การจัดการความรู้ 2 แนวทาง

สังคมโลกปัจจุบันกำลังก้าวสู่สังคมที่มีเศรษฐกิจฐานความรู้ (Knowledge Based Economy) ทำให้ความรู้เป็นปัจจัยที่สำคัญมากกว่าทุนในด้านอื่น เช่น แรงงาน หรือเครื่องจักร ไม่ว่าความรู้จะถูกนิยามด้วยผู้รู้ในความหมายและมิติใด แต่เป็นที่ชัดเจนว่าความรู้ถูกนำไปใช้เป็นเครื่องมือสำคัญขององค์กร ที่นำมาใช้เพื่อการพัฒนา สร้างนวัตกรรมให้เกิดคุณค่าและมูลค่าเพิ่ม ก่อให้เกิดการพัฒนาที่ยั่งยืน ส่งเสริมให้องค์กรมีความเข้มแข็ง โดดเด่นแตกต่าง และมีขีดความสามารถเหนือกว่าคู่แข่ง หลายหน่วยงานมักประสบปัญหาทันทีเมื่อผู้บริหารหรือพนักงานที่มีความรู้ความสามารถเกษียณอายุ ลาออก เพราะมิได้มีการวางแผนในการพัฒนากำลังคนเพื่อทดแทนไว้ล่วงหน้า และกว่าจะสร้างและพัฒนาคนรุ่นใหม่มาทดแทนคนเก่าได้คงต้องใช้เวลามากพอสมควร ผลที่ตามมาคือส่งผลต่อขีดความสามารถของหน่วยงานนั่นเอง

ปัญหาเหล่านี้จะพบเห็นทั่วไปในภาคเอกชน และแม้กระทั่งในภาคราชการ ปัจจุบันความรู้มีการเปลี่ยนแปลงและเพิ่มทวีคูณขึ้นอย่างรวดเร็ว ชุดความรู้หรือองค์ความรู้เดิมอาจไม่สามารถใช้หรือพัฒนาต่อไปได้ เช่น หลักสูตรในมหาวิทยาลัยเมื่อศึกษาครบ 4 ปีแล้วบัณฑิตที่สำเร็จการศึกษา อาจได้รับความรู้ที่ล้าสมัย ไม่สามารถนำไปใช้ประกอบอาชีพ หน้าที่การงานได้ แม้ความรู้เดิมยังใช้ได้อยู่ แต่อาจไม่สามารถสนองตอบและทันต่อการเปลี่ยนแปลงของสังคมได้ จำเป็นต้องสร้างและพัฒนาความรู้ใหม่เพิ่มเติม เพื่อให้สามารถปฏิบัติภารกิจที่ได้รับมอบหมายได้ดียิ่งขึ้น แม้กระทั่งองค์กรที่มีบุคลากรที่มีความรู้ความสามารถส่งผลให้องค์กรมีความเข้มแข็ง หากบุคลากรเหล่านี้ เกษียณอายุ หรือลาออกไป องค์กรนี้ยังคงมีความเข้มแข็งเหมือนเดิมหรือไม่

