ครั้งหนึ่งก่อนการอบรมประมาณหนึ่งสัปดาห์เรื่องของการจัดการความรู้โดยใช้เทคนิคกระบวนการมีส่วนร่วม ผมได้มีโอกาสเข้าไปดูสถานที่ที่จะใช้เป็นเวที

         สิ่งแรกที่ต้องคุยก็คือ ที่ไหนล่ะ ใช้ห้องประชุมที่ไหนดี ต้องดูว่าคนที่จะเข้าอบรมมีกี่คน รูปแบบการจัดโต๊ะควรเป็นอย่างไร ครั้งนี้เป็นการจัดการความรู้ สบายมาก เทคนิคที่จะดึงให้ Tacit Knowledge ออกมาได้นั้น ดึงสิ่งที่อยู่ในภายในตัวคน เราจะต้องจัดสิ่งต่าง ๆ ให้เป็นธรรมชาติ ให้คนกลับเข้าไปอยู่ใกล้ชิดธรรมชาติ ธรรมชาติของคนให้มากที่สุด

“เราเกิดมา เรามีอะไรติดตัวมาด้วย”

           ธรรมชาติของคน เกิดมาไม่มีอะไรติดตัวมาด้วย ดังนั้นจัดบรรยากาศให้เป็นธรรมชาติ ไม่ต้องมีเทคโนโลยีสร้างความสะดวกสบายอะไรมากมายนัก ใช้อุปกรณ์แบบธรรมชาติ ๆ ห้องธรรมชาติ ๆ ไม่ต้องหรูหรา ใช้ทุนที่มีอยู่ แล้วฝึกให้เขารู้จักการบริหารสิ่งที่มีอยู่นั้นให้เกิดประโยชน์มากที่สุด (ฝึกไปในตัว)

ต่อมาจัดโต๊ะอย่างไรดี

            ต้องเน้นความเสมอภาค (Squarely) ไม่มีการเหลื่อมล้ำใด ๆ ไม่มีโต๊ะประธาน เก้าอี้ของหัวหน้าสำนักงาน วิธีคิดง่าย ๆ ก็คือ ถ้าเราเดินเข้าไปแล้ว เราต้องดูไม่รู้เลยว่า เก้าอี้ตัวไหนควรจะเป็นของใคร ซึ่งปกติในการประชุมของประเทศไทยหรือในโลกนี้ เวลาเราเดินเข้าไปเราจะรู้เลยว่า มุมนั้น หัวโต๊ะนั้น ควรจะเป็นของหัวหน้า แล้วก็ลดหลั่นลงมาตามลำดับ แม้แต่ตอนทานข้าวตามร้านอาหาร โต๊ะอาหารยังบอกได้เลยว่า “ครั้งนี้ใครเป็นเจ้าภาพ ใครเป็นคนจ่าย” ถ้าเราจัดโต๊ะแล้วคนที่มาร่วมเวทีนั้นเดินเข้าไปแล้วไม่มีความรู้สึกว่ามีการแบ่งชั้นวรรณะ นั่นคือความสำเร็จอย่างหนึ่ง

(เวทีจัดการความรู้ : วิจัยในชั้นเรียน คณะวิทยาการจัดการ มหาวิทยาลัยราชภัฏอุตรดิตถ์)

วิธีการ ที่ส่วนใหญ่ใช้กันอยู่ก็มีอยู่ 2 รูปแบบก็คือ จัดโต๊ะเป็นวงกลม

ใหญ่หรือเล็กล่ะ

ขึ้นอยู่กับคนที่เข้าประชุม

แล้วจะรู้ได้อย่างไรล่ะว่าขนาดไหน

สะดวกในการคุย เห็นหน้าค่าตากัน ห่างมากมองหน้ากันไม่เห็น พูดกันไม่ได้ยิน ใกล้มาก อึดอัด ต้องดูเพศ ดูความสนิทสนม ที่สำคัญ อย่าลืมเป้าหมาย “เราจะทำให้เขาพูดออกมาจากข้างในได้อย่างไร” ถ้าจัดเสร็จแล้ว ลองไปนั่งดู นั่งบนเก้าอี้ที่เราจะให้คนอื่นนั่ง แล้วเราจะรู้ว่าเป็นอย่างไร ถ้าเป็นไปได้ลองนั่งซักสองสามชั่วโมงหรือเท่า ๆ กับเวลาที่เราจะให้เขานั่ง แล้วเราก็จะรู้อะไรอีกมากเลย เพราะอันนี้เป็นเทคนิคหนึ่งของการบริหารธุรกิจ ผู้บริหารจะจัดโต๊ะ หรือเก้าอี้ใด ๆ ให้ลูกค้านั่ง จะจัดสิ่งใดให้กับลูกค้า ที่จอดรถ แก้วน้ำ ห้องต่าง ๆ จะรู้ได้อย่างไรว่าลูกค้าพึงพอใจหรือไม่ ง่ายที่สุดก็คือ ลองไปนั่งเอง จอดเอง กินเองดูสิ แล้วจะรู้ว่าหัวอกหรือค้าเป็นอย่างไร

