การใช้เครื่องมือชุดธารปัญญา เป็นเครื่องมือที่มีประโยชน์มากในการค้นหาBest practice ที่เป็นที่ยอมรับกันได้ง่ายในกลุ่มผู้แลกเปลี่ยน แต่มีความยากในแต่ละขั้นตอนหากจะทำให้ได้ดี มีรายละเอียดปลีกย่อยพอสมควร ทำให้หลายแห่งไม่นำไปใช้เพราะดูยุ่งยาก แต่หากเป็นการแลกเปลี่ยนต่างกลุ่ม ต่างฝ่ายหรือต่างหน่วยงานจะมีประโยชน์ดีมาก ในการทำWorkshop ของผมจึงจะให้เห็นการแลกเปลี่ยนในรูปแบบสุนทรียสนทนาที่เริ่มจากความรู้สึกชื่นชม ยอมรับ ภาคภูมใจและแลกเปลี่ยนด้วยการเริ่มต้นจากเครื่องมือชุดธารปัญญาด้วย

การสร้างตารางอิสรภาพ จะต้องกำหนด KVที่ชัดเจน ตรงกัน ที่สำคัญตรงกับปัจจัยหลักของความสำเร็จของหน่วยงานหรือสมรรถนะหลักของหน่วยงานหรือต้องผ่านการพิจารณาว่าเป็นองค์ความรู้ที่จำเป็นของหน่วยงานจริง

การกำหนดปัจจัยความสำเร็จ สามารถกำหนดได้ 4 กลุ่มหลักๆคือปัจจัยนำเข้า ขั้นตอนการทำงาน ผลลัพธ์หรือสมรรถนะ ซึ่งคนมักจะคุ้นเคยกับการกำหนดเป็นปัจจัยนำเข้ามากเพราะเห็นง่าย เป็นความต้องการของคนทำงานเช่นจำนวนคน อุปกรณ์การทำงาน งบประมาณ ห้องทำงานเป็นต้น แต่ไม่ค่อยสอดคล้องกับความเป็นจริงและไม่ค่อยสนับสนุนประสิทธิภาพขององค์กรนัก

ตัวอย่างเช่น โรงพยาบาลขนาดเท่ากัน มีหมอเท่ากัน อาจมีผลลัพธ์ของงานไม่เท่ากันได้ เพราะวิธีปฏิบัติต่างกัน หรือโรงพยาบาลที่มีหมอ 2 คน อาจมีผลงานดีกว่าที่มีหมอ 4 คนได้ หรือบางแห่งห้องให้บริการผ่าตัดแคบกว่า แต่มีผลการผ่าตัดดีกว่าที่ที่มีห้องผ่าตัดหว้างกว่าตามเกณฑ์มาตรฐานโครงสร้างได้ การกำหนดด้วยปัจจัยนำเข้าจึงไม่สะท้อนถึงวิธีปฏิบัติที่ดีได้ ยิ่งสมัยนี้เราพูดกันถึงแนวคิดการบริหารแบบมุ่งผลสัมฤทธิ์ จึงควรมุ่งสนใจไปที่ผลลัพธ์ แล้วค่อยย้อนไปดูวิธีการทำงานซึ่งจะได้เป็นBest practiceได้

แต่ก็พบว่าในงานทางด้านสาธารณสุขนั้น การมองที่ผลลัพธ์อย่างเดียว จะมีความยากในการวัดเนื่องจากเกี่ยวกับมิติของชีวิตคนและบางสิ่งมองเห็นยากด้วยตาเปล่า ซึ่งผลลัพธ์ที่ดีนั้นอาจเกิดจากวิธีปฏิบัติที่ดีหรือโชคดีก็ได้ เช่น การไม่มีโรคระบาดในหมู่บ้าน อาจเกิดจากมีวิธีการป้องกันควบคุมโรคที่ดีหรืออาจจะไม่มีการควบคุมป้องกันโรคแต่โชคดีที่ไม่มีผู้ป่วยเกิดขึ้น เป็นต้น

ดังนั้น เราสามารถกำหนดปัจจัยแห่งความสำเร็จเป็นกระบวนการ ก่อนได้ พอทำไปหลายๆครั้ง ทุกคนในกลุ่มมีกระบวนการหลักที่เป็นมาตรฐานแล้ว ค่อยปรับตารางเป็นแบบผลลัพธ์ได้ หรือจะใช้การกำหนดปัจจัยเป็น 2 in 1 คือกำหนดปัจจัยความสำเร็จเป็นขั้นตอนการทำงาน แล้วกำหนดค่าระดับคะแนนเป็นผลลัพธ์โดยใช้ตัวชี้วัดที่เหมาะสมได้

