สวัสดีครับทุก ๆ ท่าน หลังจากที่ห่างหายจาก blog ไปนานแสนนาน น้าน.....นาน (ไม่ใช่โปรโมชั่นมือถือของบางเครือข่ายนะครับท่านผู้ชม!) บัดนี้ ก็ได้เวลาอันสมควรที่จะกลับมาส่อง blog ของตัวเองซะบ้าง (ก่อนที่หยากไย่+เชื้อรา+ปลวก+เห็บ+หมัด เอ้ย! ไม่ใช่ จะขึ้นจนทำความสะอาดไม่ไหวซะก่อน) ผมก็นั่งคิด ๆ คิด ๆ คิด ๆ อยู่น้าน....นานทีเดียว ว่าจะเอาเรื่องอะไรมาลงดี มองซ้าย มองขวา มองข้างหน้า มองข้างหลัง มองโต๊ะข้าง (ว่ามีอะไรให้ขโมยได้มั่งมั้ย) ก็ไม่เห็นมีอะไรเลย ทำไงดี จนปัญญาแล้ว และทันใดนั้น......
ปิ๊ง!.... เอาเรื่องที่ตัวเองไปอบรมมานำเสนอดีกว่า ท่าจะไม่ยาก และดูดีทีเดียว อีกอย่าง file ก็ทำเตรียมไว้แล้วด้วย (เพราะต้องทำสรุปส่ง ผอ.) อย่ากระนั้นเลย เอาเรื่องนี้แหละมาลงดีกว่า (อึม คิดได้นะเนี่ย!)
---------------อ่านมาตั้งนาน ยังไม่เข้าเนื้อหาซักที น้ำเยอะจนจะจมน้ำตายอยู่แล้ว 555-------------
เอาล่ะครับ นอกเรื่องไปซะนาน เข้าเรื่องแบบเป็นเรื่องเป็นราวจริง ๆ จัง ๆ กันดีกว่า (เด๋วจะหาผมเป็นคนไม่มีสาระ!)
การอบรมเชิงปฏิบัติการครั้งนี้จัดขึ้นในระหว่างวันที่ 24 - 27 มิถุนายน พ.ศ. 2551 ณ โรงแรม THE RICH จ.นนทบุรี โดยมีวัตถุประสงค์เพื่อขีดความรู้และความสามารถของบุคลากรกรมอนามัยในการนำเสนอข้อมูล ผลการดำเนินงาน ผลงานวิชาการ อีกทั้งข้อมูลเป็นภาษาอังกฤษในสถานการณ์ต่าง ๆ เช่น รายงานสรุปสำหรับผู้มาศึกษาดูงานจากต่างประเทศ การนำเสนอผลงานศึกษาวิจัย การเข้าร่วมประชุมนานาชาติทั้งในประเทศและต่างประเทศ
ในวันที่ 24, 25 และ 26 ช่วงเช้า เป็นการบรรยายเนื้อหาเป็นภาษาอังกฤษเกี่ยวกับหลักการและเทคนิคการนำเสนอข้อมูลเป็นภาษาอังกฤษโดย อ.อุสนา วงษ์นาคเพ็ชร์ จากสถาบันการต่างประเทศเทวะวงศ์วโรปการ กระทรวงการต่างประเทศ สำหรับช่วงบ่ายของวันที่ 26 เป็นการให้เวลาเตรียมตัวสำหรับ workshop การนำเสนอข้อมูลเป็นภาษาอังกฤษจริง โดยให้ใช้เวลาดังกล่าวเตรียมและแก้ไข powerpoint presentation โดยมี อ.อุสนาคอยให้คำแนะนำ และในวันที่ 27 เป็นการนำเสนอข้อมูลโดยสมมติสถานการณ์ให้ผู้เข้าร่วมอบรมทุกคนต้องนำเสนอข้อมูลในการประชุมนานาชาติโดยอาศัยความรู้ที่ได้เรียนมาในวันที่ 24, 25 และ 26 มีทั้งการนำเสนอเดี่ยว และการนำเสนอเป็น panel presentation มีผู้วิพากษ์และให้คำแนะนำ 3 ท่าน คือ อ.อุสนา วงษ์นาคเพ็ชร์ อ.ทวีสุข พันธุ์เพ็ง และ อ.ทรรศนีย์ โรจนสกุล
