KM.10 ผู้ประสานงานคุณภาพกับอีก 1 งานที่ทำ “พิธีกร”

การทำหน้าที่ของเราต้องทำด้วยความรัก จริงใจ..เป็นกันเอง ระดับหนึ่ง..ส่งความรักให้กับพวกเขาทั้งทางสายตา วาจาและคำพูด พร้อมเมตตาจิต แล้วความเครียดจะหายไป จะเป็นความสุขที่ได้ยืนอยู่ตรงนี้และพร้อมที่จะพูดคุยหรืออำนวยความสะดวกของงานนี้ให้ราบรื่นและเต็มไปด้วยความสุข ด้วยบรรยากาศที่เรามีส่วนร่วมสร้างด้วยกัน

        ในคราบของผู้ดูแลงานพัฒนาบุคลากร-ผู้จัดการความเสี่ยง-ผู้ประสานงานคุณภาพ รพ., ผู้ประสานงานและประสานแผนเครือข่ายบริการสุขภาพระดับอำเภอ, พี่เลี้ยงเพื่อการพัฒนาคุณภาพเครือข่ายระดับจังหวัด คงเหมือนบุคคลอื่นๆ ที่ต้องทำหน้าที่เป็นลูกน้องหรือผู้ปฏิบัติ,หัวหน้างาน หรือวิทยากรบ้าง แต่ที่แน่ๆ ปฏิบัติหน้าที่เป็น Facilitator เต็มตัวทั้งแบบทางการและไม่ทางการ และสำหรับฉันมักมีอีก  2 เรื่องที่ต้องทำเป็นประจำคือ ทำหน้าที่ พิธีกร และ ผู้จัดงาน ซึ่งมักจะถูกมอบหมายให้ทำอยู่เสมอทั้งที่ก็เบื่อจะแย่อยู่แล้ว พยายามที่จะสร้างทายาททั้ง 2 งาน เพราะจะมีทีมงานที่สมัครใจช่วยเหลือเป็นอย่างดี...แต่จนแล้วจนรอด เมื่อถึงงานใหญ่ๆ ของเราที่ไร ก็ต้องรับไปทุกที...

       

         เคยสงสัย และเคยถามพี่ๆ ที่จริงใจหน่อยด้วยอยากทราบว่าเพราะอะไร (เพราะเรามักไม่รู้ตัวเองหรอก ว่าเวลานั้นเราเป็นอย่างไร..บางทีก็รู้สึกว่าไม่เห็นจะมีอะไรดีเป็นพิเศษ..)  พี่เขาตอบว่า “.........”...ไม่บอกหรอก เขิน.. แต่มาระยะหลังที่เรามองดูคนอื่นเขาเป็นพิธีกรกันโดยเฉพาะพิธีกรสมัครเล่นอย่างพวกเราคนทำงาน ที่มิใช่บรรดามืออาชีพแล้ว ก็จะเห็นความเป็นจริงบางอย่าง...ว่า บุคลิกภาพอันเกิดจากภายในนั้นสำคัญจริงๆ เพราะเมื่อวันก่อนไปร่วมงานการนำเสนอคุณภาพ ในฐานะผู้วิพากษ์และให้คะแนนการนำเสนอผลงานพัฒนาคุณภาพของหน่วยงานหนึ่ง ในงานมีพิธีกรหญิงและชายวัยประมาณ 30 เศษ เธอทั้ง 2 ก็ดูยิ้มแย้มเป็นส่วนใหญ่ พูเก่งทีเดียว แต่เมื่อใดที่ไม่ยิ้มดูจะน่ากลัวในแววตาพิกล ที่สำคัญก่อนเริ่มดำเนินการ เธอเปิดตัวด้วยการกล่าวกลอนต้อนรับ เนื้อหาพอจะรู้อยู่ว่าคัดลอกหรือดัดแปลงมา...ซึ่งไม่เป็นปัญหาแต่เล่นเอาฉันตกใจเลยทีเดียว...เสียงเธอดังและเครียดด้วยความตั้งใจเกินไปหรือเปล่าก็ไม่ทราบแฮะ และนี่ก็เป็นอีกหนึ่งแบบที่ฉันได้ย้อนไปเห็นคุณลักณะของพิธีกรที่ควรมีเป็นอย่างยิ่งอีกชุดหนึ่งคือ ความสุขในใจ ความรักในผู้คนที่อยู่รอบข้าง ความเป็นหนึ่งเดียวกับคนฟัง ซึ่งล้วนต้องสั่งสมมาจากชีวิตจริง 
  

