จะว่าแล้ว กลุ่มที่ 2 ที่ดิฉันดูแลอยู่นั้น อาจจะเป็นน้องๆ ที่ทำหน้าที่ให้การสนับสนุนกระบวนการของงานฝึกอบรมละค่ะ ซึ่งมีตั้งแต่ผู้ที่ทำหน้าที่เรื่องฐานข้อมูลผู้เข้าประชุม ฐานข้อมูลการอบรม การประเมินผล อุปรณ์โสตฯ ประสานอุปกรณ์โสต ดูแลผู้เข้าอบรม และอื่นๆ น้องๆ เล่ากันอย่างสนุกสนาน มีแหย่กันบ้าง แต่ก็ไม่หลุดความสนใจค่ะ ... ก็เพิ่งเห็นว่า เป็นสไตล์ KM อีกแบบ ที่ยิ่งเล่า ยิ่งสนุก

น้องๆ เขาเล่าอะไรกันบ้าง ลองมาดูสิคะ

น้องสน (จารวี) นะคะ คนนี้ ... เธอแดงฝีมือ Note taker ที่เขียนได้ไวมากเลย คนอื่นจะอ่านลายมือเธอยากหน่อย เพราะว่าเขียนตัวเล็ก แต่ว่า เขียนได้เร็ว และเก็บรายละเอียดได้มากจริงๆ แต่ว่าเธออ่านลายมือเธอเองนั้นคล่องปรื่อเลยละค่ะ เธอเล่าเรื่อง "ครั้งแรกของการเชิญวิทยากรบรรยาย" ว่า

ตอนมาทำงานใหม่ ไม่มีความรู้มาก่อน หัวหน้าให้ทำโครงการอบรมหลักสูตรนักบริหารยุติธรรมระดับสูงของศาลยุติธรรม ตั้งแต่ร่างโครงการ เชิญวิทยากร และทุกอย่าง

ครั้งแรก รู้สึกว่าประหม่า ทำไม่เป็น ทำไม่ได้ ไม่ได้อะไรสักอย่าง หัวหน้าก็เรียกเข้าไป และบอกว่า คนเราทุกคนทำได้หมด เพียงแต่ว่าจะทำหรือไม่ทำ และครั้งแรกที่ติดต่อวิทยากรคือ ท่านอาจารย์ธานินทร์ ไกรวิเชียร เราก็คิดว่า ทำไม่ได้ ท่านก็เดินมาถามอีกครั้งหนึ่งว่า โทรติดต่อวิทยากรหรือยัง บอกว่า ยังค่ะ ท่านก็บอกว่า "ทำ แล้วคุณจะเป็น"

ก็ได้ติดต่อทางเลขาฯ คุยรายละเอียดกัน และรู้สึกว่า พอได้คุย ได้โทร แล้ว ก็รู้สึกว่าไม่ใช่เรื่องที่ยากเลย หลังจากนั้นก็สำเร็จ ติดต่อวิทยากรเสร็จ

ในที่นี้ได้คติจากหัวหน้า ที่บอกว่า "คนเราทุกคนไม่มีใครหรอกที่ทำไม่ได้ เพียงแต่ว่าจะทำหรือไม่ทำ ลองทำดู แล้วจะรู้ว่าตัวเองทำได้หรือไม่ได้" ด้วยน้ำเสียง และหลายๆ อย่าง ที่แสดงว่า ท่านมั่นใจตัวเรา และให้โอกาสเรา

หลังจากนั้น เราก็รู้สึกว่า ทุกอย่าง เราทำได้

น้องต้อม (ชนิสา) ... น้องทำหน้าที่เรื่องการเก็บข้อมูล เรื่องการพัฒนาและประเมินผลบุคลากร ตอนนั้นกลุ่มนี้ก็เพิ่งทำเป็นครั้งแรก

ตารางข้อมูลจะมี ... ชื่อผู้รับการพัฒนา ... เรื่องที่เขาได้รับการพัฒนา ... วิธีการ ... กิจกรรมติดตามประเมินผล เขียนด้วยโปรแกรม Excel

