สรุป
Learning Forum การสร้างและบริหารทีมเพื่อประสิทธิภาพ
14 กรกฎาคม 2553
โรงแรมสวิสโฮเต็ล เลอ คองคอร์ด กรุงเทพฯ
ปฐมนิเทศ โดย ศ.ดร.จีระ หงส์ลดารมภ์ เลขาธิการมูลนิธิพัฒนาทรัพยากรมนุษย์ระหว่างประเทศ
- เมื่อเรียนกลับไปแล้ว ควรกับไปมีอิทธิพลต่อองค์กรและผู้บริหาร ต้องเชื่อมโยงกับ Smart HR นำไปปฏิบัติจริงและเอาชนะอุปสรรค
แนะนำทฤษฎีที่สำคัญของการเรียนรู้ Teamwork…Why?-How? Execution and Success
โดย ศ.ดร.จีระ หงส์ลดารมภ์ เลขาธิการ มูลนิธิพัฒนาทรัพยากรมนุษย์ระหว่างประเทศ
- ควรมี Team reward สำหรับ teamwork
- ต้องคิด ไม่ Copy ความคิด
- บรรยากาศการเรียนรู้ต้องดี
- มีการปะทะกันทางปัญญา มีการต่อยอด ไม่ควรพูดซ้ำสิ่งที่ได้เรียนไปแล้ว
- การเรียนยุคใหม่ต้องนำไปปะทะกับความจริง
- ควรมีการทำ job rotation
- ต้องเรียนในสิ่งที่ตรงกับความต้องการ
- ควรมีแรงบันดาลใจและทะเยอทะยาน คิดไปด้วยว่าได้อะไรบ้าง คิดนอกกรอบแล้วต้องทำสำเร็จเพราะความคิดสร้างสรรค์และนวัตกรรมมาแรงในยุคนี้ ต้องมี system thinking ก่อน
- Alvin Toffler บอกว่า เรากำลังอยู่ในคลื่นลูกที่ 4 คือ Creative Economy ต้องอยู่ได้อย่างยั่งยืนโดยมีความใฝ่รู้ มีปัญญาซึ่งมาจากการใฝ่รู้
- Teamwork สำเร็จได้ด้วย Sustainability, Wisdom, Creativity, Innovation และ Intellectual Capital
- Teamwork เป็นยุทธศาสตร์หนึ่งขององค์กร ดังนั้นต้องรู้จักภาพใหญ่ด้วย
- ในทฤษฎี 3 วงกลม Teamwork เป็นทั้ง Competencies คือ Organizational Competency และแรงจูงใจที่สำคัญ
- ทีมมี 2 ชนิดคือ
- ทีมที่เกิดในไซโลของตนเอง ทีมที่เป็นทางการตามสายงาน ถือเป็นพื้นฐานสำคัญ ต้องทำให้ดีก่อน
- Cross Functional Team มีการทำงานข้ามสายงาน ควรจะทำมากขึ้น ต้องมีค่านิยมร่วมกัน มีความสัมพันธ์ส่วนตัวที่ดีต่อกัน มีความไว้เนื้อเชื่อใจกัน มีชุมชนการเรียนรู้ มีความภูมิใจพอๆกันไม่มีใครข่มใคร
- โอบามาบอกว่า มีทีมไว้เพื่อความสำเร็จ ต้องมีวัฒนธรรมทีมและการมีทีมทำให้ทำงานพิเศษได้
- ต้องผสมผสานกันระหว่างทีมตามสายงานและทีมข้ามสายงาน
- หลัก HRDS สำหรับบริหารทีม คือ มีความสุขร่วมกัน ให้เกียรติผู้อื่น ละทิ้งความถือตัว (EGO) ทำให้คนอื่นรู้สึกว่าตนมีศักดิ์ศรี ใช้จุดแข็งของคนอื่น ทำให้เกิดความยั่งยืนโดยทิ้งมรดกไว้ให้แก่คนรุ่นหลัง
Workshop 1 ประเด็นที่ได้ฟังแล้วโป๊ะเชะที่สุด
กลุ่ม 1
คุณสุขเกษม จงมั่นคง
