สุนทรียเสวนา : การแลกเปลี่ยนเรียนรู้ หัวข้อ “การติดตามการทำงาน”

ของหน่วยบัณฑิตศึกษา   หน่วยบริหารงานวิจัย   หน่วยประสานงานการฝึกปฏิบัติงานวิชาชีพ   งานนโยบายและแผน   หน่วยประกันคุณภาพการศึกษา   สายวิชาบริบาลเภสัชกรรม   และสายวิชาวิทยาศาสตร์เภสัชกรรม

                                                                                                             3 ธันวาคม 2551

*********************************

                     รศ.พรทิพย์  เชื้อมโนชาญ (CKO) กล่าวเปิดเวทีกิจกรรมการแลกเปลี่ยนเรียนรู้ ว่าวันนี้เราจะมาสุนทรียเสวนาในหัวข้อ “การติดตามการทำงาน” ให้แต่ละหน่วยงานเล่าสู่กันฟังว่ามีวิธีการอย่างไร มาเป็นวิทยาทานให้แก่หน่วยงานอื่น เพื่อจะได้นำไปพัฒนาตน พัฒนางานต่อไป โดยครั้งนี้ได้เลือกหน่วยงานที่ต้องประสานงานกัน ติดต่อกันอยู่เสมอ มาแลกเปลี่ยนกัน

                   เริ่มจากหน่วยประกันคุณภาพการศึกษา สมาชิกท่านที่ 1 แลกเปลี่ยนว่าหน่วยประกันมีบุคลากรเพียง 2 คน การแลกเปลี่ยน การแบ่งงานกันจึงทำได้ง่ายและสะดวก เช่น คนหนึ่งจัดเอกสารตามองค์ประกอบ อีกคนตรวจเช็คความถูกต้องตามตัวชี้วัด หากเกิดปัญหาก็จะคุยกันเพื่อเคลียร์ปัญหาให้จบๆไป ส่วนขั้นตอนการทำงาน จะมีการวางแผนกับผู้ช่วยฯ ก่อน ว่าจะทำอย่างไร จะเชิญใคร เตรียมเอกสารอะไรบ้าง หากประสงค์ใช้อุปกรณ์ต่างๆ เช่น โต๊ะ เก้าอี้ คอมพิวเตอร์ ก็ต้องติดต่อกับหมวดโสตฯ หน่วยเทคโนฯ  และต้องมีการติดตามเจ้าหน้าที่เพื่อให้ได้อุปกรณ์ตามกำหนดเวลา ที่สำคัญต้องทำปฏิทิน เพื่อกำหนดวันเวลาช่วงไหนจะทำอะไร เพื่อจะได้ติดตามงานในส่วนนั้นเป็นเรื่องๆ ไป

                        สมาชิกคนที่  2  แลกเปลี่ยนว่าการแจ้งเวียนงาน การติดตามส่วนมากก็จะติดตามทางโทรศัพท์ ส่วนการเตรียมงานเมื่อมีการประชุม จะมีการสั่งอาหาร ก็ต้องเตรียมการล่วงหน้า 3 วัน พอถึงเวลางานก็จะโทรเช็คก่อน 1 วันยืนยันอีกที เพื่อจะได้ไม่ติดขัดหรือเกิดปัญหาเมื่อถึงวันจัดงาน

                   บุคลากรของหน่วยบริหารงานวิจัย ได้แลกเปลี่ยนว่า...การติดตามงานส่วนมากจะติดตามงานวิจัยจากอาจารย์ที่ส่งข้อมูลไม่ครบ และการตามเรื่องจากสายวิชา สายวิชาส่งเรื่องมาและไม่ทราบถึงขั้นตอนการปฏิบัติ ซึ่งแต่ละขั้นตอนต้องใช้ระยะเวลาในการประสานงานในส่วนที่เกี่ยวข้องต่างๆ อาจเกิดความไม่เข้าใจว่าหน่วยบริหารงานวิจัยทำงานช้า  อาจเกิดการตำหนิในใจขึ้นได้  การตามงานของสายวิชาก็ถือเป็นการดี  ถ้าหากเราไม่เข้าใจซึ่งกันและกัน เราควรหาวิธีร่วมกันทำอย่างไรให้รวดเร็วขึ้น มาปรับความเข้าใจกันก่อน ปัญหาที่เกิดขึ้นทั้งหลาย เราต้องมาแลกเปลี่ยนกัน เพื่อที่จะได้มีเทคนิค ทำให้งานรวดเร็วมีประสิทธิภาพ  และในกรณีเป็นเรื่องทั่วไปที่สามารถตัดสินใจเองได้ก็จะเสนออาจารย์ไปก่อนไม่ผ่านสาย  แต่จะแจ้งให้ทราบเป็นข้อมูลในภายหลังเพื่อลดระยะเวลาในการดำเนินงาน

