มีโอกาสได้เข้าร่วมการประชุมเชิงปฏิบัติการเรื่อง Transformative Coaching ณ โรงแรมคำแสด ริเวอร์แคว รีสอร์ท จังหวัดกาญจนบุรี เมื่อวันที่ ๑๓-๑๕ พฤษภาคม ๒๕๕๒ จัดโดยศูนย์การศึกษาต่อเนื่องทางการพยาบาลรามาธิบดี ร่วมกับคณะกรรมการพัฒนาบุคลากรด้านการศึกษา ภาควิชาพยาบาลศาสตร์ คณะแพทยศาสตร์โรงพยาบาลรามาธิบดี มหาวิทยาลัยมหิดล

        โดยมีวิทยากร ๓ ท่าน ดังนี้ ๑.อาจารย์นายแพทย์วิธาน  ฐานะวุฑฒ์  ๒.อาจารย์แอ๊ด พัฒนา  แสนเรียง และ ๓.อาจารย์นายแพทย์วรวุฒิ  โฆวัชระกุล จากโรงพยาบาลสันทราย จังหวัดเชียงใหม่

        การเข้าร่วมการประชุมของผู้เขียนในครั้งนี้ เป็นการปฏิบัติงานในหน้าที่ ๒ บทบาท นั่นคือ ผู้จัดการประชุมและผู้เข้าประชุม ถือว่าโชคดีกว่าหลายท่าน ได้เรียนรู้การทำงานจากการปฏิบัติจริง การแก้ไขปัญหาเฉพาะหน้า ตลอดจนการเข้าร่วมกิจกรรม การจัดประชุมครั้งนี้ไปต่างจังหวัด มีรายละเอียดให้เรียนรู้มากมาย

        ผู้จัดการประชุม ต้องมีการติดต่อประสานงานกับบุคคลภายนอกคณะฯ เช่น ๑.เจ้าหน้าที่ฝ่ายขายของโรงแรมเพื่อขอรายละเอียดเพิ่มเติม อาทิเช่น ค่าเช่าที่พัก(รวมอาหารเช้า) ค่าอาหารเย็น ค่าอาหารกลางวัน ค่าอาหารว่างและเครื่องดื่ม ๒.วิทยากร เพื่อวางแผนในการขออนุมัติงบประมาณอย่างรอบคอบและรัดกุมในการจัดประชุมต่อไป

        อย่างไรก็ตาม ค่าใช้จ่ายในหมวดอื่นๆ คงต้องให้ความสำคัญเช่นกัน เช่น ค่าตอบแทนวิทยากรภายนอกคณะฯ ค่าพาหนะตั๋วเครื่องบินวิทยากร (ไป-กลับ) ค่าเช่าที่พักวิทยากร ซึ่งค่าใช้จ่ายในแต่ละหมวดจะต้องสอดคล้องกับประกาศของคณะฯ เช่น ค่าตอบแทนวิทยากรภายนอกคณะฯ ตามประกาศคณะฯ ครั้งที่ 6/2549 ข้อที่ 3.3 ส่วนค่าตอบแทนพนักงานขับรถยนต์ที่ปฏิบัติงานนอกเวลาปฏิบัติงานปกติ ต้องตามประกาศคณะฯ ฉบับที่ 71 พ.ศ.2552 ข้อที่ 6(2) และ (3) ) รายละเอียดควรต้องเรียนรู้เพิ่มเติมจากประกาศคณะฯ แต่ละฉบับ

        ภายหลังจากโครงการได้รับการอนุมัติจัดแล้ว ต้องดำเนินการตามแผนที่วางไว้และจะต้องทำหนังสือขออนุมัติบุคลากรไปประชุมผ่านทางคณบดี ทำประกันอุบัติเหตุส่วนบุคคลให้กับผู้เข้าร่วมการประชุมทุกคน โดยต้องระบุชื่อ สกุล ตำแหน่ง หากผู้เข้าประชุมที่มีประกันอุบัติเหตุรายปีแล้วก็ไม่ต้องขออนุมัติ ให้ขออนุมัติเฉพาะผู้ที่ยังไม่เคยทำประกันอุบัติเหตุส่วนบุคคลเท่านั้น และที่สำคัญควรขออนุมัติยืมเงินทดรองจ่ายด้วย