      ถ้ามีคนถามฉันว่า เป็นพิธีกรต้องเตรียมตัวอย่างไร?ฉันก็ขอตอบตามที่เป็นมานานหลายปี ก็คือ

ก่อนวันงาน
       

        • ศึกษาวัตถุประสงค์ของงานนี้ให้ดีที่สุด ถ้างานนั้นจัดเอง ก็รู้อยู่แล้ว..เพราะการเป็นพิธีกรในแต่ละกาละ-เทศะ ไม่เหมือนกัน ซึ่งต้องเตรียมพร้อมในทุกๆด้าน ตั้งแต่ข้อมูลของงาน แขกที่จะมาในงาน ภาษาที่จะใช้ให้สอดคล้อง การแต่งกายที่เหมาะสมที่สุด บางทีดูแม้กระทั่ง สีห้องประชุม หรือผ้าที่เขาใช้กับโต๊ะด้านหน้าเวที... ทั้งนี้รวมถึงการหาหนังสือหรือความรู้ด้านต่างๆอันเกี่ยวกับการเป็นวิทยากร,พิธีกร-ผู้ดำเนินรายการ แบบมืออาชีพเอาไว้อ่านบ้าง  เวลาที่ต้องจำใจรับงานด้วยความเกรงใจหรืออะไรก็แล้วแต่ จะได้มั่นใจ..ไม่เครียดเพราะไม่รู้เรื่องหลักการ

        • ศึกษาสถานที่ (สำคัญมาก ๆ) งานยิ่งใหญ่ ก็ต้องไปสำรวจ ดูโพเดียม ดอกไม้ เพราะความสูงไม่ค่อยได้มาตรฐาน ถ้าโพเดียมสูงก็ต้องให้เขาจัดหาที่ยืนเพิ่มเติม ถ้าเป็นงานที่มีเวที ก็ต้องรู้ว่าเวทีเป็นอย่างไร สะดวกมากน้อยแค่ไหน...หลายๆครั้งที่ต้องให้คำแนะนำด้านสถานที่ไปกับผู้จัดงานหรือผู้ดูแลสถานที่ไปด้วยเลย...

        • แสง-เสียงเป็นเรื่องสำคัญมาก เพราะต้องใช้เพลงเป็นการจัดบรรยากาศทั้งก่อน-ขณะพูด และช่วงสุดท้าย ซึ่งต้องก่อให้เกิดความประทับใจ ถ้าเป็นงานใหญ่ก็จะจัดทีมช่วยดูแลเรื่องนี้โดยตรง  ดังนั้นถ้าเป็นตามโรงแรม ก็จะประสานงานเรื่องนี้ก่อนแน่นอน... เพลงต่างๆ มักจะจัดเตรียมไปเอง เพื่อสร้างบรรยากาศให้เป็นไปตามที่ควรจะเป็นหรือตามวัตถุประสงค์ของงาน เช่นกิจกรรมที่ต้องการสร้างความรัก สามัคคี การร่วมแรงร่วมใจ..ปลุกใจ...ก็จะใช้เพลงที่เอื้อต่อวัตถุประสงค์

        • ประสานงานกับทีมดำเนินงานหลัก อย่างชัดแจ้งให้มากที่สุด เพราะขณะที่เราทำหน้าที่เป็นพิธีกร ใครๆมักพุ่งมาหาเราเสมอ ถ้างานไหนมาขอให้เราช่วยแล้วไม่มีฝ่ายประชาสัมพันธ์หรือกองอำนวยการต่างหาก ตรงนี้เราต้องขอผู้ที่เราจะประสานงานด้วยอย่างน้อยที่สุด 2 คน เพื่อเป็นม้าเร็วในการประสานงานใกล้ๆ เวที และไม่ควรไปที่อื่นเพราะเราจะตามหาไม่ได้

