ระบบราชการเป็นระบบที่ใช้หลักการแบ่งงานตามความถนัด จัดสายงานการบังคับบัญชา  บริหารงานด้วยกฎระเบียบ ใช้ลายลักษณ์อักษรและเอกสารเป็นสำคัญ มีการจัดกลุ่มผู้ปฏิบัติงานเป็นส่วนๆ ชัดเจน กระจายอยู่ตามกระทรวง กรม จังหวัด และสถาบันอุดมศึกษา ในปัจจุบันหน่วยงานเหล่านี้จะกำหนดทิศทางการบริหารจัดการด้วยการกำหนดวิสัยทัศน์ วัตถุประสงค์ และเป้าหมายที่ชัดเจน มีอุปกรณ์และงบประมาณสนับสนุนตามสมควรในการปฏิบัติภารกิจ พร้อมทั้งมีระบบการกำกับติดตามประเมินผลด้วยตัวชี้วัดและค่าเป้าหมายที่ระบุ เพื่อให้เป็นไปตามแผนยุทธศาสตร์การพัฒนาระบบราชการไทย พ.ศ. 2546 – 2550  ฉบับแรกที่กำหนดวิสัยทัศน์การพัฒนาระบบราชการไทยว่า  “พัฒนาระบบราชการไทยให้มีความเป็นเลิศ สามารถรองรับกับการพัฒนาประเทศในยุคโลกาภิวัตน์  โดยยึดหลักการบริหารกิจการบ้านเมืองที่ดีและประโยชน์สุขของประชาชน” และฉบับที่ 2 พ.ศ. 2551-2555 ที่กำหนดวิสัยทัศน์ว่า “ระบบราชการไทยมุ่งเน้นประโยชน์สุขของประชาชนและรักษาผลประโยชน์ของประเทศชาติมีขีดสมรรถนะสูงสามารถเรียนรู้ปรับตัวและตอบสนองต่อการเปลี่ยนแปลงยึดมั่นในหลักจริยธรรมและธรรมาภิบาล” ที่ผ่านมาพอเห็นพัฒนาการได้ว่า ระบบราชการมีการปรับปรุงโครงสร้างและการทำงานที่สนองตอบต่อความต้องการของประชาชน  มีการปรับปรุงกฎระเบียบและขั้นตอนการให้บริการประชาชนด้วยความรวดเร็ว โปร่งใส ตลอดจนเปิดโอกาสให้ภาคส่วนต่างๆ มีส่วนร่วมในการพัฒนาระบบราชการในหลายประเด็นเพิ่มขึ้น ทำให้สามารถลดภาพปัญหาของระบบราชการที่ทำงานแบบเช้าชามเย็นชาม ด้วยระบบ “ได้ครับพี่ ดีครับนาย สบายครับผม เหมาะสมครับท่าน”  ในระดับหนึ่ง

ภาพเอกสารการจัดทำแผนการจัดการความรู้ของสำนักงาน ก.พ.ร.

ในมุมมองหนึ่งระบบราชการมีโครงสร้างและการทำงานที่ซ้ำและคล้ายคลึงกัน หากสามารถใช้การจัดการความรู้ด้วยกระบวนการที่เหมาะสม เช่น  การถ่ายทอดประสบการณ์  การแลกเปลี่ยนเรียนรู้หาแนวทางการปฏิบัติที่ (Best Practice) ต่อยอดและขยายผลแก่หน่วยงานราชการด้วยกัน จะทำให้ลดความผิดพลาด หรือความผิดซ้ำๆ ดำเนินงานด้วยความสำเร็จได้รวดเร็วขึ้น เกิดการประหยัดในด้านงบประมาณและกำลังคนอย่างชัดเจน ผู้ปฏิบัติงานมีคุณภาพชีวิตและบรรยากาศการทำงานที่ดีขึ้น ประโยชน์สุดท้ายจะเกิดแก่ประชาชนผู้รับบริการซึ่งเป็นจุดมุ่งหมายของของผู้รับราชการทุกคน

แม้ว่ายังมีบางหน่วยงานของภาคราชการเข้าใจผิดในเรื่องการจัดการความรู้ ทำให้หลงประเด็นไปมุ่งเน้นที่การนำความรู้หรือผลงาน  แม้กระทั่งกฎระเบียบของหน่วยงานตนเอง  จัดเก็บรวบรวมและเผยแพร่ทางเว็บไซต์ ให้บุคคลภายนอกเยี่ยมชม  ซึ่งจะปรากฏเห็นได้จากเว็บไซต์ของส่วนราชการทั่วไป ซึ่งถือว่าเป็นการจัดการความรู้แล้ว แม้ว่าสิ่งที่ดำเนินงานจะไม่เสียหายเพราะเป็นการเผยแพร่และประชาสัมพันธ์ความรู้อย่างหนึ่งก็ตาม แต่ยังไม่ครบวงจรการแลกเปลี่ยนความรู้ชัดแจ้งกับความรู้ฝังลึก ผ่านผู้ปฏิบัติงานก่อให้เกิดประโยชน์แก่องค์กรตามกระบวนการ แต่มีตัวอย่างที่ดีปรากฏอยู่ในหลายหน่วยงานราชการ เช่น

