ต่อไปนี้ เป็นเทคนิคการประชุมคณะกรรมการหรือการปฏิบัติงานในรูปของคณะกรรมการ  ซึ่งส่วนหนึ่งผมได้บทเรียนมาจากการได้เคยร่วมประชุมกับศาสตราจารย์ ดร.พจน์ สะเพียรชัย  และบางส่วนก็คิดหรือดัดแปลงขึ้นใช้เอง ครับ

1) เรื่องแจ้งเพื่อทราบควรเรียบเรียงรายละเอียดเป็นลายลักษณ์อักษรให้ชัดเจนที่สุด ซึ่งประธานในที่ประชุมสามารถแจ้งให้ที่ประชุมศึกษารายละเอียดพร้อมกัน ในเวลา 9-12 นาที  โดยไม่ต้องแจ้งด้วยวาจาเป็นเรื่องๆ 

 ประธานเพียงพูดว่า  “ต่อไปเป็นวาระ เรื่องแจ้งเพื่อทราบ  วันนี้มี 13  เรื่อง โปรดอ่าน 13 นาที่ ...เชิญครับ” แล้วประธานก็นั่งดื่มกาแฟ 13 นาที เมื่อครบ 13 นาที   ค่อยถามว่า “กรรมการท่านใดมีข้อซักถาม หรือข้อสังเกตใด ๆ ไหมครับ   ถ้าไม่มี ขอจบวาระเรื่องแจ้งเพื่อทราบนะครับ”

2) ในวาระ “รับรองรายงานการประชุม”   ประธาน อาจพูดกับสมาชิกว่า “ต่อไป เป็นวาระ รับรองรายงานการประชุม เชื่อว่าสมาชิกคงอ่านมาแล้ว  ในกรณีการพิมพ์ผิด หรือตกหล่น หรือใช้ คำ และ หรือ  ต่อ  แต่ ไม่ถูกต้อง ขออนุญาตไม่ต้องนำเสนอต่อที่ประชุมนะครับ ให้บันทึกส่งฝ่ายเลขานุการได้เลย ขอให้เสนอหรือท้วงติงเฉพาะที่เห็นว่า มีการบันทึกมติที่ประชุมผิดพลาดนะครับ......เชิญครับ ในกรณีเช่นนี้ จะสามารลดเวลาในเรื่องการทักท้วง  พิมพ์ผิด ถูก หรือ การตกหล่น ได้มากครับ

3) ในวาระ เรื่องเสนอเพื่อพิจารณาหรือเรื่องหารือ  ควรแจ้งประเด็น/รายละเอียดให้กรรมการรับทราบล่วงหน้า เพื่อจะได้ศึกษาและเตรียมข้อคิดหรือข้อเสนอแนะมาล่วงหน้า จะช่วยลดเวลาในการคิดในที่ประชุม  รวมทั้งจะช่วยให้ได้ข้อคิดที่คมชัด สมเหตุสมผล เป็นประโยชน์ต่อการนำไปปฏิบัติ ไม่ใช่การคิดในช่วงเวลาสั้น ๆ ที่มีข้อจำกัดเรื่องเวลา

ประธานที่ให้ความสำคัญกับการพัฒนางาน พัฒนาองค์กร จะให้ความสำคัญในวาระนี้สูงมาก และให้เน้นการระดมสมอง โดยให้ทุกคนได้มีโอกาสแสดงความคิดเห็น ดังบรรยากาศการประชุมต่อไปนี้

ประธาน : วันนี้มีเรื่องหารือทั้งหมด 5 เรื่องนะครับ   เรามีเวลาเพื่อการหารือรวมประมาณ 150 นาที หรือ  2 ชั่วโมงครึ่ง   ดังนั้น แต่ละเรื่องจะต้องสรุปให้ได้ภายใน 25 นาที นะครับ  ผมขอหารือเรื่องที่ 1 เลยนะครับ คือ.(ประธานอ่านประเด็น ให้สมาชิกฟัง) ขอให้คิดภายใน 2 นาที่ นะครับ แล้ว เดี๋ยวผมจะเวียนถามทีละคนครับ(เจอแบบนี้ สมาชิก จะคุยเล่นกันไม่ได้แล้วครับ  ต้องรีบคิด อย่างจริงจัง)  เมื่อครบ 2 นาที่ ประธานจะถามความคิดเห็นทีละคน โดยทุกคนต้องให้ความเห็นอย่างกระชับ ไม่เกินคนละ 1 นาที  หลังจากนั้น ถ้าสมาชิกเห็นคล้อยตามกัน ก็สรุปเป็นมติเลยทันที   แต่ถ้าความเห็นแตกต่างเป็นหลายแนว อาจวนถามเป็นรอบที่ 2-3 แล้วค่อยสรุป

ประธานที่ดี อย่าลืม...เวียนถามความเห็นทีละคนนะครับ(อาจกำหนดเวลาให้คนละเท่า ๆ กัน)   ผมเคยเจอวิธีการนี้ จากการประชุมร่วมกับศาสตราจารย์ ดร.พจน์ หลายครั้ง .ท่านเชื่อหรือไม่  เราต้องคอยตั้งใจฟัง(เพราะจะรู้สึกอาย หรือไม่สบายใจ ในกรณีที่เราจะต้องตอบแบบคลุมเครือ)   ทั้งนี้ ส่วนใหญ่ ผมจะศึกษาประเด็นหารือล่วงหน้า และเตรียมคำตอบไว้ก่อน  โดยจัดพิมพ์ไว้อย่างดี เพื่อตอนตอบต่อที่ประชุมจะได้ตอบอย่างกระชับ ได้ใจความชัดเจน.....

4) ลดเวลาในการประชุมในวาระแจ้งเพื่อทราบ และใช้เวลาส่วนใหญ่เพื่อเรื่องหารือ/เรื่องเสนอเพื่อพิจารณา

5) เปิดห้องสนทนา/ปรึกษาหารือผ่านเว็บไซด์(ห้อง V.I.P) กำหนด Log in  เข้าได้เฉพาะกรรมการเท่านั้น ซึ่งจะเป็นประโยชน์ในการหารืองานล่วงหน้า หรือในบางเรื่องก็สามารถหาข้อยุติได้ โดยไม่ต้องหารือในห้องประชุมปกติอีก

6) ตกลงและจัดทำกำหนดการประชุมเป็นรายปี จะประชุม  กี่ครั้ง วันใดบ้าง  ทั้งนี้ สถานที่ อาจเวียนไปตามโรงเรียนต่าง ๆ (ในกรณีที่เป็นกรรมการเขตพื้นที่การศึกษา) จะได้ถือโอกาสเยี่ยมชม หรือเยี่ยมนิเทศโรงเรียนไปในตัวด้วย