สำหรับเนื้อหาในวันที่ 24, 25 และ 26 เช้า สามารถสรุปได้ดังนี้
การนำเสนอข้อมูล
การนำเสนอข้อมูล คือ การสนทนาอย่างเป็นทางการเพื่อนำเสนอข้อมูลที่ได้รับการจัดเตรียมไว้เป็นอย่างดีและชัดเจน ประกอบด้วย 3 ส่วน คือ Introduction, Body of Presentation และ Conclusion
1. Introduction
ในส่วนนี้ ผู้นำเสนอข้อมูลควร
• กล่าวต้อนรับผู้ฟัง
• แนะนำประเด็นที่จะนำเสนอ
• บอก outline ของข้อมูลที่จะนำเสนอ
• บอกนโยบายเกี่ยวกับการตั้งคำถามของผู้ฟัง (เช่น อนุญาตให้ถามแทรกได้ระหว่างการนำเสนอ หรือให้ถามตอน Q&A section)
2. Body of Presentation
ส่วนนี้จะใช้เวลาประมาณ 80% ของการเวลาการนำเสนอข้อมูลทั้งหมด ผู้นำเสนอควรนำเสนออย่างไม่เร่งรีบ มีความกระตือรือล้นตลอดเวลา ให้เวลากับสื่อประกอบการนำเสนออย่างเพียงพอ มี eye contact ใช้น้ำเสียงอย่างเหมาะสมและดูเป็นมิตร ใช้ signpost เพื่อให้การนำเสนอมีความต่อเนื่องและรื่นไหล และสุภาพตลอดเวลาแม้จะต้องตอบคำถามที่ยาก
3. Conclusion
ประกอบด้วย
• การสรุปเนื้อหา
• การขอบคุณบุคคลต่าง ๆ (หากจำเป็น)
• การขอบคุณผู้ฟัง
• การตอบคำถามจากผู้ฟัง
ข้อควรจำ
• ในช่วงแรก ผู้ฟังจะประทับใจผู้นำเสนอหรือไม่ ขึ้นอยู่กับ การแต่งตัว สีหน้า ท่าทางการยืน และ eye contact ของผู้นำเสนอในช่วงประโยคแรก ๆ
• ในช่วงแรก ผู้นำเสนอควรพูดช้า ๆ เพราะความตื่นเต้นจะทำให้พูดเร็วและรัว
• ควรเริ่มนำเสนอข้อมูลด้วยการให้กำลังใจและรอยยิ้ม
• หน้าที่ของผู้นำเสนอข้อมูลคือ การทำให้ข้อมูลนั้นเข้าใจง่ายขึ้น ดังนั้น ถ้าในระหว่างการนำเสนอเกิดความผิดพลาดที่ไม่ร้ายแรง ก็ไม่จำเป็นต้องกล่าวขอโทษ
• ผู้นำเสนอมีหน้าที่ต้องเตรียมการนำเสนอให้ดีที่สุด หากผู้นำเสนอไม่มีเวลาเตรียมตัวที่ดีพอ ก็ไม่ควรขอโทษและแก้ตัวกับผู้ฟัง เพราะจะทำให้ผู้ฟังขาดความเชื่อถือในตัวผู้พูดและเนื้อหาที่จะพูด
• ควรนำเสนอข้อมูลให้ตรงประเด็น ไม่ควรออกนอกประเด็นโดยไม่จำเป็น
• หากเป็นการนำเสนอกลุ่มย่อย ควรอนุญาตให้ผู้ฟังถามคำถามได้ระหว่างที่ผู้พูดกำลังนำเสนอข้อมูล เพราะจะเป็นการสร้างความสัมพันธ์อันดีระหว่างผู้พูดและผู้ฟัง และทำให้การนำเสนอข้อมูลเป็นไปอย่างชัดเจนและสามารถอธิบายข้อสงสัยได้อย่างตรงจุดและทันท่วงที แต่หากเป็นการประชุมขนาดใหญ่ ผู้พูดอาจมีความจำเป็นต้องขอให้ผู้ฟังเก็บคำถามไว้จนถึงช่วง Q&A section
