พบกันครั้งแรก

              วันนี้เป็นวันสุดท้ายของเดือนกรกฎาคม ถือเป็นฤกษ์งามยามดีที่ “ว่าที่คณะทำงาน KM” ของสำนักฯ ได้มาพบปะปรึกษาหารือกันอย่างเป็นเรื่องเป็นราวเป็นครั้งแรก (แม้จะยังไม่เป็นทางการเต็มรูปแบบ เพราะรอการลงนามแต่งตั้งจาก ผอ.สำนักฯ ซึ่งขณะนี้อยู่ระหว่างเดินทางไปร่วมประชุมต่างประเทศ)

              ประเด็นแรกที่เริ่มพูดคุยกัน คือ เรื่องที่มาที่ไปของการมี “คณะทำงาน KM” เกิดขึ้นภายในสำนักฯ ทั้งๆ ที่ KM ก็ไม่ใช่เรื่องใหม่ แต่เป็นเรื่องที่บุคลากรของสำนักฯรู้จักคุ้นเคยกันมานานแล้ว รวมทั้งหลายๆ คน ก็เคยไปร่วมการประชุม/อบรมเกี่ยวกับ KM ที่จัดโดย “กรมควบคุมโรค” กันมาบ้างแล้วตลอดระยะเวลากว่า 3 ปีที่ผ่านมา แต่หากจะกล่าวถึง KM ในมุมที่นำมาใช้สร้าง “กระบวนการแลกเปลี่ยนเรียนรู้” ร่วมกันภายในสำนักฯ ภายในกลุ่มงาน หรือระหว่างกลุ่มงานแล้ว คงต้องยอมรับว่ายังไม่เห็นเป็นภาพที่ชัดเจนนัก

              อีกทั้งภารกิจบางประการของสำนักฯ ที่ยังไม่บรรลุความสำเร็จอย่างเต็มร้อย เช่น “การจัดทำฐานข้อมูลความรู้” ที่เป็นระบบให้สามารถเข้าถึงและใช้งานได้ง่ายทั้งภายในสำนักฯเอง และต่อการบริการเผยแพร่ไปสู่เครือข่ายดำเนินงานที่เกี่ยวข้องต่างๆ ก็เป็นภารกิจที่สามารถดำเนินการให้สำเร็จได้ด้วย KM

              ด้วยเหตุผลนี้เองที่ทำให้ คุณหมอฉายศรีฯ (ขณะยังดำรงตำแหน่งเป็น ผอ.สำนักฯ) มีความคิดที่จะจัดตั้ง “ศูนย์จัดการความรู้” ขึ้นภายในสำนักฯ เพื่อเป็น “แกนกลาง” คอยช่วยประสานอำนวยความสะดวกให้เกิดการนำ “การจัดการความรู้” หรือที่เรียกกันสั้นๆ ว่า KM (KnowledgeManagement) มาประยุกต์ใช้กับการดำเนินงานต่างๆ ภายในสำนักฯ ในมุมของแบบจำลองการจัดการความรู้ที่เรียกว่า “โมเดลปลาทู” โดยคาดหวังว่าจะทำให้สำนักฯ มีทั้ง

                   KV: Knowledge Vision คือ เป้าหมายในการจัดการความรู้

                   KS: Knowledge Sharing คือ กระบวนการแลกเปลี่ยนเรียนรู้ และ

                   KA:Knowledge Asset คือ คลังความรู้

ซึ่งทั้งหมดนี้จะเกิดขึ้นได้ต้องอาศัยความร่วมมือร่วมใจกันของทุกคนในสำนักฯ แต่เนื่องจากแต่ละคน แต่ละกลุ่มงานต่างก็มีภารกิจจากงานประจำกันมากอยู่แล้ว จึงเป็นที่มาของการเกิด “ศูนย์จัดการความรู้” ขึ้นเพื่อทำหน้าที่คอยประสาน เชื่อมโยง และจัดการให้เกิดทั้ง KV, KS และ KA ขึ้นภายในสำนักฯ  

