ในการประชุมรูปแบบใหม่ ของทางสถาบันฯ ได้นำเครื่องมือ world cafe'  มาใช้ และรพ. หลายแห่งเริ่มที่จะสนใจ นำไปประยุกต์ใช้ในรพ. พอลล่าจึงขอเผยแพร่แนวทางการจัดเตรียมอุปกรณ์ สถานที่ ของ world cafe ดังนี้ค่ะ

การจัดเตรียมสถานที่  : เป็นห้องประชุมที่เงียบสงบ ปราศจากเสียงรบกวนจากภายนอก มีไฟฟ้าปิด เปิดได้สะดวก สามารถนำ coffee break มาจัดวางในห้องประชุมและรับประทานในห้องได้

รูปแบบ จัดเป็นโต๊ะกลม นั่งแบบสบายๆกลุ่ม ละ 4 คน หากมีข้อจำกัด อาจเป็น 5 คน

ผู้เข้าร่วมประชุม เป็นผู้ที่สนใจในเรื่องนั้นๆ และ/หรือมีประสบการณ์การสนทนาโดยเฉพาะการฟังอย่างลึกซึ้ง

อุปกรณ์

1) สีเทียน Pastel จำนวนกล่องเท่าจำนวนของกลุ่ม

2) Flip chart จำนวนเพียงพอ

3) ขนมขบเคี้ยว

4) คอมพิวเตอร์ พร้อมอุปกรณ์ขยายเสียง

5) ขาตั้ง flip Chart สำหรับนำเสนอ 1 อัน

รูปแบบการจัดสถานที่/โต๊ะ  (ตามภาพ)

1)        จัดโต๊ะกลม ขนาดเส้นผ่าศูนย์กลาง  ประมาณ 100 – 120 เซ็นติเมตร

2)        ปูผ้าปูตาหมากรุก หรือใช้ลายผ้าขาวม้า (ถ้าจัดหาได้)

3)        เก้าอี้ที่เคลื่อนย้ายสะดวก 4 ตัว (เท่าจำนวนคน)

4)        จานขนมขบเคี้ยวเล็กๆ วางบนโต๊ะ และ flip chart วางบนโต๊ะ

1. ความรู้มีคุณค่า ความรู้ในตัวเราทุกคน ซึ่งได้ถ่ายทอดมาจากประสบการณ์ จากความคิดเห็น จากความรู้ จากความรู้สึก เป็นของมีค่า ที่ควรนำมาแลกเปลี่ยน แบ่งปัน ซึ่งทุกๆ ท่านมีของที่มีคุณค่าอยู่ในตัว

2. การสนทนาที่ดีที่สุด คือ การสนทนาที่อยู่ในบรรยากาศของผ่อนคลาย  ปราศจากความกลัวการสนทนาใน World café ขอให้ปลด ยศ ตำแหน่ง ออกไปให้หมด(เน้นความเท่าเทียมกัน)

4. การสื่อสาร/การพูดคุยในวงสนทนา

1)  ผู้เล่า/พูด ขอให้เล่า/พูด หรือแลกเปลี่ยนประสบการณ์ เปรียบประดุจว่าสิ่งที่จะพูดในวันนี้เป็นคำพูดที่ท่านได้เตรียมมาเป็นเวลานาน ไม่เคยพูดอย่างนี้มาก่อน หรือเป็นความสดใหม่ที่เกิดจากการฟังอย่างลึกซึ้งและมีความคิดใหม่เกิดขึ้นและอยากสื่อสารให้สมาชิกได้รับรู้ โอกาสที่จะได้พูดสำหรับกัลยาณมิตรอย่างนี้ก็ไม่เคยมี

2)  สมาชิกผู้ฟังขอให้ฟังอย่าง “ตั้งใจ” เปรียบเสมือนว่าคำพูดของเพื่อนทุกคนเป็นสิ่งมีค่า เป็นสิ่งที่ผู้พูดไม่เคยพูดที่ไหนมาก่อน ไม่มีทางที่จะมีโอกาสได้พูดเหมือนกับที่ได้พูดในวันนี้ ให้ผู้ฟังคิดว่าวันนี้เราโชคดีที่สุด ที่ได้มีโอกาสฟัง เราได้รับเกียรติอย่างยิ่งที่ได้ฟังเรื่องราวที่ดีๆ ที่มีคุณค่าจากกัลยาณมิตรขอให้ทุกคน "ห้อยแขวน" อย่าด่วนตัดสินเรื่องราว ไม่เร่งในการเห็นด้วย ไม่รีบไม่เห็นด้วย ขอให้ฟังเพื่อ "เข้าใจ และมองเห็น" แหล่งที่มาของสิ่งที่เพื่อนเรากำลังพูด

6. บนโต๊ะจะมีกระดาษเปล่าสำหรับเขียน และสี ผู้ร่วมการสนทนาสามารถเขียนอะไรลงไปในกระดาษก็ได้ จะเป็นรูปภาพ ประโยค วลี หรือเป็น diagram ได้ทั้งนั้น

7. จะมีการหมุนเวียนเพื่อแลกเปลี่ยนประสบการณ์ 3 รอบ โดยแต่ละรอบใช้เวลาประมาณ 20 นาที ขอให้ทุกคนบริหารเวลา เมื่อครบกำหนด 20 นาที จะมีเสียงระฆังเตือน ขอให้ทุกคนหยุดการแลกเปลี่ยน และย้ายไปอยู่กลุ่มอื่น ส่วนการเปลี่ยนทุกครั้งขอให้สมาชิกเลือก Host ไว้ที่กลุ่มเดิม 1 ท่าน เพื่อสรุปเรื่องราวที่ได้คุยกันให้สมาชิกท่านใหม่ฟัง

8. เมื่อครบรอบที่ 3 ผู้ที่เป็น Host ของแต่ละกลุ่มจะเป็นผู้นำเสนอแนวคิดของกลุ่ม ซึ่งรวบรวมมาจากเพื่อนๆ 3 ครั้ง ได้ที่ประชุมใหญ่อีกครั้งเพื่อแลกเปลี่ยน

9. สำหรับผู้พูดเมื่อแลกเปลี่ยนประสบการณ์เสร็จ ขอให้พูดคำว่า “จบแล้ว” เพื่อเปิดใจการให้เพื่อนคนอื่นได้พูดต่อไป จนครบทุกท่าน