• การเล่า joke บางครั้งก็เสี่ยงเนื่องด้วยความแตกต่างทางวัฒนธรรม
• ควรระบุเวลาโดยประมาณของการนำเสนอข้อมูลนั้นอย่างชัดแจ้งในช่วง introduction ผู้ฟังมักต้องการทราบว่า ตนเองจะต้องนั่งฟังเรื่องนี้นานเท่าใด
• หากเป็นไปได้ ควรมีการแจก hand out หลังจากบรรยายเสร็จ และควรแจ้งให้ผู้ฟังทราบด้วยว่าจะมีการแจก มิเช่นนั้น ผู้ฟังมักจะตั้งใจจดเนื้อหาใน presentation มากกว่าฟังสิ่งที่ผู้พูดพูด
โสตทัศนูปกรณ์สำหรับการนำเสนอข้อมูล
โสตทัศนูปกรณ์สำหรับการนำเสนอข้อมูลอาจเป็นได้ทั้ง
• ตัวบุคคล ไม่ว่าจะเป็นตัวผู้พูด เสื้อผ้า การแต่งตัว กิริยาท่าทาง เสียง และการแสดงออกทางสีหน้า
• ภาพวาด
• แผนที่
• กราฟ
• แผนภูมิ
• รูปถ่าย
• โปสเตอร์
• วัตถุสิ่งของ
• สื่อทางภาพและเสียง
• Handout
• ฟิล์ม เทป แผ่นซีดี
คำแนะนำสำหรับการใช้สื่อนำเสนอข้อมูล (Powerpoint)
• เลือกใช้ให้เหมาะสม
• มีการ backup ข้อมูลไว้ในรูปแผ่นใสหรือ handout
• ทดสอบการใช้งานของสื่อก่อนการใช้งานจริง
การออกแบบสื่อนำเสนอข้อมูล (Powerpoint)
• ใช้ตัวอักษรขนาดใหญ่ อ่านได้ง่าย
• ใช้ slide ง่าย ๆ หลาย ๆ แผ่น แทนที่จะใช้ slide ที่ซับซ้อนเพียงแผ่นเดียว
• จัดเรียง slide ให้อยู่ในตำแหน่งที่ถูกต้อง
• ใช้ slide โดยวางแนวนอน (landscape mode)
• อย่าทวนคำซ้ำไปมา
• ใช้ bullet หน้าหัวข้อในแต่ละบรรทัด
• ข้อความในแต่ละ bullet ไม่ควรยาวเกิน 15 คำ และในแต่ละ slide ไม่ควรมี bullet เกิน 7 อัน
• ไม่ควรใช้ background สีฉูดฉาด ดูยุ่งเหยิง
• ไม่ควรทำ slide ให้ดูแน่น อ่านลำบาก
• ใช้เฉพาะ key words เท่านั้น
• ใช้ตารางเมื่อจำเป็นต้องแสดงตัวเลขเท่านั้น และควรทำตารางให้อ่านง่าย โดยใส่เฉพาะข้อมูลที่จำเป็นเท่านั้น
• ไม่ควรใช้ภาพเคลื่อนไหวมากจนไป เพราะจะรำคาญสายตาและอาจเบี่ยงเบนความสนใจของผู้ฟังได้ (ถ้าเป็นภาพเคลื่อนไหว ควรให้ปรากฏอยู่ชั่วระยะเวลาหนึ่งแล้วหายไป)
• ใช้สี แต่ไม่มากจนเกินไป
• ตรวจสอบคำผิดและไวยกรณ์ให้ถูกต้อง
• ไม่เน้นคำด้วยการขีดเส้นใต้ แต่ให้ใช้วิธีการทำเป็นตัวหนาหรือตัวเอียงแทน
• ไม่เขียนคำโดยใช้เป็นอักษรตัวพิมพ์ใหญ่ทั้ง slide เพราะจะอ่านยาก แต่สามารถใช้การเน้นคำด้วยการใช้อักษรตัวพิมพ์ใหญ่ทุกตัวเป็นคำ ๆ ได้
• ต้องมั่นใจว่า สามารถใช้อุปกรณ์ประกอบการนำเสนอเป็น