        • ถ้าเป็นไปได้จะไม่เป็นพิธีกรคนเดียวถ้างานนั้นเป็นงานใหญ่ และใช้เวลาค่อนข้างเยอะ หรือมีกิจกรรมหลายอย่าง  จะหาทีม เพื่อส่งต่อ กระจายกันไปบ้างตามกิจกรรม หรือเพื่อมีลักษณะหลากหลาย  ไม่ใช่แบบเราแบบเดียว หาคนที่พูดคุยประสานงานกันได้เป็นอย่างดี พูดเก่ง พูดดี..ภาษาไทยควบกล้ำชัด..ถ้ามีภาษาอังกฤษด้วยต้องออกเสียงได้ดีมากระดับหนึ่ง...

        • ศึกษาพิธีการของงานที่ถูกต้องถ้ายอมรับเป็นพิธีกรในงานนั้นๆ  ซึ่งส่วนใหญ่จะไม่ค่อยเป็นค่ะ ...กลัวคนติดภาพที่เราเป็นพิธีกรจนสุดท้าย จะต้องเป็นตลอดทุกงานเหมือนกับบางคนที่เคยเห็น หาใครไม่ได้ฉุกเฉินก็เป็นเรา ซึ่งข้อเสียจะมีถ้าเราไม่รู้รายละเอียดอะไรเลย..แล้วปฏิเสธไม่ได้..

        • เตรียมกายเตรียมใจให้แข็งแรง มีความสุขเหมือนเคย บุคลิกจะออกมาดี..คนเห็นก็มีความสุข

        • เตรียมรายละเอียดของงาน ร่างส่วนสำคัญๆ พิมพ์เพื่อเป็นรายละเอียดกับทีมงานเพื่อทำงานประสานงานกันอย่างราบรื่นตั้งแต่ก่อนเริ่มงานจนถึงจบงาน

 

วันงาน

        • ต้องไปก่อนเวลาประมาณ 1 ช.ม. เพื่อตรวจสอบความเรียบร้อยและข้อมูล ซึ่งถ้าไม่ใช่งานที่เราจัดเองโดยตรงมักมีปัญหา เรื่องข้อมูล  เครื่องเสียงต่างๆ มักยังไม่พร้อม ต้องตรวจสอบเองด้วยไม่ไว้ใจพนักงานหรือทีมงานอย่างเดียว..(มีปัญหาขึ้นมาเราเป็นคนรับหน้า)
        

        • ทักทายกับผู้ร่วมงาน ด้วยการเปิดตัวที่ดึงดูดใจและประทับใจพอสมควร (เรียกความสนใจ อาจใช้เพลงหรือดนตรี ที่คัดเลือกมาอย่างดี หรือ กลอนที่แต่งมาโดยเฉพาะ ) ซึ่งถ้าเขาประทับใจในเริ่มต้น เขาจะฟังเราพูด ต่อๆ ไป   การทำหน้าที่ของเราต้องทำด้วยความรัก จริงใจ..เป็นกันเอง (ระดับหนึ่ง:เนื่องจากบางงานเป็นกันเองมากไม่ได้)..ส่งความรักให้กับพวกเขาทั้งทางสายตา วาจาและคำพูด พร้อมเมตตาจิต แล้วความเครียดจะหายไป จะเป็นความสุขที่ได้ยืนอยู่ตรงนี้และพร้อมที่จะพูดคุยหรืออำนวยความสะดวกของงานนี้ให้ราบรื่นและเต็มไปด้วยความสุข ด้วยบรรยากาศที่เรามีส่วนร่วมสร้างด้วยกัน

        • ประสานงานกับผู้ใหญ่ของงานโดยตรงกรณีที่จะต้องมีพิธีการเปิดงานต่างๆ แต่ช่วงแรกต้องให้ท่านพักก่อนสักเล็กน้อย บอกรายละเอียดท่านให้มากที่สุด (เคยเจอปัญหาที่คิดว่าท่านรู้แต่ท่านไม่รู้ เพราะแต่ละงานมีเนื้องานแตกต่างกัน)

