ประโยชน์ของการนำ VoIP ไปใช้งาน

   ประการสำคัญของการนำ VoIP เข้ามาใช้งานในองค์กรคือ การลดค่าใช้จ่ายในการโทรศัพท์ขององค์กร ไม่ว่าจะโทรในพื้นที่ โทรทางไกล รวมไปถึงโทรไปยังต่างประเทศ ทั้งโทรภายในองค์กรเอง หรือโทรติดต่อกับสาขาอื่นๆ หน่วยงานอื่นๆ หรือลูกค้า ล้วนเป็นประโยชน์ที่ได้รับจากการนำ VoIP ไปใช้งาน ซึ่งจะสรุปประเด็นเป็นข้อๆ ดังนี้

1.ลดค่าใช้จ่าย (Cost Savings)
   ช่วยลดค่าใช้จ่ายในการโทรติดต่อสื่อสารทางโทรศัพท์ เพราะเสียงถูกเปลี่ยนให้อยู่ในรูปแบบเดียวกันกับข้อมูล จึงทำให้ส่งสัญญาณเสียงไปในเครือข่าย LAN หรือ WAN ได้โดยไม่ต้องผ่านเครือข่าย PSTN ที่มีค่าใช้จ่ายมากกว่า

2.เพิ่มความยืดหยุ่นในการติดต่อสื่อสาร
   เช่น กรณีมีสาขาอยู่คนละที่สามารถนำ VPN มาร่วมกับ VoIP เพื่อส้รางระบบการติดต่อสื่อสารเต็มรูปแบบภายในองค์กร ทำการโทรต่างสาขาเหมือนการโทรภายในสาขาเดียวกัน

3.จัดการระบบเครือข่ายได้ง่าย
   เนื่องจากเครือข่ายการติดต่อสื่อสารทางเสียง และเครือข่ายทางด้านข้อมูลถูกจัดวางไว้อย่างเป็นระบบ และหากมีการโยกย้ายหน่วยงานหรือพนักงาน การจัดการด้านหมายเลขโทรศัพท์และอื่นๆ ทำได้ง่าย โดยไม่ต้องเดินสายสัญญาณใดๆเพิ่มขึ้นมาใหม่

4.รองรับการขยายตัวในอนาคต
   หากองค์กรขยายตัวใหญ่ขึ้น VoIP สามารถรองรับผู้ใช้งานได้เพิ่มขึ้นในทันทีโดยการเพิ่ม Virtual User เข้าไปในระบบเท่านั้นเอง

5.ลดค่าใช้จ่ายในการดูแลและจัดการระบบ (Reduce Operation Express) 
เนื่องจากใช้ซอฟต์แวร์ในการจัดการ ทำให้ VoIP นั้นง่ายในการจัดการและบำรุงรักษา

6.เพิ่มประสิทธิภาพการทำงาน (Increase Productivity)
   พนักงานสามารถส่ง เอกสารผ่านเครือข่ายควบคู่ไปกับการสนทนา หรืออาจจะประชุมออนไลน์ (Conference Call) ทั้งภาพและเสียง หรือการส่งเอกสารการประชุมให้กับผู้เข้าร่วมประชุมผ่านทางเครือข่ายได้อีกด้วย

7.ใช้ร่วมกับอุปกรณ์ไร้สายได้
   ทำให้อุปกรณ์ต่างๆที่รองรับการทำงานเครือข่ายไร้   สาย หรือ Wireless เช่น PDA, PDA Phone สามารถติดต่อผ่าน VoIP เข้ามาภายในเครือข่ายขององค์กรได้

8.เพิ่มประสิทธิภาพในการติดต่อกับลูกค้า (Improved Level of Services)  
   สามารถใช้ความสามารถของ VoIP ร่วมกับระบบ CRM เพื่อเข้าถึงข้อมูลต่างๆ เพื่อสนองความต้องการของลูกค้า ลดขั้นตอนน้อยที่สุด เช่น เมื่อลูกค้าต้องการทราบข้อมูลสินค้าหรือการบริการต่างๆ การสั่งซื้อล่าสุด ติดตามการส่งของ ต้องสามารถตอบลูกค้าได้เลย ปัจจุบันยังต้องโอนสายกันไปโอนสายกันมา โอนผิดบ้าง ซึ่งอาจส่งผลเสียต่อองค์กรได้หากรู้ค้าไม่ประทับใจในการบริการ อาจจะไปใช้บริการที่อื่นซึ่งราคาอาจสูงกว่าแต่ประทับใจก็เป็นได้ หรือความสามารถของ VoIP เช่น Click-to-talk เป็นการเพิ่มความสะดวกรวดเร็วในการติดต่อกับลูกค้า

ตัวอย่าง Application การใช้งานเทคโนโลยี VoIP

1. PBX to PBX Connection

   สำนักงานทั้งสองฝั่งสามารถใช้งานตู้สาขา PBX ของสำนักงานอีกฝั่งเปรียบเสมือนตู้สาขา PBX ของสำนักงานตังเอง โดยที่ผู้ใช้งานภายในไม่ต้องทำการ Dial-out ออกไปบนระบบโทรศัพท์ PSTN เพื่อทำการเชื่อต่อเข้ากับตู้สาขา PBX ของสำนักงานอีกฝั่ง

2. Long Line PBX Extension

   มีตู้ PBX ตั้งอยู่ที่สำนักงานใหญ่ และให้ที่สาขาย่อยที่ไม่มีตู้ PBX โดยสาขาย่อยเชื่อมต่อผ่านเครือข่าย IP เข้ามายังสำนักงานใหญ่ เพื่อใช้งานตู้ PBX เสมือนกับว่าเป็นตู้ PBX ตั้งอยู่ฝั่งตนเอง

3. Teleworker / Local Access

   กรณีต้องการติดต่อไปยังสาขาต่างๆที่อยู่ห่างไกล การเชื่อมต่อแบบนี้จะยอมให้ Remote User ฝั่งสำนักงานใหญ่สามารถใช้งานโทรศัพท์เข้ามายังสำนักงานใหญ่ จากนั้นสำนักงานใหญ่ก็จะติดต่อไปยังสาขาต่างๆผ่านเครือข่าย IP ด้วยเทคโนโลยี VoIP ทำให้เสียค่าบริการในอัตราของพื้นที่สาขานั้น คือ ไม่ต้องเสียค่าโทรทางไกลนั่นเอง

4. Service Provider CPE

   ผู้ให้บริการต่างๆ เช่น ISP, CAT,TT&T ,TOT สามารถที่จะเสนอบริการเสริมต่างๆ ทางด้าน VoIP บนระบบเครือข่ายความเร็วสูงที่มีการใช้งานเดิมอยู่แล้ว ปัจจุบัน ADSL สามารถเปลี่ยนเป็นแบบมีไอพีเป็นของตัวเองได้โดยเพิ่มค่าใช้จ่ายของบริการ ADSL หรือ บริษัท TT&T ปัจจุบันมีเบอร์โทรศัพท์ระบบดิจิตอลโดยการเชื่อมต่อผ่านสาย Fiber Optic มายังหน่วยงานทำให้สามารถใช้เลขหมายได้จำนวนมาก ลดปัญหาคู่สายเต็มเพราะต้องเดินสาย 1 เส้นต่อ 1เบอร์ เหมาะสำหรับองค์กรที่ต้องการใช้เบอร์โทรศัพท์เป็นจำนวนมากและรองรับการขยายตัวในอนาคต