(6) การพิมพ์ซองจดหมาย

สวัสดีครับ หลังจากที่เรียนรู้การทำจดหมายเวียนไปแล้ว  วันนี้ขอนำเสนอการพิมพ์ซองจดหมาย

     ตามระเบียบสำนักนายกรัฐมนตรีว่าด้วยงานสารบรรณ  พ.ศ. 2526 ได้กล่าวถึงมาตรฐานกระดาษและซองไว้ดังนี้ คือ

     ข้อ  71  ตราครุฑ  สำหรับแบบพิมพ์ ให้ใช้ตามแบบที่  26  ท้ายระเบียบ  มี  2  ขนาด คือ

         71.2 ขนาดตัวครุฑสูง  3  เซนติเมตร

        71.3  ขนาดตัวครุฑสูง  1.5  เซนติเมตร

     ข้อ  74  มาตรฐานกระดาษและซอง

        74.1  มาตรฐานกระดาษ

        74.2 มาตรฐานซอง โดยปกติให้ใช้กระดาษสีขาวหรือน้ำตาล น้ำหนัก 80 กรัมต่อตารางเมตร เว้นแต่ซองขนาด ซี 4 ให้ใช้กระดาษน้ำหนัก 120 กรัมต่อตารางเมตร  ซึ่งตามระเบียบได้กำหนดขนาดของซอง  ไว้  4  ขนาด คือ
           1.  ขนาดซี  4  หมายความว่า ขนาด 229 มิลลิเมตร x 324  มิลลิเมตร
          2.  ขนาดซี  5  หมายความว่า ขนาด 162 มิลลิเมตร x 229  มิลลิเมตร
           3.  ขนาดซี  6  หมายความว่า ขนาด 114 มิลลิเมตร x 162  มิลลิเมตร
          4.  ขนาดดีแอล  หมายความว่า ขนาด 110 มิลลิเมตร x 220  มิลลิเมตร

     ข้อ  77  ซองหนังสือ  ให้พิมพ์ครุฑตามข้อ  71.2 ด้วยหมึกสีดำที่มุมบนด้านซ้ายของซอง

         77.1  ขนาดซี  4  ใช้สำหรับบรรจุหนังสือกระดาษตราครุฑ  โดยไม่ต้องพับ มีชนิดธรรมดา และขยายข้าง
         77.2  ขนาดซี  5  ใช้สำหรับบรรจุหนังสือกระดาษตราครุฑพับ 2
        77.3  ขนาดซี  6  ใช้สำหรับบรรจุหนังสือกระดาษตราครุฑพับ 4
        77.4  ขนาดดีแอล   ใช้สำหรับบรรจุหนังสือกระดาษตราครุฑพับ 3 
ส่วนราชการใดมีความจำเป็นต้องใช้ซองสำหรับส่งทางไปรษณีย์โดยเฉพาะ  อาจใช้ซองพิเศษสำหรับส่งทางไปรษณีย์อากาศและซองตราครุฑตามที่กล่าวข้างต้นได้โดยอนุโลม

การจ่าหน้าซอง
วิธีปฏิบัติในการจ่าหน้าซองหนังสือราชการ  มี  2  กรณี  คือ
      1.  กรณีที่ส่วนราชการเป็นผู้จัดส่งหนังสือเอง โดยใช้สมุดส่งหนังสือหรือมีใบรับแนบ ติดไปกับซอง และมีพนักงานหรือเจ้าหน้าที่ส่งหนังสือของส่วนราชการเป็นผู้ไปส่งด้วยตนเอง  ให้จ่าหน้าซองตามระเบียบ  สำนักนายกรัฐมนตรีว่าด้วยงานสารบรรณ  พ.ศ. 2526  ข้อ  45   ดังตัวอย่าง ดังนี้
แบบการจ่าหน้าซอง จัดส่งโดยเจ้าหน้าที่

