วันนี้ได้ไปร่วมประชุมบอร์ดของสำนักหนึ่งของมหาวิทยาลัยแห่งหนึ่ง ซึ่งผมเองได้ทำหน้าที่บอร์ดต่อเนื่องเป็นสมัยที่ 2 โดยในสมัยที่ 1 ได้เข้าร่วมประชุมบอร์ดเพียง 1-2 ครั้ง จนรู้สึกว่าบอร์ดชุดนี้ทำประโยชน์ให้แก่องค์กรหรือมหาวิทยาลัยแห่งนั้นไม่มากนัก(ในความรู้สึกของตนเอง) อีกทั้งจากการรับฟังปัญหา ในทัศนะของฝ่ายสำนักเองก็มองว่า “เชิญประชุมบอร์ดได้ยากมาก เพราะเวลาว่างไม่ค่อยตรงกัน”(เพราะบอร์ดมีความเป็นผู้ทรงคุณวุฒิสูงมาก...ถ้าทรงคุณวุฒิมาก ก็มักจะไม่มีเวลา)

        ในช่วงสุดท้ายของการประชุม ผมเสนอให้จัดทำปฏิทินการประชุมเป็นรายปี โดยกำหนดวันประชุมที่แน่นอนปีละ 4-5 ครั้ง(ถ้าใครรับปากที่จะเป็นบอร์ด ก็จะต้องจัดเวลาหรือเสียสละเวลาได้ 4-5 ครั้ง ต่อ ปี ครั้งละ 2-3 ชั่วโมง) และขอให้ “จัดทำปฏิทินการประชุมในลักษณะของการขับเคลื่อนงานเชิงนโยบาย” ทั้งนี้ ในการประชุม 4-5 ครั้ง ควรจัดปฏิทินการประชุมให้สอดรับกับระบบแผนงานตามปีงบประมาณ  ซึ่งได้เสนอให้กำหนดวาระการประชุม(อย่างน้อย 4 ครั้ง)  ดังตัวอย่างต่อไปนี้

ครั้งที่ 1  ประชุมเพื่อ ร่วมวิเคราะห์ปัญหา-ความต้องการจำเป็นในการพัฒนางานของสำนัก(Needs Assessment)  วิเคราะห์และกำหนดลูกค้ากลุ่มเป้าหมาย และ ร่วมกำหนดนโยบาย/ทิศทางในการพัฒนางาน หรือจุดเน้นพิเศษในปีต่อไป

.........วันที่พฤหัสที่ 3 ของเดือน กรกฎาคม ปี 2552.............

ครั้งที่ 2  ประชุมเพื่อ ร่วมพิจารณา/รับรองแผนพัฒนางานหรือแผนปฏิบัติการประจำปีของสำนัก/หน่วยงาน/องค์กร

.........วันที่พฤหัสที่ 3 ของเดือน กันยายน ปี 2552.............

ครั้งที่ 3  รับทราบความก้าวหน้าในการพัฒนางาน/ผลการดำเนินงานระยะครึ่งปี   หรือผลการดำเนินงานตามตัวชี้วัดที่ได้ตกลงกับองค์กรที่สังกัด(ตามที่สำนักได้ตกลงกับมหาวิทยาลัย)

.........วันที่พฤหัสที่ 3 ของเดือน กุมภาพันธ์ ปี 2552.............

ครั้งที่ 4  ร่วมรับฟัง/รับทราบผลการดำเนินงานในรอบปีของสำนัก/องค์กร (เป็นการสัมมนาประเมินผล-Evaluation Seminar) และเตรียมการเพื่อการวางแผนพัฒนางานตามพันธกิจ ในปีถัดไป

.........วันที่พฤหัสที่ 3 ของเดือน พฤาภาคม ปี 2552.............

หากมีการกำหนดปฏิทิน-วันประชุมที่ชัดเจน สิ่งนี้ น่าจะเรียกว่า “ปฏิทินการขับเคลื่อนงานตามนโยบายของสำนัก/องค์กร”  ถ้ามีปฏิทินที่ชัดเจนเช่นนี้ คณะกรรมการหรือบอร์ดแต่ละท่านจะมีโอกาสเตรียมประเด็นแนวคิดเพื่อเสนอแนะต่อที่ประชุมที่เป็นรูปธรรม จะเกิดประโยชน์ต่อการขับเคลื่อนงานขององค์กร ไม่ใช่บรรยากาศของการประชุมเพื่อแก้ปัญหา หรือรับฟังความคิดเห็น หรือให้ความเห็นชอบในเรื่องใด ๆ เป็นครั้งคราว ๆ ไป(ซึ่งเป็นเสมือนบอร์ดที่ปรึกษา มากกว่า การเป็นบอร์ดนโยบายหรือบอร์ดบริหาร)