อีกครั้งกับ GoogleApps.

พิจารณาแนวโน้มการพัฒนา Website เพื่อการเรียนรู้ ก็พบว่า นโยบายเรื่ง GoogleApps. กำลังเป็นที่กล่าวถึงอย่างมาก ก็เลยต้องลงลึกในเรื่องนี้อีกครั้ง แต่ก็ยังคงไม่ลืมของที่เราพยายามสร้างมากับมือเอาไว้ด้วยเพราะอย่างไร ก็เป็นจมูกของเรา ที่จะหายใจอย่างไรก็โล่งจมูก ไม่เหมือนยืมของคนอื่นมาหายใจ สักวันหนึ่งเขาไม่ให้ยืม เราก็แย่

     หลังจากได้เข้าอบรม GoogleApps ในฐานะผู้ดูแลระบบมาแล้ว และได้วางแนวทางการพัฒนา Google Apps. ซึ่ง website ของ Google Apps. จะแบ่งออกเป็น 2 กลุ่ม คือ
      2.1 Google Apps. ที่เป็น website ของสำนักบริหารงานการศึกษานอกโรงเรียน ใช้งานสำหรับสมาชิกที่เป็นผู้บริหารทั่วประเทศ ซึ่งประกอบด้วย ผู้อำนวยการศูนย์การศึกษานอกโรงเรียนภาคฯ ศูนย์การศึกษานอกโรงเรียนจังหวัด ศูนย์วิทยาศาสตร์เพื่อการศึกษาจังหวัด ศูนย์ขึ้นตรงอื่นๆ และศูนย์บริการการศึกษานอกโรงเรียนอำเภอ
     2.2 Google Apps. ที่เป็น website ของหน่วยงานการศึกษานอกโรงเรียนทั่วประเทศ (ระดับภาค จังหวัด และหน่วยขึ้นตรง) เป็น website ที่ผู้ดูแลระบบของแต่ละหน่วยงานจะต้องมาจัดการ และดำเนินการเพื่อใช้งานสำหรับสมาชิกของหน่วยงานนั้นๆ เพื่อให้สมาชิกเข้าใช้งาน
     ในการใช้งานทั้ง 2 กลุ่มนี้ สามารถเข้าใช้งานในลักษณะที่เป็นส่วนตัว สามารถเข้าไปสร้างส่วนประกอบต่างๆ และใช้งานที่เป็นส่วนตัวในเรื่องต่างๆ ดังนี้
     การใช้งาน e-Mail แต่ละหน่วย โดยสมาชิกของแต่ละหน่วยงาน จะได้รับ mail Account ที่ลงท้ายด้วยชื่อ website ของหน่วยงาน เช่น [email protected] เพื่อใช้ในการติดต่อสื่อสารกับบุคคลอื่น
การใช้งาน Google Talk โดยแต่ละคนสามารถสนทนา (สด) กับบุคคลอื่นที่เป็นสมาชิก ผ่านทางหน้าจอคอมพิวเตอร์
     การใช้งานปฏิทิน สมาชิกแต่ละคนมีปฏิบัติเพื่อบันทึกเรื่องราวต่างๆ แต่ละวันและสามารถนำเอาปฏิทินของเราไปแสดงไว้ในปฏิทินของเพื่อได้ หรือเอาปฏิทินของเพื่อมาแสดงในปฏิทินของเราได้
     การใช้งาน Document  ซึ่งประกอบด้วย word Processing  Presentation และ spread Sheet โดยสามารถใช้งานได้ดังนี้
           Word Processing สามารถสร้างเองสารต่างๆ ไปแสดงบน web ได้อย่างง่ายดาย สามารถส่งเอกสารให้ผู้รับปลายทางได้อย่างรวดเร็ว หรือร่างเอกสารแล้วให้สมาชิกที่อยู่ที่อื่น(เช่น คนละจังหวัด) ช่วยอ่าน ตรวจ แก้ไข ได้ในทันที (สามารถอนุญาตเฉพาะคนที่เรากำหนดเท่านั้น ที่จะสามารถเข้ามาอ่าน หือเขามาแก้ไขได้)
           Presentation ลักษณะแบบเดียวกับ PowerPoint  ทำงานได้เช่นเดียวกับ Word Processing ที่ได้กล่าวมาแล้ว ทำให้เราสร้างงานการนำเสนอ แล้วส่งไปยังผู้รับปลายทางเพื่อเอาไปใช้ หรือแก้ไขได้
           SpreadSheet ทำงานเช่นเดีวกับ Excel และสามารถใช้งานได้เช่นเดียวกับ 2 เรื่องที่กล่าวมาแล้ว
สร้าง webpage ส่วนตัว ท่านที่เป็นสมาชิกสามารถสร้าง webpage และ website ส่วนตัวของตนเองได้ และสามารถทำได้ง่ายโดยไม่ต้องมีความรู้เกี่ยวกับภาษา HTML