• ไม่แสดง slide จนกว่าจะมั่นใจว่าพร้อมที่จะนำเสนอข้อมูลแล้ว
• ไม่นำเสนอข้อมูลโดยการอ่านจาก powerpoint
• ไม่ยืนบัง slide
• วางเครื่องชี้ตำแหน่งต่าง ๆ ลงเมื่อไม่ใช้ เพราะจะเป็นการรบกวนสายตาผู้ฟัง
• ไม่ควรหยุดอยู่ที่ slide ใด slide หนึ่งนานจนเกินไป
• ไม่แจก handout ขณะกำลังบรรยาย
Body Language
• Eye contact ควรมองตรง และมองผู้ฟังรอบห้อง ไม่จ้องมองเพียงคนใดคนหนึ่งเท่านั้น
• การแสดงออกทางสีหน้า ควรแสดงออกในทางบวก (เช่น ยิ้ม) เท่านั้น
• ท่าทาง ควรใช้การเคลื่อนไหวของมือและแขนประกอบการนำเสนออย่างเหมาะสม ไม่ควรเอามือล้วงกระเป๋า (เพราะในบางวัฒนธรรม จะมองว่าเป็นการไม่สุภาพ) หรือเขย่าเหรียญในกระเป๋าเล่น ไม่ควรเอามือเล่นหรือม้วนผมไปมา สามารถถือปากกาหรือ pointer ในมือได้ แต่ต้องไม่เล่น (เพราะจะเบี่ยงเบนความสนใจของผู้ฟัง)
• การเคลื่อนไหว ไม่ควรยืนนิ่ง ควรมีการเคลื่อนไหวบ้างอย่างเป็นธรรมชาติ แต่ก็ไม่ควรเคลื่อนไหวมากจนเกินไป เพราะผู้ฟังอาจสนใจในการเคลื่อนไหวมากกว่าเนื้อหาได้
• บุคลิกภาพ ยืนตรงในท่าสบาย หลังตรง ควรกระจายแรงการยืนไปที่เท้าทั้งสองข้างเท่า ๆ กัน ไม่ควรยืนติด podium หรือยืนพิงโต๊ะ
Conclusion
อาจจบด้วย
• Quotation
• Poetry
• Song
• Picture/poster
• Proverb
• Expression
• Mottle
• Story
• Rhetorical question
• A call for action
การจบการนำเสนอ
ควรประกอบด้วย
• สัญญาณที่แสดงว่าจะจบ
• สรุปเนื้อหาที่นำเสนอ
• วิธีการติดต่อกับผู้นำเสนอ (อาจเป็นหมายเลขโทรศัพท์หรือ e-mail address โดยไม่ควรพูดออกมา เพียงแค่ใส่ไว้ใน slide หรือ handout แล้วแค่แจ้งว่ามีก็เพียงพอแล้ว)
• การตอบคำถามจากผู้ฟัง
• กล่าวขอบคุณผู้ฟัง (ไม่ควรกล่าวในเชิงว่า ไม่แน่ใจว่าสิ่งที่ตนเองจะเป็นประโยชน์กับผู้ฟังหรือไม่)
วิธีการรับมือกับคำถามจากผู้ฟัง
• ต้องมี eye contact ตลอดเวลา และไม่มองแต่เพียงผู้ถามคำถามนั้นเท่านั้น แต่ให้มองผู้ฟังทุกคนด้วย (สัดส่วนประมาณ 20:80) เพราะคำตอบที่ผู้นำเสนอจะตอบ เป็นการตอบให้ผู้ฟังทุกคน
• ไม่ปฎิเสธการตอบคำถามโดยตรง แต่ให้ใช้วาทศิลป์ในการหลีกเลี่ยงการตอบแทน
• ไม่ขัดจังหวะการถามของผู้ถาม โดยเฉพาะในกรณีที่สถานการณ์ตึงเครียด แต่ในบางสถานการณ์ เช่น ผู้ฟังพูดว่า จะถามหลายคำถาม ให้รีบหยุด แล้วขอทีละคำถาม เพราะถ้าให้ถามทีเดียวทั้งหมด อาจจะลืมประเด็นในบางคำถามได้