โดยทั่วไปความรู้ขององค์กรนอกจากจะอยู่ในรูปของเอกสาร คู่มือปฏิบัติงาน สูตรสำเร็จ และฐานข้อมูล หรือที่เรียกว่า ความรู้ชัดแจ้ง แล้ว ยังมีความรู้อีกส่วนที่อยู่กับบุคลากรหรือพนักงานขององค์กรด้วย ในรูปของประสบการณ์ ความสามารถ เคล็ดลับ หรือเทคนิคเฉพาะด้าน หรือที่เรียกว่า ความรู้ฝังลึก ซึ่งจากการสำรวจผู้บริหารระดับสูงในสหรัฐอเมริกาพบว่าความรู้ขององค์กรอยู่ในคนถึง 42% ซึ่งถ้าเป็นประเทศไทยหรือกลุ่มชาวตะวันออกแล้วความรู้ ความรู้น่าจะอยู่ในคนมากกว่า เนื่องจากขาดการบันทึกจัดเก็บและความรู้บางอย่างที่อยู่กับบุคคลถือเป็นเคล็ดลับที่ไม่ยอมเปิดเผยให้ใครทราบ แม้กระทั่งบุตร หรือศิษย์ของตนเองที่แม้จะถ่ายทอดเคล็ดลับวิชาให้แต่ยังมีสิ่งที่ซ่อนไว้เสมอ ซึ่งความรู้ฝังลึก หรือความรู้ที่อยู่ในคน เป็นความรู้ที่มีความสำคัญ โดยเฉพาะอย่างยิ่งความรู้ที่เกิดจากการเรียนรู้จากประสบการณ์ในการทำงาน เพราะความรู้ส่วนนี้จะเป็นความรู้ที่สามารถช่วยองค์กร ในหลายๆ ด้านไม่ว่าจะเป็นการทำงานให้รวดเร็วยิ่งขึ้น ไม่มีการทำงานผิดแบบซ้ำๆ หรือในด้านการปรับปรุงกระบวนการเป็นต้น จึงจำเป็นอย่างยิ่งที่เราต้องหาเครื่องมือมาช่วยให้เกิดการดึงความรู้ฝังลึกให้ถ่ายทอดออกมาเป็นความรู้ชัดแจ้ง เพื่อให้ผู้มีส่วนเกี่ยวข้องได้เรียนรู้ แบ่งปัน ยกระดับ และเพื่อคงรักษาความรู้ดังกล่าวให้ยังอยู่กับองค์กร หากบุคคลผู้มีความรู้นั้นลาออก หรือเกษียณอายุไป ซึ่งเครื่องมือดังกล่าว ก็คือ การจัดการความรู้ นั่นเอง

การจัดการความรู้ เป็นกระบวนการจัดการที่ทำให้ความรู้ชัดแจ้ง และความรู้ฝังลึก เกิดการหมุนเวียน แลกเปลี่ยนและถ่ายทอดซึ่งกันและกัน ผ่านบุคคลหรือผู้ปฏิบัติงาน ด้วยการบันทึก เผยแพร่ นำไปปรับใช้ แล้วนำความรู้ดังกล่าวหมุนกลับมาแลกเปลี่ยนเรียนรู้ภายในกลุ่มผู้ปฏิบัติอย่างต่อเนื่อง และผลที่ได้จะทำให้ผลการปฏิบัติงานมีการปรับปรุงและพัฒนาดีขึ้น ลดระยะเวลาการทำงาน ประหยัดงบประมาณ เกิดความสัมพันธ์อันดี ความไว้วางใจในกลุ่มผู้ปฏิบัติงาน และหน่วยงาน  ซึ่งวงจรพัฒนาต่างๆ เหล่านี้ สามารถเริ่มจากผู้ปฏิบัติในสายงานเดียวกัน ข้ามสายงาน ตลอดจนข้ามหน่วยงาน จะทำให้เกิดเครือข่ายการแลกเปลี่ยนเรียนรู้ แบ่งปันความรู้ และขยายผลต่อยอดความสำเร็จให้เข้มแข็งและยั่งยืน

1. การบ่งชี้ความรู้ที่องค์กรต้องการใช้ประโยชน์ ความรู้ที่องค์กรจำเป็นต้องมี ต้องใช้

2. การสร้างและแสวงหาความรู้ ว่า ความรู้ที่ต้องการนั้นอยู่ที่ใดบ้าง จะสามารถแสวงหาและสร้างมาได้อย่างไร

3. การจัดการความรู้ให้เป็นระบบ ตามประเภทต่างๆ ที่องค์กรต้องการ สามารถเลือกใช้ได้ตามวัตถุประสงค์

4. การประมวลและกลั่นกรองความรู้ การวิเคราะห์ สังเคราะห์เพื่อการใช้ประโยชน์

5. การเข้าถึงความรู้ เป็นการสร้างช่องทางให้องค์กรและบุคลากรเข้าถึงความรู้ได้ทั่วถึงรวดเร็วในเวลาที่ต้องการได้อย่างไร

6. การแบ่งปันแลกเปลี่ยนความรู้ เป็นการนำความรู้มาแบ่งปันแลกเปลี่ยนและเรียนรู้ของบุคคลและองค์กรจากการปฏิบัติงาน

7. การเรียนรู้ เป็นการใช้ความรู้ให้เกิดประโยชน์ มีคุณค่าและมูลค่าเพิ่มแก่องค์กรตามพันธกิจที่กำหนดไว้