              อย่างไรก็ตาม ลำพังเพียงศูนย์ KM หน่วยเดียวคงทำงานนี้ไม่สำเร็จอย่างแน่นอน เพราะอย่างที่กล่าวแล้วว่าศูนย์ KM ทำหน้าที่เป็น “หน่วยสนับสนุนหรือเสริมแรง” ในขณะที่ “พลังขับเคลื่อน” ที่แท้จริงอยู่ที่บุคลากรของสำนักฯ จึงเป็นที่มาของการเชื้อเชิญ “อาสาสมัคร” ที่เป็นตัวแทนของแต่ละกลุ่มงานเข้ามาร่วมเป็น “คณะทำงาน KM” เพื่อร่วมมือกันทำให้เกิด “กระบวนการจัดการความรู้” ขึ้นภายในสำนักฯ  และแม้ว่าในการพบปะกันวันนี้จะยังไม่มีคำสั่งแต่งตั้งออกมาอย่างเป็นทางการ แต่ก็ได้รับความร่วมมือเป็นอย่างดีจากทุกกลุ่มงานส่งตัวแทนเข้าร่วมประชุม และมีผู้ “อาสาสมัคร” เข้ามาเป็นคณะทำงานด้วยความสนใจและสมัครใจแล้วถึง 2 คน คือ พี่จำเริญ จากกลุ่ม สว. และน้องกบ จากกลุ่ม คบ. ซึ่งในระยะเริ่มต้น 2 คนนี้ ก็ถือได้ว่าเป็น focal point ในเรื่อง KM รุ่นบุกเบิกของสำนักฯ

              ประเด็นต่อมาเป็นการพูดคุยแลกเปลี่ยนประสบการณ์ที่เกี่ยวข้องกับ KM ในมุมของแต่ละคน ที่ทำให้เห็นว่าสำนักฯ มี “ต้นทุน” ที่ดีอยู่แล้ว เพราะพี่ๆ หลายคนมีประสบการณ์การทำ KM มาแล้ว ทำให้มีความเข้าใจถึงความยาก-ง่าย ข้อจำกัดหรืออุปสรรคที่อาจเกิดขึ้นได้ รวมทั้งยังทำให้ได้ทั้งคำถามและคำแนะนำสำหรับเป็นแนวทางในการเริ่มต้น KM ภายในสำนักฯ เช่น

• เราจะมีวิธีการที่จะทำให้เกิด “กระบวนการแลกเปลี่ยนเรียนรู้” ขึ้นในสำนักฯ ได้อย่างไร
• เราจะ “กระตุ้น จูงใจ” อย่างไร ให้คนอยากเข้าร่วมกระบวนการแลกเปลี่ยนเรียนรู้
• เราควรจะมีการ “ตั้งธง” ในการทำ KM ร่วมกัน
• KM เป็นเรื่องที่ค่อนยาก “กำลังใจ” จึงเป็นสิ่งสำคัญที่จะต้องมีให้แก่กันและกัน เป็นต้น

              ซึ่งทั้งหมดนี้เชื่อมโยงไปสู่ประเด็นเกี่ยวกับแผนปฏิบัติงานที่ “ศูนย์ KM” คาดหวังว่าจะปรึกษาหารือในที่ประชุมวันนี้ ซึ่งมีอยู่ด้วยกัน 3 เรื่อง คือ

              - การจัด KM Workshop ด้วยหลักสูตรและทีมวิทยากรจาก สถาบันส่งเสริมการจัดการความรู้เพื่อสังคม (สคส.) ซึ่งที่ประชุมมีความเห็นสนับสนุนว่าควรจะจัดขึ้น เพื่อ 

•  
  • ปรับพื้นฐานความรู้และเข้าใจในเรื่อง KM ของทุกๆ คน ให้ได้เรียนรู้และฝึกปฏิบัติไปพร้อมๆ กัน
  • ใช้เวทีของ workshop ครั้งนี้ “ตั้งธง” และวางแผนทิศทาง KM (Strategic KM) ของสำนักฯ ร่วมกัน