• หลังจากกลับจากการอบรมตั้งแต่เดือนพฤศจิกายน จนถึง 20 ธันวาคม จึงสามารถใช้ website ของ ศนอ. บน GoogleApps. ได้ คือที่ http://partnerpage.google.com/esan.nfe.go.th ตลอดเวลาที่รอคอยก็เข้าไปตรวจสอบประจำว่าใช้ได้หรือยัง เมื่อใช้ได้ก็เข้าไปดำเนินการทันที ในฐานะ Admin
• สิ่งแรกที่เข้าไปทำคือ การกำหนดรายชื่อผู้ใช้ และกำหนดกลุ่ม ซึ่งเรื่องนี้ท่านผู้อำนวยการได้ให้ความสนใจ และสั่งการไว้ล่วงหน้าแล้ว โดยให้งานบริหารบุคคล สำรวจรายชื่อบุคลากร ศนอ. เป็นภาษาอังกฤษเอาไว้ เพื่อมากำหนดชื่อผู้ใช้งานใน GoogleApps. แต่เรื่องก็ไม่ง่ายอย่างที่คิด เพราะปรากฏว่า ยังไม่ได้รายชื่อมา เรื่องนี้ก็สอดคล้องกับจริงเรื่องหนึ่งว่า การทำงานบางเรื่อง ทำเองเสร็จไปนานแล้ว เพียงแค่ชื่อคนเป็นภาษาอังกฤษ  สิ่งที่แก้ไขคือ ทำไปล่วงหน้าก่อน เพราะเราก็พอจะเรียนภาษาอังกฤษมาบ้าง ก็เพิ่มรายชื่อบุคลากรในหน่วยงานส่วนหนึ่งเข้าไปเลย โดยเฉพาะผู้ที่อยู่ใกล้เคียงกันหรือห้องใกล้ๆ  เมื่อกำหนดชื่อผู้ใช้งานแล้ว ก็กำหนดกลุ่ม (Mailing List) ซึ่งไม่กำหนดเท่ากับของจังหวัด เพราะของภาคไม่มี ศบอ. ไม่มีห้องสมุด
• เมื่อกำหนดเสร็จแล้ว ขั้นตอนต่อไป ก็ต้องทำให้บุคลากรในหน่วยงานทราบวิธีการเข้าใช้งานใน GoogleApps. ซึ่งต้องหารือผู้อำนวยการก่อนว่าจะเอาอย่างไร ส่วนเราก็ทำล่วงหน้าไปก่อน สำหรับผู้ที่อยู่ใกล้เคียง แต่ก็เตรียมเอกสารประกอบการอบรมเอาไว้ และพร้อมที่จะอบรมได้ทันทีที่ได้รับไฟเขียว
• เรื่องต่อไปที่ทำ คือการปรับหน้า website ซึ่งเป็นหน้าหลักของ ศนอ. เช่นเปลี่ยนส่วนหัวใหม่เป็นต้น
• เข้าใช้งานใน website ส่วนตัว โดยเริ่มใช้งานใน User ของตัวเอง เช่นการส่ง e-Mail การใช้งาน Calenda เพื่อบันทึกแผนการทำงาน เป็นต้น
• สิ่งที่จะทำต่อไปคือ

1. วางแผนรายละเอียดการอบรม ทั้งในส่วนของบุคลากรภายในหน่วยงาน และการอบรมบุคลากรในภาค
2. วางแผนการใช้งานว่า จะเอา GoogleApps.มาใช้ทำอะไรได้บ้าง แล้วเสนอผู้บริหาร ส่วนจะทำหรือไม่อย่างนั้น คงต้องให้ผู้บริหารตัดสินใจ

 

[นาย ศรีเชาวน์ วิหคโต]

Google Apps. อีกครั้ง

ระหว่างวันที่ 26-28 ธันวาคม 2550 ได้มีโอกาสเข้าร่วมประชุมเพื่อพัฒนา Portal Web ของ สำนักบริหารงานการศึกษานอกโรงเรียน ซึ่งได้นำเอา GoogleApps เข้ามาเป็น Application ในการสร้าง Portal Web ของ กศน. ที่จะใช้ชื่อว่า gnfe.nfe.go.th ตามที่มได้ลงโฆษณาในหนังสือพิมพ์มติชน ในการประชุมครั้งนี้ ได้เรียนรู้เรื่อง GoogleApps ไปอีกก้าวหนึ่ง โดยมีเรื่องที่ได้เรียนรู้เพิ่มเติมดังนี้

