รู้เรื่องการพิมพ์หนังสือราชการไม่ให้โดนตีกลับ


          เมื่อวันพุธที่ 6 พฤษภาคม 2552 สำนักหอสมุดเปิดเวทีกิจกรรมแลกเปลี่ยนเรียนรู้เรื่อง "รู้เรื่องการพิมพ์หนังสือราชการไม่ให้โดนตีกลับ" ค่ะ เป็นหัวข้อที่มีที่มาที่ไปจากการประชุม Refresh ของหน่วยสารบรรณ ที่พบปัญหาการพิมพ์หนังสือราชการของบุคลากรในงานต่างๆ ที่ลงมือพิมพ์เอง เพราะว่า อยากให้ทุกอย่างรวดเร็วขึ้น ลดขั้นตอนการทำงานโดยไม่ส่งงานไปพิมพ์ที่หน่วยสารบรรณซึ่งมีบุคลากรรับผิดชอบการให้บริการพิมพ์งาน อีกสาเหตุหนึ่งที่พบก็คือ การพิมพ์งานไปด้วย คิดไปด้วยเดี๋ยวนั้น มือจับที่แป้นพิมพ์แทนการจับปากกา ดินสอค่ะ

          แต่ปรากฏว่า หนังสือราชการที่พิมพ์มามีสารพัดตัวอักษร ใช้การเคาะแป้นและกด Enter ซึ่งไม่จำเป็น การพิมพ์เยื้องหน้าเยื้องหลังไม่เป็นระบบระเบียบของราชการ ทำให้เกิดความล่าช้ายิ่งขึ้น พอหน่วยสารบรรณซึ่งเป็นหน่วยคัดกรองเอกสารก่อนเสนอลงนามและนำส่งออกจากหน่วยงานเจอก็ส่งกลับคืนเพื่อแก้ไขค่ะ หรือไม่ก็แนะนำให้ส่งไฟล์เอกสารมาแก้ไขที่หน่วยสารบรรณ หรือส่งต้นฉบับมาให้เราจัดการให้ คุณมีหน้าที่ตรวจทานและลงนามในสำเนาก่อนเสนอเอกสารเข้าแฟ้มลงนามโดยผู้บริหาร ผลปรากฏคือ ความไม่พอใจ

          ไม่เป็นไร ทีมบุคลากรหน่วยสารบรรณก็มาคิดกันว่าแล้วจะทำอย่างไรกันดี พบกันครึ่งทาง เราได้ข้อสรุปสองสามวิธีการค่ะ ตั้งแต่การจัดกิจกรรมให้ความรู้การพิมพ์เอกสารราชการเบื้องต้น ทั้งโดยการเชิญชวนสมัครมาร่วมกิจกรรมที่ห้องทำงานหน่วยสารบรรณ (งานพิมพ์) หรือจะให้บุคลากรของหน่วยสารบรรณเดินทางไปยังสถานที่ทำงาน การเขียนบล็อกเผยแพร่ความรู้จากผู้ที่ลงมือปฏิบัติจริงจนเชี่ยวชาญ และการนำเสนอผ่านเวทีแลกเปลี่ยนเรียนรู้ ซึ่งในที่สุด กิจกรรมตามกระบวนการปรึกษาหารือได้ดำเนินการไปครบทั้งสามรูปแบบ

Copheart010 

          และนี่คือสรุปจากกิจกรรมที่เกิดขึ้นในเวทีแลกเปลี่ยนเรียนรู้ค่ะ (เราใช้แบบฟอร์มที่กำหนดเป็นกรอบในการสรุปสาระความรู้ที่ได้ค่ะ)

ชื่อผู้เล่า/แลกเปลี่ยนเติมเต็ม

นายวัชรา ทองหยอด

ชื่อผู้ลิขิต

ม.ล.กัตติกา ละอองศรี

วันที่ - เวลา

6 พฤษภาคม 2552

ประเด็นเรื่องเล่า

ปัญหาจากการส่งหนังสือราชการที่งาน/หน่วยจะเสนอผู้บริหารลงนามเพื่อส่งออกไปจากสำนักหอสมุด ไม่ถูกระเบียบการพิมพ์หนังสือราชการ ทำให้เสียเวลาการดำเนินงาน