เมื่อได้ทำตรงนั้นแล้ว ในขณะที่เราทำงาน ข้อมูลตรงนั้นจะต้องมีการแก้ไข และให้ผลตอนท้าย ต้องมารวบรวมผล และจากการทำงานตรงนั้น พบปัญหาว่า การเปิดหาเป็นรายบุคคลหายาก จึงมาทำสรุปเป็นตารางย่อ โดยตัดองค์ประกอบที่เป็นคำอธิบายออกไป เน้นส่วนที่สำคัญ และพบว่าเป็นปัญหาคือ เดิมไม่ได้ใส่ตำแหน่ง ตอนเก็บผลจะแยกลำบากว่า เขาเป็นพนักงานคดี หรือเจ้าหน้าที่ศาล

ตอนนี้ ทำเป็นตารางย่อออกมาแล้ว ก็จะค้นหาข้อมูล หรือตอนไปเก็บผล จะสะดวก และง่ายขึ้น ตารางย่อ จะประกอบด้วย ... ชื่อ ... ตำแหน่ง ... เรื่องที่เขาพัฒนา ... วิธีการ ... ผลสุดท้ายว่าผ่านหรือไม่ผ่าน ... และข้อเสนอแนะในแบบประเมิน

น้องอ้อ (รุ่งเรือง) ... ทำในเรื่องของการประสานการจัดหาโสตฯ ค่ะ

เป็นงานที่เจ้าหน้าที่ฝึกอบรมจะส่งใบงานมา ให้ติดต่อกับเจ้าหน้าที่โสตฯ เป็นการทำให้เจ้าหน้าที่ฝึกอบรมสะดวกขึ้น เพราะในรายละเอียดของการทำงานของเจ้าหน้าที่โสตฯ จะมี วัน เวลาของการทำงาน เช้า-บ่าย ช่วงเวลา และรายละเอียดการใช้อุปกรณ์โสตฯ

จะเริ่มจากรับใบงาน และไปดูตารางว่า วันนั้นเป็นเวรของเจ้าหน้าที่โสตฯ คนไหน และจะแจ้งเจ้าหน้าที่โสตฯ ว่า วันนี้มีงานช่วงเวลานี้ และต้องใช้อุปกรณ์โสตฯ ตัวนี้ และก็จะกลับไปแจ้งกับเจ้าหน้าที่ฝึกอบรม ว่า วันนี้เจ้าหน้าที่โสตฯ ที่จะดูแลงานให้คือใคร

ปัญหาของงานจะมี เช่น อุปกรณ์โสตไม่มี ไม่พอ เสีย มีปัญหา อ้อก็จะทำการไปหา ในที่อื่น ... ก็ต้องไปดูว่า ที่ไหนมีอุปกรณ์นี้ โดยโทรไปประสานกับเจ้าหน้าอุปกรณ์ตรงนั้นก่อนว่า อุปกรณ์ของเขาว่างหรือไม่ พร้อมที่จะให้เรายืมหรือเปล่า ถ้าพร้อม เราก็ลงไปยืม และไปเอาขึ้นมาให้เจ้าหน้าที่โสตฯ ของเรา วิธีการก็คือ เราบอกรายละเอียด เวลาที่ใช้ และเราจำเป็นต้องใช้งาน และจะให้คำมั่น ว่า จะดูแลอย่างดี และรีบเอามาคืน

คุณหนุ่ย (เอกพงษ์) ประทับใจในเรื่อง การดูแลผู้เข้ารับการอบรมค่ะ

ในการประชุมศาลปกครองโลก คุณหนุ่ยต้องทำหน้าที่ดูแลผู้เข้ารับการอบรม อำนวยความสะดวกเขาตั้งแต่มาถึงโรงแรม การกิน การอยู่ ที่พัก เอกสาร

ซึ่งในการประชุมครั้งนี้มีชาวต่างชาติในสายตา ก็คือ หน้าเหมือนกันไปหมด จำไม่ได้ จึงต้องกาวิธีจำเขาให้ได้ ตรงที่ แต่ละคนเขาจะมีรายละเอียดไม่เหมือนกัน เช่น การรับประทานอาหาร จะมีบางพวกที่เป็น Vegetarian คือ เป็นมังสวิรัติ บางพวกจะเป็น Non-vegetarian ก็คือ กินมังสวิรัติ แต่ยังทานผลิตภัณฑ์ของนม cheese ไข่บ้าง และก็ฮาลาล เขาจะเคร่งเรื่องอาหารที่รับประทาน ก็คือ การปรุง การฆ่า บางคนก็จะไม่ใช้ภาชนะร่วมกับคนอื่น