- สุดยอด ผมจะพูดในสิ่งนำไปทำ ถ้าไม่ทำจะไม่เกิดประโยชน์
ศ.ดร.จีระ หงส์ลดารมภ์
กิตติพัฒน์
- ทำแล้วต้องประเมินและพัฒนาด้วย ไม่สำเร็จ ก็ไม่ควรเลิก
ศ.ดร.จีระ หงส์ลดารมภ์
- ต้องมีการสร้างมูลค่าเพิ่ม
กลุ่ม 2
คุณสุขเกษม จงมั่นคง
- โดนใจ ผมจะพูดให้ฟัง ผมได้ทำแล้วว่าทำอย่างไรให้ความคิดนอกกรอบออกมา
อ.กิตติพัฒน์ ดารากร ณ อยุธยา
- ผู้นำต้องสร้างบรรยากาศการคิดนอกกรอบ
ศ.ดร.จีระ หงส์ลดารมภ์
- การนอกกรอบ ต้องมีโอกาสที่โผล่
- ผู้นำต้องปกป้องเรา เวลาเราทำอะไรที่เสี่ยง เช่น อธิการนงเยาว์ เคยปกป้องผม
กลุ่ม 3
- เราจะมี Ph.D. ได้ ต้องมี Cross Functional Team
คุณสุขเกษม จงมั่นคง
- น่าจะไปในทางเดียวกันได้ Cross Functional Team
อ.กิตติพัฒน์ ดารากร ณ อยุธยา
- Cross Functional Team เราต้องรู้บทบาทเราด้วย
กลุ่ม 4
- Missing link จะนำไปสร้างอิทธิพลต่อ CEO ได้อย่างไร
ศ.ดร.จีระ หงส์ลดารมภ์
- CEO+ Smart HR+Non-HR ควรช่วยกันนำไปทำและประยุกต์ใช้กับความจริง
- ไม่ควรเรียนกับคนที่ไม่มีพลังในการเปลี่ยนแปลง เพราะไม่มีประโยชน์
คุณสุขเกษม จงมั่นคง
- ที่บริษัทผมทำเพราะเจ้านายเป็นศิษย์อาจารย์จีระ
อ.กิตติพัฒน์ ดารากร ณ อยุธยา
- ปัญหาอยู่ที่ CEO
- ต้องเปลี่ยนบทบาทเป็น Strategic HR เข้าไปช่วยวาง roadmap เป็น salesman ขายความคิด
กรณีศึกษาเรื่องการสร้าง Cross Functional Team เพื่อการทำงานที่ทรงประสิทธิภาพขององค์กร
โดย คุณสุขเกษม จงมั่นคง ผู้บริหารของ บมจ.ธนาคารไทยเครดิต เพื่อรายย่อย
- แนวคิดธนาคารไทยเครดิตคือ
- ประสานความร่วมมือ
- ยึดถือธรรมาภิบาล
- มุ่งมั่นในผลงาน
- บริการเป็นเลิศ
การสร้าง Cross Functional Team
- ต้องเริ่มที่แต่ละคนคิดบวกซึ่งมาจากความสุขในการทำงาน มีทัศนคติที่ดี
- แต่ถ้าเป็นความจำเป็นที่ต้องทำงาน ก็ต้องสร้างความสุขให้ได้ เช่นไปดูตลก ฟังเพลง
- หาตัวช่วย เช่น ออกกำลังกาย พักผ่อน รับประทานอาหาร
- ผสมผสานชีวิตส่วนตัวกับงานโดย บางงานก็ใช้เทคโนโลยีได้ เปลี่ยนแปลงเวลาทำงาน อาจจะทำงานที่บ้านก็ได้
- คิดว่า อยากมาทำงานเพราะอยากมาเจอเพื่อน
- สร้างเพื่อน
- มีอารมณ์ขัน
- เรียกคนอื่นว่า พี่ เป็นการลดความรุนแรง เวลาเรียกลูกน้องมาตำหนิ
- ฟังคนอื่น
- หางานอดิเรกร่วมกัน
- ทำให้ได้รับประโยชน์ร่วมกัน
- ถ้าสร้างสังคมดี ก็อยากมาทำงาน
ขบวนการกวาดล้าง Silo
- ใช้คนอย่างฉลาด มองการทำงานเป็นกระบวนการที่หมุนเวียนเกี่ยวข้องกันหมด ทำโดยใช้ความสัมพันธ์ส่วนตัวเข้าไปเกี่ยวข้อง