กระบวนการ / วิธีการ

สู่ความสำเร็จ

นำเสนอรูปแบบการพิมพ์หนังสือราชการระดับพื้นฐานที่งาน/หน่วยสามารถเรียนรู้และนำไปปฏิบัติได้ง่าย ๆ เพื่อลดขั้นตอนความเสียเวลาในการส่งกลับคืนไปแก้ไข ทั้งนี้นายวัชราเตรียมเนื้อหาสาระที่นำเสนอในรูปเอกสารไฟล์ และการเผยแพร่ผ่าน Weblog ใน Website ที่ http://gotoknow.org  ชื่อบล็อก รู้ไว้ใช่ว่า ใส่บ่าแบกหาม ดังนี้

(1)  การพิมพ์หนังสือราชการไม่ยากอย่างที่คิด

(2)  การพิมพ์หนังสือราชการไม่ยากอย่างที่คิด

(3)  การพิมพ์หนังสือราชการภายนอก

(4)  การพิมพ์หนังสือราชการภายใน

(5)  จดหมายเวียน

(6)  การพิมพ์ซองจดหมาย

(7)  การพับจดหมายใส่ซอง

เทคนิค / กลยุทธ์ที่ทำให้เกิดความสำเร็จ

การใช้สื่อ ภาพประกอบเหมาะสมในการนำเสนอ และการลงมือปฏิบัติให้ดูเป็นตัวอย่างแต่ละขั้นตอน รวมถึงการมีพื้นที่ Weblog ส่วนตัวในการเผยแพร่ความรู้โดยมีผู้สนใจเข้ามาร่วมกิจกรรมแลกเปลี่ยนและซักถาม

ผู้มีส่วนร่วมในความสำเร็จ

 วิทยากรและผู้เข้าร่วมกิจกรรมแลกเปลี่ยนเรียนรู้ ตลอดจนบุคคลทั่วไปที่สามารถเปิดอ่านบันทึกต่างๆ ที่นำเสนอเนื้อหาสาระในหัวข้อนี้ที่ Website ที่ http://gotoknow.org

การเรียนรู้ที่เกิดขึ้น

การศึกษาและลงมือปฏิบัติตามขั้นตอนและข้อแนะนำของผู้ที่เชี่ยวชาญอยู่ก่อนแล้ว จะทำให้เกิดความรู้และประสบการณ์ เกิดความเข้าใจ และทำให้งานที่ทำสำเร็จรวดเร็ว ลดขั้นตอนการเสียเวลาแก้ไข

อื่น ๆ

 ประโยชน์ของการใช้ Blog เป็นเครื่องมือจัดการความรู้

เรายังมีสื่อวิดีโอคลิปเพื่อให้ผู้สนใจเข้าชมนะคะ ที่นี่ ค่ะ (บางท่านอาจจะเปิดชมไม่ได้ จะนำไปตัดต่อทำเป็นตอนๆ เผยแพร่ผ่าน YouTube ให้นะคะ)

ปิดท้าย คนนี้ค่ะ พี่ไข่ คุณวัชรา ทองหยอด ผู้เชี่ยวชาญงานพิมพ์หนังสือราชการและอีกหลายๆ เรื่องค่ะ

Pikai1 

(แอบตั้งชื่อภาพนี้มานานแล้วค่ะว่า...ทำดีไม่ต้องเดี๋ยว)

หมายเลขบันทึก: 270665เขียนเมื่อ 24 มิถุนายน 2009 18:02 น. ()แก้ไขเมื่อ 6 กันยายน 2013 20:57 น. ()สัญญาอนุญาต: ครีเอทีฟคอมมอนส์แบบ แสดงที่มา-ไม่ใช้เพื่อการค้า-อนุญาตแบบเดียวกันจำนวนที่อ่านจำนวนที่อ่าน:


ความเห็น (23)
  • สวัสดีค่ะคุณพี่ ดาวลูกไก่ ชื่นชมยินดี
  • แวะมาอ่านประดับความรู้
  • เรื่องใกล้ตัวที่ไม่ควรมองข้ามนะคะ
  • ขอบคุณค่ะ

ขออนุญาตเก็บไว้ในแพลนเน็ตนะคะ

ขอบคุณอีกครั้งค่ะ...

