การบริหารความเสี่ยงและกำกับติดตามงานในองค์กร

องค์กร ควรมีปฏิทินอย่างชัดเจนว่า ในการประชุมเดือนใด จะมีการติดตามงานในเรื่องใดบ้าง กำหนดไว้เป็นรายปี ผู้เกี่ยวข้องต้องเตรียมความพร้อมและรายงานความก้าวหน้า ตามปฏิทิน เป็นระยะ ๆ

วันที่ 29 พ.ค.2551 ได้ไปร่วมประชุมจัดทำแผนการพัฒนาสาขาวิชาศึกษาศาสตร์(คณะศึกษาศาสตร์) ณ โรงแรมหัวหิน บีช รีสอร์ท อ.หัวหิน จ.ประจวบคีรีขันธ์ ในที่ประชุมได้มีการพูดถึง Comment ของ สมศ.ในการประเมินมหาวิทยาลัย รอบแรก(ปี 2547) โดยในครั้งนั้น คณะผู้ประเมินได้เสนอสิ่งที่ควรปรับปรุงประการหนึ่ง คือ ในเรื่อง การกำกับติดตามงาน และการปรับปรุงพัฒนางานอย่างต่อเนื่อง ควรมีการบริหารความเสี่ยงอย่างเป็นระบบ คำถามที่เกิดขึ้นในที่ประชุม คือ เราควรทำโครงการอะไร ที่สะท้อนว่าเราได้พยายามพัฒนาตามข้อเสนอของ สมศ. ผมได้เสนอว่า อาจไม่จำเป็นต้องร่างเป็นโครงการก็ได้กระมัง สิ่งที่จะสะท้อนว่าเราได้ดำเนินการในเรื่องนี้อย่างจริงจัง อาจออกมาในรูปของ “ปฏิทินการบริหารจัดการความเสี่ยงและการกำกับติดตามงานของสาขาวิชา” โดยมีการวิเคราะห์ปัญหาที่อาจเกิดขึ้นในระบบงานขององค์กร แล้วมีปฏิทินการกำกับ ติดตาม หรือกิจกรรมเพื่อลดปัญหา ในลักษณะของปฏิทินการกำกับติดตามงานตลอดปี

เราควรเริ่มต้นด้วยการวิเคราะห์ปัญหา เช่น

ประเด็นปัญหา/ความเสี่ยงที่อาจเกิดขึ้น

มิถุนายน

-ชุดวิชา ไม่แล้วเสร็จ

-การส่งชุดวิชาให้นักศึกษาล่าช้า ไม่ทั่วถึง

-นักศึกษาลืมลงทะเบียน

-นักศึกษาไม่มีเงินลงทะเบียน

-แผนการสัมมนาเสริม สัมมนาเข้ม ไม่เรียบร้อย

ฯลฯ

กรกฎาคม

หลังจากวิเคราะห์ปัญหา หรือความเสี่ยงที่อาจเกิดขึ้นในช่วงเวลาต่าง ๆ แล้ว คณะ ควรจัดทำปฏิบัติการบริหารความเสี่ยง/การกำกับติดตามงาน

ปฏิทินการกำกับติดตามงาน

พฤษภาคม

1-7 พ.ค. 51 เวียนแจ้งทุกภาควิชา สำรวจรายการ ชุดวิชาที่จะเปิดในภาคเรียนที่ 1 พร้อมให้จัดทำรายงานสรุปสภาพความพร้อมในด้าน เอกสารประมวลสาระ และแผนกิจกรรมชุดวิชา

8-15 พ.ค.51 จัดประชุมหัวหน้าภาควิชา เพื่อรายงานสภาพความพร้อมของชุดวิชา และการจัดการเรียนการสอนในภาคเรียนที่ 1