- เคล็ดลับการประชุม
- บรรยากาศดี ตื่นตัวแต่สบายๆ
- ผู้ดำเนินการประชุมและเลขาประชุมต้องจัดการกับคนที่สร้างปัญหาในที่ประชุม
- ควรมีประชุมย่อยบางเรื่อง
- ไม่ควรสร้างความกลัวให้ teamwork
- ต้องผสมระหว่าง Cross Functional Team และความสัมพันธ์ส่วนตัวให้ดี
- สิ่งที่ยากคือ ผู้นำต้องให้การสนับสนุนและ HR ต้องเสนอแนวคิดให้น่าสนใจด้วย
- คิดนอกกรอบคือ Cross Functional Team
- สิ่งสำคัญที่สุดคือ ต้องทำอย่างมีความสุข มีความสมดุล อย่าทำงานมากเกินไป
ศ.ดร.จีระ หงส์ลดารมภ์
- ผมเรียนรู้จากคุณสุขเกษมคือเรื่อง บทบาทผู้นำ แม้เขาไม่ได้มาเรียนแต่ส่งคนมาทำ Cross Functional Team ก็ต้องให้การสนับสนุน
- ผู้นำในทีมก็สำคัญ ไม่ควรร้อนวิชา ต้องระวังคนเงียบในกลุ่มไปนินทา ผู้นำต้องให้คนอื่นพูด
- ผู้ประสานงานต้องเสริมประธาน
- เลขาที่ประชุมสำคัญมาก ต้องบันทึกการประชุมให้ถูกต้อง โดยประธานต้องตรวจสอบ
กรณีศึกษา.. เรื่องการสร้าง Cross Functional Team เพื่อการทำงานที่ทรงประสิทธิภาพขององค์กร
โดย อ.กิตติพัฒน์ ดารากร ณ อยุธยา
ผจก.ฝ่ายทรัพยากรบุคคลและสื่อสารองค์กร บริษัท ไทยลูบเบส จำกัด (มหาชน)
- Cross Functional Team
- ต้องตอบตนเองก่อนว่า ทำไปทำไม ผลที่ออกมาเป็นอย่างไร
- มันไม่ใช่แค่ teamwork แต่ต้องได้รับความร่วมมือจากหลายๆฝ่าย
- ใช้ Cross Functional Team ต้องการคนหลากประสบการณ์และทักษะจากหลายหน่วยงาน
- TQA ใช้ Cross Functional Team
- อาจจะเป็นทีมถาวรหรือคณะทำงานชั่วคราวก็ได้ บางคณะก็ทำงานร่วมกันได้ ไม่จำเป็นต้องมีหลายคณะเกินไป
- การเลือกสมาชิกทีมเป็นสิ่งสำคัญ ต้องนำคนสามารถและแรงจูงใจที่เป็นบวกไปร่วมทีม
- ประโยชน์ของทีมข้ามสายงาน
- เป็น KM การแลกเปลี่ยนเรียนรู้ เช่นสังคมไทยออยล์เป็น job rotation ย้ายคนเพื่อการพัฒนา
- ทำให้หลายหน่วยงานรู้จักกัน สร้างมิตรภาพ
- เป็น career development ก่อนเลื่อนตำแหน่งขึ้น ก็ต้องย้ายไปเรียนรู้ในหน่วยงานอื่นในระดับเดียวกันก่อนขึ้นสู่ตำแหน่งสูง
ศ.ดร.จีระ หงส์ลดารมภ์
- การเป็น Cross Functional Team ไม่จำเป็นต้องประชุมบ่อยๆ แต่ต้องประชุมเฉพาะเรื่องสำคัญที่เกี่ยวข้อง
สูตรสำเร็จของการสร้างทีมและบริหารทีม โดย อ.กิตติพัฒน์ ดารากร ณ อยุธยา
- ควรอธิบายโดยใช้เหตุผลให้เกิดความเข้าใจตรงกัน
- ควรมีความรอบรู้ซึ่งถือเป็นเสน่ห์ของผู้นำ
