สุนทรียเสวนา : การแลกเปลี่ยนเรียนรู้ ประสบการณ์การทำงานที่ได้ประสิทธิภาพ

ของงานบริการการศึกษา และ หน่วยสารบรรณ

CKO กล่าวเปิดเวทีกิจกรรมแลกเปลี่ยนเรียนรู้ ว่าเป็นกิจกรรมอันหนึ่งของกระบวนการเรียนรู้ ซึ่งกระบวนกรได้ฝึกฝนการเป็นกระบวนกรมามากแล้วโดยให้เอาเรื่องที่ได้เรียนรู้ไปเล่าในหน่วยงานของตนเอง แล้วลองดูสิว่าแต่ละหน่วยงานใช้กระบวนการเรียนรู้ด้วยกันไปแล้วนั้น ทำให้งานมีประสิทธิภาพมากขึ้นแค่ไหน วันนี้จึงเชิญ 2 หน่วยงาน คือ งานบริการการศึกษา และหน่วยสารบรรณ มาแลกเปลี่ยนเรียนรู้กัน ว่าแต่ละงานนั้นได้นำสิ่งที่ได้เรียนรู้ไปปฏิบัติอย่างไรบ้าง หลังจากที่กระบวนกรนำไปเผยแพร่

                   หัวหน้างานท่านหนึ่ง ได้แลกเปลี่ยนเรียนรู้ว่า ตัวเองคิดว่า KM ต้องเริ่มจากภายในก่อนที่จะออกไปสู่ภายนอก เมื่อตนเองได้ทำกิจกรรม KM แล้วคิดว่าจิตใจดี นิ่งสงบ คิดดี ทำดี เมื่อนำไปใช้ในหน่วยงานทำให้ตนเองมองโลกในแง่ดีมากขึ้น ให้กำลังใจคนรอบข้างมากขึ้น ให้ความสำคัญในการทำงานเป็นทีม แต่ละหน่วยงานมีงานหนักต่างกันแต่ละช่วงเวลา ก็จะให้นโยบายว่าต้องช่วยเหลือกัน โดยจะมีการบริหารจัดการโดยการดึงคนจากหน่วยงานอื่นในสังกัดเข้ามาช่วยกัน หรือใครขาดงาน ลางาน ก็จะมีการจัดคนทำงานแทน แสดงให้เห็นถึงความมีน้ำใจ ช่วยเหลือเกื้อกูลกัน เป็นการสร้างความสัมพันธ์ที่ดีภายในหน่วยงานด้วย และจะพยายามสอดแทรกในที่ประชุมสายงาน หรือแม้แต่เวลาทานข้าวด้วยกัน หรือคุยกันนอกรอบนอกเวลาทุกครั้งว่า ใครติดขัด ขาดเหลือ มีปัญหาตรงไหน ขอให้บอก จะช่วยเหลือกันทุกหน่วยงาน เราจะประคองกันไป และอีกอย่างหนึ่งก็คือ จะมุ่งเน้นการเรียนรู้งานซึ่งกันและกัน คือเราจะแจกคู่มือ กฎ ระเบียบข้อบังคับว่าด้วยการศึกษา ให้บุคลากรในสังกัดคนละ 1 เล่ม เพื่อการเรียนรู้งานซึ่งกันและกัน ใช่ว่าต่างคนต่างทำ ซึ่งสามารถให้บริการลูกค้า เช่น อาจารย์ นักศึกษาได้ รวมถึงเมื่อมีข่าวสารที่สำคัญ น่าสนใจ ขำขัน ก็จะprintออกมาเผยแพร่ให้แต่ละคนได้อ่านได้ศึกษากัน เป็นต้น

                   สมาชิกคนที่ 1 ในสังกัด ได้แลกเปลี่ยนเรียนรู้กับพวกเราสั้นๆว่าตัวเองจะศึกษาเรียนรู้ภายในหน่วยงาน ขาดส่วนไหนด้านไหนจะเข้าไปทำงานแทน เพราะจะทำให้งานนั้นสำเร็จเร็วยิ่งขึ้น ทำงานแทนท่านอื่นๆได้ทุกอย่าง เห็นศักยภาพของบุคลากรเราแล้วเห็นไหมว่าเจ๋งจริงๆ

