การใช้ microsoft word จัดทำสารบัญและรูปแบบวิจัย วิทยานิพนธ์

การทำสารบัญ ไม่ยุ่งยากอีกแล้ว

ได้รับการอบรมวันที่ 14 สค 2551 เวลา 13.30-16 น จัดโดยหอสมุด มหาวิทยาลัยนเรศวร

สาระที่ได้มีประโยชน์กับตัวเองมากมายเลย

1 แก้ไขให้เมนูเป็นภาษาอังกฤษ โดยไปเปิด microsoft office - language setting เลือก English ไปที่ tool- option- show เอาเครื่องหมายออกจาก "setup task pane" ปิดโปรแกรม แล้วเปิดอีกครั้ง

2 click เครื่องหมาย "พาย" หลังจากนี้ทุกครั้งที่กด enter พายจะปรากฏ

3 พิมพ์เอกสารไปเรื่อยๆ ไม่ต้องสนใจว่าหัวข้อจะต้องอยู่กลางหน้า หัวข้อย่อยจะต้องย่อเข้ามาเท่าไร ตาราง รูปภาพ ก็นำมาวาง ยังไม่ต้องจัด format ใดๆ เวลาพิมพ์ยังไม่ต้องเคาะเว้นวรรคด้วยซ้ำไป จะจัดเองหมดเลย

4 วิธีจัดให้รายละเอียดแต่ละหน้าไม่ข้ามมาปะปนกัน แยกหน้าให้ เช่นแยกบทที่ 2 ออก โดย "การปิดกั้นหน้า" วิธีการคือ นำ mouse ไปวางหน้าบรรทัดที่จะแยก หรือหน้าคำว่าบทที่ 2 ไปที่ " insert--break--page break"  เป็นการกั้นหน้าแต่ทุกอย่างยังอยู่ในระบบเหมือนกันทุกหน้า จะปรากฎเส้นกั้นพร้อมคำว่า page break ทำไปทุกๆ หัวข้อที่จะขึ้นหน้าใหม่จนครบ

3 การเปลี่ยนระบบ เช่นจากหน้าแนวตั้ง กลายเป็นแนวนอน หรือเลขหน้าตัวเลขเป็น ก ข ค วิธีการคือ นำ mouse ไปวางหน้าบรรทัดที่จะเปลี่ยนระบบ แล้วไปที่ "insert--break--next page" จะปรากฎเส้นคู่กั้น พร้อมคำว่า "section break" หากต้องการตั้งเป็นแนวนอน นำ mouse วางหน้าบรรทัดแรกหน้านั้นไปที่ file-page setup--landscape หากต้องการเปลี่ยนระบบเลขหน้า จะต่างไปเล็กน้อย จะเปลี่ยนกี่หน้า ก็ลบเส้นกั้นหน้าออกก่อน (เส้นจะกั้นแต่ละระบบ หากจะเปลี่ยนระบบกี่หน้า หน้าเหล่านั้นต้องไม่กั้น) ให้นำ mouse วางหน้าเส้น "page break" ที่กั้นเหนือหน้านั้นclick 2 ครั้ง แล้วกด delete เส้นนั้นก่อน แล้วจึงวาง mouse หน้าบรรทัดแรก ใส่กั้นระบบ โดยไปที่ "insert-break-next page" เช่นหน้า 3-6 กั้นบรรทัดแรกหน้า 3 และบรรทัดแรกหน้า 7 แล้วนำ mouse วางบรรทัดแรกหน้า 3 ไปที่ insert--page number-formate-เลือกแบบ ก ข ค --start at เติม ก" OK หน้า 3-6 จะเป็น ก-ฉ แต่หน้า บทที่ 1 จะกลายเป็นหน้า 7 ไปแก้ไขโดยนำ mouse ไปไว้หน้านี้ แล้วไป insert-page number--start at เปลี่ยนจาก 7 เป็น 1

4. การทำสารบัญจากเนื้อหาที่พิมพ์ โดยไม่ต้องกังวลว่าจะงง พิมพ์เพิ่มก็ไม่ต้องจัดใหม่ เริ่มด้วยการใส่ code ให้แต่ละหัวข้อ รูป ตาราง และจัด formate

วิธีการใส่ code

4.1 เริ่มตั้งแต่พิมพ์ ไม่ให้เคาะเว้นวรรค ไม่เคาะ enter นอกจากจะขึ้นย่อหน้า ใหม่ หัวข้อใหม่