1. การใช้งาน Custom Search ของ Google เพื่อสร้าง Search engine ที่สามารถกำหนดได้ว่า จะให้ serch ใน website ใดบ้าง หลักการคือเราจะต้องมีเครื่อง server และมี Domain Name อยู่แล้ว
   ดูตัวอย่างที่ http://search.nfe.go.th
2. การสร้าง igoogle ซึ่งเป็นความส่วนตัว (Personalization) อีกอย่างหนึ่งของ Google โดยเราสามารถสร้าง websearch ที่เป็นส่วนตัวของเรา ซึ่งมารูปร่างหน้าตาไม่เหมือนกับใคร หลักการคือ เราสามารถเพิ่มข้อมูลที่เราต้องการติดตามทุกครั้งที่เปิด Google โดยการเลือกและนำเข้ามาแสดงได้ตามที่ต้องการ ซึ่งส่วนมากจะเป็นรูปแบบ RSS Feed ที่ปัจจุบันมีให้บริการอย่างมากมาย โดยเฉพาะอย่างยิ่ง สำนักข่าวต่าง ๆ  และเรายังสามารถนำเอา RSS ที่เราสร้างมาแสดงได้ด้วย
   ที่สำคัญประการหนึ่ง เราสามารถสร้างหน้า webpage ได้หลาย page ในลักษณะการแสดง Page แบบ Tab และสามารถกำหนดรูปแบบหน้า Page จากรูปแบบสำเร็จที่ igoogle เตรียมไว้ให้ ซึ่งมีหลายรูปแบบที่ช่วยให้แต่ละ page น่าสนใจมากยิ่งขึ้น
3. การใช้ RSS Feed ใน Google Apps เป็นวิธีการนำเอาเนื้อหาจากแหล่งที่เป็นต้นฉบับมาแสดงในหน้าของ Google ในลักษณะเป็น blog ตามที่กำหนด โดยเนื้อหาที่แสดงจะมีการเปลี่ยนแปลงไปตามเนื้อหาในต้นฉบับ การนำเอา RSS มาแสดง ถ้าเป็น igoogle จะสามารถนำมาแสดงได้ง่าย แต่ถ้าเป็น Google Apps. จะต้องเข้าระบบแล้วเข้าไปจัดการเนื้อหาโดยการเพิ่มเนื้อหาประเภท Feed เข้าไป พร้อทั้งสร้าง link ไปยัง xml file ที่สร้าง RSS เอาไว้
4. การสร้าง RSS เป็นวิธีการสร้าง file xml สำหรับ เนื้อหาบน website ของเรา โดยเข้าไปสร้างที่ website ชื่อ dapper.net ที่ช่วยเราสร้าง RSS เพื่อนำไปใช้กับ googleApps หรือ igoogle โดยการ gen code ที่เป็น RSS และสามารถนำไปใช้ได้ ในการฝึกปฏิบัติได้ทดลองสร้าง RSS จากเนื้อหาวิชาที่มีใน Learnsquare แล้วนำไปแสดงใน GoogleApps.

[นาย ศรีเชาวน์ วิหคโต]

ระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ ภาคตะวันออกเฉียงเหนือ

สภาพและปัญหา

1.  เราใช้กระดาษกันอย่างมากในการติดต่อสื่อสารในระบบราชการ และเสียค่าใช้จ่ายเพื่อการสื่อสารค่อนข้างมาก จากข้อมูลของ ศนอ. พบว่าในปีงบประมาณ 2550 มีหนังสือราชการเข้ามาใน ศนอ. จำนวน  300  ฉบับ หนังสือราชการออกจาก ศนอ. จำนวน 500 ฉบับ โดยหนังสือราชการแต่ละฉบับมีจำนวนเฉลี่ย 2 แผ่น ดังนั้น ปี 2550 ใช้กรดาษไปทั้งสิ้น 1600 แผ่น ทำอย่างไรจะลดจำนวนกระดาษลง
2. ค่าใช้จ่ายในการส่งไปรษณีย์ ในปีงบประมาณ 2550 คิดเป็นเงิน    บาท  ทำอย่างไรจะประหยัดค่าใช้จ่ายนี้ลง
3. โดยเฉลี่ยหนังสือใช้เวลาเดินทางไปยังปลายทางใช้เวลาประมาณ 1-3 วัน ทำอย่างไรจะใช้เวลาน้อยลง
4. การรับรู้เรื่องราว  ข่าวสารข้อมูลที่เป็นประโยชน์จากหนังสือราชการ ผู้ที่มีโอกาสได้รับรู้และเรียนรู้คือเจ้าของเรื่องหรือผู้รับผิดชอบงานนั้นๆ ผู้อื่นทีโอกาสได้รับรู้น้อย