• คิดก่อนตอบ
• กล่าวซ้ำ หรือทวนคำถามของผู้ฟัง เพื่อขอคำอธิบายเพิ่มเติม (ในกรณีที่ไม่เข้าใจประเด็นคำถาม)
• ตอบคำถาม หรือคำวิจารณ์อย่างสร้างสรรค์
ข้อควรจำ
• คำถามไม่สร้างสรรค์หรือลองเชิงมักมีน้อย คำถามส่วนใหญ่เป็นคำถามเพื่อขอคำอธิบายหรือข้อมูลเพิ่มเติม
• คำถามเป็นส่วนหนึ่งที่ช่วยให้ผู้นำเสนอประสบความสำเร็จในการนำเสนอข้อมูล
• คำถามระหว่างการนำเสนอข้อมูลเป็นสิ่งที่แสดง feedback จากผู้ฟังที่ดี ดังนั้น หากเป็นไปได้ ควรเปิดโอกาสให้ผู้ฟังสามารถถามคำถามได้ระหว่างการนำเสนอข้อมูล
• ผู้นำเสนอต้องไม่ต่อว่าหรือวิพากษ์วิจารณ์คำถามของผู้ฟัง
ยังไม่จบเลยนะครับเนี่ย ยาววววววววววววววววววววว...มากกกกกกกกกกกกกกกกกกก...มายยยยยยยยยยยยยยยยยยยยยยยย จริง ๆ อย่าเพิ่งเบื่อกันไปก่อนนะครับ
(ว่าแต่...มันพอมีสาระบ้างมั้ยครับเนี่ย)
Panel Presentation
ใน panel presentation จะมีบุคคลที่เกี่ยวข้องดังนี้
• Panel Leader เป็นผู้แนะนำ panel members การกล่าวนำและการนำเสนอข้อมูล และควบคุมเวลาการนำเสนอของ members แต่ละคน
• Supporting Speakers เป็นสมาชิกใน panel presentation ที่นำเสนอข้อมูลในส่วนที่ตนได้รับมอบหมาย
Moderator
มีหน้าที่ควบคุมการประชุมใน panel presentation ดังนั้นจึงมีความหมายใกล้เคียงกับ Panel Leader
คุณสมบัติของ Moderator ที่ดี
• พูดชัดเจน
• มีความมั่นใจในตัวเอง
• มีความเป็นกลาง ไม่เอนเอียงไปฝ่ายใดฝ่ายหนึ่ง และไม่ตัดสินข้อมูลใด ๆ แทนผู้ฟัง
• คุ้นเคยกับเรื่องที่นำเสนอ
• มีความอดทนและรับผิดชอบสูง
• ตรงเวลา
Master of Ceremony (MC)
เป็นผู้นำการประชุมหรือการสัมมนา มีหน้าที่ดำเนินการประชุมให้ไปอย่างราบรื่น ตรงเวลาตามโปรแกรมการประชุม
บทบาทหน้าที่ของ MC
ก่อนการประชุม
• เตรียมตัวและศึกษาโปรแกรมการประชุมอย่างละเอียด
• ถ้าเป็นไปได้ ให้ติดต่อพูดคุยกับผู้พูดแต่ละคนเพื่อซักซ้อมความเข้าใจก่อน ณ งานประชุม
• มาถึงสถานที่จัดงานก่อนเวลาการประชุม
• ซักซ้อมความเข้าใจกับผู้เกี่ยวข้องทุกฝ่ายเป็นครั้งสุดท้าย
• ศึกษาโปรแกรมการประชุมให้เข้าใจอย่างละเอียด
• เริ่มการประชุมตรงเวลา
ระหว่างการประชุม
• แนะนำผู้พูดแต่ละคน
• เป็นผู้นำการปรบมือ และปรบมือต่อเนื่องจนกระทั่งผู้พูดถึง podium
• เป็นผู้รักษาเวลาการพูดและการประชุม
• เมื่อผู้พูดพูดจบ เป็นผู้นำการปรบมือ และปรบมือต่อเนื่องจนกระทั่งผู้พูดถึงที่นั่ง