- ผู้นำต้องจัดการความตึงเครียดของตนเองได้ ต้องทำให้ลูกน้องสดชื่นไปตลอด
- จัดการความตึงเครียดของตนเองโดยใช้หลัก
- S= Stop หยุดความโกรธโดยหายใจลึกๆ
- C=Challenge ถามตนเอง ทำไปแล้วมีอะไรดีขึ้นไหม
- F=Focus out คิดออกไปไกลตัว คิดไปถึงอนาคต ทำเพื่อใคร
- ผู้นำต้องเป็นตัวอย่างให้ผู้อื่น ต้องหา successor ให้ได้ ลูกน้องต้องดันเราขึ้นมา คือทำงานแทนเราได้
- การวิเคราะห์ลูกน้องโดย AM Model แล้วใช้คนให้เป็น
- A=Ability ความสามารถ
- M=Motivation ดูจากการที่เขาทำงานให้สำเร็จ โดยแทบจะไม่ต้องแก้ไข
- A- M+ (เด็กใหม่) ต้อง coach
- A+M- (พวกเจ้าพ่อแผนก ขี้น้อยใจ เขาต้องการการยอมรับ) ต้องให้เขามีส่วนร่วม ขอความคิดเห็นจากเขา หรือเชิญเขามาประชุม
- A-M- ต้องสั่งการให้เขาทำ
- A+M+ ต้องมอบหมายงาน ใช้คำสั่งแบบขอความสมัครใจ เน้นความสำคัญของงาน
- วิธีการสื่อสารกับคนสำคัญมาก
- หัวหน้างานเป็นต้นเหตุให้คนลาออกเป็นอันดับหนึ่ง
- การบริหารในแต่ละวัน ต้องเริ่มจากการทักทาย แล้วมอบหมายงาน มีการยกย่องชมเชย (ในที่แจ้ง) และต้องไม่มีการเปรียบเทียบ บอกในปรับปรุงงาน (บอกเป็นการส่วนตัว) และสร้างแรงจูงใจให้เขาอยากกลับมาทำงานในวันต่อไป
- 5 ขั้นสำหรับการพัฒนาทีม
- Team leader ต้องเป็น entertainer สร้างบรรยากาศในการทำงานที่ดี
- Team leader ต้องเป็น Facilitator
- ตั้งกฎ
- ร่วมแก้ปัญหา
- สรุปว่าได้บทเรียนอะไร
- การพัฒนาทีมตาม TQA
- มีกระบวนการรองรับ
- สื่อสารทั่วถึง
- เชื่อมโยงไปถึงระบบใหม่ๆ
- บูรณาการเป็นกระบวนการใหม่
- การทำงานเป็นทีม Silo ต้องมี value คือ improvement, initiative, innovation นำไปสู่ Best Practices, LO และความยั่งยืน
Workshop 2
จากสภาพที่เป็นอยู่ในปัจจุบันของท่าน (องค์กร)
-
เสนอปัจจัยที่ส่งผลกระทบทาง + และ – ที่ส่งผลกระทบต่อความสำเร็จและความล้มเหลวเรื่อง Cross Functional Team (อย่างละ 3 เรื่อง)
-
เสนอแนะแนวทางเพื่อเอานะอุปสรรค (Execution) (ในภาพรวมขององค์การ)
- บทบาทของตัวท่านเองในการแก้ไขปัญหาเหล่านี้จะทำอย่างไร
การนำเสนอโดย กลุ่มซ้าย
ปัญหา
- ความหลากหลาย แต่ละหน่วยมีศัพท์เฉพาะทำให้ไม่เข้าใจกัน
- บางทีคนที่ทำงานทีมแบบนี้ทำให้งานหลักเสีย ถ้าบริหารเวลาไม่ดี
- ถ้าทีมขาดความเข้าใจ จะโยนความรับผิดชอบ ไม่ค่อยได้ประโยชน์
- การเลือกสมาชิก มักเลือกจากคนว่างงานแทนที่จะเป็นคนที่เหมาะสม
ผลบวก
- จะทำให้เห็นปัญหารวมๆ จะไปบริหารหน่วยงานได้ดี