                   สมาชิกคนที่ 2 บอกว่าการที่จะทำงานอย่างไรให้แล้วเสร็จตามกำหนดนั้นไม่ใช่เรื่องยาก แค่แต่ละสายงานจะส่งข้อมูล ก็แค่เข้าที่ Intranet ซึ่งทางเราได้ Upload แบบฟอร์มและขั้นตอนการทำต่างๆ ตามแบบของก.พ. ไว้แล้วก็แค่คลิก เท่านั้นแต่ละสายงานก็จะได้แบบฟอร์มและวิธีการปฏิบัติที่เหมือนกัน ถือว่าเป็นการลดปัญหา และขั้นตอนต่างๆ ที่จะนำมาซึ่งความแตกต่างกันของแต่ละสายงานได้เป็นอย่างดี

                   ในส่วนของการประชุมสายงานในแต่ละครั้งนั้น เราจะคุยกันถึงปัญหาที่ผ่านมา ขอความคิดเห็นของแต่ละคน และหากปัญหานั้นมีความน่าจะเป็นที่จะเกิดขึ้นอีกเราจะมีวิธีป้องกันกับปัญหานั้นอย่างไร และเราก็จะเอาเคล็ดลับของแต่ละคนมาใช้ เพื่อลดปัญหาที่คาดว่าจะเกิดขึ้น

                   สมาชิกคนที่ 2 ในสังกัด แต่วันนี้มาในนามกระบวนกรแต่อยากที่จะแลกเปลี่ยนเรียนรู้ในงานของตนเองบอกว่า การทำงานก็จะถูกล็อคด้วยปฏิทินแต่นั่นไม่ใช่ปัญหา แต่ปัญหาอยู่ที่ว่าการเบิก O.T. ของอาจารย์ ซึ่งบางครั้งก็คำนวณผิดบ้าง คิดผิดบ้าง เมื่อได้ทำกิจกรรม KM ทำให้เกิดการพูดคุยกับเจ้าหน้าที่ว่า เราจะทำอย่างไรดีให้ลดข้อผิดพลาด และจะทำอย่างไรเพื่ออำนวยความสะดวกสำหรับตนเองและผู้อื่น จึงทำเป็นสูตร Excel Access รวมถึงจึงทำเป็นฐานข้อมูล แม้จะหาข้อมูลย้อนหลัง 3 ปี ก็ทั้งง่ายทั้งสะดวกในการคำนวณหรือหาข้อมูลต่างๆ

                   ต่อไปเป็นหัวหน้าหน่วยงานท่านหนึ่ง ได้แลกเปลี่ยนกับผู้เข้าร่วมกิจกรรมว่า เมื่อมีปริมาณงานที่เพิ่มขึ้น แต่มีเจ้าหน้าที่ป่วย (ด้วยโรคประจำตัว) จึงทำให้ขาดงานบ่อย ทำให้เกิดปัญหาในการทำงานและส่งผลกระทบต่อคนอื่น ทำให้เกิดความขัดแย้งขึ้นภายในหน่วยงาน จึงใช้ KM เข้าช่วยในการแก้ปัญหาที่เกิดขึ้น โดยการเปิดใจ มองด้านบวก เข้าใจถึงวิถีธรรมชาติของแต่ละคน มีสติในการคิดแก้ปัญหา หลังจากที่ได้นำ KM มาใช้ในหน่วยงานแล้วทุกคนเกิดความเข้าใจซึ่งกันและกันเป็นอย่างดี ทำให้มีพลังใจในการใช้ KM มากขึ้น จึงอยากที่จะให้ทุกคนทำงานอย่างมีความสุข อยากให้คนทำงานร่วมกันแก้ปัญหาด้วยกัน พูดคุยกันภายในหน่วยงานกันมากขึ้น รับฟังกันมากขึ้น เพราะปัญหานั้นไม่ได้เกิดจากคนใดคนหนึ่ง ดังนั้นเราต้องอาศัยความรัก ความเข้าใจ และปัญหาเราก็หนีมันไม่พ้น และมันก็จะนำมาซึ่งความเข้าใจและเห็นใจซึ่งกันและกันของบุคลากรในหน่วยงานได้เป็นอย่างดี