วัตถุประสงค์
     เพื่อเพิ่มประสิทธิภาพในการรับส่งหนังสือราชการ

เป้าหมาย
 1 ลดจำนวนกระดาษลง 10%
 2 ลดระยะเวลาในการส่งหนังสือราชการลง 1 วัน
 3 ลดค่าใช้จ่ายในการส่งไปรษณีย์ลง 10%
 4 มีผู้รับรู้ข่าวสารเพิ่มขึ้น 50%

วิธีการ
 การใช้ระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์

กรอบแนวคิด

• ระบบสารสนเทศที่มีอยู่ในปัจจุบันหลายระบบที่สามารถนำมาประยุกต์ใช้งานได้โดยเฉพาะการใช้งานเพื่อการบริหารจัดการ ดังนั้นถ้าจะนำมาใช้เพื่อเพื่อประสิทธิภาพการพัฒนาระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ตามแนวทางที่กำหนด จึงเริ่มจากพิจารณาว่า มีระบบอะไรบ้างที่นำมาใช้ได้หรือระบบใดที่ต้องพัฒนาขึ้นมาใหม่ หรือระบบที่มีอยู่แล้วระบบใดที่ปรับปรุงแล้วสามารถนำมาใช้ได้
• ระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ที่มีและพัฒนาใช้จนได้ผลแล้ว คือระบบ e-Document ซึ่งพัฒนาโดยอาจารย์อดิศักดิ์ ของศูนย์การศึกษานอกโรงเรียนจังหวัดอุบลราชธานีซึ่งเป็นระบบรับส่งหนังสือราชการ และระบบ Web Application ของ Google คือ GoogleApps. ที่สามารถนำมาประยุกต์ใช้ในการเพิ่มประสิทธิภาพของระบบงานสารบรรณ
•  การใช้งานจะต้องเริ่มตามขั้นตอนทั้งสามขั้นตอนของการนำเอาสารสนเทศมาใช้คือ
       1 ความต้องการของผู้ใช้งาน โดยผู้ใช้งานจะต้องมีความต้องการจะใช้ ในที่นี้ผู้ใช้งานจะมีบุคคล 2 กลุ่ม คือ      เจ้าหน้าที่งานสารบรรณ และ ผู้บริหาร ถ้าเจ้าหน้าที่งานสารบรรณ ไม่อยากนำมาใช้ ที่ต้องใช้เพราะถูกบังคับ ผลที่ตามมาก็คือ ไม่อยากทำแม้ว่าผู้บริหารจะอยากใช้ก็ตาม ขณะเดียวกัน ถ้าผู้บริหารไม่สนใจ ไม่อยากใช้ หรือเฉยๆ คือใช้ก็ได้ ไม่ใช้ก็ได้ ก็จะไม่มีผลต่อการพัฒนาเช่นเดียวกัน ซึ่งผู้ใช้นี้ เมื่อมีใจที่จะใช้แล้ว ก็จะส่งผมมาถึงความตั้งใจที่จะเรียนรู้วิธีการใช้งาน ตั้งใจที่จะปฏิบัติงานอย่างจริงใจ และตั้งใจที่จะพัฒนางาน แก้ไขปัญหาต่างๆ ที่เกิดขึ้น และมีแรงจูงใจใฝ่สัมฤทธิ์ที่จะแก้ปัญหาต่างๆ ให้ลุล่วงไป
        2 ผู้บันทึกข้อมูล คือผู้ที่จะต้องเนาเอาระบบสารสนเทศ บันทึกเข้าไปในระบบ ซึ่งในที่นี้คือ ผู้รับผิดชอบในการส่งหนังสือราชการ  ซึ่งหน่วยงานจะต้องกำหนดว่าเป็นใคร เช่น เจ้าหน้าที่งานสารบรรณ หรือบุคคลที่เป็นเจ้าของเรื่อง ตามความสะดวก แต่ถ้ามีผู้ดำเนินการเพียงจุดเดียว เช่น เจ้าหน้าที่สารบรรณ ก็จะสะดวก และผู้ปฏิบัติงานด้านนี้ ก็จะต้องมีความพร้อมและต้องการที่จะนำเอาระบบนี้มาใช้เช่นเดียวกับกลุ้มผู้ใช้งานในกลุ่มที่ 1 และต้องมีแรงจูงใจใฝ่สัมฤทธิ์เป็นอย่างมาก เพราะในระยะแรกๆ ของการปฏิบัติงานจะมีปัญหาและอุปสรรคเป็นอย่างมาก
        3 ผู้ดูแลระบบ คือเจ้าหน้าที่งาน ICT ที่ต้องคอยตรวจสอบระบบ และแก้ไขระบบ เมื่อเกิดปัญหา ซึ่งในที่นี้คือ ผู้ดูแลระบบ e-Document และผู้ดูแลระบบ GoogleApps. ซึ่งจะต้องตรวจสอบระบบ ดูแลระบบ และติดต่อกับผู้พัฒนาระบบกรณีที่ระบบมีปัญหาจนไม่สามารถแก้ไขได้เอง และภาระกิจที่สำคัญอีกประการหนึ่งที่อาจจะต้องดำเนินการด้วยคือคือ แนะนำผู้ใช้งานทั้งกลุ่มที่ 1 และ 2 ให้มีความรู้และความสามารถในการใช้ระบบ