        2.   กรณีที่ส่วนราชการจัดส่งหนังสือโดยทางไปรษณีย์  ให้ปฏิบัติดังนี้
         2.1  ให้ส่วนราชการที่จัดส่งหนังสือทางไปรษณีย์  ระบุชื่อส่วนราชการหรือหน่วยงานและสถานที่ตั้งไว้บริเวณมุมบนซ้ายด้านจ่าหน้า  ใต้ครุฑ  และเหนือเลขที่หนังสือ
       2.2 ระบุชื่อหรือตำแหน่งของผู้รับพร้อมที่อยู่หรือสังกัด  และรหัสไปรษณีย์ที่บริเวณกลางซองด้านจ่าหน้า
       2.3 ระบุชื่อหรือหน่วยงานที่ฝากส่ง ไว้ที่มุมล่าง ทางซ้ายมือ
       2.4  ในกรณีที่เป็นการจัดส่งโดยมีข้อตกลงกับการสื่อสารแห่งประเทศไทยขอชำระค่าฝาก   ส่งเป็นรายเดือน  ให้มีรายละเอียดบนด้านจ่าหน้าเพิ่มขึ้น  ดังนี้
          2.4.1  ระบุข้อความ   “ชำระค่าฝากส่งเป็นรายเดือน  ใบอนุญาตที่……...../…........ ชื่อที่ทำการที่ฝากส่ง”   ในกรอบสี่เหลี่ยมผืนผ้าแนวนอน ขนาด 2 x 4 เซนติเมตร  ที่มุมบนขวาของด้านจ่าหน้า
          2.4.2 ให้เจ้าหน้าที่ ผู้รับผิดชอบในการฝากส่งของหน่วยสารบรรณลงทะเบียนการส่งจำนวน รายละเอียดให้ครบถ้วน เพื่อเก็บเป็นหลักฐานในการตรวจสอบและ ทำบันทึกขออนุมัติเบิกเงินต่อไป
แบบการจ่าหน้าซอง ส่งไปรษณีย์

การพิมพ์ซองจดหมาย   หน้าซองจดหมาย ประกอบด้วย 2 ส่วนต่อไปนี้ 
     1. ชื่อ - ที่อยู่ของผู้ส่ง (Return Address) พิมพ์ไว้ที่มุมด้านซ้ายของซองจดหมายห่างจากขอบซองด้านซ้ายประมาณ 3 เคาะ  พิมพ์บรรทัดแรกห่างจากริมบนของซองประมาณบรรทัดที่ 3  หรือ 1/2 นิ้ว ใช้ระยะบรรทัดเดี่ยว โดยทั่วไปส่วนราชการจะมีซองครุฑ และตรายางที่อยู่ของส่วนราชการกิจการไว้เรียบร้อยแล้ว เพื่อความสวยงาม  และสะดวกแก่การใช้งาน  
     2. ชื่อ - ที่อยู่ของผู้รับ (Receiver's Address) สำหรับซอง DL จะมีการแบ่งพื้นบนซองออกเป็น  9  ส่วน  ตามตัวอย่างด้านบน  โดยทำการพิมพ์คำขึ้นต้น  แล้วเว้นวรรค  ต่อด้วยชื่อผู้รับในบรรทัดแรกตรงส่วนตรงกลาง  บรรทัดต่อไปพิมพ์ที่อยู่  ซึ่งซองขนาดอื่นก็ใช้วิธีการเดียวกัน

รูปแบบการพิมพ์หน้าซองจดหมาย รูปแบบของการพิมพ์หน้าซองจดหมาย มี 2 แบบ คือ 
      1. Blocked Style (แบบตรง) ข้อความแต่ละบรรทัดพิมพ์แนวตรงกัน  ตัวอย่าง
         ผู้ช่วยศาสตราจารย์อังกาบ  บุญย้อย
        193/209  กุลพันธ์วิลล์ 7 หมู่ที่  4  ตำบลแม่เหียะ
        อำเภอเมือง
        จังหวัดเชียงใหม่
        50100

     2. Indented Style (แนวเฉียง) ข้อความแต่ละบรรทัดมีย่อหน้าเฉียง 5 เคาะ ตัวอย่าง
     ผู้ช่วยศาสตราจารย์อังกาบ  บุญย้อย
        193/209 กุลพันธ์วิลล์ 7  หมู่ที่  4  ตำบลแม่เหียะ
          อำเภอเมือง
              จังหวัดเชียงใหม่
                    50100
 หมายเหตุ : ปัจจุบันส่วนมากนิยมใช้แบบ Blocked Style เพราะสะดวก สวย และรวดเร็ว