        ขณะเดียวกันต้องประสานงานกับเจ้าหน้าที่โรงแรมเพื่อยืนยันการจัดประชุม ตามเอกสารที่ส่งไปทางโทรสารดังรายละเอียด ดังนี้ จำนวนห้องพัก วันที่ check in และวันที่ check out รูปแบบการจัดห้องประชุม ยืนยันจำนวนผู้เข้าประชุม การจัดอาหารและเครื่องดื่ม อุปกรณ์โสตทัศนูปกรณ์ที่ฝ่ายจัดการประชุมจะเตรียมไปเอง หรืออุปกรณ์อื่นๆ ที่ทางโรงแรมสามารถจัดหาให้โดยไม่เสียค่าใช้จ่ายเพิ่ม นอกจากนั้นกรณีการเข้าพักของผู้เข้าร่วมประชุม ฝ่ายจัดการประชุมควรต้องจับคู่ผู้เข้าประชุมกรณีพักห้องคู่ อาจเลือกผู้เข้าประชุมที่อยู่แผนกหรือหน่วยงานเดียวกันพักห้องเดียวกัน หรือหากผู้เข้าประชุมต้องการพักกับใครสามารถแจ้งกับผู้จัดการประชุมได้เลย

        นอกจากนี้ ผู้จัดการประชุมยังต้องเลือกเมนูรายการอาหารกลางวัน อาหารเย็น และอาหารว่าง ที่จะรับประทานในแต่ละมื้อ เพื่อไม่ให้รายการอาหารซ้ำซากจำเจ กรณีผู้เข้าประชุมรับประทานอาหารอิสลาม มังสวิรัติ ก็ต้องแจ้งระบุจำนวนให้เจ้าหน้าที่โรงแรมทราบด้วยเพื่อจะได้อำนวยความสะดวก

        ความรับผิดชอบด้านการเงิน เช่น การชำระค่าใช้จ่ายที่เกิดขึ้นทั้งหมดตลอดการประชุม การตรวจสอบความถูกต้องของใบเสร็จรับเงิน เพื่อประกอบการทำเรื่องขออนุมัติเบิกเงินค่าใช้จ่ายในการจัดการประชุมและคืนเงินยืมทดรองจ่ายต่อไป

        ก่อนการเดินทางไปประชุมจำเป็นอย่างยิ่งที่จะต้อง ติดตามงานโดยการประสานงานไปยังเจ้าหน้าที่โรงแรมอีกครั้ง เพื่อตรวจสอบรายการตามที่ยืนยันการจัดประชุม เน้นย้ำเพื่อป้องกันความความผิดพลาดที่อาจเกิดขึ้นได้ และประชาสัมพันธ์ให้กับผู้เข้าประชุมทราบว่าโรงแรมจะอำนวยความสะดวกในส่วนไหนที่ไม่มีค่าใช้จ่ายเพิ่ม เช่น สระว่ายน้ำ การนวดตัวคิดค่าบริการราคาพิเศษ อื่นๆ (ถ้ามี)

        ปัญหาและอุปสรรคในครั้งนี้เป็นเรื่องห้องประชุม ที่ไม่สามารถเข้าใช้บริการได้และต้องย้ายห้องประชุม เนื่องจากกลุ่มที่จัดการประชุมก่อนหน้านี้ไม่ยอมย้ายห้องประชุมตามที่สัญญาไว้ ทำให้เสียเวลาในการประชุมไปร่วม 2-3 ชั่วโมง