 ระบบงาน 

1.  ระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์แบบเปิด เป็นระบบที่เปิดให้บุคคลทั่วไปสามารถเข้ามาเปิดใช้งานได้ตามระดับชั้นของการอนุญาต เช่น บุคคลทั่วไปสามารถเข้ามาเปิดดูได้ แต่ไม่สามมารถแก้ไข หรือจัดส่งได้ ผู้ได้รับอนุญาตเท่านั้นจึงจะสามารถจัดส่งได้
2. ระบบปิด คือผุ้ที่ได้รับอนุญาตเท่านั้นที่สามารถดำเนินการได้บุคคลทั่วไปไม่สามารถเปิดดูและใช้งานได้

 ระบบแรก นำเอาระบบ e-Document มาใช้ โดยกำเนินการดังนี้

1.  แต่ละจังหวัดติดตั้งระบบ เพื่อใช้งานในการรับส่งหนังสือราชการระหว่างจังหวัดและอำเภอ โดยอำเภอ ได้รับสิทธิ์และอนุญาติให้รับหนังสือราชการจากจังหวัด และสิทธิ์ในการส่งหนังสือราชการจากอำเภอมายังจังหวัด โดยติตั้งระบบที่ Server ของแต่ละจังหวัด และบริหารจัดการระบบโดย Admin ของจังหวัด
2. ศูนย์การศึกษานอกโรงเรียนภาค ได้รับสิทธิ์ในการส่งหนังสือราขการไปยังจังหวัดทุกจังหวัด โดยได้รับรหัสผ่านจากแต่ละจังหวัด
3. ติดตั้งระบบ ที่ศูนย์การศึกษานอกโรงเรียนภาค และกำหนดสิทธิ์ให้ทุกจังหวัดสามารถส่งหนังสือราชการมาที่ศูนย์การศึกษานอกโรงเรียนภาคได้
4. เจ้าหน้าที่สารบรรณของจังหวัดจะทำหน้าที่ส่งหนังสือราชการไปอำเภอต่างๆ ผ่านทางหน้า website ของ ศนจ. นั้นๆ
5. เจ้าหน้าที่สารบรรณของจังหวัดสามารถส่งหนังสือราชการมายัง ศนอ. โดยเปิดหน้า website ของ ศนอ. แล้วส่งหนังสือราชการผ่านระบบของ ศนอ.
6. ศบอ. ส่งหนังสือราชการไปยัง ศนจ. ผ่านทางหน้า website ของ ศนจ.นั้นๆ
7. การส่งหนังสือราชการ ระหว่างจังหวัด จะต้องเริ่มจากแต่ละจังหวัด เพิ่มและกำหนดสิทธิ์การใช้งานสำหรับจังหวัดต่างๆ (เช่นเดียวกับกำหนดให้ภาค) ในการรับส่งจะต้องเปิด website ของจังหวัดนั้นๆ เพื่อรับส่ง หนังสือราชการ