4.2 เรียก "ตัวพาย" ที่เมนูด้านบน ต่อจากนี้ไปตัวพายจะปรากฎทุกครั้งที่เคาะ enter

4.3 edit--select all--style-(ตรงช่องที่ปรากฎคำว่า normal) เลือก body text เพื่อว่าเมื่อตั้ง formate จุดใดจุดหนึ่ง จุดอื่นๆ ที่ code เดียวกันจะเปลี่ยนไปด้วย

4.4 เริ่มตั้ง code:

- เลือก "บทที่ 1 บทนำ" ไปที่ช่อง style (ขณะนี้จะปรากฎ คำว่า body text) เลือกคำว่า "heading 1" หัวเรื่องจะไปตรงกลางหน้า ปรับให้เป็นตัวหนา และขนาดอักษรตามรูปแบบของวิทยานิพนธ์ จะพบว่าทุกหัวข้อจะปรับไปพร้อมกัน

- นำ mouse วางหน้าบรรทัดหัวข้อ 1.1 ไปที่ style--heading 2, หัวข้อ 1.1.1 ไปที่ style--heading 3, 1.1.1.1 ไปที่ heading 4 (พิมพ์เอง เพราะมีแค่ 3) กำหนดไปเรื่อยๆ เช่นเดียวกันในหัวข้อ 2.1, 2.1.1,..

- ภาพ: นำ mouse วางหน้าคำบรรยายภาพ ไปที่ insert--reference--caption--figure (ถ้าเป็นอังกฤษก็ click OK) ถ้าบรรยายภาษาไทยไปที่--new label--พิมพ์คำว่า "รูปที่" ไม่ต้องใส่ตัวเลข โปรแกรมจะเรียงให้เอง

-ตาราง: ทำเช่นเดียวกันกับภาพ แต่ไปเลือก label--table(ถ้าอังกฤษก็ OK ได้) ถ้าภาษาไทยไปที่ new label--พิมพ์คำว่า "ตารางที่" OK

4.5 จัด formate

-ป้ายคำว่า "บทที่ 1 บทนำ " ไปที่ช่อง style and formatting -formatting of selected text มุมขวาบน (จะพบคำว่า body text) เลือก "modify-format-font สำหรับตั้งลักษณะอักษร ขนาด ตำแหน่ง (แนะนำให้เลือกลักษณะที่ลงท้ายด้วย new)

-ต่อไปเลือก modify-format-paragraph ตั้ง ระยะห่างบรรทัด เลือก spacing : before or after อย่างเดียวเท่านั้น อาจเป็น 18 pt, spcing: single, double..

-ต่อไปตั้งย่อหน้า นำ mouse ไปวางกลางประโยคแรกที่จะย่อหน้า ไปที่ modify-format-paragrapg-indentation-special -first line -by ตั้งค่าจะให้ย่อเท่าไร มักจะ 3 cm สำหรับ left ให้เป็น 0cm (ชิดซ้าย)

-ภาษาไทยจะมีปัญหาการกระจายของอักษร หากกั้นหลัง ให้ตั้งที่ modify-format-paragraph-alignment-thai distribution

-ภาพ click ที่ภาพ ปที่ style-body text-แล้วไป modify-formate-paragraph-alignment  จัดให้อยู่กลางหน้า เช่นเดียวกับคำบรรยายภาพ ปรับตำแหน่งกลาง ขนาดอักษร

-ตาราง จัดรูปแบบคำบรรยายตาราง แล้วไปclick มุมซ้ายบนตารางเพื่อเลือกตาราง --style-clear format-table grid (หากตรงช่องยังไม่ปรากฎ table grid ให้ไป clear format -table grid อีกครั้ง) จัดรูปแบบตารางไปที่ modify-format-table property-centered-OK, format-fonet, format-paragraph-centered, line spcing-single, หัวตารางไปปรับแล้วเลือก modify-apply formatting to-header row

4.6 เริ่มทำสารบัญ

-สารบัญอยู่ก่อนบทที่ 1 จึงต้องจัดหาเนื้อที่ว่าง โดยวาง mouse หน้าบทที่ 1 แล้วไป insert-break--next page (เพราะเป็นเลขหน้าต่างระบบ)

-พิมพ์คำว่า สารบัญ enter  สารบัญรูปภาพ enter สารบัญตาราง แล้วปิดกั้นหน้าสารบัญทั้ง 3 โดยนำ mouse วางหน้า สารบัญรูปภาพ insert-break-page break (เพราะเป็นระบบเลขหน้า ก ข ค เหมือนกัน)