การกำหนดค่าระดับคะแนนการประเมิน ส่วนใหญ่กำหนดเป็นค่าตั้งแต่ 1-5 เราไม่กำหนด 0 เพราะคนเราไม่มีใครมีความรู้ความสามารถในตัวเป็น 0 และการกำหนดค่าเป็น 5 ระดับมักจะใช้กันทั่วไปในการวัดระดับเนื่องจากมีช่วงกว้างที่ไม่ถี่หรือห่างเกินไป สามารถประเมินได้ง่าย ถ้ากลางๆหรือผ่านเกณฑ์ก็ได้ 3 แต่ถ้าดีกว่าเกณฑ์ก็เป็น 4 หรือ 5 ถ้าต่ำกว่าเกณฑ์มาตรฐานก็เป็น 2 หรือ 1 ทั้งนี้เราจะกำหนดค่าคะแนนเป็น 3 ระดับ 4 ระดับ 7 ระดับ 8 ระดับก็ได้ แต่ถ้าน้อยกว่า 3 จะแยกแยะการปฏิบัติได้ยากเพราะห่างเกินไป แต่ถ้ามากกว่า 8 ก็จะถี่เกินไป คนประเมินจะขี้เกียจประเมินเพราะหยุมหยิมเกินไป การเลือกจำนวนระดับคะแนนจึงมีความสำคัญเช่นกัน

การกำหนดความหมายของแต่ละคะแนน ก็เป็นอีกเรื่องหนึ่งที่สำคัญ ต้องทำให้ชัดเจน เข้าใจตรงกัน 1 ของแต่ละคนในกลุ่มต้องเป็น 1 เดียวกัน และต้องชัดเจนว่า ค่า 5 ต้องดีกว่า 4 ดีกว่า 3 ดีกว่า 2 ดีกว่า 1 ตามลำดับ เวลากำหนดก็อาจกำหนดจุดเริ่มต้นของการนิยามได้ 3 วิธี คือกำหนดที่ค่าต่ำสุดก่อน เช่นที่ 1 แล้วเพิ่มทีละระดับๆ หรือกำหนดที่ค่า 5 ก่อนแล้วลดลงทีละระดับ หรือกำหนดที่ค่ากลางหรือค่ามาตรฐานก่อนคือที่ 3 แล้วเพิ่มและลดทีละระดับ ทั้งนี้การกำหนดคำนิยามนี้ต้องมีความรู้ประกอบว่ามาตรฐานเขากำหนดไว้อย่างไร ค่าที่เป็นที่ยอมรับขั้นต่ำกำหนดไว้อย่างไร ค่านั้นควรเป็นอย่างน้อยที่ปานกลางหรือระดับ 3 ใน 5 ระดับ หรือ 2 ใน 3 ระดับ

ในคำนิยามของระดับคะแนนก็สามารถกำหนดได้เป็น 4 แบบคล้ายๆกับการกำหนดปัจจัยแห่งความสำเร็จคือนิยามด้วยปัจจัยนำเข้า กิจกรรมหรือการปฏิบัติหรือขั้นตอน ผลลัพธ์ หรือสมรรถนะ ก็ได้ การนิยามนี้ ถ้าเป็นผลลัพธ์อาจเป็นการนิยามเชิงคุณภาพคือใช้คำอธิบายความสำเร็จที่ไม่ใช้ตัวเลข เพราะหลายสิ่งหลายอย่างไม่สามารถอธิบายได้ด้วยตัวเลข หรืออาจนิยามด้วยตัวชี้วัดเชิงปริมาณก็ได้

เมื่อได้ปัจจัย ระดับคะแนนและกำหนดนิยามระดับคะแนนแล้ว ก็มาเขียนลงในตารางเพื่อทำเป็นแบบประเมินตนเองและเพิ่มช่องตารางอีกช่องหนึ่งเป็นค่าเป้าหมายในอนาคตที่จะยกระดับงานของตนเอง