               - การจัดทำฐานข้อมูลความรู้ เพื่อรวบรวมข้อมูลความรู้ต่างๆ ของสำนักฯ มาจัดการให้เป็นระบบที่สามารถเข้าถึงง่าย ใช้งานได้จริง ซึ่งเรื่องนี้ถือเป็น “พันธกิจ” หลักของสำนักฯ อยู่แล้ว ทำให้ที่ประชุมสนับสนุนว่าควรจะมีการดำเนินการในเรื่องนี้ โดยในระหว่างที่รอจัด KM Workshop เพื่อกำหนดเป้าหมายและวางแผน KM อย่างเป็นรูปธรรม ขอความร่วมมือ

•  
  • ตัวแทนแต่ละกลุ่มงานช่วยกลับไปสำรวจดูว่า ในแต่ละกลุ่มงานมีข้อมูล/วัตถุดิบอะไรอยู่บ้างที่จะนำมารวบรวมจัดระบบไว้ในฐานข้อมูลความรู้ของสำนักฯ
  • ศูนย์ KM ช่วยจัดทำ format สำหรับให้แต่ละกลุ่มงานกรอกรายละเอียดได้สะดวกและรวดเร็วขึ้น

               - การออกแบบและพัฒนาเว็บไซต์สนับสนุนการจัดการความรู้  ที่ Link กับเว็บไซต์เดิมของสำนักฯ ซึ่งที่ประชุมเห็นด้วยว่าควรจะออกแบบและจัดทำโดย “คนใน” ของสำนักฯ เอง เพราะถ้าจ้างคนนอกทำจะไม่สะดวกในการ update และทำให้เว็บไม่ยั่งยืน

              ประเด็นแถมท้าย คือ เรื่อง R2R หรือ Routine to Research ที่หัวหน้ากลุ่ม สว. เห็นว่าเป็นเรื่องจำเป็นที่บุคลากรของสำนักฯ ควรทำงานวิจัยจากงานประจำให้มากขึ้น ภายหลังการปรับเข้าแท่ง  ซึ่งในความเห็นส่วนตัวของผู้เขียนคิดว่าถ้าเข้าใจแก่นของ KM แล้ว R2R กับ KM คือสิ่งที่ต่อยอดเชื่อมโยงกันได้ รวมทั้งศูนย์ KM สามารถช่วยสนับสนุนโดยการค้นหารวบรวมข้อมูล เครื่องมือ เทคนิควิธีการเกี่ยวกับ R2R หรือเตรียมจัดกิจกรรม "แลกเปลี่ยนเรียนรู้" ร่วมกันสำหรับประเด็นนี้ได้

              สุดท้ายที่ประชุมเสนอให้ทำ e-mail group ของ “คณะทำงาน KM” ไว้สำหรับเป็นช่องทางติดต่อสื่อสาร ส่งข่าวสาร รวมทั้งปรึกษาหารือกันได้อย่างสะดวกรวดเร็ว

              แง่มุมพิเศษที่ได้จากการประชุมวันนี้คือ ได้รู้ว่า สำนักฯมีต้นทุนทรัพยากรบุคคลซึ่งเป็นผู้ที่มีทักษะ “การจับประเด็นและสรุปความ” จากการประชุมได้อย่างรวดเร็ว กระชับ และครบถ้วน ซึ่งหากจะพูดด้วยภาษา KM ก็ต้องบอกว่า การมีทักษะและความสามารถเช่นนี้ ถือว่าเป็น Tacit Knowledge ที่สามารถแลกเปลี่ยน แบ่งปัน และเป็นต้นแบบสำหรับน้องๆ ที่จะได้เรียนรู้ถึงเทคนิคนิควิธีการเพื่อที่จะฝึกปฏิบัติให้มีทักษะเช่นเดียวกันนี้ได้เป็นอย่างดี

ปลาทูแม่กลอง

31 กรกฎาคม 2551