ดังนั้น เราต้องลองไปนั่งใช่ไหม

“ใช่”

แต่คงไม่ต้องนั่งทั้งวันเพื่อที่รู้

อ้าว ทำไมล่ะ

เพราะเรานั้นเป็นนักจัดการความรู้

หนึ่ง เกิดมาเราเคยนั่งไหม เคยนั่งเก้าอี้มากี่แบบ เราเคยไปประชุมที่ไหนมาบ้าง ย้อนกลับไปคิดดูว่า ตอนที่เรานั่งรู้สึกอย่างไร (จัดการความรู้ตัวเอง)

สอง สอบถาม สัมภาษณ์ สังเกต จากเพื่อน จากคนในองค์กร อย่างไม่เป็นทางการ หรืออย่างเป็นทางการก็ได้ แล้วอย่าลืมถ่ายรูปเก็บไว้ด้วยนะ เพราะนั่นก็คือ สิ่งหนึ่งของกระบวนการ เมื่อการอบรมเสร็จย้อนกลับมาดู นั่นแหละความรู้ทั้งนั้นเลย

สาม ประชุมเตรียมการ ถ้าเราไปด้วยได้จะเป็นสิ่งที่ดีมาก แต่ไม่ได้ไปจัดการ ไปเพื่อใช้กระบวนการให้เขาได้ทำงานให้เกิดความรู้สึกเป็นเจ้าของสำหรับเวทีในครั้งนั้น เทคโนโลยีมี ใช้ได้ โทรศัพท์สอบถาม ติดตาม ให้คำปรึกษา (No command) ถามเขาว่าเขาทำอย่างไร ถ้าเขาทำอย่างไรให้คำปรึกษาแล้วเขาคิดว่าเขาถูก ปล่อยเขา ให้เขาลองดู แล้วเขาก็จะเห็นเอง

เทคนิคการจัดเก้าอี้แบบหนึ่ง วันนั้นที่เข้าไปเตรียมการ ได้ทราบว่าจะมีคนเข้าร่วมประมาณ 50 คน เยอะพอดู จัดวงกลมใช่ไหม ถูกต้องแล้ว แต่วงคงใหญ่มาก ไกลมาก พูดกันคงไม่ได้ยิน ทำไงล่ะ

“จัดสองแถวดีไหมครับ”

ได้ แต่ที่ผมเคยทำมาจะมีปัญหาอย่างหนึ่งก็คือ คนจะไปนั่งแถวหลังกันหมด แล้วแถวหน้าก็จะไม่มีคนนั่ง

แล้วอาจารย์ทำอย่างไรครับ

“จัดไว้แถวเดียว แล้วเอาเก้าอี้เสริมไว้ข้างหลัง พอแถวหน้าเต็ม ค่อยเอาเก้าอี้ยกมาเสริมทีหลัง”

แต่วันจริง พอไปถึง เขาก็จัดสองแถวเรียบร้อย บอกแล้ว เป็นเรื่องปกติ คนหนุ่มสาวเชื่อใครยาก

“อาจารย์ครับ ผมคิดว่า ผมมีเทคนิคในการที่จะทำให้เขาไปนั่งข้างหน้าได้ครับ”

ครับ ดีมาก ผมจะได้เรียนรู้เทคนิคกับคุณด้วย แลกเปลี่ยนความรู้กันเน๊อะ

จากนั้น.....................................

“ผมคิดว่า จัดทีละแถวดีแล้วครับ ไม่น่าจัดสองแถวเลย เชื่ออาจารย์แต่แรกก็ดี”

ไม่หรอกครับ ไม่ต้องเชื่อผมหรอก ที่ผมบรรยายไปก็อย่าเพิ่งเชื่อนะ ฟังแล้วลองเอาไปคิดดู แล้วลองเอาไปทำดู ถ้าทำแล้วได้อย่างที่บรรยายไปค่อยเชื่อ แต่ไม่ใช่เชื่อผมนะ “เชื่อตัวคุณเอง”

ปภังกร วงศ์ชิดวรรณ