หลังจากได้ตารางที่ตกลงกันได้แล้ว ก็ให้แต่ละหน่วยงานที่เข้าร่วมแลกเปลี่ยนได้ทำการประเมินตนเองว่าหน่วยงานของตนเอง ณ ปัจจุบันนี้อยู่ในระดับใด และอยากจะพัฒนาไปสู่ระดับใด ก็ลงระดับคะแนนในตาราง แล้วส่งมาให้คุณอำนวยรวบรวมเพื่อนำไปจัดทำแผนภูมิแม่น้ำ ขั้นตอนนี้มีความสำคัญต้องประเมินอย่างตรงไปตรงมา ไม่กลัวเสียหน้าจนใส่ระดับสูงเกินจริงหรือไม่อยากไปให้ความรู้แก่ใคร เลยประเมินต่ำๆไว้ก่อน ดังนั้นตารางอิสรภาพจึงเป็นตารางที่ถูกสร้างโดยทีมงานเอง ตกลงกันเอง กำหนดเอง ประเมินตนเองอย่างปราศจากอคติ ก็จะเกิดอิสรภาพอย่างแท้จริง

แผนภูมิแม่น้ำ เป็นการนำเอาระดับค่าคะแนนปัจจุบันมาเขียนเป็นรูปกราฟเส้นในแนวแกนเอ๊กซ์เป็นชื่อปัจจัยต่างๆ ในแนวแกนวายเป็นระดับคะแนน เขียนของทุกหน่วยงานลงไปแล้วพิจารณาระดับคะแนนสูงสุดและต่ำสุดของแต่ละปัจจัย แล้วลากเส้นของจุดสูงสุดกับจุดสูงสุดและต่ำสุดกับต่ำสุด จะเห็นความห่างของเส้นสูงสุดกับต่ำสุด เรียกว่าแผนภูมิแม่น้ำ ซึ่งจะช่วยชี้ให้กลุ่มเห็นว่าควรจะแลกเปลี่ยนเรียนรู้กันหรือไม่ ถ้าแผนภูมิแม่น้ำกว้างจะมีความแตกต่างทางความรู้ที่จะสามารถเรียนรู้ร่วมกันได้ดี แต่ถ้าแคบเป็นลำธาร เป็นท่อน้ำ ก็จะแสดงว่าความแตกต่างของความรู้ของกลุ่มมีไม่มาก อาจจะต้องไปหาผู้ที่มีBest practice จากที่อื่นมาช่วย

แต่มีข้อควรพิจารณาอยู่ว่า บางทีความรู้หรือการปฏิบัติมีความแตกต่างกัน แต่ค่าระดับคะแนนในตารางอิสรภาพก็มีผลได้ ถ้ากำหนดแล้วไม่สามารถแยกแยะความแตกต่างกันได้ เช่นระดับความสามารถแตกต่างกันแต่ไม่มาก เวลากำหนดนิยามจึงไปตกอยู่ในระดับเดียวกันหมด เช่นโรงพยาบาลแต่ละแห่งมีอัตราการควบคุมโรคเหวานได้ดีร้อยละ 80, 84, 85, 90, 95  ถ้ากำหนดว่าระดับคะแนน 3 คือร้อยละ 80-90 ระดับ 4 คือร้อยละ 91-95  ระดับ 5 คือมากกว่าร้อยละ 95  พอประเมินออกมาก็ไปตกอยู่ที่ระดับ 3 ทั้ง 4 แห่ง  แต่ถ้ากำหนดระดับ 3 เป็น 80 ระดับ 4 เป็นมากกว่า 80-85 และระดับ 5 เป็นมากกว่าร้อยละ 95 ก็จะได้เห็นความแตกต่างของpractice แต่ละแห่งได้

แผนภูมิขั้นบันได จะช่วยให้เห็นว่าใครจะเป็นผู้ให้คนอื่น ใครจะเป็นผู้รับ โดยนำเอาเป้าหมายที่อยากจะพัฒนามาเกี่ยวข้องด้วย แล้วจัดว่าแต่ละฝ่ายอยู่ที่บันไดขั้นไหน  เวทีแลกเปลี่ยนเรียนรู้ควรจัดเอาคนที่ใฝ่รู้ แม้ประเมินตนเองได้น้อย แต่มีความต้องการจะพัฒนาตนเองให้สูงมากขึ้น ก็จะเป็นผู้ใฝ่รู้มาก อยากเรียนรู้จากคนอื่นมาก การแลกเปลี่ยนเรียนรู้ก็จะประสบความสำเร็จได้มาก