- ได้ความคิดหลากหลาย และความช่วยเหลือ
- เกิดความสัมพันธ์ที่ดีระหว่างหน่วยงาน
แก้ปัญหา
- ควรมีการให้ความรู้สมาชิกในกลุ่มเรื่องศัพท์เฉพาะ
- หัวหน้าหน่วยควรเลือกคนที่มีลักษณะงานใกล้เคียงกับทีม จะได้ช่วยสนับสนุนงานตน
- สร้างความเข้าใจที่ดีระหว่างสมาชิกทีม
บทบาทในการแก้ปัญหา
- มีทัศนคติที่ดี
- มีศรัทธา
- เปิดรับความคิดเห็นของคนอื่น
ศ.ดร.จีระ หงส์ลดารมภ์
- CEO ควรโค้ช
- เป็นการเอาชนะอุปสรรคที่ดี
- ควรเน้น win-win
- ควรจะมองผลลบที่ทีมมีผลต่อ Silo
ความเห็น
กลุ่มขวา
- เห็นด้วยกับที่เสนอมา จุดร่วมคือ ต้องเข้าใจในเรื่องเดียวกัน จะนำไปสู่ความสำเร็จ
อ.กิตติพัฒน์ ดารากร ณ อยุธยา
- ที่พูดมาต้องแก้ที่คนทั้งนั้น
- ผู้บริหารต้องฝึกเขาก่อนทำทีม ต้องฝึกให้มี A+M+ มากขึ้น ต้องสร้างบรรยากาศในการทำงานเป็นทีม
- ทีมแบบนี้ถือเป็น competencies จะได้รับการประมาณ link reward บ้าง ต้องให้เกียรติยกย่องทีม
วราพร ชูภักดี
- เวลาทำทีม ผู้นำต้องมองให้เป็นยุทธศาสตร์ ควรมีคนวางแผนว่าควรมีทีมอะไรที่จำเป็น เพื่อลดปัญหาความไม่รับผิดชอบ ต้องมี plan, do, check และ feedback
ศ.ดร.จีระ หงส์ลดารมภ์
- กิจกรรมที่ทีมควรทำแต่ไม่ได้ทำคือ fund raising
- ควรจะทำกิจกรรมอื่นๆที่ยังไม่เคยทำด้วย
- การนำเสนอจัดลำดับดีมาก
การนำเสนอโดย กลุ่มขวา
- เรามองไปที่ลูกค้าและก็สร้างความพอใจให้เขา
- ต้องมองการจัดองค์กร placement วัฒนธรรมองค์กรอาจมีผลจาก job description ที่ไม่เอื้อให้ช่วยงานที่อื่น
การแก้ปัญหา
- ใช้ Cross Functional Team
- เราต้องได้รับการฝึกอบรมเป็น Learning Organization
- เมื่อได้รับการฝึกอบรมแล้ว ต้องกลับไปสร้างอิทธิพลในองค์กรด้วย
- ต้องมี work+entertain จะได้มีความสุขในการทำงาน
ความเห็น
ศ.ดร.จีระ หงส์ลดารมภ์
- ควรลงทุนด้าน coaching
- ต้องมีศรัทธาเรื่องคนก่อน
- อยากให้ต่อยอดจากสิ่งเดิม จะได้มีมูลค่าเพิ่ม
- ควรจะทำเรื่องใหญ่ๆ
กลุ่มซ้าย
- เห็นรูปแล้วพยายามแปล หลังจากฟังแล้วประทับใจ มีการนำเสนอเชิงระบบ มี ความคิดสร้างสรรค์
อ.กิตติพัฒน์ ดารากร ณ อยุธยา
- ต้องกลับไปดูที่กระบวนการและ input ว่าคนมีคุณภาพเพียงพอที่จะทำไหม มันสอดคล้อง Balance Scorecard
วราพร ชูภักดี
- การสร้างองค์กรแห่งการเรียนรู้ แต่ละฝ่ายไม่ทราบว่าอีกฝ่ายทำอะไร อาจมีคอลัมน์เชื่อมโยงแบ่งปันข้อมูลเพื่อให้มี innovation ใหม่ๆแก่องค์กรได้