บันทึกนี้ว่าถึงเรื่องการทำหนังสือราชการดีกว่าค่ะ เพราะว่า เรายังเป็นข้าราชการที่ทำงานก็ต้องเบิกจ่าย ตามเงื่อนไขของราชการ เรื่องไหนเบิกไม่ได้ ก็คือ เบิกไม่ได้ เรื่องไหนเบิกได้ก็ต้องมีหลักฐานประกอบเบิกจ่าย ไม่เช่นนั้นก็จะเบิกไม่ได้ ... งง ดีมั๊ยค่ะ

เพราะฉะนั้น เราต้องทำอะไรบ้าง ... ทำทีไร ปวดหัวทุกที นี่ดีนะ ที่งานผู้สูงอายุมีหัวหน้าที่เชี่ยวชาญ แม่นยำ เรื่องกฎระเบียบ และมีลูกทีม (บรรดาเด็กๆ ทั้งหลาย ที่ไม่ค่อยจะเด็ก แต่เราเรียกเขาเป็นเด็กซะเคยชินละค่ะ แต่ไม่เป็นไรเขาชอบ บางทีก็เรียก หนูจุ๊ หนูป้อม หนูต๋อย แต่เรียกป้าภา ลุงแดง ป้าจุ๊ ป้าต๋อย ป้าป้อม ... ซ้ำร้ายบางครั้ง เรียก "ยาย" ก็มี อิอิ ... เรียกกันจนคุ้นชิน ไม่มีใครว่าใครละค่ะ) ... ทีนี้เราต้องอะไรบ้าง