สวัสดีค่ะ ขอบคุณค่ะดีจังเลย รู้ไว้ใช่ว่า

สวัสดีค่ะคุณ สีตะวัน

ขอบคุณค่ะ ยินดีค่ะ ทำงานที่เกี่ยวข้องกับการจัดการองค์ความรู้ ต้องช้าๆ ได้พร้าเล่มงามนะคะ

คุณสีตะวันเคยพิมพ์งานเองแล้วเจอหน่วยงานสารบรรณทักท้วงบ้างไหมคะ พี่โดนบ่อยพอสมควรค่ะ ตอนหลังใช้วิธีพิมพืร่างส่งเมลให้ผู้ชำนาญการจัดหน้าเอกสารให้ถูกต้องให้เลยค่ะ (ตัดปัญหา)

สวัสดีค่ะคุณ KRUPOM

รู้ไว้ใช่ว่าใส่บ่าแบกหามค่ะ แต่ว่ายุคนี้ไม่ต้องหาม มันหนัก...วางเอาไว้ก่อน จะใช้เมื่อไรค่อยมาเอาไป อิอิ ขอบคุณค่ะ

  • สวัสดีค่ะ หลานดาว
  • ป้าแดงเองต้องไปเรียนการเขียนหนังสือราชการแน่ะค่ะ เพราะงานสารบรรณไม่ทำให้
  • คงเพราะต้องการความรวดเร็วเนีั่่ยละค่ะ ทุกจุดเลยต้องทำเอง แล้วทำไม่ถูก หากมีการเรียนรู้ร่วมกันแบบนี้ก็น่าจะดีนะคะ
  • ขอบคุณค่ะ
  • สวัสดีครับ พี่ดาวลูกไก่
  • สุขกายสบายใจดีนะครับ
  • ขอบคุรครับสำหรับเรื่องราวดีดี
  • คราวนี้ล่ะ
  • คงจะไม่โดนตีกลับแล้วครับ
  • เมื่อก่อนที่ตีกลับเพราะผมไม่ได้ไปอยู่ใกล้ๆครับ
  • เดี๋ยวนี้ไม่ตีกลับเพราะถือไม้ไปยืนคุมหนังสือที่ส่งไปด้วยตัวเองครับ
  • ไม่กล้าตีกลับ อิอิ
  • พักผ่อนนะครับ
  • รักษาสุขภาพด้วยนะครับ

สวัสดีค่ะป้าแดง

เรียนรู้ร่วมกันค่ะ

ที่หน่วยงานสารบรรณของป้าแดงต้องการความรวดเร็ว ลดขั้นตอนการทำงานของตัวเอง เค้าควรต้องดูด้วยนะคะว่า หน่วยงานหรือคนอื่นๆ เขาพร้อมไหม ถ้างานพลาดออกมา จะเสียเวลา และหงุดหงิดทั้งสองฝ่ายนะคะ มีเหมือนกันที่บางงาน บางคนที่พร้อม ก็เป็นเรื่องดีของหน่วยงานส่วนรวม แต่งานหลักๆ ของหน่วยงานด้านสารบรรณ เช่น หอสมุด มช. ก็คือให้บริการงานพิมพ์แก่งานย่อยๆ ในองค์กรด้วยค่ะ (บางหน่วยงานอาจไม่เหมือนที่หอสมุด มช. ค่ะ อาจมีพนักงาน/เจ้าหน้าที่บริหารงานทั่วไปอยู่ด้วยแล้ว)

การลงมือทำได้ด้วยตัวเราเองเป็นเรื่องดี ไม่ทำก็จะไม่รู้จริง... นะคะ ช่วงนี้มีความสุขค่ะ มี "น้องเลี้ยง" มาทำงานร่วมกันแล้ว

ดีใจที่เราเองก็เรียนรู้ สู้ด้วยตัวเองมาตลอด (อิอิ หัวเดียวมานาน^^) เมื่อมีคำถามเรื่องเทคนิคต่างๆ ที่ไม่ได้มีในตำรา เท่ากับเราได้พิสูจน์ตัวเราด้วยค่ะว่าความรู้ที่มาจากประสบการณ์นั้น มีค่าแค่ไหน มีอะไรอีกบ้างที่เราต้องเรียนรู้เพิ่มเติมต่อไปค่ะ

สวัสดีค่ะกระต่ายน้อย คนพลัดถิ่น~ต้นตอ-natachoei(หน้าตาเฉย)

ขอเอาไม้ตีมือครูเอ๊ะสองที ปรับพิมพ์ผิด อิอิ

พิมพ์หนังสือราชการไม่ถูกระเบียบ ต้องตีกลับค่ะ

พี่ดาวค่ะ แม่ต้อย กับพี่พอลล่ามาถึงแล้วค่ะ....ตอนนี้อยู่ที่โรงแรมแล้ว เห็นว่าพรุ่งนี้ตอนเย็นจะไปดูหมีแพนด้ากัน....อิอิ...............