                   กระบวนกรท่านหนึ่งแลกเปลี่ยนเรียนรู้ ว่า แรกๆจะตัดสินใจคนอื่นด้วยความคิดของตนเอง ว่าไม่ถูก หลังจากที่ได้ใช้กระบวนการ KM ทำให้ความคิดแบบนั้นเปลี่ยนไป เกิดการเปิดใจรับฟังความคิดของคนอื่น ที่คิดว่าตัวเองเก่ง ตัวเองเจ๋งนั้นมันไม่ใช่เลย ทุกคนต่างมีเหตุผล เหตุผลคนอื่นอาจจะดีกว่าเราก็ได้ อย่าคิดว่าเรานั้นสุดยอด ต้องยอมรับคนอื่น ฟังคนอื่น นิ่ง แล้วยอมรับ การทำงานก็เช่นกัน เราเป็นเพื่อนร่วมงานกัน ต้องแชร์กัน มีอะไรต้องคุยกัน และสุดท้ายเราแก้นิสัยใครไม่ได้ แต่ต้องปรับที่ตัวเราเอง

สมาชิกคนที่ 1 แลกเปลี่ยนว่า เมื่อก่อนใครพูดอะไรไม่ถูกใจ จะโต้ตอบทันที แต่หลังๆมาได้ปรับตัวเองมาก รู้สึกว่าจะเป็นคนใจเย็นขึ้น แบ่งใจหากันและกัน และเมื่อการสื่อสารเข้าใจคนละประเด็น ปัญหาเกิด ต้องเคลียร์ หากตนเองผิด ก็พร้อมที่จะขอโทษ และอยากฝากว่า บางครั้งเราทำพลาด ตา 2 ลูก มองจุดนั้นของตัวเองไม่เห็น คนอื่นเห็นก็ขอให้บอก แนะนำ จะดีใจและขอบคุณมาก เราก็พร้อมที่จะยอมรับข้อบกพร่องตรงนั้นและพร้อมที่จะแก้ไข และสุดท้าย “เมื่อพลาด หรือทำไม่ดี ขอคำแนะนำ ยอมรับในจุดนี้”(พูดได้โดนใจจริงๆ ทำให้บรรยากาศในห้องเงียบไปอย่างเห็นได้ชัด)

                   หัวหน้าหน่วยงานขอแลกเปลี่ยนอีกหน่อยว่า ความเปลี่ยนแปลงในการใช้ KM คือ เมื่อเกิดปัญหา - ยอมรับ รับฟังคนอื่น - พร้อมแก้ไข (พูดคุยกันเพื่อแก้ปัญหา) – แล้วสู้กับงาน เพียงเท่านี้เราก็สามารถขจัดปัญหาเหล่านั้นไปได้

                   สมาชิกคนที่ 2 แลกเปลี่ยนอย่างสั้นๆ ว่า ตนเองทำงานทุกวันนี้ ทำแบบมีความสุข แรกๆ ไม่กล้าที่จะพูดคุยกับหัวหน้ามากนัก จะคิดว่าเราอยู่คนละระดับกันแบบ หัวหน้า ลูกน้อง แต่ KM เป็นเครื่องมือที่ช่วยพังกำแพงนั้นลง กล้าที่จะเข้าหา มีปัญหา ปรึกษา ปัญหานั้นก็เบาลง พูดคุยกัน ทำให้เกิดความเข้าใจกันมากขึ้น ส่งผลให้หัวหน้ากับลูกน้องสนิทใจกัน จากเรื่องยากก็กลายเป็นเรื่องง่ายโดยสิ้นเชิง