• กระบวนการจัดทำโครงการและขออนุมัติ
• ก่อนขั้นแรก ก็ต้องรู้ก่อนนะคะ ว่า เราจะจัดประชุมที่ไหน ราคาเขากำหนดอย่างไร เวลาเขาว่างหรือเปล่า การรับรองของเขาดีไหม เราประทับใจไหม ฯลฯ ต่อรองให้เรียบร้อย ค่อยเอาข้อมูลจัดทำโครงการ
• ขั้นแรก เขียนโครงการ อ้อ ก่อนเขียนโครงการต้องประมาณการงบประมาณที่จะใช้ก่อน ต้องให้ใกล้เคียงที่ซู๊ด ไม่งั้นมีความผิด ใช้เงินไม่ตรงตามกำหนด ก็ต้องอธิบายไป ... อันนี้ละค่ะ เป็นความคาดผิดอย่างมหาศาลของดิฉัน จากงบประมาณที่ขอไป เพื่อให้ได้ใช้ประชุมได้ 2 ครั้ง ปรากฎว่า ครั้งเดียวคงจะเกลี้ยงละค่ะ
• เขียนโครงการเสร็จแล้ว ผ่านการกลั่นกรองจากชาวประชาในกลุ่มงานเสร็จแล้ว ก็ขออนุมัติ พร้อมทำคำสั่งกรรมการ ให้มีครบทั้งนักวิชาการผู้ทำหน้าที่จัดการประชุม และกลุ่มธุรการที่ต้องทำการเบิกจ่ายทั้งหลาย รวมทั้งขออนุมัติการเบิกจ่ายด้วยค่ะ (... ไม่งั้นก็เบิกไม่ได้น่ะสิ)
• โครงการอนุมัติแล้ว ก็ทำเรื่องขอยืมเงินทดลอง เพื่อไปเบิกจ่ายก่อน ... งานนี้ควักกระเป๋าตัวเองไม่ไหว เจ๊ง หมดตัวแน่เลย
• ขั้นที่ 2 เชิญวิทยากร
• ก็ต้องประสานงานก่อนละค่ะ ว่า วิทยากรที่เราจะเชิญนั้น ท่านว่างสำหรับวันที่เราเชิญหรือไม่ ... ถ้าว่าง ก็ OK ทำหนังสือราชการได้เลย
• (... หนังสือราชการนี้ ถ้าเป็นระดับสูง ต้องออกจากระดับกรมฯ ค่ะ ไม่ท่านอธิบดี ก็ รองฯ ก็ต้องมีหนังสือปะหน้า จากหัวหน้าฝ่าย ส่งให้ ผอ. และจาก ผอ. ส่งให้อธิบดี ... งานนี้เราก็มีมือโปรทำหนังสือด้วยความเรียบร้อย และรู้จักทักท้วงเราได้ ถ้าเราตกหล่น ... เสมอๆ อิอิ คือ ลุงอ้วนจ้ะ ... อิอิ ทำด้วยความชำนาญเป็นพิเศษ ให้เราหารือได้ด้วย)
• วิทยากรนี่ก็ต้องดูด้วยนะคะ ท่านตำแหน่งอะไร เบิกจ่ายได้เท่าใด เดินทางโดยเครื่องบินได้หรือไม่ ถ้าจำเป็น เราก็ต้องทำหนังสือขอเป็นกรณีพิเศษ
• ครั้งนี้เราเชิญ วิทยากร Fa&Note จากศูนย์อนามัยด้วย ก็ต้องทำหนังสือเชิญด้วยเช่นกัน
• เชิญวิทยากร ก็ต้องทำร่วมกันไปกับการประสาน เรื่องบรรยาย วิธีบรรยาย ประเด็นบรรยาย ของวิทยากรด้วย
• ขั้นที่ 3 เชิญผู้เข้าประชุม
• ก็ต้องกำหนดกันละค่ะ ว่าจะเชิญใคร จำนวนเท่าใด หน่วยงานไหนบ้าง ... ในที่นี้ดิฉันมุ่งที่ผู้สูงอายุ จึงเชิญผู้สูงอายุ ชมรมละ 4 ท่าน และแต่ละจังหวัด ก็จะมีทีมจังหวัดมาร่วมด้วย เพื่อให้เกิดการรับรู้กิจกรรมร่วมกัน ในจำนวน สสจ. 2 ท่าน รพช. 1 ท่าน สอ. 1 ท่าน และภาคีเครือข่ายที่สนใจอีก 1 ท่าน กะว่า ผู้สูงอายุต้องมีจำนวนที่มากกว่าละค่ะ
• พร้อมกับให้ผู้เข้าประชุมตอบรับตามแบบฟอร์มที่กำหนด ทาง E-mail หรือ Fax และทำหนังสือส่งตัว พร้อมระบุเรื่องการเดินทางโดยทางใด ถ้าเป็นทางรถยนต์ราชการ ก็ต้องระบุ กท. รถ และพนักงานขับรถยนต์ด้วยค่ะ
• ขั้นที่ 4 เชิญจัดแสดงกิจกรรม
• งานนี้เราจะมีลานกิจกรรม (ลานหมู่เฮาแข่วดี) ซึ่งแสดงในลักษณะของแฟ้มข้อมูล หรือแฟ้มภาพ จากชมรมผู้สูงอายุต่างๆ ที่เชิญมาร่วมแสดงผลงานค่ะ
• ก็ต้องทำหนังสือขอเชิญเข้ามาร่วมแสดงผลงานด้วย
• มีบางแห่งเหมือนกัน ที่หนังสือเชิญไปชมรมผู้สูงอายุไวมาก ผู้สูงอายุได้รับหนังสือเชิญเข้าร่วมแสดงผลงานแล้ว แต่ว่า จังหวัดยังไม่ได้ประสานการเข้าประชุม ท่านก็เป็นกังวลมาก โทร. มาถามถึงที่เลยนะคะ ว่าต้องทำอย่างไร ... เราก็ประสานกลับไปที่จังหวัด เพื่อให้ทราบ และดำเนินการละค่ะ
• ขั้นที่ 5 ขอความร่วมมือภาคีเครือข่ายต่างๆ ให้การสนับสนุน
• มาถึงตอนที่คิดว่า แล้วจะมีสื่อ / เอกสาร ความรู้อะไรบ้างที่จะให้ผู้สูงอายุได้รับความรู้ไปด้วย เราก็จะมีของทันตฯ เอง และขอการสนับสนุนจาก งานผู้สูงอายุ สำนักส่งเสริมฯ และกองโภชนาการ ได้บ้างค่ะ แต่ก็ได้จำนวนหนึ่ง เพราะว่า กรมอนามัยมีนโยบายให้แจกสื่อตามโครงการๆ ไป เพราะฉะนั้น ถ้าหมดโครงการ อาจแจกไปหมดเสียแล้ว ไม่ค่อยเหลือ
• ขั้นที่ 6 จัดทำเกียรติบัตร
• เราให้ความสำคัญกับผลงานที่วิทยาการได้ให้กับการประชุม จึงคิดกันในเรื่องของเกียรติบัตรแก่วิทยากร และผู้ร่วมแสดงกิจกรรม เพราะฉะนั้น เกียรติบัตรก็จะมี
  ... สำหรับวิทยากรผู้บรรยาย
  ... สำหรับชมรมผู้สูงอายุ ผู้เข้ามาร่วมแสดงกิจกรรม
• และมีเรื่องที่สำคัญ ก็คือ เชิญประธานเปิดการประชุม
• งานที่ขอนแก่น  ได้เรียนเชิญ ท่านรองอธิบดีกรมอนามัย นพ.โสภณ เมฆธน
• ก็เป็นเรื่องของการทำคำกล่าวในพิธีเปิด และการจัดพิธีเพื่อมอบเกียรติบัตร ... และเตรียมเล็กๆ ในเรื่องของการสู่ขวัญด้วยค่ะ ซึ่งดิฉันกำลังประสานพิธีการของทางอีสานอยู่ ว่า สามารถทำได้อย่างไรหรือไม่
• ลืมไป 1 เรื่อง งานนี้พลาดไม่ได้ เราต้องเชิญ เครือข่ายใบเถาใกล้ชิดของเรา งานส่งเสริมสุขภาพผู้สูงอายุ ไปร่วมด้วยช่วยกันต้อนรับผู้สูงอายุ และเข้าร่วมกระบวนการในครั้งนี้ด้วยละค่ะ

น่าจะหมดเรื่องราวแต่เพียงเท่านี้ละค่ะ

แต่ว่า นี่เป็นประเด็นใหญ่ๆ เท่านั้นเอง ยังมีเรื่องที่เตรียมในรายละเอียดอีกมากมาย ซึ่งคงจะได้มาเล่าตอนที่จัดประชุมจริงแล้วละค่ะ

รวมเรื่องเล่า การแลกเปลี่ยนเรียนรู้ เรื่อง สุขภาพ และสุขภาพช่องปากผู้สูงอายุ