        ผู้เข้าประชุม เป็นที่น่าสังเกตว่าการประชุมครั้งนี้ไม่ใช่การนั่งโต๊ะฟังการบรรยายแล้ว lecture ตาม ไม่มี powerpoint ประกอบการบรรยาย หากแต่เป็นการนั่งกับพื้นทั้งผู้เข้าประชุมและวิทยากร ร่วมกันทำกิจกรรมโดยลงมือปฏิบัติจริงด้วยตัวเอง อาทิเช่น การฝึกทักษะการฟังอย่างลึกซึ้ง หรือสุนทรียสนทนา(Dialogue) โดยจับคู่สนทนาให้อีกฝ่ายเล่าเรื่องส่วนอีกฝ่ายฝึกฟังอย่างตั้งใจ สิ่งที่ได้จากกิจกรรมนี้คือ ทำให้รู้จักตนเองมากขึ้น ฝึกการเป็นผู้ฟังที่ดี ฟังผู้อื่นพูดอย่างตั้งใจ ไม่พูดแทรกขณะอีกฝ่ายกำลังพูด ฟังให้มาก พูดให้น้อยลง ทำให้ฟังและได้ยินมากขึ้น สะท้อนให้เห็นว่าปัจจุบันคนเราจะฟังผู้อื่นน้อยลงหรือฟังแม้ยังไม่จบประโยค

        หากวิทยากรต้องการเน้นข้อความสำคัญ ก็จะใช้วิธีเขียนด้วยสีเทียนไขหลากสีลงบนกระดาษ flipchart ที่วางไว้ด้านหน้าของห้องประชุม เป็นการเรียนรู้ธรรมชาติอีกรูปแบบหนึ่ง ที่ให้ความรู้สึกแตกต่างจากการบรรยายดังที่เคยประสบมา

        บอดี้สแกน การก้าวออกจากความคุ้นเดิม เป็นการฝึกทักษะการออกกำลังกายโดยการกำหนดลมหายใจเข้าออกตามจังหวะลำนำเพลง การปรับสภาพร่างกายเข้าสู่ภาวะสมดุล ภาวะปกติ พิจารณาลมหายใจเข้าออกสักพัก ทำให้ร่างกายรู้สึกถึงความเบาสบาย หายใจเข้าออกสะดวกสบายขึ้น สามารถกำหนดลมหายใจเข้าออกได้ “รู้สึกตัว(เอง)มากขึ้น”

        สี่อุปสรรคสำหรับการเรียนรู้ สมองสามชั้น เคสคลินิก สี่ระดับของทฤษฎียูกับการแก้ปัญหาพื้นฐานในระบบสาธารณสุข การเข้าไปอยู่ในความรู้สึกของเขาและให้เขาเข้ามาอยู่ในความรู้สึกของเรา เช่น การเช็ดตัว การฉีดยาผู้ป่วย เป็นต้น หัวข้ออื่นๆ เช่น การเซ้นซิ่ง (Sensing) ในทฤษฎียู บอดี้สแกน บอนดิ้งทักษะของการเป็นโค้ชเพื่อการเรียนรู้ ทฤษฎีตัวยูและการทดลองสร้างโปรโตไทพิ่ง โดยการทดลองทำ ลองซิ ฟังให้นานขึ้นสัก ๒ นาที จะมีอะไรเปลี่ยนแปลงไป

        “จิตตปัญญา” คือ ความรู้อีกชุดที่ไม่ใช่ในการสนทนา(Conversation) หรือ ขบวนการที่ทำให้เราปรับที่จะมาเป็น Being และแก้ปัญหาในสิ่งที่ควรจะเป็นในขณะนั้น

สรุป

สุนทรียสนทนา(Dialogue) เป็นการฝึกทักษะการฟังอย่างลึกซึ้ง

ทำให้รู้จักตนเองมากขึ้น ฝึกการเป็นผู้ฟังที่ดี ฟังผู้อื่นพูดอย่างตั้งใจ ฟังให้มาก พูดให้น้อยลง ไม่พูดแทรกขณะอีกฝ่ายกำลังพูด ทำให้ฟังและได้ยินมากขึ้น เป็นกระบวนการเรียนรู้อีกรูปแบบหนึ่งที่สามารถนำมาปรับใช้ในการทำงานหรือการดำรงชีวิตได้เป็นอย่างดี

สุเทพ ธุระพันธ์

๒๔ พฤษภาคม ๒๕๕๒