         • เตรียมบรรยากาศเพื่อประธานหรือผู้ใหญ่ (ซึ่งเป็นการให้ความสำคัญกับท่าน) ด้วยเช่นกัน ให้ขั้นตอนที่เกี่ยวกับท่านเป็นไปด้วยความเรียบร้อย ดูดี และดูว่าสำคัญ จนจบกระบวนการ ทั้งการพูดของเรา และทีมงานที่ต้องช่วยกัน ซึ่งกรณีนี้รวมถึงงานที่มีวิทยากรด้วย

         • ไม่ทำให้เกิดช่องว่างของบรรยากาศที่ดี มีส่วนร่วม...ดนตรีและการพูดเป็นสิ่งสำคัญเช่นช่วงของการเดินขึ้นเวทีของบุคคลต่างๆ ..หรือช่วงที่มีอุปสรรคติดขัด ซึ่งต้องใช้ไหวพริบ เปลี่ยนวิกฤติเป็นโอกาส เช่นจากรอ เป็นสนุกคึกคัก..คุยกัน..ฯลฯ แล้วแต่สถานการณ์ที่จะเอื้ออำนวย หรือพอจะมีใครเป็นตัวชูโรงได้บ้าง  ที่สำคัญต้องคอยสังเกต ปฏิกิริยาหรือ เงี่ยหูฟังเสียง แววตา หรือกิริยาที่เป็นสิ่งสะท้อนของผู้ร่วมงาน

         • ปิดฉากได้น่าประทับใจในส่วนของพิธีกร ซึ่งไม่ใช่กล่าวปิดงาน แต่เป็นการกล่าวอำลาทุกคน ขอบคุณทุกรายละเอียดและสร้างบรรยากาศด้วยเพลงขณะที่ทุกคนแยกย้ายกลับ ที่น่าประทับใจ

หลังเลิกงาน
       

         ทบทวนรายละเอียดถึงข้อดีและปัญหาอุปสรรค พิมพ์เก็บไว้ เพื่อเป็นข้อมูลสำหรับการจัดงานหรือการที่ต้องเป็นผู้ดำเนินงาน หรือพิธีกรในครั้งต่อไป ซึ่งแม้แต่รายละเอียดของงานก็จะเก็บไว้ด้วยเพื่อการจัดงานครั้งต่อไปสามารถนำมาประยุกต์ใช้ได้หมด ...
       เหล่านี้ก็เป็นประสบการณ์เล็กๆน้อยๆของคนทำงานเล็กๆ ถ้าท่านใดมีประสบการณ์อยากแนะนำผู้บันทึกก็ยินดีเป็นอย่างยิ่งค่ะ..แต่ถ้าจะเป็นประโยชน์กับท่านใดในกรณีที่เป็นคนทำงานและต้องรับหน้าที่แบบนี้หมือนกันด้วยความจำเป็น..ก็ยินดีเช่นกันนะคะ

[ขจิต ฝอยทอง]

• การทบทวนข้อผิดพลาดดีครับ
• แต่การเป็นพิธีกร
• ต้องใช้ไหวพริบแก้เหตุการณ์เฉพาะหน้าในบางครั้งเหมือนกันครับ
• ขอบคุณครับ
• กลับมาก่อนกำหนดครับ

[แผ่นดิน]

สวัสดีครับ

• มาชื่นชมและให้กำลังใจ
• การเป็นพิธีกรเป็นเรื่องละเอียดอ่อนมาก  ความกล้า, ความรู้, ไหวพริบ,  รอยยิ้มและความฉะฉานทางความคิดและวาจา คือกลไกอันสำคัญ
• ผมจำต้องทำหน้าที่นี้บ่อย   แต่ก็รู้ดีว่าไม่เหมาะสมนัก
• พยายามบ่อยครั้งให้น้อง ๆ  เติบโตในหน้าที่นี้  แต่เอาเข้าจริงก็ยืนระยะกันไม่ได้
• ....
• อีกประการ คือ การเป็นพิธีกรก็ควรต้องมีฝ่ายเลขานุการ หรือคนช่วยประสานงานด้วยเช่นกัน  ไม่งั้นพิธีกรแย่แน่
• ...
• ขอบคุณครับ

[พชรวรัตถ์ แสงทองชนาพงศ์]