 ระบบปิด คือการส่งผ่าน e-Mail ของระบบ GoogleApps

วิธีการและขั้นตอนการดำเนินงาน

1.  สร้างความเข้าใจให้ตรงกันสำหรับผู้บริหารทุกหน่วยงานที่จะนำเอาระบบมาใช้ และต้องเต็มใจที่จะใช้งานกันอย่างพร้อมเพรียง แต่ถ้ายังมีบางหน่วยงานที่ยังไม่มีความพร้อม ก็จะมีผลกระทบต่อภาพรวมทั้งหมด แต่ก็สามารถดำเนินการได้
2. สร้างความเข้าใจกับผู้รับผิดชอบคือผู้ปฏิบัติ ได้แก่รองผู้อำนวยการ เจ้าหน้าที่งานสารบรรณ และผู้ดูแลระบบ
3. ติดตั้ง และเรียนรู้การใช้งาน โดยผู้ดูแลระบบ เจ้าหน้าที่งานสารบรรณ เรียนรู้ และฝึกปฏิบัติร่วมกัน พร้อมทั้งปรับระบบให้เหมาะสมกับแต่ละหน่วยงาน
4.  ขยายเครือข่ายไปสู่ผุ้ดูแลระบบในระดับอำเภอ
5. ทดลองใช้งานระบบ โดยยังคงคชทำควบคู่กันกับระบบเดิม (ระบบส่งทางไปรษณีย์) แล้วค่อยๆปรับระบบไปสู่ระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ทั้งหมด (ยกเว้นบางเรื่องที่มีความสำคัญและต้องใช้หนังสือราชการจริงเช่น เรื่องที่เป็นความลับ หรือการส่งหนังสือสำคัญ วุฒิบัตรหรืออื่นๆ ที่ต้องใช้เอกสารจริง หรือไม่สามารถเปิดเผยข้อมูต่อสาธารณได้
6. ติดตามประเมินผลการใช้ เพื่อพัฒนาให้ดียิ่งขึ้น
7. เผยแพร่ไปยังผู้ที่สนใจ

 วันที่ 23 มกราคม ได้มีโอกาสแลกเปลี่ยนประสบการณ์กับเพื่อน ICT ในภาคตะวันออกเฉียงเหนือ ที่ ศนอ. ได้แนวคิดต่างๆ หลายประการ และมีแนวทางการพัฒนาระบบสารสนเทศเพื่อการบริหารจัดการด้านการติดต่อสื่อสารดังนี้ 

การพัฒนาระบบสารสนเทศเพื่อการบริหารจัดการ

สภาพปัจจุบัน

ความพร้อมของระบบ ICT
     เมื่อพิจารณาถึงความพร้อมในด้านต่างๆ ก่อนที่จะพัฒนาและใช้งานระบบสารสนเทศเพื่อการบริหารจัดการพบว่า ในภาคตะวันออกเฉียงเหนือ มีความพร้อมในด้านต่างๆ ดังนี้

• หน่วยงานการศึกษานอกโรงเรียนระดับจังหวัดมีการเชื่อมต่อเครือข่าย Internet และสามารถใช้งาน Internet และการสื่อสารได้
• หน่วยงานการศึกษานอกโรงเรียนระดับอำเภอส่วนมาก สามารถเชื่อมต่อเครือข่าย Internet และสามารถใช้งาน Internet ได้
• ระบบงานสารบรรณของแต่ละหน่วยงานได้นำเอาคอมพิวเตอร์มาใช้ในการพิมพ์หนังสือราชการและบันทึกในรูปแบบ File คอมพิวเตอร์ และมีศักยภาพที่จะจัดซื้อเครื่อง Scanner ได้
• บุคลากรมีศักยภาพเพียงพอที่จะเรียนรู้และใช้งานคอมพิวเตอร์เพื่อการติดต่อสื่อสารได้
• มีระบบงาน (Application) ที่สามารถรองรับการสื่อสารผ่านเครือข่าย Internet (Website)

หลักการ
    หลักการที่สำคัญคือเป็นการพัฒนา ICT เพื่อการบริหารจัดการ ผ่านทาง website      ในลักษณะ web Application ตามนโยบายของกระทรวง ของสำนักบริหารงานการศึกษานอกโรงเรียน และนโยบายของภาค เพื่อให้สามารถนำเอา ICT มาช่วยเพิ่มประสิทธิภาพการปฏิบัติงานเพื่อสนับสนุนการจัดการศึกษานอกโรงเรียน และบทบาทของศูนย์การศึกษานอกโรงเรียนจังหวัดในอนาคต ด้วยการพัฒนาบุคลากรเพื่อพัฒนาระบบต่างๆ ที่มีความจำเป็นดังต่อไปนี้

•  ระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์
•  ระบบการบริหารจัดการงบประมาณ
•  ระบบสารสนเทศภูมิศาสตร์ (GIS: Geometric Information System)
• ระบบห้องสมุดอิเล็กทรอนิกส์