 

น้องก้อยคะ

อายแม่ต้อยและน้องพอลล่ามากเลย พี่อยู่เชียงใหม่มาตั้งนานยังไม่มีจังหวะไปทักทายทูตหมีแพนด้าเลยค่ะ...จุ๊ๆ อย่าเอ็ดไปนะคะ

สวัสดีค่ะ คุณดาวลูกไก่

  • ขอบคุณสำหรับเรื่องราวต่างๆ ในการจัดทำหนังสือราชการ
  • จะได้นำไปใช้ได้อย่างถูกต้อง

มาแสดงความยินดี กับ ท่าน กก G2K ครับ

สวัสดีค่ะคุณ noktalay

ดีใจที่เป็นเรื่องมีประโยชน์ได้ค่ะ

รวมเป็นหน้าที่ของผู้ประสานงาน (Facilitator) ค่ะ ที่จะนำเสนอผลจากการปรับกระบวนการทำงานของเพื่อนร่วมงานในหน่วยงานค่ะ ไม่ว่ากิจกรรมที่ทำจะประสบความสำเร็จมากหรือน้อย แต่คิดว่าได้ลงมือดำเนินการปรับปรุงงานที่ทำให้ดีขึ้นได้ ลดขั้นตอนต่างๆ ได้ด้วย ก็จะนับให้เป็นเรื่องความสำเร็จ...ของแต่ละคนแต่ละบทบาทหน้าที่ด้วยนะค่ะ

(ไม่คิดเข้าข้างตัวเองก็เห็นเป็นเรื่องแปลกนะคะ อันนี้ให้กำลังใจตัวเองหน่อยหนึ่ง อิอิ)

เรียนท่านอาจารย์ JJ ค่ะ

รับเป็น กก KM  จะได้ติดตามอ่านงานบันทึกที่มีกัลยาณมิตรชี้นำนะค่ะ ได้และได้และได้ ได้ ได้ อิอิ ไม่ลองไม่รู้ รุ่นพี่แอบขู่ไว้เหมือนกัน เอาน่ะ...เอาน่ะ อิอิ

ขอบคุณคุณ KRUPOM ค่ะ มาแต่เช้า แต่มาทักทายกลับเสียเย็นเลย ^^ แบบนี้ต้องบ๋ายบาย Thursday นะคะ

เข้ามาอ่านและอยากบอกว่า รูปแบบการพิมพ์สวยงามมากค่ะ

สวัสดีจ๊ะ  สุขสันต์วันสุขจ๊ะ  มีคนตามหาตัวอยู่นะ

วันนี้วันศุกร์

สวัสดีค่ะคุณ Sasinand

ขอบพระคุณค่ะ ดีใจมากค่ะที่คุณ Sasinand สังเกตเห็น

เขียนบันทึกบ่อยๆ จนรู้ช่องทางการพิมพ์บันทึก ตกแต่งเนื้อความและบังคับให้มันจัดวางได้ตามที่ใจต้องการค่ะ

สวัสดีค่ะคุณ KRUPOM

ขอบคณค่ะ ไปตามหาจนพบว่าเกิดอะไรขึ้นแล้วค่ะ ออกมาเป็นแบบนี้เลยค่ะ (พรุนไปทั้งตัว ^O^)  สุขสันต์วันสุข(ศุกร์) ค่ะ

ถือว่าเป็นข่าวดีมากๆ เลยครับ...กำลังจะศึกษาเรื่องนี้อยู่พอดี ขอบคุณครับคุณดาวลูกไก่

นี่คือคำขอบคุณสาระประโยชน์ที่ได้รับจากการอ่านบันทึกนี้ครับ

สวัสดีค่ะคุณ I'm P

ดีจังเลยนะคะ ต้องการที่ปรึกษา ขอแนะนำคุณวัชรา ทองหยอด (ไข่) ค่ะ

สวัสดีค่ะคุณ ธีรเดช รัตนากร

ขอบคุณค่ะ ดีใจที่บันทึกมีประโยชน์ค่ะ

พบปัญหาการใช้งานกรุณาแจ้ง LINE ID @gotoknow
ClassStart
ระบบจัดการการเรียนการสอนผ่านอินเทอร์เน็ต
ทั้งเว็บทั้งแอปใช้งานฟรี
ClassStart Books
โครงการหนังสือจากคลาสสตาร์ท