                   สมาชิกคนที่ 3 เปลี่ยนกับเราสั้นๆว่า งานจะสำเร็จได้ ทุกคนต้องช่วยกัน ไม่เกี่ยงงาน งานนั้นจะลุล่วงไปได้ด้วยดี

                   และสมาชิกคนสุดท้าย แลกเปลี่ยนว่า ตัวเองก็รู้ตัวว่ามีโรคประจำตัว ทำให้เกิดปัญหาต่อคนอื่น จึงได้รับการเปลี่ยนหน้าที่ใหม่ และคิดว่าเมื่องานเข้าที่คงจะดีขึ้น

                   หัวหน้างานท่านหนึ่ง เมื่อคราวที่แล้วไม่ได้เข้าร่วมแลกเปลี่ยน แต่วันนี้มาแบบ เปิดหู เปิดตา เปิดใจ เต็มที่ บอกกับเราว่า แต่ละคนมาจากหลายทิศหลายทาง แล้วมาอยู่รวมกันก็ต้องมีที่จะเกิดปัญหา การบริหารคน จึงต้องมีการควบคุมดูแลลูกน้อง พยายามให้ทุกคนช่วยกันแก้ปัญหา หรือคนใดคนหนึ่ง ขาด ลา ก็ต้องสามารถทำงานแทนกันได้ และอยากฝากว่าหากมีการพูดคุยทางวาจา เราต้องทำการบันทึกเป็นลายลักษณ์อักษรทุกครั้ง เพื่อเป็นหลักฐานในการสนทนา และฝากถึงบุคลากรในสังกัดว่า แบบฟอร์มต่างๆ อยู่ที่ไหน กฎระเบียบต้องแม่น ต้องจำให้ได้ (แบบนี้ก็แย่แล้วสิเรา)

                   และแล้วเวลาก็ล่วงเลยไป ทุกคนก็เหลียวมองดูนาฬิกา เกือบเที่ยงแล้วหรือนี่ แต่ก่อนจะพักไปกินขนมจีน รศ.พรทิพย์ ขอฝากไว้ว่า คนเรามีทั้ง 3 แบบ  นิ่งเฉย คือยังไงก็ได้ - มีเหตุมีผล – ก้าวร้าว หากเป็นแบบแรก หรือ แบบ 3 เราต้องพยายามเลื่อนๆให้มาอยู่ตรงกลาง คือ มีเหตุมีผล พูดกันได้ด้วยเหตุผล จ้า

สรุปจากการแลกเปลี่ยนเรียนรู้ข้างต้นได้ดังนี้

1.      เมื่อตนเองได้ทำกิจกรรม KM แล้วคิดว่าจิตใจดี นิ่งสงบ คิดดี ทำดี

2.      มองโลกในแง่ดีมากขึ้น ให้กำลังใจคนรอบข้างมากขึ้น ให้ความสำคัญในการทำงานเป็นทีม

3.      มีปัญหาตรงไหน จะช่วยเหลือกันทุกหน่วยงาน เราจะประคองกันไป

4.      มีน้ำใจ ช่วยเหลือเกื้อกูลกัน เป็นการสร้างความสัมพันธ์ที่ดีภายในหน่วยงานด้วย        

5.      การทำงานแทนกัน หรือช่วยงานกันทำ จะทำให้ไม่เสียงานและงานนั้นสำเร็จเร็วยิ่งขึ้น

6.      การคุยกันถึงปัญหาที่ผ่านมา จะเป็นการป้องกันกับปัญหาที่เกิดขึ้นได้

7.      มีแบบฟอร์ม ขั้นตอนให้ทำจะช่วยลดความผิดพลาดและปัญหาต่างๆได้

8.      เปิดใจ มองด้านบวก เข้าใจถึงวิถีธรรมชาติของแต่ละคน มีสติในการคิดแก้ปัญหา

9.      ปัญหานั้นไม่ได้เกิดจากคนใดคนหนึ่ง ดังนั้นเราต้องอาศัยความรัก ความเข้าใจ และปัญหาเราก็หนีมันไม่พ้น

