สารสนเทศขององค์กรอาจอยู่ในรูปของเอกสาร   อาจจัดเก็บไว้อย่างเป็นหมวดหมู่ที่ดึงออกมาหาความหมายได้ง่าย   เทคโนโลยีที่ช่วยการจัดการสารสนเทศเหล่านี้ได้แก่

- Databases & Textbases   เป็นข้อมูลอีเล็กทรอนิกส์จากการปฏิบัติงานธุรกิจประจำวันที่เก็บไว้อย่างมีโครงสร้างและระบบ   เพื่อเก็บไว้เป็นความทรงจำขององค์กร   เทคโนโลยี database management system จะช่วยอำนวยความสะดวกต่อการตั้งคำถาม,  การสรุป,  การค้นหา และการตรวจตราข้อมูล   มีเทคโนโลยีที่ช่วยการเข้าถึงข้อมูลได้ง่าย  ทำความเข้าใจได้ง่าย  ช่วยในด้านความทรงจำขององค์กร

- Organizational systems   เอกสารการทำธุรกรรมขององค์กรแต่ละรายการผ่านระบบคอมพิวเตอร์ที่เป็นระบบ ERP-enterprise resource planning and management program

- Data warehousing & data marts   เป็นข้อมูลที่แสดงประวัติของการทำธุรกรรมและแสดงสารสนเทศข้ามสายงาน   เป็นการสังเคราะห์ความหมายของรายการธุรกรรมเปรียบเทียบกับระบบอื่น เช่น ระบบ HRD, ระบบการตลาด

         เครื่องมือที่ช่วยการวิเคราะห์ความหมายจากฐานข้อมูลการปฏิบัติงานหลายฐาน  จะช่วยให้สารสนเทศแก่ผู้บริหารสำหรับใช้ในการตัดสินใจเชิงยุทธศาสตร์     ส่วน data warehouse ช่วยสังเคราะห์ฐานข้อมูลจากทั่วทั้งองค์กร   และ data marts เป็นการสังเคราะห์ข้อมูลจำเพาะบางด้านหรือบางหน่วยงานย่อย

ตัวอย่างจริง
         บริษัทผลิตและจำหน่านเครื่องใช้จัดให้มีระบบ records management system  ทั้งบันทึกที่เป็นกระดาษและที่เป็นอีเล็กทรอนิกส์   โดยมีเป้าหมายที่การจัดเก็บและการค้นหาบันทึกเกี่ยวกับธุรกิจของตน   บันทึกเหล่านี้ได้แก่ บันทึกเกี่ยวกับ quality management,  เกี่ยวกับ engineering drawing  และวิธีการทางวิศวกรรม    ระบบดังกล่าวช่วยให้มีการจัดการ "ขุมปัญญา" ขององค์กร (organization assets) ณ จุดเดียวหรือระบบเดียว   ช่วยการจัดการธุรกิจและการจัดการความเสี่ยงอย่างมียุทธศาสตร์

Ref. Standards Australia. Knowledge management - a guide. AS 5037 - 2005

วิจารณ์  พานิช
 24 เม.ย.50