ผู้เขียนไม่ค่อยมีความรู้เรื่องการจัดทำแผนปฏิบัติงานราชการ หรือการติดตามผลการดำเนินงานต่างๆ ในแต่ละปีงบประมาณของหน่วยงานราชการมากนัก แต่มักจะเข้าไปพูดคุยคลุกคลีกับพี่ๆ น้องๆ กลุ่มสนับสนุนวิชาการ (สว.) ของสำนักฯอยู่บ่อยๆ สังเกตว่าสมาชิกกลุ่มที่มีหน้าที่เกี่บวกับการจัดทำแผนงานและติดตามผลการดำเนินงานจะมีภารกิจยุ่งเหยิงมากๆๆ โดยเฉพาะช่วงต้นปีและปลายปีงบประมาณ รวมถึงช่วงท้ายๆ ของแต่ละไตรมาส

ช่วงต้นปีเข้าใจว่ายุ่งอยู่กับการประสานและประชุมเพื่อเขียนแผนและจัดทำคำของบประมาณ ช่วงสิ้นสุดแต่ละไตรมาสก็ยุ่งกับการติดตามงานเพื่อทำ progress report ปลายปีก็ยุ่งกับการเร่งรัดการใช้จ่ายงบประมาณและติดตามผลการดำเนินงาน

ผู้เขียนลองคิดดูว่าจะมีส่วนช่วยเสริมแรงการทำงานของ กลุ่ม สว.ได้อย่างไรบ้าง ก็เลยลองแนะนำให้ “ประยุกต์” ใช้เครื่องมือ AAR (After Action Review) เช่น เป็นไปได้หรือไม่ว่าที่จะชวนให้ผู้บริหารช่วยผลักดันให้ทุกกลุ่มงานทำ AAR หรือก็คือ “การประชุมเพื่อทบทวนการทำงาน” ของแต่ละกลุ่มซักเดือนละ 1 ครั้ง จากนั้นระดับหัวหน้ากลุ่มงานก็นำข้อมูลที่ได้จากการทำ AAR ในกลุ่ม มาแลกเปลี่ยนกันซักเดือนละ 1 ครั้ง ทั้งนี้ แล้วแต่ความสะดวกและเหมาะสมกับสถานการณ์ของสำนักฯเอง

โดยในการทำ AAR ทุกครั้งให้มีคนทำหน้าที่ “คุณลิขิต” บันทึกสาระที่ได้ รวบรวมและจัดเก็บไว้ หรือถ้าสามารถนำมาแบ่งปันให้คนอื่นๆ เข้าถึงข้อมูลเหล่านี้ได้ไม่ว่าจะเป็นในเว็บไซต์ของสำนักฯ หรือใน blog ก็น่าจะเป็นประโยชน์มากยิ่งขึ้น

ตัวอย่างคำถาม AAR ที่ผู้เขียนนำมาจากเอกสารเรื่อง “การวิเคราะห์กระบวนการเรียนรู้ในการถอดบทเรียนด้วยเครื่องมือการวิเคราะห์หลังการปฏิบัติ (After Action Review)” ของ รศ.ดร.เนาวรัตน์ พลายน้อย คณะสังคมศาสตร์และมนุษยศาสตร์ มหาวิทยาลัยมหิดล ที่อยากฝากไว้เผื่อว่า กลุ่ม สว. สนใจอยากจะนำไปปรับใช้ มีดังนี้

• เราวางแผนกันไว้อย่างไร อะไรคือจุดมุ่งหมายของโครงการ
• เมื่อเราดำเนินโครงการมาได้ระยะหนึ่งแล้ว เกิดอะไรขึ้นบ้าง สิ่งใดเป็นไปตามที่วางแผนไว้ ทำไมจึงเป็นเช่นนั้น
• สิ่งใดที่ไม่เป็นไปตามที่วางแผนไว้  ทำไมเป็นเช่นนั้น
• เรามีปัญหาอุปสรรคอะไรบ้างหรือไม่ แก้ไขอย่างไร
• การดำเนินงานในระยะต่อไป เราน่าจะทำอะไรให้ดีขึ้นกว่าเดิมได้บ้าง อะไรที่เราจะทำให้แตกต่างจากครั้งที่ผ่านมา

ผู้เขียนขอท้าพิสูจน์ว่า ด้วยการประยุกต์ใช้คำถามหลักๆ ประมาณ 4-5 ข้อ ของ AAR บวกกับการให้ความสำคัญกับ “คุณลิขิต” จะช่วยผ่อนแรงของ สว. ในการจัดทำ progress report การติดตามผลการดำเนินงาน และการจัดทำรายงานประจำปี ได้มาก หากทำอย่างสม่ำเสมอ ทำให้เคยชิน ทำให้ AAR เป็นส่วนหนึ่งของการประชุมในแต่ละเดือน

ในระดับกลุ่มงานเองก็จะได้ประโยชน์จากการทำ AAR ไม่น้อย เพราะจะได้แลกเปลี่ยนเรียนรู้ความก้าวหน้าของการดำเนินงานแต่ละโครงการ ช่วยกันปรับปรุงพัฒนาแก้ไขได้ทันการณ์หากมีปัญหาหรืออุปสรรคเกิดขึ้น ได้แบ่งปันประสบการณ์การทำงานแก่กันและกัน มีข้อมูลเตรียมพร้อมไว้สำหรับรายงานความก้าวหน้าของโครงการอยู่ตลอดเวลา

สุดท้ายสิ่งที่อยากจะฝากไว้สำหรับการทำ AAR ให้ได้ผล คือ อย่าลืม Motto สำหรับเวที ลปรร. ของสำนักฯ ที่ช่วยกันคิดไว้เมื่อตอนไป workshop ที่ว่า “ฟังอย่างตั้งใจ ถามเชิงสร้างสรรค์ ตอบตรงประเด็น” :)

ปลาทูแม่กลอง

21 ธันวาคม 2551