วิธีการของผม จะใช้วิธีการจำชื่อเขา เช่น ... คุณสตูมาตาม เราก็นึกไปถึงหน้าน้องตูมตาม ก็จะอ้วนๆ ก็จะจำได้ ... คนที่ทานฮาลาล เขาอยู่ประเทศ เซเนกัล เราก็จะจำว่า เซเนกัล เอา ฮาลาล ... ผมจะมีปี้น้อย (ปี้เป็นภาษาอีสาน คือ โพย หรือ ตั๋วครับ) เขียนว่า ประเทศนี้กินฮาลาล และก็ตัดรูปหน้าของเขามาทำเป็นสัญลักษณ์ให้เห็น ให้จำได้ เวลาที่ว่าง ก็จะเอามาดู เช่น ที่ป้ายรถเมล์ ... ชาวเซเนกัล ก็จะจำที่ผิวก่อนเลย เพราะว่าจะมีสีผิวที่ดำมาก ... คุณคาโบนาร่า ก็จะมีลักษณะอ้วนๆ ก็จะจำว่า คงจะชอบกินคาร์โบไฮเดรท ก็จำคาร์โบ ... บางทีเบลเยี่ยมหัวเลี่ยมๆ ทำนองนั้น

เขาก็รู้สึกว่า เขาประทับใจว่า เพราะว่าเราให้ความสำคัญ

ที่ชอบจำอย่างนี้ก็เพราะว่า สมัยเรียนหนังสือ ผมก็มีวิธีการดูหนังสือ โดยจะหาสัญญลักษณ์ เช่น มีรูปวงกลม สี่เหลี่ยม สามเหลี่ยม ถ้าสี่เหลี่ยมก็จะมีอย่างนี้ๆ เช่น ตอนอ่านหนังสือสอบ สี่เหลี่ยมก็จะเป็นมาตรา 9 ของทางกฎหมาย เพราะมาตรา 9 จะมี วงเล็บ 1 วงเล็บ 2 วงเล็บ 3 ถ้าเราเห็นเลข 9 ก็เอาไปอยู่ในสี่เหลี่ยมก่อน เราก็จะนึกได้ว่า อันนี้อยู่ในมาตรา 9

คุณศราวุฒิ (รุ่ง) เล่าเรื่อง เรื่องการตัดต่อวิดีโอ ด้วยโปรแกรมง่ายๆ ค่ะ (เธอบอก)

คุณรุ่งทำเรื่องการเตรียมโสตฯ สำหรับห้องประชุม โดยมีการเตรียมพร้อม ดูจากใบงาน เช็คอุปกรณ์ในห้องว่ามีหรือไม่ ติดตั้งให้เสร็จ ตรวจสอบ ทดสอบก่อนเวลาประชุม 30 นาที ถ้าอุปกรณ์เสีย ก็รีบเร่งเปลี่ยนตัวที่เสีย ถ้าไม่มีเลยก็ต้องรีบไปติดต่อหน่วยงาน หรือหยิบยืมจากหน่วยงานอื่น กรณีไมค์ ก็จะมีสำรองไว้ อยู่ที่โต๊ะเจ้าหน้าที่

เรื่องการตัดต่อวีดีโอ จะใช้โปรแกรม vegas โดยมีเพื่อนแนะนำ และซื้อหนังสือมาอ่าน ลองผิดลองถูก และก็รู้สึกว่า การใช้งานง่าย ไม่ซับซ้อน คุณภาพดี จึงใช้ในการทำงานสื่อในปัจจุบัน

น้องสกาวพร ... น้องคนนี้ค่ะ ที่เป็นผู้พัฒนา Go Search จัดทำฐานข้อมูลในการอบรมคนภายนอก