10.  เปิดใจรับฟังความคิดของคนอื่น อย่าคิดว่าตัวเองเก่ง ตัวเองเจ๋งนั้น ทุกคนต่างมีเหตุผล เหตุผลคนอื่นอาจจะดีกว่าเราก็ได้

11.  เราแก้นิสัยใครไม่ได้ แต่ต้องปรับที่ตัวเราเอง

12.  เมื่อพลาด หรือทำไม่ดี ขอคำแนะนำ ยอมรับในจุดนี้

13.  กล้าที่จะเข้าหาหัวหน้า มีปัญหา ปรึกษา ปัญหานั้นก็เบาลง

14.  พูดคุยกัน ทำให้เกิดความเข้าใจกันมากขึ้น

15.  ทุกคนต้องช่วยกัน ไม่เกี่ยงงาน งานนั้นจะลุล่วงไปได้ด้วยดี

16.  หากมีการพูดคุยทางวาจา เราต้องทำการบันทึกเป็นลายลักษณ์อักษรทุกครั้ง เพื่อเป็นหลักฐานในการสนทนา

หลังจากที่เราพักกินขนมจีน กันเสร็จแล้วเราก็มาพูดคุยกันต่อเกี่ยวกับการแลกเปลี่ยนเรียนรู้ในช่วงแรกกันอีกนิดหน่อย ว่าผู้เข้าร่วมกิจกรรมแต่ละคน มีความรู้สึกอย่างไรในการเข้าร่วมเวทีการแลกเปลี่ยนเรียนรู้ในครั้งนี้

1.ครั้งต่อไปขอให้เซ็ตเป็นเรื่องๆ ไป หัวข้อให้ชัดเจนขึ้น เช่น ทำงานอย่างไรให้ทันเวลา

2.สถานที่มีจำกัด บางคนก็รู้สึกอึดอัด แต่มีคนคัดค้านว่า แม้ห้องจะแคบ แต่ใจกว้างก็ไม่น่าจะมี

          ปัญหา

3.ควรมีการกำหนดการรับประทานอาหารที่ทำให้ไม่รู้สึกกังวล และหิว ควรจะมีการกินอาหารมาก่อนที่จะมีการแลกเปลี่ยนเรียนรู้

4.ขอเสนอหัวข้อในการแลกเปลี่ยนครั้งต่อไปว่า เคล็ดลับในการทำงาน, ทำงานอย่างไรให้มี

          ความสุข, การสื่อสาร ด้วยสาระของสาร น้ำเสียง และการแสดงออก

5.กิจกรรมแบบนี้รู้สึกดีทุกครั้งที่ได้เข้าร่วม รู้สึกว่าตัวเองเปิดใจมากขึ้นที่จะคุย รู้สึกว่าเป็นธรรมชาติ

6.การพูดสิ่งดีๆ เข้าหากัน ปรับใจ ฟังแล้วเป็นประโยชน์ อบอุ่น บรรยากาศดี กำลังใจดี อยากอยู่คณะนี้ไปนานๆ

7.ควรจะมีรูปแบบในการจัดกิจกรรมที่สามารถได้มาซึ่งทริคมากกว่านี้ จึงขอเสนอว่า ควรมีการแบ่งกลุ่มคุยกันเป็น 2 วง เพื่อให้แต่ละคนพูดคุยกันมากขึ้น

8.มีความรู้สึกว่าจะจำกัดด้วยเวลา

9.รูปแบบในการทำกิจกรรมอาจจะเป็นทางการไปหน่อย ควรปรับวงการนั่งให้รู้สึกใกล้ชิดกันมากขึ้น

ทางทีมกระบวนกรก็ขอขอบคุณ และขอน้อมรับทุกคำแนะนำ ทุกความคิดเห็น และจะนำไปปรับปรุงในการทำกิจกรรมครั้งต่อไปให้ดียิ่งขึ้นค่ะ

25 พย.2551