การ Mail Merge ซอง  การ Mail Merge ซองก็เช่นเดียวกับการทำจดหมายเวียนทั่วไป ซึ่งรายละเอียดดังนี้
ขั้นตอนที่  1  การสร้างเอกสารหลัก  โดยการสร้างฟอร์มซองจดหมาย โดยเริ่มต้นที่
     1. เปิดเอกสารว่าง
     2. ทำการตั้งค่าหน้ากระดาษ File > Page Setup
     3. เลือกขนาดกระดาษ Page Setup > Paper โดยเลือก Envelope
     4. Page Setup > Margin  เลือกแนวนอน แล้วตกลงพิมพ์คำว่า “เรียน”  บริเวณส่วนกลางจากที่แบ่งไว้ 9 ส่วน ตามตัวอย่างแบบการจ่าหน้าซอง ส่งไปรษณีย์
     5. วาดกล่อง Text Box บริเวณหลังคำว่า “เรียน
     6. บันทึกแฟ้มเป็น “ซองดีแอล”

ขั้นตอนที่  2  การสร้างไฟล์ข้อมูลกลุ่มเป้าหมาย  การสร้างไฟล์กลุ่มเป้าหมายก็เช่นเดียวกับการสร้างเอกสารหลัก เป็นการพิมพ์เอกสารทั่วไป แต่จะพิมพ์ในรูปของตาราง  ซึ่งการกำหนดคอลัมน์ของตารางข้อมูล  ก็แล้วแต่ความจำเป็นต้องการใช้ข้อมูลนั้น  ตัวอย่างเช่น 

จากตัวอย่างจะเห็นว่าตารางข้อมูลนี้จะตารางข้อมูลที่ไว้สร้างไว้แล้วในการสร้างจดหมายเวียน  สามารถนำมาใช้ร่วมกันได้  ไม่จำเป็นต้องสร้างใหม่
ขั้นตอนที่  3 การ Merge ข้อมูลเอกสาร  หลังจากที่ได้สร้างเอกสารหลัก และไฟล์ข้อมูลกลุ่มเป้าหมายแล้ว  ต่อไปก็เป็นการ Merge  ข้อมูลเอกสาร  ตามขั้นตอนดังนี้
     1. เปิดหน้าเอกสารหลัก “ซองดีแอล”
     2. เปิดเครื่องมือ Mail Merge โดย ไปที่ Tools > Letter and Mail Merge > Show Mail Merge Toolbar

     3. จะปรากฏเครื่องมือ Mail Merge

     4. นำเคอเซอร์ ไปไว้ในกล่องที่สร้างที่หน้าซอง 
จากนั้น  คลิกที่ Open Data Source

> เปิดไฟล์ตารางข้อมูลกลุ่มเป้าหมาย > เลือกไฟล์ > เปิด

     5.  ทำการ Insert Merge Fields
     6.  เลือก เรียน แล้ว Insert แล้ว Closed แล้ว Enter หลัง «เรียน»
     7.  จากนั้นก็ทำการ Insert Merge Fields อีกครั้งหนึ่ง แต่ครั้งนี้ เลือกที่อยู่ แล้ว Insert แล้ว Closed
     8.  คลิกที่ View Merge Data  จะปรากฏรายชื่อใน Record ที่ 1 แล้วคลิก Next Record จะปรากฏรายชื่อกลุ่มเป้าหมายในลำดับต่อไป
     9.  จากนั้นทำการลบเส้นที่กล่องข้อความที่สร้างไว้บนหน้าซอง  โดยคลิกสี่เหลี่ยมให้เป็นเงาแล้ว ไปที่ Line Color เลือก No Line  แล้วทำการ Save
     10.  หากต้องการผสานข้อข้อมูลเป็นเอกสารใหม่ก็ทำได้โดย คลิก Merge to New Document โดยจะเลือกผสานทั้งหมด  Record ปัจจุบัน หรือบาง Record  เป็นต้น

     11.  ทำการพิมพ์ ขึ้นอยู่คุณสมบัติของเครื่องพิมพ์แต่ละยี่ห้อและรุ่น  บางยี่ห้อบางรุ่นก็พิมพ์ได้ทีละซอง  บางรุ่นบางยี่ห้องก็พิมพ์ได้ทีละหลาย ๆ ซอง

เอกสารอ้างอิง
 สุภรณ์  ประดับแก้ว.  (2545).  งานสารบรรณฉบับสมบูรณ์.  กรุงเทพฯ.  องค์การค้าคุรุสภา.

เป็นอย่างไรบ้างครับ พอจะทำได้ไหมครับ เอกสาร pdf