-กำหนด code โดยป้ายคำว่า สารบัญ แล้วไปที่ heading 1, สารบัญรูป แล้วไป heading 1, สารบัญตาราง heading 1

-แทรกเนื้อหาในสารบัญ โดยนำ mouse วางหน้า "พาย" ที่อยู่หน้าบรรทัดบรรทัดต่อจาก "สารบัญ" insert-reference--index and table--table of content--เอาเครื่องหมายออกจาก use hyperlink ช่อง general formats--from template-OK

-นำ mouse วางหน้าสารบัญรูปภาพ ไปที่ insert--reference--index and tabe-table of figure-เอาเคครื่องหมายออกจาก use hyperlink ช่อง format-from template, ช่อง caption label--เลือก "รูปที่" ถ้าเป็นภาษาไทย-OK

-สรบัญภาพ ทำแบบเดียวกัน เลือก table of figure เหมือนกัน แต่ตรง caption label เลือก "ตารางที่" (อย่าลืมเอาเครื่องหมายออกจาก use hyperlink) -OK

จะปรากฎรายละเอียดทั้งหมด ชื่อภาพและตารางเดียวกับในเนื้อหาเลย แต่บทที่ 1 และบทนำ แยกบรรทัด แก้ไขโดย ป้ายคำว่า "บทนำ" ลากไปวางหลังคำว่า บทที่ 1 เคาะเว้นวรรคได้ นำ mouse click ที่หน้าบรรทัดว่าง กด delete

** หากเพิ่มเนื้อหาจนหน้าเลื่อน ให้นำ mouse ไปวางหน้าหัวข้อนั้นในสารบัญ กด control ค้างไว้ click ที่เลขหน้า จะไปหาเนื้อหาตรงนั้น

**แก้ ลักษณะอักษร ** ไปที่ font--apply to template

**แก้ลักษณะอักษร template อย่างถาวร** ไปที่ save as--save as type-document template จะพบไฟล์word ชื่อ normal --cancel ปิด ไฟล์ word แล้วเปิด open จะพบไฟล์ชื่อ normal ให้ 2 click เปิดไฟล์นี้ ไปที่ font--cordia regular 16 ทั้ง complex script และ latin text แล้วปิด word เปิดอีกครั้งจะเปลี่ยนตามที่ตั้ง

[พิมพ์ดีด]

สวัสดีคะ ms สุวรรณา ถาวรรุ่งโรจน์

มาขอแบ่งความรู้ไปใช้ด้วยคนนะคะ

ใช้งาน word บ่อย แต่ไม่ค่อยได้ใช้ความฉลาดของโปรแกรมเท่าไร
ทั้งๆ ที่จริงๆ แล้วมีสิ่งอำนวยความสะดวกให้ใช้หลายอย่างที่เดียวนะคะ

ขอบคุณมากคะ

---^.^---

[jommy]

ทำไมทำตามแล้ว มันทำสารบัญ ตาราง รูป ไม่ได้ อ่ะคับ

มันขึ้นเป็น รูปที่ 0.1 แทนที่จะเป็น 1.1

[สุวรรณา]

สวัสดีค่ะ ไม่ทราบนะคะว่าคุณพิมพ์ไว้อย่างไรแต่ต้น ลองทบทวนและทำซ้ำอีกครั้ง

คนที่สอนเขาบอกว่า บางครั้งอาจต้องใช้มือทำหรือแก้ไขบางจุด แต่หากเราไปเลือก select all แต่ต้นแล้ว เมื่อเปลี่ยน 1 จุด จะเปลี่ยนทุกจุดที่เหมือนกันค่ะ

ดิฉันลองทำตามแล้วทำได้นะคะ ทดลองดูนะคะ

[Weerapong]

ขอขอบพระคุณท่านอาจารย์เป็นอย่างสูงครับ สำหรับความรู้ที่นำมาแบ่งปัน

[ณรงค์ บางท่าไม้]

ได้อ่านที่ ดร.สุวรรณา อธิบายมาทั้งหมด เกือบเหมือนกับที่ผมได้เป็นวิทยากรสอนการจัดวิทยานิพนธ์ (ผมไม่สอน ดร.สุวรรณานะครับ)

หากผู้อ่านท่านใดสนใจ ยินดีจะอธิบายให้ทราบ และยินดีไปสอนให้ทุกที่ เป็นวิทยาทานครับ

ท้ายนี้ ผมอยากทราบชื่อวิทยากรผู้สอนด้วยครับ เผื่อว่าจะได้แลกเปลี่ยนความรู้ซึ่งกันและกัน