เมื่อที่ปรึกษาสหกรณ์ไทยมาเยี่ยมกรมอนามัย (4) อีกครั้ง กับ KM ที่กองคลัง

 

คุณพรรณี เทียนทอง (พี่เปี๊ยก) จากกองคลัง มาเล่าสู่กันฟังในเรื่อง KM กองคลัง ให้กับที่ปรึกษาสหกรณ์ค่ะ ในสไตล์กระชับ

• กองคลังเป็นหน่วยงานที่ต้องบริหารความเสี่ยง เรื่องการเงิน การจัดซื้อจัดจ้าง การงบประมาณทั้งหมด เพราะฉะนั้นสิ่งที่เราทำ เราทำจากเนื้องานประจำของเรา
• เริ่มจากปี 48 เราทำเรื่อง ระบบควบคุมภายใน ระบบควบคุมภายในของเราส่วนใหญ่เป็นระบบที่เป็น Flowchart มีขั้นตอนการทำงาน ไม่ยากเลย เราก็ปิ๊งโมเดลปลาทูนั่นแหล่ะ ที่ อ.ประพนธ์มาสอน
• ... เราปิ๊งมาว่า จัดการความรู้นี่มันทำกันยังไงนะ เป็นสิ่งท้าทายมาก
• ... Knowledge management ว่า ความรู้มันจะออกมาจากตัวคนยังไง
• ... เราก็เลยทำระบบควบคุมภายในเพื่อบริหารความเสี่ยง ซึ่งเป็นเนื้องานประจำที่เราทำอยู่แล้ว ได้ทั้ง KPI ด้วยใน ปี 48
• พอปี  49 GF เข้ามา เราก็ต่อหัวปลาตัวนี้เข้าไปเลย ว่าเป็นการบริหารการเงินการคลัง ด้วยระบบ GF คือ ต่อระบบโมเดลปลาทูเข้าไปอีก คือ Flowchart ต่อเข้าไป ทีนี้
• ถามว่า ทำไมมันจะเกิดการเรียนรู้ซึ่งกันและกันไหมนี่
• ... ในปี 49 นั้น เรื่อง GF ก็ยังมีต่อไปว่า ต้องทำ CoP ใช่ไหมมันถึงจะเอา tacit knowledge ของแต่ละคนออกมาได้
• ... เพื่อจะมารวมกับ explicit k ที่เราได้รับความรู้ภายนอกมา
• ... มันจะทำยังไงที่ทำให้เราได้รับความรู้มาอยู่ในองค์กรเรา และใช้ได้ และคนนอกก็ใช้ได้
• ... เวลาไปสอนที่ไหนก็บอกให้ทุกคนเข้ามาดูนะ ในเวปไซต์ของกองคลัง กรมอนามัย มีความรู้ให้ท่าน
• ... แม้แต่ในวันนี้ที่พูดก็ได้เรียงร้อยให้หมดเลยว่า ในปี 48 เราทำอะไร เราตั้งกรรมการฯ ยังไง เราทำแผนยังไง เราทำ CoP ยังไง แต่ก็ไม่ใช่ว่าเป็นจุดสำเร็จ 100% ในปี 49 พอทำๆ ทำ CoP ได้ใหญ่ๆ เช่น GF เข้า ก็เกิดปัญหาเรื่องงาน เรื่องเงิน ก็จะทำยังไงนะ ไปเรียนมาแล้วจากกรมบัญชีกลาง โครงการ GF ก็เรียน มันก็เกิดการผิดพลาดอยู่เรื่อยๆ
• ... ก็ปิ๊งอีกว่า ทำ CoP มันคงจะได้ดี ก็นี่ละ ... เอาคนทั้งหมดเลยของส่วนกลางที่ทำบริหารด้านการเงิน และบัญชีทั้งหมด ของเรานี่ละมาช่วยกันเล่า มาเล่าว่า ทำไมถึงทำใบสั่งในระบบ GF ไม่ได้ ทำแล้วทำไมถึงผิดพลาด ทำแล้วทำไมถึงเงินใช้ไม่หมดซะที ก็คุณไม่คีย์ PO คุณไม่ส่งเรื่องมาให้เราคีย์ PO ก็คือ ใบสั่งซื้อสั่งจ้างในระบบ GF นั่นแหล่ะ ก็ให้ทุกคนมาเล่าเรื่อง
