การจัดการบันทึก (RM) อาศัยพลังของ IT ช่วยให้มีการบันทึกธุรกรรมขององค์กรนำมาจัดเก็บอย่างเป็นระบบ นำมาหาความหมายและมีการทำลายบันทึกตามความเหมาะสม
เมื่อมีการทำธุรกรรม ระบบจะสร้างบันทึกขึ้นโดยอัตโนมัติ เป็น electronic document จัดเก็บเข้าตามหมวดหมู่และเชื่อมโยงกับระบบอื่น ๆ ขององค์กร
RM ที่ดีจะช่วยให้มีการแลกเปลี่ยนสารสนเทศของธุรกรรมข้ามหน่วยงานภายในองค์กร เกิดสารสนเทศของงานที่เปรียบเทียบตามช่วงเวลาได้ ช่วยการตัดสินใจ ทำให้งานมีความคงเส้นคงวา (consistency) และต่อเนื่อง ช่วยให้เกิดผลประโยชน์ต่อลูกค้า ผู้ถือหุ้น และเป็นไปตามกฎระเบียบและธรรมภิบาลขององค์กร
ตัวอย่างเรื่องจริง
รัฐบาลแห่งหนึ่งจัดระบบ Document Management และ Records Management เพื่อให้เป็นไปตามข้อกำหนดในกฎหมาย เพื่อให้ได้รับผลประโยชน์ด้าน KM จากโครงการริเริ่มใหม่นี้ พนักงานของรัฐทุกคนได้รับบทบาท
- ร่วมกันกำหนดคำหลัก และวิธีการค้นหาสารสนเทศ
- ได้รับการฝึกฝนทักษะในการดึง explicit knowledge ออกมาจากระบบ
- เป็นผู้ใช้ระบบค้นหาพนักงานที่มีทักษะหรือความสามารถที่ต้องการ
- มีส่วนคัดเลือกและยกย่องทรัพยากรที่มีคุณค่าต่อองค์กร
Ref. Standards Australia. Knowledge management - a guide. AS 5037 - 2005
วิจารณ์ พานิช
8 ก.ค.50
ไม่มีความเห็น