ภาพแสดงกระบวนการการจัดการความรู้สำหรับระบบราชการ

การดำเนินการให้บรรลุเป้าหมายของการจัดการความรู้  หากจำแนกอย่างคร่าวๆ อาจแบ่งได้ 2 แนวทาง คือ

1. การใช้การจัดการความรู้ตามแบบราชการ หรือตามแบบฟอร์ม (Format KM) ที่ดำเนินการในภาคราชการ ตามข้อเสนอแนะของสำนักงาน ก.พ.ร. เพื่อให้เป็นไปตามพระราชกฤษฎีกาว่าด้วยหลักเกณฑ์และการบริหารกิจการบ้านเมืองที่ดี พ.ศ. 2546 หมวด 3 มาตรา 11 ที่ระบุให้ “ส่วนราชการมีหน้าที่พัฒนาความรู้ในส่วนราชการ เพื่อให้มีลักษณะองค์การแห่งการเรียนรู้อย่างสม่ำเสมอ โดยต้องรับรู้ข้อมูลข่าวสารและสามารถประมวลผลความรู้ในด้านต่างๆ เพื่อนำมาประยุกต์ใช้ในการปฏิบัติราชการได้อย่างถูกต้อง รวดเร็วและเหมาะสมกับสถานการณ์ รวมทั้งต้องส่งเสริมและพัฒนาความรู้ความสามารถ สร้างวิสัยทัศน์และปรับเปลี่ยนทัศนคติของข้าราชการในสังกัดให้เป็นบุคลากรที่มีประสิทธิภาพและมีการเรียนรู้ร่วมกัน ทั้งนี้ เพื่อประโยชน์ในการปฏิบัติราชการของส่วนราชการให้สอดคล้องกับการบริหารราชการให้เกิดผลสัมฤทธิ์ตามพระราชกฤษฎีกานี้”   สาเหตุที่ต้องกำหนดแบบฟอร์มให้ดำเนินการในแนวทางเดียวกัน เนื่องจากส่วนราชการมีจำนวนมาก และเพื่อประโยชน์ในการสื่อสารและการปฏิบัติ  สำนักงาน ก.พ.ร. ในฐานะหน่วยงานที่รับผิดชอบเรื่อง การประเมินผลการปฏิบัติราชการตามคำรับรองการปฏิบัติราชการ ของส่วนราชการระดับกรม จังหวัด และสถาบันอุดมศึกษา จึงกำหนดให้ส่วนราชการจัดทำแผนจัดการความรู้ให้สอดคล้อง สนับสนุน วิสัยทัศน์ ประเด็นยุทธศาสตร์ โดยกำหนดรูปแบบแผนการจัดการความรู้ของทุกส่วนราชการให้อยู่บนมาตรฐานเดียวกัน และมีผลลัพธ์ของแผนที่มุ่งเน้นการสนับสนุนประเด็นยุทธศาสตร์ที่เกี่ยวข้อง โดยกำหนดเกณฑ์ให้คะแนน ทั้งในเชิงปริมาณและคุณภาพ ซึ่งส่วนราชการจะต้องกำหนดขอบเขตและเป้าหมายของการจัดการความรู้ให้ชัดเจนว่า ต้องการใช้ความรู้เพื่อแก้ปัญหาและพัฒนางานอย่างไร โดยใช้กระบวนการการจัดการความรู้ทั้ง 7 ประการ ดังกล่าวมาแล้ว  โดยจัดทำคู่มือการจัดทำแผนความรู้  สำหรับส่วนราชการขึ้นโดยมีสถาบันเพิ่มผลผลิตแห่งชาติเป็นผู้รับผิดชอบดำเนินการ ซึ่งส่วนราชการต้องดำเนินการตามแผนจัดการความรู้ดังกล่าวตามแบบฟอร์มจำนวน 13 แบบฟอร์ม ดังนี้

1) แบบฟอร์มที่ 1: ขอบเขต KM (KM Focus Area)

2) แบบฟอร์มที่ 2: การตัดสินใจเลือกขอบเขต KM (KM Focus Area)

3) แบบฟอร์มที่ 3: เป้าหมาย KM (Desired State)

4) แบบฟอร์มที่ 4: Check list ทวนสอบการกำหนดขอบเขต KM (KM Focus Area) และเป้าหมาย KM (Desired State)