กรมอนามัย กระทรวงสาธารณสุข นำเครื่องมือการจัดการความรู้เพื่อเพิ่มพูนความรู้ความสามารถแก่เจ้าหน้าที่ในโครงการต่างๆ เช่น โครงการผู้นำนักเรียนฝ่ายส่งเสริมสุขภาพ การดำเนินงานชมรมผู้สูงอายุของสำนักงานส่งเสริมสุขภาพ โครงการเรียนคู่วิจัยของกองทันตสาธารณสุข โครงการร้านอาหารมีเมนูชูสุขภาพของกองโภชนาการ เป็นต้น นอกจากนี้ยังสร้างความเข้มแข็งของภาคีเครือข่ายการส่งเสริมสุขภาพอนามัยของศูนย์อนามัยต่างๆ ทั่วประเทศ  และขยายผลให้คลุมทั่วทั้งองค์กร ด้วยการสร้างเว็บไซต์ K-Center เพื่อใช้เป็นศูนย์แลกเปลี่ยนความรู้ภายในและภายนอกของบุคลากร  จากการสรุปบทเรียนและประสบการณ์การจัดการความรู้ของกรมอนามัยที่ผ่านมา  มีข้อสรุปที่น่าสนใจ คือ มีการปรับเปลี่ยนผู้รับผิดชอบทุกปี  ทำให้ขาดทิศทางและความต่อเนื่อง  หน่วยงานย่อยและบุคลากรมีความรู้เรื่อง KM แต่การนำไปใช้มีน้อย  กระจุกตัวในกลุ่มผู้รับผิดชอบ  บางส่วนยังมองเป็นภาระ  บางส่วนทำเพราะได้รับมอบหมายเป็นตัวชี้วัดของหน่วย  การเสริมสร้างแรงจูงใจขาดความต่อเนื่อง  และผู้บริหารสูงสุดยังเป็นปัจจัยความสำเร็จที่จะสนับสนุน   ดังนั้นในปีงบประมาณ 2552  กรมอนามัยกำหนดเป้าหมายเพื่อขยายผลและพัฒนา KM ให้เข้มแข็งยิ่งขึ้น  ด้วยกรอบประเด็นสำคัญ  5 ส่วน ได้แก่  สร้างความรู้ความเข้าใจเกี่ยวกับคุณค่า KM   สร้างสมรรถนะและสร้างใจ  สร้างการเรียนรู้ให้เนียนในเนื้องานทุกหย่อมหญ้า   สร้างเครือข่ายการเรียนรู้ของความรู้ฝังลึกและความรู้ชัดแจ้ง เป็นเครื่องมือขับเคลื่อนนโยบายสาธารณะอย่างมีส่วนร่วม

โรงพยาบาลบ้านตาก อำเภอบ้านตาก จังหวัดตาก โดยคุณหมอพิเชษฐ์ บัญญัติ ผู้อำนวยการในขณะนั้น  เจ้าของ “BANTAK Model” เป็นผู้มุ่งมั่นใช้การจัดการความรู้ขับเคลื่อนยุทธศาสตร์การพัฒนาสู่โรงพยาบาลคุณภาพภายใต้บัญญัติ 10 ประการของตัวแบบบ้านคุณภาพสร้างสุข ดังภาพ

ภาพตัวแบบบ้านคุณภาพสร้างสุขของโรงพยาบาลบ้านตาก

ที่พัฒนามาจากการจัดการคุณภาพโดยรวม (TQM) ได้แก่ เริ่มต้นที่ฐานด้วยเครื่องมือ กิจกรรม 5 ส.  สร้างบ้านน่าอยู่ด้วยการปรับปรุงสถานที่และบรรยากาศการทำงาน  ผู้บริหารต้องรู้ด้วยการศึกษาและใช้การวางแผนเชิงยุทธศาสตร์ นำสู่เจ้าหน้าที่ ได้แก่ การเผยแพร่ ถ่ายทอด และสร้างวิสัยทัศน์ร่วม  สามัคคีคือพลังด้วยการจัดกิจกรรมกลุ่ม  ตั้งทีมพัฒนาด้วยการบูรณาการทีมตามสายงานและข้ามสายงานต่างๆ  ค้นหาหลักการด้วยการจัดกระบวนการที่เป็นมาตรฐาน  สานสู่การปฏิบัติด้วยการส่งเสริมการเรียนรู้เป็นทีม  จัดการประเมินด้วยการประเมินตนเองและทบทวนหลังการปฏิบัติ  เดินสู่จุดหมายด้วยการได้รับการประเมินผ่านเกณฑ์คุณภาพ ทำให้โรงพยาบาลบ้านตากแม้ว่าจะเป็นโรงพยาบาลระดับอำเภอมีทรัพยากรจำกัด แต่สามารถทำงานอย่างได้ผล ประชาชนมีความพึงพอใจและมีส่วนร่วม ผู้ปฏิบัติงานและทีมงานต่างๆ มีความสุขจากการทำงาน ด้วยการปรึกษาและทบทวนองค์ความรู้ที่จำเป็นในระดับองค์กรและระดับบุคคล จัดทีมงานเพื่อศึกษาและแลกเปลี่ยนรู้เพื่อการพัฒนางานให้มีประสิทธิภาพ ผ่านเวทีการประชุมในระดับต่างๆ ทั้งอย่างเป็นทางการและไม่เป็นทางการ รวมทั้งจัดกิจกรรมศึกษาดูงานและแลกเปลี่ยนความรู้กับชุมชนหรือหน่วยงานภายนอกเป็นประจำ สร้างวัฒนธรรมองค์กรที่พัฒนาและเปลี่ยนแปลงอย่างต่อเนื่อง ทำให้สามารถสร้างคลังความรู้และนวัตกรรมการให้บริการต่างๆ ภายใต้ทรัพยากรที่จำกัดได้อย่างดียิ่ง

การบริหารจัดการองค์กรและการจัดการความรู้ (รวมบท)

การจัดการความรู้ในภาคราชการ  ตอน 1  ตอน 2