ตอนเริ่ม การอบรมของสถาบันจะแบ่งให้ทำหลายคน พอมารับช่วงต่อ ปัญหาของงานก็จะรู้สึกว่า เป็นเรื่องหนังสือ ปัญหาที่พบคือ ถ้าเป็นนักบริหารระดับสูงที่จะส่งไปอบรม เราอยากรู้ว่า รุ่นที่แล้วของปีที่แล้ว พิจารณาคนจากอะไร และผู้บริหารมีข้อคิดเห็นอย่างไร เราต้องไปรื้อแฟ้มเดิม ซึ่งมีทั้งที่เก็บไว้ที่ชั้น 29 ที่ไปเช่าที่ มีทั้งเก็บในกล่องแล้ว และทั้งที่อยู่ในแฟ้ม บางทีก็ทำให้เกิดปัญหาคือ หาเอกสารไม่เจอ

ก็ทำให้มานั่งคิดว่า เราจะทำวิธีอย่างไรให้หาข้อมูลได้ง่าย สะดวกรวดเร็ว สมบูรณ์

ก็ไปเจออีกปัญหา ตอนจะส่งคนไปเตรียมความพร้อมในการเกษียณอายุราชการ ไปรื้อเอกสารที่มีอยู่ในแฟ้มทั้งหมดแล้ว ไม่มีข้อมูล ก็เลยทำหนังสือว่า ยังไม่เคยมีโครงการนี้มาก่อนในสำนักงานศาลปกครอง ปรากฎว่า พี่อีกคนเขาคุยกับหัวหน้ากลุ่ม เขาบอกว่า เขาเคยทำ และเอกสารไปอยู่ที่ไหนล่ะ พอรื้อไป ก็พบเอกสารเอาลงไปเก็บในกล่องเอกสารที่เป็นข้อมูลที่ไม่ต้องค้นแล้ว

ก็เลยไปปรึกษารพี่ปวิณว่า ปัญหาอย่างนี้ไม่รู้ว่าจะแก้ปัญหาอย่างไร พี่เสนอไอเดียว่า เขาเคยทำโปรแกรมสืบค้นข้อมูล เป็นลักษณะคล้าย Google เวลาที่คีย์ คีย์เวิร์ดเข้าไป กด search แล้วก็จะปรากฎข้อมูลที่ต้องการในฐานข้อมูลออกมาให้ ก็เลยเอาฐานข้อมูลของพี่มาใช้ ... โดยมาปรับใช้กับข้อมูลการส่งคนอบรมภายนอกว่า ปกติเวลาที่เราจะใช้ข้อมูลในการส่งคนอบรม จะใช้อะไรบ้าง ก็จะสกัดออกมา

ใส่ประเด็นไปว่า รายชื่อผู้เข้าอบรม / ตำแหน่ง / สังกัด / ชื่อหลักสูตร / รุ่น / วันที่ / หน่วยงานผู้จัด / ค่าใช้จ่าย และสมรรถนะที่เกี่ยวข้อง

จึงสกัดออกมาเป็นฐานข้อมูล คำสำคัญที่จะสืบค้น เช่น จะสืบค้นว่า สกาวพรเคยไปเข้าอบรมในหลักสูตรอะไรบ้าง ก็คีย์คำว่า สกาวพร และกด search ข้อมูลที่เราใส่ไว้ในฐานข้อมูลก็จะขึ้นมาเลยว่าสกาวพรเคยอบรมหลักสูตรอะไรบ้าง ... กรณีที่เคยส่งใครเข้าอบรม นบส. บ้าง ก็คีย์ นบส. เข้าไป ถ้าต้องการรู้ นบส. ที่เป็นซี 9 ก็กด control F เหมือน excel ก็จะได้ผลการสืบค้นของ นบส. ระดับ 9 ที่เคยเข้าอบรม ว่าคนนี้ ชื่อนี้

มีความรู้สึกว่า ภูมิใจในงานจัดการฐานข้อมูลตรงนี้ เพราะสกัดจัดการฐานข้อมูลของตัวเอง ทำให้ทำงานง่ายขึ้น และเก็บข้อมูลได้ดีขึ้น

