๒ พ.ย.๔๙ : เบื้องหลังการเตรียมงาน UKM ครั้งที่ ๘

                หลังจากเข้าร่วม workshop คุณอำนวย เสร็จแล้วในวันเดียวกันคือวันที่ ๒ พ.ย.๔๙  เวลา ๑๖.๓๐ น. ดิฉันและผู้เข้าร่วมคนอื่นๆ ก็ขึ้นรถบัส ๒ ชั้น คันใหญ่ของมหาวิทยาลัยนเรศวร (แต่เนื่องจากผู้เข้าร่วมส่วนใหญ่มีรถตู้กันมาเอง รถบัสบริการของ มน. ที่ดิฉันโดยสารมาจึงว่างมากสามารถนั่งกันได้คนละแถว) เพื่อนำเราไปยังจุดหมายปลายทางคือ โรงแรมไพลิน จังหวัดสุโขทัย เพื่อเข้าร่วมการจัดประชุม UKM ครั้งที่ ๘  ซึ่งครั้งนี้เจ้าภาพจัดงานคือ มหาวิทยาลัยนเรศวร
 

               รถบัสพาเราไปถึงจุดหมายในเวลา ๑๘.๑๕ น.  ดิฉัน check in และเก็บสัมภาระในห้องพัก  แล้วโทรหาคุณตูน เจ้าหน้าที่ประสานงาน มน. ว่าขณะนี้มาถึงแล้ว และดิฉันก็ไปยังห้องประชุมสุโขทัย ของโรงแรมไพลิน เพราะทราบว่า อ.วิบูลย์ วัฒนาธร จะประชุมทีมจัดงานของ มน. สำหรับซักซ้อมการประชุมในวันพรุ่งนี้
 

              เมื่อดิฉันเดินทางมาถึงห้องประชุมสุโขทัย รู้สึกแปลกใจมากเพราะเห็นห้องประชุมจัดโต๊ะเป็นกลุ่มๆ จำนวน ๘ กลุ่ม ซึ่งทุกกลุ่มจะมีโต๊ะคอมพิวเตอร์วางอยู่หัวโต๊ะทุกกลุ่ม...ทำให้คิดในใจว่ารูปแบบกิจกรรมครั้งนี้จะเป็นอย่างไรนะทำไมใช้คอมพิวเตอร์เยอะจัง....เพราะจากกำหนดการเข้าใจว่าการประชุมครั้งนี้ก็คงเป็นการจับกลุ่มคุยกันโดยใช้เทคนิค storytelling แล้วสกัดออกมาเป็นขุมความรู้และแกนความรู้ ซึ่งก็ไม่น่าจะต้องใช้คอมพิวเตอร์เยอะอย่างนี้....................และเมื่อเข้าร่วมประชุมทีมงานซึ่งนำโดย อ.วิบูลย์ ก็ทำให้เข้าใจอย่างแจ่มแจ้ง  ว่าการจัดประชุมครั้งนี้เน้นเป้าหมายไปที่หางปลา คือ Knowledge Assets (KA) เพราะที่ผ่านมาการประชุมจะเน้นในส่วนกลางตัวปลา ทำให้เกิดการ ลปรร. เกิดขุมความรู้ แก่นความรู้ แต่ไปไม่ถึงการจัดเก็บความรู้ให้เป็นระบบและคนทั่วไปยังไม่สามารถหยิบใช้ได้   การประชุมครั้งนี้จึงมุ่งไปที่ KA และต้องทำให้สำเร็จภายในเวลา ๒ วันนี้.......ทีมงานครั้งนี้จึงถือเป็น dream team ก็ว่าได้เพราะทีมงานประจำโต๊ะทั้ง ๘ กลุ่ม จะประกอบด้วยทีมงานของ มน. ดังนี้
           

