทางแล้ว  เราคาดว่าจะเกิดผลดีตามมาหลายประการ เช่น....

1. ลดเวลาการปฏิบัติงานในช่วงก่อนการตรวจวิเคราะห์ลงได้อย่างน้อยรายละ 1-2 นาที 
2. ลดผู้ปฏิบัติงานลงทะเบียนรับเข้าไปได้ 1 คน (แต่ต้องเพิ่มผู้ปฏิบัติงานรายงานผลอีก 2 คน!) 
3. ลดความผิดพลาดในการรายงานผล เนื่องจากระบบเชื่อมต่อการรายงานผลกับเครื่องอัตโนมัติมีประสิทธิภาพมากขึ้น
4. การรายงานผลการทดสอบในภาพรวมมีมาตรฐานมากขึ้น  สามารถระบุชื่อผู้ทดสอบ ผู้รายงานผล  (และกำลังจะระบุชื่อผู้รับสิ่งส่งตรวจ) พร้อมทั้งเวลาในแต่ละขั้นตอน  สามารถรายงานค่าอ้างอิงได้ทุกการทดสอบ  และอื่นๆอีกมากมาย

ระบบลงทะเบียนรายงานผลการทดสอบได้เปลี่ยนแปลงไปแล้ว...ในทิศทางที่ดีขึ้น  แต่ผู้ปฏิบัติงานของเราทุกคนยังไม่เปลี่ยนค่ะ  เรายังคงทำงานด้วยอุดมการณ์เดิมคือ เพื่อประโยชน์สูงสุดแก่ผู้ป่วย...เช่นเดิม....