• ... พอเล่าระหว่างทางเราจะได้เทคนิคของการทำงาน
• ... แต่เล่าให้หายไปได้มั๊ย ไม่ได้ ต้องบันทึกใช่ไหนคะ ที่เขาบอกว่ามี Note taker
• ... พอบันทึกเสร็จก็ต้องมีการสกัดออกมาว่า เออ สิ่งที่มันเป็นเทคนิคที่ทำให้สำเร็จลุล่วงนั้นคืออะไร
• ... และก็นำมาสรุปเป็นบทเรียน และเผยแพร่ลงในเวปไซต์ แจกให้ทุกคนทีประชุมกับเรา ทั้งส่วนกลาง และส่วนภูมิภาค
• ในเวทีไหนที่จัดที่ง่ายที่สุด คือ เวทีการจัดอบรมการพัฒนาการเงินการคลังของเรา
• นอกจากให้ความรู้เรื่อง GF แล้ว อย่างปีนี้ ตค.51 เราจะจัดเลย เพื่อให้คนเอาปัญหามาแก้ปัญหา และเอาไปทำต่อได้ ปัญหาจากปี 50 ปีนี้กำลังมีปัญหา แต่เราแก้แล้ว เราก็จะนำมาเล่ากัน หลังจากนำเอาคนที่มีความรู้ เช่น กรมบัญชีกลาง ซึ่งเป็นคนวิเคราะห์งบการเงินของเราน่ะแหล่ะ ว่า GF ขณะนี้กรมอนามัยเกิดปัญหาอะไรบ้าง แต่แก้ไปแล้ว แต่แก้ยังไม่สำเร็จลุล่วง 100% มันก็มีบ้าง เพื่อให้คุณทำงานในปี 51 อย่างสบายใจ ตอนนี้เราจะทำ CoP แล้ว CoP ของเราก็จะเกิดเลย เมื่อก่อนเราก็จะจัดอบรมธรรมดา มันก็ไม่เกิด เราก็จะจัดโดยเวทีใช้ CoP ต่อ
• ทีนี้ในปี 50 เราทำเรื่องลดขั้นตอน กับ PMQA ทำไมต้องทำ เพราะ กพร. เขาให้ทำด้วย เราก็เอ๊ งานประจำของเรามันยุ่งยากจะตายอยู่แล้ว ก็ต้องหยิบ KPI ออกมาทำ เพราะว่าในเมื่อ 10.1 ก็จะต้องทำเพื่อให้มันสนองนโยบายของ กพร. เราก็ต้องทำงานประจำของเราด้วย
• ... เพราะฉะนั้นงานในเนื้องาน 10.1 คือ การลดขั้นตอนวิธีตกลงราคา เรื่องการเบิกจ่ายเงิน ซึ่งเป็นเรื่องของกองคลัง เนื้อแท้ 5 ฝ่ายเลย ตรงนี้ก็เลยเกิดขึ้นมาด้วย และได้ KPI อีกด้วย ไม่เหนื่อยยาก ทุกคนต้องทำงานประจำ แต่ทำให้ดีอย่างไร ถึงจะลดขั้นตอนให้ได้ 50% ถึงเบิกจ่ายเลยนะคะ ตั้งแต่จัดซื้อ
• ... เราก็เรียกระดมสมองส่วนกลางเข้ามาช่วย แล้วก็มาดูว่า เทคนิคการทำลดขั้นตอนจาก 30 วันทำการ เหลือ 15 วันทำการ ทำอย่างไร ทุกคนก็เล่า เล่าความสำเร็จในการจัดซื้อจัดจ้าง และส่งมาเบิกจ่าย แต่มาถึงระหว่างทาง ก็อย่างที่บอกว่า มันจะมีวิธีการทำงานที่ดีดี ที่เราต้องมาสรุปและเอาไปใช้ให้ได้
• สุดท้าย 9 เดือน เราบรรลุ KPI เสร็จแล้ว คุณได้คะแนน 100% งานเราก็ฉลุยไปแล้ว แต่ว่าแค่นี้ไม่พอ เราจะต้องปรับปรุงต่อเนื่องในทุกๆ เรื่อง

นี่ละค่ะ KM เรื่องง่ายๆ สไตล์พี่เปี๊ยก และคณะ