5) แบบฟอร์มที่ 5–9: แบบประเมินตนเองเรื่องการจัดการความรู้ หมวด 1–หมวด 5

6) แบบฟอร์มที่ 10: รายงานผลการประเมินองค์กรตนเองเรื่องการจัดการความรู้ (กรณีวิธีอื่นๆ)

7) แบบฟอร์มที่ 11–12: แผนการจัดการความรู้ (KM Action Plan)

8) แบบฟอร์มที่ 13:  สรุปงบประมาณการดำเนินงานตามแผนการจัดการความรู้

1) การกำหนดความรู้ที่สำคัญและจำเป็นสำหรับองค์กรหรือในระดับงาน

2) จัดกระบวนการเพื่อแสวงหาความรู้ และจัดเก็บ

3) การเผยแพร่และทดลองใช้ปฏิบัติจริงในองค์กรหรืองานของตนเอง

4) สรุปบทเรียน ปรับปรุง และพัฒนาอย่างต่อเนื่องต่อไป

ภาพแสดงแนวคิดการจัดการความรู้ของ สคส. โดย ดร.ประพนธ์  ผาสุขยืด

แนวคิดการจัดการความรู้ ของสคส. โดยดร.ประพนธ์  ผาสุกยืด ผู้อำนวยการในปัจจุบัน ได้เสนอแนวคิดไว้ อย่างน่าสนใจว่า ความรู้ชัดแจ้ง หรือเด่นชัด สามารถเชื่อมโยงกับความรู้ฝังลึก หรือซ่อนเร้น ได้ ด้วยเทคนิคการจัดการในส่วนของความรู้ชัดแจ้ง คือ การรวบรวมจัดเก็บการเข้าถึงตีความ การนำไปปรับใช้ แลกเปลี่ยนเรียนรู้ เพื่อยกระดับความรู้ด้วยกระบวนการใช้เครื่องมือและเทคโนโลยี (2T) ในส่วนของความรู้ฝังลึก คือ การเรียนรู้ร่วมกันเพื่อสร้างความรู้และยกระดับความรู้ให้สูงขึ้น นำไปปรับใช้ แล้วสรุปบทเรียนเพื่อแลกเปลี่ยนเรียนรู้ร่วมกันต่อไป กระบวนการดังกล่าว เน้นที่ คน และกระบวนการ (2P) เมื่อดำเนินการเช่นนี้แล้วจะทำให้วงจรพัฒนาคนด้วยการจัดการความรู้ เกิดประสิทธิภาพสูงสุด

ผู้มีบทบาทสำคัญในการจัดการความรู้ตามแนวทางนี้ ได้แก่

“คุณเอื้อ” (Chief Knowledge Officer: CKO) ที่เป็นผู้บริหารระดับสูง เป็นผู้อำนวยความสะดวก ประสานการจัดการ และจัดบรรยากาศการจัดการความรู้ 

“คุณอำนวย” (Knowledge Facilitator) เป็นผู้ที่ทำหน้าที่อำนวยความสะดวกในการจัดการความรู้ เป็นผู้กระตุ้นส่งเสริม และเชื่อมโยงระหว่างผู้ปฏิบัติกับผู้บริหาร 

“คุณประสาน” (Network Manager) เป็นผู้ที่ทำหน้าที่คอยประสาน เชื่อมโยงการจัดการความรู้ระหว่างหน่วยงาน ให้เกิดการเปลี่ยนแปลงความรู้ในวงกว้าง 

“คุณลิขิต” (Note Taker) เป็นผู้ที่ทำหน้าที่จดบันทึก เก็บประเด็นสาระการประชุม ให้เป็นหมวดหมู่

“คุณวิศาสตร์” (Wizard) เป็นผู้รับผิดชอบและประสานงานด้านเทคโนโลยีสารสนเทศ

“คุณกิจ” (Knowledge Practitioner) เป็นผู้ปฏิบัติงานตัวจริงในองค์กร

การบริหารจัดการองค์กรและการจัดการความรู้ (รวมบท)

การจัดการความรู้ในฐานะเครื่องมือเพื่อการพัฒนาทรัพยากรมนุษย์

การจัดการความรู้ 2 แนวทาง

ตอน 1  ตอน 2