• กล่าวขอบคุณผู้พูด
หลังการประชุม
• กล่าวปิดการประชุม
• กล่าวขอบคุณผู้มีส่วนเกี่ยวข้อง
และแล้วก็มาถึงวันที่ 27 ที่ผู้เข้าอบรมแต่ละท่านจะต้องขึ้นเขียงให้ อ. และ commentator อีก 2 ท่านชำแระ (ว่าไปนู่น) ไม่ใช่หรอกครับ จริง ๆ ก็เป็น workshop ที่ให้ผู้เข้าอบรมได้งัดกระบวนยุทธ์ ลีลา ท่าทาง และการไหลลื่นอย่างปลาไหลมาใช้ในการนำเสนอข้อมูลเป็นภาษาอังกฤษจริง มีเวลาคนละ 20 นาที โดยให้ present ประมาณ 12-15 นาที ที่เหลือเป็น Q&A section และการให้คำแนะนำจาก อ.ทั้งสามท่าน ในช่วงเช้าของวันนั้นจะเห็นอาการอิดโรยของผู้เข้าอบรมอย่างเห็นได้ชัด (หรือเป็นที่ผมคนเดียว อันนี้ก็มิอาจทราบได้) แต่ละคนต่างซุ่มซ้อมกันอย่างเอาเป็นเอาตาย ตาโบ๋กันเป็นแถบ (บางคนถึงขั้นท่อง script ภาษาอังกฤษกันมาเลยทีเดียว ไม่รู้จำกันได้ยังไง)
ผมได้ถูก (ยัดเยียด เพราะลงเป็นคนสุดท้าย) ให้พูดเป็นคนที่ 7 ในช่วงก่อนหน้านั้น ผมแทบไม่ได้ฟังเรื่องของชาวบ้านเลย เอาแต่จ้อง ๆ ๆ และจ้อง บวกกับพยายามจำ outline ของเรื่องที่ตัวเองจะพูดตลอด เลยไม่ค่อยได้ถามผู้นำเสนอแต่ละท่านในช่อง Q&A เลย เมื่อลำดับคิวที่ 7 มาถึง (ตอน 11.30 น.) ผมก็เดินขาสั่น หูตูบ น้ำลายไหลย้อยขึ้นไปบนเวที และเริ่มนำเสนอข้อมูลเรื่อง "Paragraph Writing Technique" ด้วยอาการเบลอ ๆ เอ๋อ ๆ ไอ้ที่พยายามต้มข้อมูลและกลืนกินมาหายไปในพริบตา เลยต้องพูดแบบ no script นึกอะไรได้ก็พูด ๆ ไป พูด ๆ ไปซักพัก พี่ผู้จัดยกป้าย "2 minutes left" อ้าว! ตายละซิ ยังเหลือเนื้อหาอีกเพียบ ที่ผ่านมา ข้าพเจ้าพูดอะไรไปเนี่ย ไม่ได้ ๆ ต้องรีบซะแล้ว หลังจากนั้นผมเริ่มเพิ่ม speed การพูดขึ้นตามอัตราการเต้นของหัวใจ (อันนี้อาจจะเวอร์ไปซักหน่อย) แต่สุดท้ายก็ยังจบ late ไปนิดหน่อยอยู่ดี (ว้า....แย่จัง)
โดยรวม ก็ถือว่าผ่านไปได้ด้วยดีครับ เป็นการขึ้นเขียงที่เสียเลือดน้อยอยู่ครับ 555
PS. ยังเสียดายอยู่ครับเลยว่า ผมน่าจะ present เรื่อง "ภัตตาคารอาหารขึ้นชื่อตามโรงแรมต่าง ๆ" แล้วเอารูปอาหารที่น่ากินมาโชว์ ยิ่งใกล้ ๆ เที่ยงอยู่ด้วย เอาให้น้ำลายไหล ท้องร้องกันไปเลยก็น่าจะดี (จริง ๆ คิดไว้แล้วด้วยครับว่าจะ present เรื่องนี้ แต่ไม่รู้มีเส้นผมของผู้ใดมาบังความคิดนี้เข้า จึงเป็นอันตกไป)
บทบาทหน้าที่ของบุคลากรในการผลิตละครโทรทัศน์