สวัสดีค่ะคุณขจิต

สวัสดีค่ะคุณแผ่นดิน

• ดีใจจังมีคนมาเยี่ยมเยือนในวันนี้..เหนื่อยกายค่ะแต่อิ่มใจ..สนุก กับเทศกาล " Banprak KM-CQI Rally Festival" ที่กำลังจัดอยู่ค่ะ วันนี้เป็นวันแรก เป็นกลุ่มสมาชิกจากอำเภออื่นๆ...คึกคักมาก  ผลสำเร็จของงานได้ตามเป้าหมาย..และก็เหมือนเดิม วันนี้ทำหน้าที่เป็นวิทยากรช่วงแรก และ เป็น Facilitator ในภาพรวม ซึ่งงานทุกงานรวมทั้งครั้งนี้ก็มีเรื่องให้ต้องแก้ไขปัญหาเฉพาะหน้าเสมอแต่มิได้สร้างปัญหาหรือความทุกข์ใจอะไร ปรับเปลี่ยนไปได้อย่างดี และทีมงานก็ส่ง-รับลูกกันได้เป็นอย่างดี...ทุกวันนี้ที่ทำอยู่ได้ก็เพราะมีน้องๆ และพี่ๆที่ดีและน่ารักให้ความร่วมมืออย่างเสมอมาเป็นส่วนใหญ่ ซึ่งก็เกินพอค่ะ
• ขอบคุณนะคะที่มาให้กำลังใจคนทำงานคล้ายๆ กัน แต่งานของแหววจะเป็นแนวของผู้ปฏิบัติเล็กๆ ลูกทุ่งๆ ค่ะ...ถ้ามีอะไรก็แนะนำได้นะคะ ...ขอบคุณมากๆ ค่ะ....

[แผ่นดิน]

• สวัสดีครับ
• หลังเลิกงาน
          ทบทวนรายละเอียดถึงข้อดีและปัญหาอุปสรรค พิมพ์เก็บไว้ เพื่อเป็นข้อมูลสำหรับการจัดงานหรือการที่ต้องเป็นผู้ดำเนินงาน หรือพิธีกรในครั้งต่อไป ซึ่งแม้แต่รายละเอียดของงานก็จะเก็บไว้ด้วยเพื่อการจัดงานครั้งต่อไปสามารถนำมาประยุกต์ใช้ได้หมด ...
• เห็นด้วยกับประเด็นนี้,  และขอชื่นชมกับการทำงานในระบบนี้   เพราะส่วนใหญ่หลังเสร็จสิ้นงานที่ได้ทุ่มเทไปแล้ว  มีจำนวนไม่น้อยที่ละเลยต่อการทบทวนงาน, วิเคราะห์จุดเด่นจุดด้อยเพื่อใช้เป็นข้อมูลต่อยอดในครั้งต่อไป
• ผมเองก็ประสบปัญหาเหล่านี้  ล่าสุดคุยกับลูกน้อง  และได้ย้ำว่า  อย่าให้เราต้องรู้สึหราวกับต้องทำงานใหม่กันทุกปี   เพราะไม่เคยจัดเก็บข้อมูลในอดีตไว้เลย   ทั้ง ๆ ที่งานนั้น กิจกรรมนั้นก็เป็นกิจกรรมเดิม ๆ กันทั้งนั้นเลย
• ....
• ชื่นชม,  และเป็นกำลังใจให้นะครับ

[พชรวรัตถ์ แสงทองชนาพงศ์]

ขอบคุณค่ะคุณ...แผ่นดิน...สำหรับกำลังใจจากกัลยาณมิตร...ที่ไม่มีวันหมด...และขอให้สายใยแห่งกำลังใจนี้เชื่อมโยงเป็นเครือข่ายที่มั่นคง...พร้อมถ่ายทอดไปยังผู้คนได้ไม่มีวันจบสิ้น...นะคะ...ร่วมเป็นกำลังใจให้เครือข่ายที่ดีงามด้วยจิตวิญญาณแห่งรักแบบนี้ด้วยคนค่ะ...

