มาฟังเรื่องเล่าของกองการเจ้าหน้าที่ ตบท้ายรายการ shopping ตลาดนัดกันดีกว่านะคะ พี่ติ่ง และน้อง นุ้ย ... อิอิ จำชื่อบ่ได้ ป้าแก่แล้ว น้องมาบอกชื่อหน่อยเร้ว ... ร่วมกันเล่าว่า

การจัดการความรู้ของกอง จ. (ก็กองการเจ้าหน้าที่ไง) เราเริ่มทำในปี 2550 ทำในเรื่องของการเลือกสรรพนักงานราชการ ใช้กระบวนการคือ การจัดเวทีแลกเปลี่ยนเรียนรู้ เพื่อสกัดความรู้ออกมา พอเสร็จก็ได้ออกมาเป็นองค์ความรู้ กระบวนการ 7 ขั้นตอน

เราใช้ KM แต่ยังไม่ครอบคลุม เรายังต้องการความรู้จากคน ก็เลยออกแบบสอบถามช่วย จะถามความต้องการที่เขาจะมาแลกเปลี่ยน เขาก็ตอบมาเยอะมาก เราก็รวบรวมเก็บไว้ และมาสกัด

เราเลือกทำเรื่องนี้เพราะว่าเป็นงานใหม่ ที่เราอยากจะจัดการความรู้เรื่องนี้ เพื่อใช้ในการทำงาน โดยทำปีที่ 1 และปีที่ 2 แล้ว และมีความรู้สึกว่าต้องมีอะไรดีกว่านี้ ก็เลยใช้กระบวนการ AAR

พอทำแล้วแต่ละขั้นตอน ก็ชวนผู้ที่มาร่วมงานด้วย กับพวกที่มีประสบการณ์ และพนักงานราชการที่เขาเข้าตำแหน่งจริงๆ ให้เขามองด้วยว่า เขาสมาสมัครแต่ละขั้นตอน เขาพบอะไรที่ล่าช้า หรืออาจจะยังไม่ถูกต้อง และเราก็มาจัดการความรู้ กระบวนการนี้จะต้องทำอะไรบ้าง จนสุดท้ายได้ Flowchart ขั้นตอนของการเลือกสรรพนักงานราชการขึ้นมา ... และถ้าหน่วยงานไหนที่จะต้องมีพนักงานราชการ เอาไปใช้ได้เลย เพราะเราต้องใช้ระเบียบมาอิงด้วย ก็คงไม่ได้ใช้แลกเปลี่ยนอย่างเดียว ต้องใช้ความรู้ด้วย

การจัดการความรู้ในปี 2551 เราก็มีการประชุมกัน และบอกว่า กอง จ. เกิดปัญหาในงานมาก ก็คุยกันว่า เกิดจากอะไร ... ก็พบว่า ส่วนใหญ่ก็จะมาจากการติดต่อสื่อสารที่ไม่มีประสิทธิภาพ จากนั้นเราก็ทำเรื่องของการพัฒนาระบบการติดต่อสื่อสารของการการเจ้าหน้าที่ และได้ทำลักษณะสกัดความรู้จากแหล่งต่างๆ เกี่ยวกับเรื่องการสื่อสาร รวมทั้ง อยากรู้ความรู้พื้นฐานของคนในกองการเจ้าหน้าที่ของเราด้วยว่า มีปัญหาอุปสรรค หรือความรู้สึกต่างๆ เกี่ยวกับการติดต่อสื่อสารกันอย่างไร

• เราได้ออกแบบสอบถาม แบบสำรวจออกมา เพื่อสอบถามคนในกอง จ.
• และใช้โปรแกรม SPSS ถอดออกมาก็เป็นรายงาน ว่า ช่องทางไหนมีประสิทธิภาพ ไม่มีประสิทธิภาพ
• เสร็จจากนั้นเราก็ใช้ข้อมูลเป็นพื้นฐาน
• และใช้กระบวนการ ลปรร. โดยผ่านเวที ลปรร. 3 ครั้ง ห่างกันประมาณ 1 เดือน กลุ่มเป้าหมาย คือ เจ้าหน้าที่ในกอง จ. 10 คน โดยคัดมาจากทุกฝ่าย ทำหนังสือขอความร่วมมือ แต่ละฝ่าย จะมี Note taker มี Fa ตามกระบวนการ
• จากนั้น หลังจากที่ถอดบทเรียน เราก็ได้ปัญหาที่เกิดขึ้น จากระบบการติดต่อสื่อสาร รวมทั้งข้อเสนอแนะแนวทางแก้ไข
• และทำให้ทราบทั่วกันในกองฯ มาอ่านกัน ว่า ในส่วนไหนที่เขาทราบเขาก็พัฒนา และปรับปรุงงานของเขาได้
• แต่ในบางส่วน เช่น โทรศัพท์ มีจำนวนน้อย ก็ต้องเสนอผู้บริหาร ในการปรับปรุงต่อไป พัฒนาองค์กรของเราต่อไป
• และเรายังได้ Flow chart ขั้นตอนการติดต่อ สื่อสาร ในกอง จ. ว่า ในแต่ละฝ่ายมีบทบาทหน้าที่อย่างไร และช่องทางการติดต่อสื่อสารของเขา มีลักษณะไหน อย่างไร

สาเหตุที่ต้องทำตรงนี้ ขึ้นมา เพราะว่าพบปัญหามาก เรื่องการส่งไม่ถูกที่พูกทาง ก็ทำให้เขารู้ว่า ฝ่ายบริหารเขาไม่รู้เรื่องนี้อยู่ตรงไหน จะได้ถูกต้องมากขึ้น

สุดท้าย ทีมก็คิดกันว่า เราต้องทำตามแนวคิดนี้ออกมาให้ได้ เราต้องสื่อให้คนภายนอกที่มาติดต่อกับกอง จ. สามารถรู้จักคนที่จะมาติดต่อได้โดยง่าย แต่ขั้นต่อไป เราอาจจะต้องเพิ่มชื่อ กับเบอร์โทรศัพท์ต่อไป

สรุป เป็นกระบวนการ ลปรร. ของ กอง จ. ว่ามีการ ลปรร. ในส่วนของเวปบอร์ด จากนั้นก็จะมี KM Room เริ่มมาตั้งแต่ปี 2550 เรากีมีการพัฒนาปรับปรุงเรื่อยๆ มีมุมความรู้ กระดานความรู้ กล่องความรู้ ใครอยากแลกเปลี่ยนก็เอามาใส่ และหยอดใส่กล่องเพื่อที่จะไปตีพิมพ์ และเราจะมีสารสัมพันธ์ แผ่นเท่า A4 2 หน้า และลงไปเวป KM กอง จ. ทุกฉบับ ในส่วนของ Internet และแบบสอบถาม ก็เป็นกระบวนการ ลปรร. เหมือนกัน

นี่ละค่ะ ผลงาน 2 ปี ของ กอง จ.

รวมเรื่อง ตลาดนัดการจัดการความรู้ สู่คนไทยสุขภาพดี 2551