คุณภูษณะ ... เล่าเรื่องการสร้างไฟล์ mp3 ค่ะ

ขั้นแรก เตรียมห้องบรรยาย ประสานกับเจ้าหน้าที่อบรมว่า วิทยากรต้องการใช้อะไร เช่น เรื่องไมค์ นั่ง หรือเดินบรรยาย ก็เตรียมไมค์ที่เหมาะสม คือ ไมค์ตั้งโต๊ะ หรือไมค์ลอย ... บางท่านใช้ powerpoint ประกอบ เราก็ต้องประสานกับเจ้าหน้าที่ฝึกอบรมก่อนว่า วิทยากรมีให้ก่อนล่วงหน้าไหม จะได้เตรียมก่อน

บางครั้งเรื่องห้อง ส่วนใหญ่แสงสว่างมาก LCD จะไม่ค่อยชัด อาจารย์เคยถามว่ามีวิธีแก้ปัญอย่างไร เพราะถ้าปิดไฟหมดบางคนจะมองไม่เห็น ผมก็เลยดับแต่เฉพาะไฟด้วงด้านหน้าเวที บริเวณจอฉาย ก็ไม่ต้องดับทั้งห้อง

เรื่องการบันทึกปกติจะบันทึกเทป ลงในเทปคาสเสทส่วนใหญ่ พอ mp3 เป็นที่นิยม จึงคิดว่า น่าจะเอา mp3 มาใช้ในการฝึกอบรม เพราะว่าถ้าอัดเทปอย่างเดียวจะสิ้นเปลือง และไม่มีที่จัดเก็บเทป ก็เลยเริ่มผลิตเป็นไฟล์เสียงแทน ซึ่งก็ได้รับความนิยมเป็นอย่างมาก

ผมก็เลยเอา Notebook มาอัด ด้วยโปรแกรม vegas เวลา อาจารย์บรรยาย ซึ่งเมื่อบรรยายเสร็จก็สามารถเอาไปฟังได้เลย (... ปกติต้องตัดต่อ ใช้เวลานานมาก เช่น การบรรยาย 3 ชม. ก็จะเพิ่มเวลาไป 5-6 ชม.) ผมใช้วิธีตัดหัวท้ายไป ก็จะเสร็จทันความต้องการของลูกค้า และทันชั่วโมงนั้นด้วย ... วิธีการ ก็จะอัดโดย ต่อ Line in เข้าเครื่องคอมพิวเตอร์ตัวที่อัด ซึ่งก็สามารถอัดร่วมกันกับการนำเสนอก็ได้ ถ้ามีคอมพิวเตอร์ในห้องประชุมเครื่องเดียว

ที่ภูมิใจคือ สามารถให้พนักงานคดีไปใช้ และสอบได้หลายท่าน

สรุปปัจจัยความสำเร็จ เรื่องการดำเนินงานฝึกอบรมของกลุ่ม 2 ที่ได้เล่ามานั้นก็คือ

1. ด้านผู้บริหาร
   - แรกๆ ก็กังวล แต่ที่ทำได้ ก็เพราะว่าได้รับกำลังใจจากผู้บริหาร
   - มีการสอนงานจากผู้บังคับบัญชา
2. ด้านตัวบุคคล แยกออกเป็น 3 ประเด็นย่อย
   - คุณลักษณะในการเล่าเรื่อง ในเรื่องความขยัน อดทน เสียสละ การใฝ่รู้ ลงมือทำ มีความรับผิดชอบ ละเอียดรอบคอบ มีมนุษยสัมพันธ์ ยอมรับการเรียนรู้ซึ่งกันและกัน
   - ด้านทักษะ มีปฏิภาณไหวพริบ การใช้เทคนิคการจำ ความน่าเชื่อถือ
   - ด้านคุณธรรม จริยธรรม มีจิตสำนึกในการให้บริการ การสนับสนุนผู้ที่เกี่ยวข้อง ความคุ้มค่า การเตรียมความพร้อม
3. ด้านเทคโนโลยี การผลิตสื่อให้ทันสมัย ด้วย mp3 หรือ VCD การนำโปรแกรมใหม่ๆ มาประยุกต์ใช้ เพื่อเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงาน

คงเป็นตัวอย่างเรื่องของน้องๆ 7 ท่าน นะคะ ภายในเวลาประมาณ 2 ชั่วโมง 

รวมเรื่อง "คลุกวงใน KM ศาลปกครอง"