[pa_daeng]

สวัสดีค่ะ อาจารย์แหวว

• เก่งจังน้องพี่ ทำได้ไงมากมาย เพียงนี้
• เป็นกำลังใจให้ค่ะ
• ขอบคุณที่เขียนสิ่งดีๆให้อ่านค่ะ

 

[พชรวรัตถ์ แสงทองชนาพงศ์]

สวัสดีค่ะ  pa_dang

• คิดถึงนะคะ..มัวแต่ต่างคนต่างยุ่งๆกันกับงานคุณภาพกันทั้งคู่...
• ดีใจนะคะที่บันทึกมีประโยชน์กับผู้อ่าน
• ขอบคุณนะคะที่แวะมาเยี่ยมเยือน..ขอให้สนุกกับงานนะคะ....

[แอมแปร์]

สวัสดีค่ะ คุณแหวว

          ตามอ่านบันทึกนี้มาสามรอบแล้วค่ะ  เพิ่งได้จังหวะล็อกอินเข้ามา  คุณแหววเขียนได้เข้าซึ้งถึงใจพิธีกรจริงๆ 
          ดิฉันเคยคิดว่าถ้าเราไม่รับงานพิธีกรงานแรก  เราก็คงไม่ต้องนั่งอกสั่นหวั่นไหวมาจนทุกวันนี้   แต่เมื่อเขามาขอช่วย  เราก็ต้องทำ  ทำแล้วก็แบบว่าอกสั่นหวั่นไหวกันไปจนเสร็จงาน
         เพราะไม่ว่าจะเกิดอะไรขึ้น  พิธีกร(ต้องยอมรับ)ผิด(แต่โดยดีเสมอ)

         และชอบตรงนี้ที่สุดเลยค่ะคุณแหวว  ช่างละเอียดรอบคอบสมกับเป็นผู้ประสานสิบทิศจริงๆ

"หลังเลิกงาน
        ทบทวนรายละเอียดถึงข้อดีและปัญหาอุปสรรค พิมพ์เก็บไว้ เพื่อเป็นข้อมูลสำหรับการจัดงานหรือการที่ต้องเป็นผู้ดำเนินงาน หรือพิธีกรในครั้งต่อไป ซึ่งแม้แต่รายละเอียดของงานก็จะเก็บไว้ด้วยเพื่อการจัดงานครั้งต่อไปสามารถนำมาประยุกต์ใช้ได้หมด ..."

โอ้ดิฉันชอบมากที่สุด  ความฝันของดิฉันคือฝึกลูกศิษย์ให้มีคุณสมบัติอย่างนี้  และก็ยังคงเป็นความฝันต่อไป....    : )

กลางเดือนนี้ดิฉันต้องอบรมการเป็นพิธีกรให้เด็กๆตามโครงการคณะค่ะคุณแหวว  น้องเขาไม่ให้ปฏิเสธใดๆ  ดิฉันกำลังกลุ้มใจน่าดู   พอดีมาเจอบันทึกคุณแหวว  ดิฉันเลยดีใจชะมัด  เพราะคุณแหววเขียนสรุปประสบการณ์ไว้ชัดเจนแจ่มแจ๋วดีมากเลย   ดิฉันเลยเข้ามาเรียนขออนุญาตขอนำไปอ้างอิงสรุปให้เด็กฟังตามนี้สักนิดเถิดนะคะ   

ขอบพระคุณล่วงหน้าอย่างสูงเลยค่ะคุณแหวว   อบรมแล้วออกหัวออกก้อยอย่างไร จะตรงรี่มาเล่าให้ฟังเลยนะคะ   : )

[พชรวรัตถ์ แสงทองชนาพงศ์]

สวัสดีค่ะคุณ   ดอกไม้ทะเล  

• ไม่คาดคิดว่าจะมีผู้มาอ่านบันทึกเก่าค่ะ..และก็บันทึกนี้อ่านยาก เพราะเป็นช่วงแรกๆ ยังไม่ค่อยสันทัด จะพิมพ์ต่อกันยาว และยังมิได้แก้ไข วันนี้เลยถือโอกาส เพิ่มรูป และปรับให้อ่านง่ายขึ้น
• ดีใจนะคะ..ที่บันทึกมีประโยชน์ต่อผู้อื่นอยู่บ้าง..ขอบคุณที่ใช้บริการนะคะ
• อย่าลืมเก็บเรื่องราวหลังการอบรมมาเล่าสู่กันฟังนะคะ..เป็นกำลังใจและเอาใจช่วยเป็นอย่างยิ่งค่ะ..."คุณครูดอกไม้ทะเล"