                   เก็บมาฝาก เชื่อว่าทุกคนมีเทคนิคที่ดี มีไอเดียที่คาดไม่ถึง มีศักยภาพในการทำงาน สิ่งดีๆเหล่านี้ถ้าไม่เอามาแชร์กัน เก่งอยู่คนเดียว งานก็ไปไม่ได้ เพราะเราต้องทำงานเป็นทีม เป้าหมายของเราก็เป้าหมายเดียวกัน คือความสำเร็จของงาน  ส่วนการทำงานล่าช้านั้น เชื่อว่าแต่ละคนย่อมมีเหตุมีผล และเราสามารถทำให้เกิดความเข้าใจกันได้  ชี้แจงกันได้  หากเรามาแลกเปลี่ยนซึ่งกันและกัน

                   ตัวแทนจากสายวิชาบริบาลเภสัชกรรม แลกเปลี่ยนว่า...การติดตามการทำงานนั้นก็จะติดตามอาจารย์  เรื่อง  ของกระบวนวิชา แผนการสอน  ส่วนเรื่องเวียนจากหน่วยงานในการขอเสนอชื่อ หรืออาจารย์ท่านใดประสงค์ที่จะ...หรือไม่นั้น เมื่อครบตามกำหนดก็จะส่งไปตามนั้น เพราะถือแจ้งเวียนแล้ว เรื่องแจ้งเวียนต่างๆ จะไม่แจ้งเวียนทาง E-office เพราะส่วนมากจะไม่เปิดอ่าน หากงานแจ้งเวียนเป็นงานไม่เร่งด่วนนัก:  จะวางเอกสารไว้ที่ห้องเขียวมะกอก เพราะอาจารย์ทุกท่านต้องมาเซ็นชื่ออยู่แล้ว, งานที่ต้องการคำตอบ : จะให้คนเวียนหนังสือเดินเวียน, ส่วนงานที่ด่วนจริงๆ จะโทรตามอาจารย์ แจ้งให้ทราบ เป็นต้น

                   ตัวแทนจากสายวิชาวิทยาศาสตร์เภสัชกรรม   การได้รับเรื่องจากหน่วยงานต่างๆ หากเป็นเรื่องธรรมดา  :  บุคลากรในสายจะช่วยติดตาม,  เวียนพิเศษ??  :  แจ้งเวียนทาง E-office  การติดตามงานจะจัดลำดับความสำคัญของงาน และจดโน้ตไว้ในสมุดบันทึกเล็กๆ ของตนเอง ในกรณีที่อาจารย์อยู่ต่างประเทศ ก็ต้อง Mail ถามว่าตกลงไหมเรื่องนี้ หัวข้อนี้ และก็ต้องให้ระยะเวลาแก่อาจารย์ในการพิจารณา ก็ต้องใช้เวลาพอสมควร ก็ทำอะไรไม่ได้ก็ต้องคอย และในกรณีการเสนอชื่อ เราก็ต้องเวียนถามความเห็นชอบ และค่อนข้างที่จะมีปัญหา เช่น เวียนอาจารย์ท่านแรกไป อาจารย์ท่านอื่นตกลง แต่อาจารย์ที่ได้รับการเสนอชื่อไม่ขอรับตำแหน่ง ก็ต้องเวียนท่านต่อไป ก็ต้องใช้เวลานาน เมื่อได้รับการติดตามเรื่องจากหน่วยงานอื่นก็ต้องขอความเห็นใจในกรณีแบบนี้ด้วยแต่ก็จะพยายามตามให้

                   ตัวแทนจากงานวิจัยและวิเทศสัมพันธ์  แลกเปลี่ยนว่าสำหรับการติดตามงานของตนเพื่อให้ทันตามกำหนดเวลาจะมีวิธีการโดยการโน้ตแต่ละเรื่องขึ้นไวท์บอร์ด  ทำโน้ตเล็กๆติดกับปฏิทินตั้งโต๊ะ สมุดโน้ตเล่มเล็กๆ  เพราะง่ายและสะดวกในการค้นหา

                   งานนโยบายและแผน   สรุปได้สั้นๆว่า การติดตามงานหากได้ข้อมูลไม่ครบ ก็ต้องมีการโทรศัพท์ตาม สอบถามข้อมูลจากหน่วยงานต่างๆ ในส่วนของเรื่องงบประมาณต้องส่งตามกำหนด ถ้าไม่ส่งตามกำหนดแสดงว่าไม่ขอ เราจะไม่รอและไม่ตามเพราะเราถือว่าเราแจ้งเวียนไปแล้ว ซึ่งเราก็จะมีปฏิทินที่แน่นอนของมหาวิทยาลัยอยู่แล้ว

