การจดรายงานการประชุม  

          สวัสดีครับ การประชุมเป็นที่สำคัญที่ทุกหน่วยงานให้ความสำคัญ หลาย ๆ ท่านคงมีปัญหาในการพิมพ์รายงานการประชุม วันนี้จะขอนำเสนอวิธีการพิมพ์รายงานการประชุมเพื่อเป็นแนวทางเดียวกันครับ

          รายงานการประชุม คือ การบันทึกความคิดเห็นของผู้มาประชุม ผู้เข้าร่วมประชุม และมติของที่ประชุมไว้เป็นหลักฐาน รายงานการประชุมนี้จัดเป็นหนังสือราชการ ชนิดที่ 6 ตามระเบียบสำนักนายกรัฐมนตรีว่าด้วยงานสารบรรณ คือ หนังสือที่เจ้าหน้าที่ทำขึ้นหรือรับไว้เป็นหลักฐานในราชการ ดังนั้น การจัดทำรายงานการประชุมต้องจัดทำถูกต้องตามระเบียบสำนักนายกรัฐมนตรีว่าการงานสารบรรณ พ.ศ. 2526  

          จุดมุ่งหมายของการจดรายงานการประชุม

1.    เพื่อเก็บไว้เป็นหลักฐานอ้างอิง

2.    เพื่อยืนยันการปฏิบัติงาน

3.    เพื่อแสดงกิจการที่ดำเนินมาแล้ว

4.    เพื่อแจ้งผลการประชุมให้บุคคลที่เกี่ยวข้องทราบและปฏิบัติต่อไป

ลักษณะของการจดรายงานการประชุม มี 3 ลักษณะ คือ

1.    จดอย่างละเอียดทุกคำพูดของผู้มาประชุม พร้อมมติที่ประชุม วิธีนี้ต้องใช้วิธีการบันทึกเสียงประกอบด้วย เพื่อป้องกันการจดไม่ทัน และไว้ตรวจสอบ

2.    จดย่อคำพูดหรือเรื่องที่เป็นประเด็นสำคัญอันเป็นเหตุผลนำไปสู่มติของที่ประชุมพร้อมด้วยมติ

3.    จดแต่เหตุผลกับมติหรือข้อสรุปของที่ประชุม

        รายงานการประชุม  ตามระเบียบ ข้อที่  25 รายงานการประชุม คือ การบันทึกความคิดเห็นของผู้มาประชุม  ผู้เข้าร่วมประชุม และมติของที่ประชุมไว้เป็นหลักฐาน  ให้จัดทำตามแบบที่  11 ดังตัวอย่าง

การพิมพ์รายละเอียดของรายงานการประชุม

1.    “รายงานการประชุม” ให้ลงชื่อคณะที่ประชุมหรือชื่อการประชุมนั้น

2.    “ครั้งที่”  ให้ลงครั้งที่ประชุม

3.    “เมื่อ”  ให้ลงวัน เดือน ปีที่ประชุม

4.    “ณ” ให้ลงสถานที่การประชุม

5.    “ผู้มาประชุม”  ให้ลงชื่อและตำตำแหน่งของผู้ได้รับการแต่งตั้งเป็นคณะที่ประชุมซึ่งมาประชุมในกรณีที่มีมีผู้อื่นมาประชุมแทนให้ลงชื่อผู้มาประชุมแทน  และลงว่ามาประชุมแทนผู้ใดหรือตำแหน่งใด

6.    “ผู้ไม่มาประชุม” ให้ลงชื่อและตำแหน่งของผู้ที่ได้รับการแต่งตั้งเป็นคณะที่ประชุม ซึ่งขาดประชุมพร้อมทั้งเหตุผล (ถ้ามี)

7.    “ผู้เข้าร่วมประชุม” ให้ลงชื่อและหรือตำแหน่งของผู้ที่มิได้รับการแต่งตั้งเป็นคณะที่ประชุม ซึ่งมีส่วนเกี่ยวข้องและได้เข้าร่วมประชุม (ถ้ามี)

8.    “เริ่มประชุมเวลา” ให้ลงเวลาที่เริ่มประชุม

9.    “ข้อความ” โดยเริ่มต้นด้วยประธานกล่าวเปิดประชุมและเรื่องที่ประชุม มติหรือข้อสรุปที่ประชุมในแต่ละเรื่อง

10. “เลิกประชุม” ให้ลงเวลาที่เลิกประชุม

11.  “ผู้จดรายงานการประชุม” ให้ลงชื่อผู้จดบันทึกการประชุม   

เอกสารอ้างอิง
        สุภรณ์  ประดับแก้ว.  (2545).  งานสารบรรณฉบับสมบูรณ์.  กรุงเทพฯ.  องค์การค้าคุรุสภา.

          อุดร ชื่นกลิ่นธูป. (2526). หลักเกณฑ์และวิธีการทำหนังสือราชการ. กรุงเทพฯ. ศึกษาพร จำกัด.