                ๑. Facilitator ซึ่ง อ.วิบูลย์ ใช้คำว่า Fa น้อย หรือ ผู้สังเกตการณ์ เนื่องจากในแต่ละกลุ่มนั้นจะให้ผู้เข้าร่วมเป็น Fa ด้วย และใช้คำว่า Fa ใหญ่   ซึ่ง Fa น้อย จะช่วย Fa ใหญ่ อีกต่อหนึ่ง รวมถึงเป็นช่วยบันทึกเรื่องเล่าด้วย......และเหตุผลของการใช้คำว่า “ผู้สังเกตการณ์” เพราะผู้เข้าร่วมเป็นผู้ใหญ่ มีทั้งอาจารย์และระดับผู้บริหาร ดังนั้นคงไม่เหมาะถ้าใช้คำว่า Facilitator หรือ วิทยากรกระบวนการ
               ๒. คุณลิขิต ๑ คน ทำหน้าที่จดบันทึกเรื่องเล่าทั้งหมดในกลุ่ม....โดยต้องบันทึกตามแบบบันทึกที่ทำไว้
              ๓. คุณวิศาสตร์ ๑ คน ทำหน้าที่บันทึกข้อมูลลงในคอมพิวเตอร์ ซึ่งทุกกลุ่มจะมีการ set แบบฟอร์มรวมถึง front เอาไว้ให้มีรูปแบบเดียวกันทั้งหมด

                ดังนั้นในแต่ละกลุ่มจะประกอบด้วยทีมงาน มน. จำนวน ๓ คน โดย ผู้สังเกตการณ์และคุณลิขิต จะช่วยกันทำหน้าที่บันทึกซึ่งนั่งอยู่ภายในกลุ่ม แล้วนำข้อมูลที่บันทึกเรื่องเล่านั้นไปให้กับคุณวิศาสตร์ที่นั่งอยู่ที่โต๊ะคอมฯ นอกกลุ่มสนทนานั้น
                นอกจากทีมงานที่ทำหน้าที่ประจำกลุ่มดังกล่าวแล้ว  ยังมีทีมถ่ายภาพและตกแต่งภาพผู้เข้าร่วมเพื่อนำไปใส่ในแบบฟอร์มเรื่องเล่าอีกทีมหนึ่งด้วย   โดยต้องระวังเรื่องรูปคนเล่ากับเรื่องเล่าต้องตรงกัน

           ดังนั้นจะเห็นว่าการประชุมครั้งนี้จะประสบผลสำเร็จได้ต้องอาศัยการทำงานที่ประสานกันอย่างลงตัวของกลุ่มคนเหล่านี้

                  การประชุมเตรียมงานในครั้งนี้ อ.วิบูลย์ กล่าวเน้นย้ำกับทีมงานว่า 
                งานหลักของทีมงานคือการได้เรียนรู้กระบวนการทุกอย่างในการดำเนินการประชุม ให้ฝึก ฟัง คิด เชื่อมโยง วิเคราะห์ ให้เป็นระบบ เป็นการพัฒนาตัวเองไม่ใช่ทำเป็นแค่เทคนิคที่ได้รับมอบหมายให้ทำเท่านั้น
                งานรอง คือ การทำหางปลาให้เป็นจริง

               อ.วิบูลย์ มีความละเอียดมากในการเตรียมทีมงานไม่ว่าจะเป็นเรื่องเล็กๆ น้อยๆ เช่น เราเป็นเจ้าภาพดังนั้นเราต้องรับฟังผู้เข้าร่วม ห้ามเถียง ต้องหนักแน่น.....การประชุมเตรียมงานครั้งนี้ไม่ประชุมดึกๆ ดื่นๆ เหมือนทุกครั้งที่ดิฉันเคยพบมาเพราะ อ.วิบูลย์ บอกกับทีมงานว่าให้ทุกคนนอนแต่หัวค่ำเพราะพรุ่งนี้จะได้มีหน้าตาแจ่มใส พร้อมรับแขก มีจิตใจผ่องใสพร้อมรับสถานการณ์ต่างๆ ที่จะเกิดขึ้นได้....ไม่ใช่ว่าเตรียมงานเสียจนนอนไม่พอหน้าตาอิดโรย จะทำให้หงุดหงิดง่าย
 

              ดิฉันได้ทราบว่า ทีมทำงานครั้งนี้ เป็นคนที่มาจากหลากหลายหน่วยงานใน มน. มีทั้งระดับ ผู้บริหาร อาจารย์ และเจ้าหน้าที่  ที่เสนอตัวมาเอง…..ทุกคนล้วนได้รับการซักซ้อม ทดลอง การทำหน้าที่ลักษณะดังกล่าวในการประชุมก่อนหน้านี้มาก่อนแล้ว.....ทีมงานชุดนี้ถือเป็น dream team ที่มีใจมาเป็นอันดับแรกและมีการเตรียมตัวมาอย่างเต็มที่เพื่อให้การประชุม UKM ครั้งนี้ออกมาให้ดีที่สุด….ไม่ใช่เพียงแค่จัดประชุมเสร็จ