    1 ระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ เป็นการนำเอา ICT มาใช้เพื่อเพิ่มประสิทธิภาพในการบริหารจัดการ โดยเฉพาะเรื่อง การติดต่อสื่อสาร โดยมีหลักการที่สำคัญ 3 ประการ คือ สะดวก รวดเร็ว และประหยัด แต่ต้องไม่ละเลยสิ่งที่สำคัญคือ บรรลุตามวัตถุประสงค์ของงาน โดยกระบวนการดำเนินงานจะเป็นไปตามหลักการของการสื่อสาร คือ มีองค์ประกอบด้านต่างๆ คือ

• ผู้ส่งสาร คือเจ้าหน้าที่สารบรรณของแต่ละหน่วยงาน ที่ได้รับการแต่งตั้งอย่างเป็นทางการ
• ผู้รับสาร คือเจ้าหน้าที่สารบรรณ ที่เป็นบุคคล คนเดียวกันกับผู้ส่งสาร
• สาร คือ หนังสือราชการ
• ช่องทางการสื่อสาร คือ Internet ซึ่งมี 2 ช่องทางคือ
•  Public Message
•  Private Message

รายละเอียดแต่ละองค์ประกอบและแนวทางการปฏิบัติ

องค์ประกอบ กระบวนการดำเนินงาน

ผู้ส่งสารผู้รับสาร 

1. 1 แต่งตั้งเจ้าหน้าที่งานสารบรรณของหน่วยงาน ซึ่งตามปกติ ทุกหน่วยงาน จะต้องมีบุคลากรทำหน้าที่นี้อยู่แล้ว ดังนั้นอาจะเพิ่มบทบาทหน้าที่ ให้ชัดเจนยิ่งขึ้นตามระเบียบงานสารบรรณ คือ รับผิดชอบการรับ ส่ง หนังสือ ราชการที่ผ่านทางระบบ อิเล็กทรอนิกส์
2.  เรียนรู้การใช้งานระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ ทั้งการรับหนังสือราชการ การส่งหนังสือราชการ ผ่านระบบ Internet
3.  ทดลองปฏิบัติงาน
4.  บันทึกการปฏิบัติงาน เช่น กระบวนการ ปัญหาอุปสรรค แนวทางการแก้ไข
5. ปรับรูปแบบและวิธีการดำเนินงาน
6. นำไปปฏิบัติจริง
7. ติดตามประเมินผลการใช้งาน
8. รายงานผล และเผยแพร่ไปยังผู้เกี่ยวข้อง 

รายละเอียดการรับหนังสือราชการ

• เปิดตู้จดหมาย วันละ 2 ครั้ง คือ เป็นอย่างน้อย คือ 10.00 น.  และ 14.00 น. หรือตามที่หน่วยงานนั้นคิดว่าเหมาะสม
• ลงรับในระบบ อิเล็กทรอนิกส์  ถ้าเป็น e-Mail ก็ตอบกลับทันทีว่า ได้รับแล้ว ถ้าเป็นระบบ e-Document ก็บันทึกว่า รับทราบ
• Print หนังสือราชการ
  ดำเนินการตามขั้นตอนของงานสารบรรณ (ที่เป็นเอกสารตามปกติ) ของหน่วยงานนั้นๆ

รายละเอียดการส่งหนังสือราชการ

• ดำเนินการตามขั้นตอนตามปกติของหนังสือราชการ
• Scan หนังสือราชการที่พร้อมจะจัดส่ง
• ส่งหนังสือราชการผ่านช่องทาง Internet ตามที่ต้องการ (e-Mail หรือ e-Document)
• คอยตรวจสอบการตอบรับ จากปลายทาง
  ติดตามผล กรณีที่ไม่มีการตอบรับจากปลายทาง หลังจากส่งไปแล้ว 1 วัน

สาร(หนังสือราชการ)

1. 1 เรื่องที่ต้องการให้บุคคลทั่วไปรับทราบ ให้ส่งผ่านทาง e-Document
2. เรื่องที่ต้องการส่งเป็นการเฉพาะ ไม่เปิดเผยต่อบุคคลทั่วไป ส่งผ่านทาง   e-Mail จัดทำเอกสารราชการ ตามระเบียบงานสารบรรณ จนได้หนังสือราชการที่พร้อมจะจัดส่ง
3. Scan หนังสือราชการเป็นภาพ แล้วดำเนินการจัดส่ง
4. หรือ จัดส่ง File หนังสือราชการ
5. สิ่งที่ส่งมาด้วย ถ้าไม่มากอาจจะ Scan หรือ ถ้ามีมาก จดส่งในรูปของ File เอกสาร แต่ถ้าไม่สามารถส่งผ่าน e-Mail ได้ ให้ส่งหนังสื่อราชการพร้อมที่ส่งมาด้วยไปทางไปรษณีย์ด้วย

ช่องทางการสื่อสาร 

1 e-Mail (GoogleApps.)