ฯลฯ

หรืออีกทางเลือกหนึ่ง คือ ในวาระการประชุมคณะกรรมการบริหารคณะ(คณะกรรมการประจำสาขาวิชาฯ) ควรมีวาระ การกำกับติดตามงาน/เตรียมความพร้อมของงาน โดย มีการระบุเป็นปฏิทินอย่างชัดเจนว่า ในการประชุมเดือนใด จะมีการติดตามในเรื่องใดบ้าง กำหนดไว้เป็นรายปี ทุกภาควิชาต้องทราบล่วงหน้า ตลอดปี จะได้เตรียมความพร้อมและ เตรียมรายงานความก้าวหน้าในการเตรียมงาน วาระ “กำกับติดตามงาน” น่าจะเป็นวาระต่อเนื่องจาก เรื่องแจ้งเพื่อทราบ(ปัจจุบัน วาระแบบนี้ มักจะไม่มีในการประชุม อาจมีบ้างก็เป็นเรื่องแทรกในวาระอื่น ๆ)

ถ้าองค์กร ได้ทำการวิเคราะห์ปัญหา/ความเสี่ยงที่อาจเกิดขึ้นในการบริหารงานขององค์กร ตลอดปี แล้ว จัดทำเป็นวาระติดตามงานตามปกติไว้ในวาระการประชุม เป็นรายปี หลังจากนั้น มีการรายงานความก้าวหน้าของงาน เป็นระยะ ๆ ซึ่งจะปรากฏในรายงานการประชุมประจำเดือน....แค่นี้ ก็น่าจะเป็นหลักฐานชัดเจนแล้วว่า “องค์กรของเรามีการวิเคราะห์ความเสี่ยง มีการบริหารจัดการเพื่อป้องกันความเสี่ยง และมีการกำกับติดตามงานอย่างต่อเนื่อง”....แค่นี้ สมศ.ก็ไว้วางใจเราแล้วละครับ...แต่ สมศ.ไว้วางใจก็ไม่สำคัญเท่ากับ “งานของเราเป็นไปอย่างราบรื่น ไร้ปัญหา คุณภาพงานเป็นเลิศ มีความพร้อมตลอดเวลา เกิดประโยชน์ต่อนักศึกษาหรือผู้รับบริการ อย่างแท้จริง”

......ผมคิดว่า ถึงเวลาที่เราจะต้อง วิจัยและพัฒนาระบบหรือรูปแบบการบริหารการประชุมที่มีประสิทธิภาพ เพราะในรอบ 100 ปีที่ผ่านมา เรามักจะติดอยู่กับประเพณีปฏิบัติ(Traditional Approach) และเสียเวลาอย่างมากในการประชุมแบบเยิ่นเย้อ ยิ่งการประชุมทีมบริหารที่อาวุโสและเงินเดือนสูง ค่าตัวแต่ละคน นาทีละ 40 บาท เป็นอย่างต่ำ ถ้าคนเข้าประชุม 40 คน เราสูญเสียค่าเสียโอกาส นาทีละ 1600 บาท หรือ ชั้วโมงละ 96,000 บาท(เกือบแสนบาทน่ะ) หากประชุมแบบไร้ข้อสรุป ไร้ประสิทธิภาพ องค์กรและประเทศจะเป็นอย่างไร

เขียนใน GotoKnow โดย ดร.สุพักตร์ พิบูลย์
ใน การพัฒนาคุณภาพการศึกษา/สถานศึกษา

คำสำคัญ (Tags): #การกำกับติดตามงาน#การจัดการความเสี่ยง#การบริหารจัดการองค์กร#การวิเคราะห์ความเสี่ยง

หมายเลขบันทึก: 185252เขียนเมื่อ 30 พฤษภาคม 2008 10:02 น. ()แก้ไขเมื่อ 11 มิถุนายน 2012 16:39 น. ()สัญญาอนุญาต: จำนวนที่อ่าน

ความเห็น (14)

นายช่างใหญ่

เขียนเมื่อ 30 พฤษภาคม 2008 10:27 น. ()

สวัสดีครับอาจารย์ดร.สุพักตร์

ขออนุญาตนำไปปรับใช้ในงานครับผม...อ่านแล้วเข้าใจง่ายครับ

ขอบคุณครับ