มีข้อควรระวังเกี่ยวกับการแจ้งการปรับ และการสงวนสิทธิการปรับ
ตามระเบียบพัสดุ ฯ 2535 ข้อ134 วรรค 6 กำหนดว่า
เมื่อครบกำหนดส่งมอบพัสดุตามสัญญา หรือข้อตกลง ให้ส่วนราชการรีบแจ้งการเรียกค่าปรับตามสัญญา หรือข้อตกลง จากคู่สัญญา และเมื่อคู่สัญญาได้ส่งมอบพัสดู ให้ส่วนราชการบอกสงวนสิทธิการเรียกค่าปรับ ในขณะที่รับมอบพัสดุนั้นด้วย
แปลความว่า เมื่อถึงเวลาส่งมอบของแล้ว ผู้ขาย / ผู้รับจ้าง ยังไม่ส่งมอบของ หรือส่งแล้ว คณะกรรมการยังไม่สามารถตรวจรับของตามสัญญาได้ ให้หน่วยงาน หรือ เจ้าหน้าที่พัสดุ หรือเจ้าหน้าที่ที่ควบคุมดูแลการทำสัญญา หรือผู้บริหารสัญญา รีบทำเรื่องเสนอผู้บริหารแจ้งการเรียกค่าปรับ และเมื่อผู้ขาย / ผู้รับจ้า ง ส่งมอบของ และในขณะที่คณะกรรมการได้ตรวจรับของเรียบร้อยตามสํญญา ให้ แจ้งสงวนสิทธิการเรียกค่าปรับ โดยคิดค่าปรับ.....จำนวนกี่วัน.....วันละ.......บาท เป็นเงิน.......บาท ห้ามแจ้งภายหลังการตรวจรับของจะเรียกค่าปรับไม่ได้