• เปิด Account สำหรับหน่วยงาน กศน. ทุกหน่วยงาน ในภาคตะวันออกเฉียงเหนือ (ศูนย์การศึกษานอกโรงเรียนภาค ศูนย์การศึกษานอกโรงเรียนจังหวัด ศูนย์บริการการศึกษานอกโรงเรียนอำเภอ ศูนย์วิทยาศาสตร์เพื่อการศึกษา ศูนย์ฝึกอาชีพราษฎรไทยบริเวณชายแดน สถาบันการศึกษาและพัฒนาต่อเนื่องสิรินธร
• ส่งรายชื่อ Account ไปทุกหน่วยงาน และมีเผยแพร่ที่หน้า website
•  ผู้ดูแลระบบ แลกเปลี่ยนเรียนรู้ กำหนดแนวทาง และฝึกปฏิบัติการใช้งานระบบการรับส่งหนังสือราชการ ผ่านทาง e-Mail
• กำหนดวิธีการและขั้นตอนการปฏิบัติ เป็นลายลักษณ์อักษร เพื่อให้เป็นข้อตกลงในการปฏิบัติร่วมกัน
• จัดทำคู่มือการใช้งานและทำเป็นสื่อเพื่อการเรียนรู้ในระบบ e-Training
• พัฒนาบุคลากรที่ทำหน้าที่เป็นเจ้าหน้าที่สารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ ร่วมกับผู้ดูแลระบบ และผู้บริหาร
• ทดลองปฏิบัติงาน
• บันทึกการปฏิบัติงาน เช่น กระบวนการ ปัญหาอุปสรรค แนวทางการแก้ไข
• ปรับรูปแบบและวิธีการดำเนินงาน
• นำไปปฏิบัติจริง
• ติดตามประเมินผลการใช้งาน
• รายงานผล และเผยแพร่ไปยังผู้เกี่ยวข้อง
  

 2 e-Document
ดำเนินการทำนองเดียวกับการใช้ e-Mail

   การใช้งาน Google Apps. และการประยุกต์ใช้เพื่อการบริหารจัดการในด้านการติดต่อสื่อสาร ในลักษณะ Private Message (บุคคลทั่วไปไม่สามารถเปิดดูข่าวสารหรือข้อมูลที่จัดส่งได้) เพื่อใช้ในการรับและส่งหนังสือราชการ ตามระเบียบงานสารบรรณ เพื่อเพิ่มประสิทธิภาพในการจัดส่งได้ด้านความรวดเร็วและประหยัดงบประมาณในการจัดส่ง

เป้าหมาย

1. ผู้บริหาร กศน. มีความรู้ความเข้าใจ และสามารถประยุกต์ใช้งาน GoogleApps. ให้กิดประโยชน์ต่อการบริหารจัดการ
2. มีระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ที่นำเอา GoogleApps. เข้มาใช้เป็นเครื่องมือในการติดต่อสื่อสาร)

กลุ่มเป้าหมาย

• กลุ่มที่ 1 ผู้บริหารสถานศึกษาของ กศน. ในภาคตะวันออกเฉียงเหนือ ที่ยังไม่เคยเข้ารับการอบรมการใช้งาน GoogleApps. (ระหว่างวันที่ 22-25 พฤศจิกายน 2550 ที่โรงเรียนศรีวัฒนา) โดยมีเป้าหมาย ให้ผู้บริหาร กศน. สามารถใช้งาน Google Apps. ได้
• กลุ่มที่ 2 ผู้ดูแลระบบ สามารถไปบริหารจัดการ และพัฒนาบุคลากรของหน่วยงาน ให้สามารถใช้ Google Apps. เพื่อพัฒนา Website ของหน่วยงาน
• กลุ่มที่ 3 เจ้าหน้าที่งานสารบรรณ สามารถพัฒนาระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์โดยนำเอา GoogleApps. มาเป็นเครื่องมือ

ขั้นตอนการดำเนินงาน

• วางแผน  ศึกษาวิเคราะห์ สภาพ เงื่อนไป ที่เกี่ยวข้องกับการพัฒนา
• ระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์และกำหนดแผนปฏิบัติการ
• การพัฒนาบุคลากร
• หลักสูตรและสื่อ
• กระบวนการพัฒนา
• ทดลองปฏิบัติปรับปรุงแก้ไข
• วิเคราะห์ปัญหา
• กำหนดแนวทางแก้ไข
• จัดทำคู่มือนำไปใช้ติดตามประเมินผล
• เผยแพร่