                        สมาชิกคนที่ 1 ของหน่วยประสานงานการฝึกปฏิบัติงานวิชาชีพ  แลกเปลี่ยนว่างานที่ทำเป็นงานที่ไม่ยากแต่ละเอียดมาก ต้องประสานงานกับอาจารย์ นักศึกษา เช่นช่วงที่อาจารย์ต้องไปนิเทศงานนักศึกษา อาจารย์ไม่แจ้งก็ต้องมีการติดตามอาจารย์ เพื่อจะได้เตรียมข้อมูลให้ครบ ไม่ว่าจะเป็นเรื่องที่พัก การเดินทาง ยืมเงิน ทำหนังสอขออนุมัติเดินทาง เราก็ต้องทำให้เสร็จเพราะมีผลต่อการเงิน เมื่อเราได้ข้อมูลไม่ครบว่าอาจารย์จะไปวันไหน เดินทางอย่างไร ก็ต้องตามอาจารย์เพื่อให้ได้มาซึ่งข้อมูลเหล่านั้น ไม่ว่าจะเพจ  เวียนหนังสือ  เอกสารใส่ตู้  โน้ตปะไว้ที่ตู้  ส่งแมสเสจ  ประชิดตัว  และโทรศัพท์ซึ่งถือเป็นวิธีที่ดีที่สุดในการตาม ส่วนการติดตามนักศึกษา  ทางหน่วยงานจะมีประกาศติดที่บอร์ดหน้าห้อง  การตรวจสอบ เช็ครายชื่อ หากไม่มีการติดตามเรื่องจากนักศึกษาหรือเกิดปัญหาก็จะโทรศัพท์ตาม

                   สมาชิกคนที่ 2 แลกเปลี่ยนว่า การติดตามงานจะทำปฏิทินไว้ แต่บางครั้งก็เกิดปัญหาเพราะมีงานอื่นแทรกเข้ามา ซึ่งทำให้จับต้นชนปลายไม่ถูก บางครั้งก็หลุด การตามรายงานการนิเทศงาน หรือเรื่องอื่นๆจากอาจารย์ ทำโดยการเขียนโน้ตติดตู้บ้าง เพจบ้าง แต่ก็ไม่ได้ผล ก็ต้องโทรศัพท์ เข้าถึงตัวเท่านั้น ได้ผลดีที่สุด

                        หน่วยบัณฑิตศึกษา  แลกเปลี่ยนว่า การตามงานระบบหลักสูตร เตรียมข้อมูลก่อนแล้วส่งสายตรวจ ถ้าไม่ได้ข้อมูลก็จะรายงานหัวหน้า ทำหนังสือติดตาม

                   รศ.พรทิพย์  : เราเริ่มจะเข้าถึงเป้าเรื่อง KM เรื่อยๆ พูดกันมากขึ้น และที่แฝงอยู่ในนั้นก็คือทำงานเป็นทีม การช่วยเหลือกัน อาจจะมีการสร้างกติกากับอาจารย์ นักศึกษา ทำความเข้าใจ แต่ก็ต้องค่อยๆปรับ การปรับเปลี่ยนหน้าที่การทำงาน อาจจะได้คนที่เหมาะสมกับงาน เกิดการค้นพบตัวเอง เป็นต้น

 การทำงานภายในคณะฯถ้าทุหน่วยงานทำตามระบบ ซึ่งงานที่เข้ามาในแต่ละปีนั้นจะมีความคล้ายกัน ก็จะทำให้ปัญหาการติดตามงานลดน้อยลง ...

กระบวนการติดตามงาน จะเกิดขึ้นในกรณีที่หน่วยงานไม่สามารถทำงานตามระบบที่วางไว้ได้ ถ้าหน่วยงานสามารถควบคุม และวางแผนการทำงานอย่างเป็นระบบแล้ว ปัญหาการติดตามงานก็จะลดน้อยลง

จากการเสวนา พอสรุปให้เห็นแนวทางการทำงานของหลายๆ ท่าน ซึ่งมีความคล้ายกัน ...

.... เมื่อมีงานเข้ามา ไม่ว่าจะเป็นงานประจำ ที่มีกำหนดเวลาแน่นอน หรือจะเป็นงานที่เข้ามาเร่งด่วน สิ่งที่ต้องทำ คือ

1.      ศึกษาวิเคราะห์งาน

2.      วางแผน กำหนดเวลา การทำงาน

3.      ทำงานตามระบบที่วางไว้

4.      ติดตามข้อมูลจากหน่วยงาน ที่เกี่ยวข้อง

5.      สรุปข้อมูล

6.      ส่งงานกลับไปยังหน่วยงานที่ ต้องการข้อมูล

ข้อสังเกต  ถ้าหากว่าหน่วยงานสามารถ ทำงานให้เสร็จตามกำหนดเวลาที่เรากำหนดไว้ได้ เรื่องติดตามงาน เราก็คงไม่ต้องมาพูดถึงอีกเลย...แล้วทำไม เรายังต้องติดตามงาน เพราะฉะนั้นปัญหาการติดตามงาน มันอยู่ที่แต่ละหน่วยงานเองเลย ถ้าทุกหน่วยงานทำงานให้เสร็จ ส่งข้อมูลตามที่หน่วยงานอื่นต้องการและตรงตามเวลา ปัญหาการติดตามงานคงไม่เกิดขึ้น

*****************************