การบริหารความเสี่ยง

           สัปดาห์ที่ผ่านมาที่ผมมีโอกาสเข้าประชุมเรื่อง “การนำระบบการบริหารความเสี่ยงมาใช้ในการบริหารการศึกษา” ที่มหาวิทยาลัยจัดขึ้น โดยมี ผศ.ประเสริฐ อัครประถมพงศ์ ผุ้ช่วยอธิการบดีฝ่ายประกันคุณภาพ จุฬาลงกรณ์มหาวิทยาลัย มาเป็นวิทยากร

 

           การบริหารความเสี่ยงนั้นเริ่มเป็นที่สนใจมากขึ้นเนื่องมาจากอยู่ในระบบการประกันคุณภาพการศึกษาที่ทาง สกอ. ให้ทางมหาวิทยาลัยดำเนินการ คล้ายๆกับ การจัดการความรู้ ซึ่งเป็นหนึ่งในตัวบ่งชี้ของการประกันคุณภาพเช่นกัน  

 

วิทยากรได้ให้ความรู้เกี่ยวกับการบริหารความเสี่ยงโดยให้ขั้นตอนที่สำคัญของการบริหารความเสี่ยงดังนี้

1)     การระบุความเสี่ยงที่จะเกิดขึ้น โดยเน้นที่ความเสี่ยงที่จะเป็นตัวการสำคัญที่จะทำให้องค์กร ล้มเหลว หรือ ประสบความสำเร็จได้ ทางธุรกิจมักจะเรียกว่าความเสี่ยงเชิงกลยุทธ์ ส่วนความเสี่ยงที่เกิดขึ้นกับการดำเนินงานประจำนั้น ทางท่านวิทยากรบอกว่าสามารถใช้การประกันคุณภาพ หรือ ระบบการควบคุมภายในเข้ามาใช้ในการแก้ไขปัญหา หรือ จัดการกับความเสี่ยงเหล่านั้นได้

2)     การประเมินความเสี่ยง พิจารณาจาก ปัจจัยแรกคือ ผลกระทบที่จะมากระทบต่อองค์กร ทั้งในแง่ของชื่อเสี่ยง ฐานะความมั่นคงทางการเงิน และปัจจัยตัวที่สองคือ โอกาสที่จะเกิดขึ้น (โดยมาก มักจะประเมินเป็น สูง – ต่ำ หรือ จะใช้ระบบการให้คะแนนเป็นตัวเลขมาช่วยก็ได้สำหรับปัจจัยเสี่ยงแต่ละตัวที่คิดขึ้นมาได้) หลังจากนั้นก็ให้คะแนนปัจจัยเสี่ยงแต่ละตัว ทั้งในด้านผลกระทบ และ โอกาสที่จะเกิดขึ้น เพเป็นการช่วยบอกว่าเราควรให้ความสนใจกับปัจจัยเสี่ยงตัวไหน เพื่อมาทำในขั้นตอนที่ 3 นั่นคือ

3)     การจัดการกับความเสี่ยง ตามหลักจะมีวิธีการจัดการกับความเสี่ยง อยู่ 4 วิธีคือ

-          Take การยอมรับความเสี่ยง ยอมให้ความเสี่ยงนั้นเกิดขึ้น อาจเพราะเราจัดการอะไรไม่ได้ / ไม่มีความสามารถที่จะเข้าไปจัดการ หรือ บางครั้งอาจจะใช้สถานการณ์ที่เกิดขึ้นเพื่อเปลี่ยนแปลงตัวเองไปสู่ระดับถัดไป ทั้งนี้ความเสี่ยงทั้งหมดก็ยังอยู่ภายใต้การควบคุมขององค์กรอยู่

-          Treat การลด/ควบคุมความเสี่ยง คือ เข้าไปหาสาเหตุและวิธีการแก้ไขความเสี่ยงนั้น ให้อยู่ในระดับที่ไม่มีผลกระทบจนเป็นอันตรายต่อความมั่นคงขององค์กร คิดวิธีการในการแก้ไข หรือจัดการบางสิ่งบางอย่างให้เกิดขึ้นเพื่อเป็นการลดผลกระทบของความเสี่ยงเหล่านั้นไม่ให้มีผลกระทบมากต่อองค์กร

-          Transfer การกระจายความเสี่ยง หรือ โอนความเสี่ยง คล้ายกับการมอบให้หน่วยงานอื่นมารับความเสี่ยงนั้นแทน คือให้หน่วยงานอื่นที่มีความสามารถในการจัดการที่ดีกว่ามาทำงานแทน หรือรับเอาความเสี่ยงเหล่านี้ไปแทน ตัวอย่างที่เห็นได้ชัดเจน คือเรื่องของการซื้อประกันความเสี่ยงจากอัตราแลกเปลี่ยน ที่นิยมใช้กันมากในกิจการที่มีความจำเป็นที่ต้องใช้หรือเกี่ยวข้องกับการชำระเงินระหว่างประเทศ เพื่อป้องกันการขาดทุนจากอัตราแลกเปลี่ยน

-          Terminate การยกเลิกความเสี่ยง  คือการที่ไม่สามารถยอมรับให้ความเสี่ยงนั้นเกิดขึ้น จึงต้องเขาไปจัดการให้ความเสี่ยงนั้นอยู่นอกการดำเนินงานของกิจการ โดยทำการหยุดดำเนินการ หรือ เปลี่ยนแปลงวัตถุประสงค์/เป้าหมายของการดำเนินงานเพื่อไม่ให้เกิดความเสี่ยงนั้น

4)     การติดตามและประเมินผล  เป็นขั้นตอนสุดท้ายครับ เพื่อดูว่าเมื่อเราได้วางแผนการจัดการความเสี่ยง แล้วนำไปใช้งานไปปฏิบัติได้ผลเป็นอย่างไร แล้วนำข้อมูลมาปรับปรุงแก้ไขครับ

 

นอกจากเนื้อหาจากการบรรยายแล้ว ช่วงถามตอบ มีการถามกันว่าแล้วเราจะต้องทำแผนการบริหารความเสี่ยงกันทุกระดับหรือไม่  (แผนการบริหารความเสี่ยงระบบการประกันคุณภาพการศึกษา ตามที่ สกอ.กำหนด) ขอขยายความนะครับ สมมุติว่า ระดับองค์กรทำ ระดับกรม กอง แผนกที่เล็กลงมา ต้องจัดทำ หรือมีแผนการบริหารความเสี่ยงด้วยหรือไม่ 

 

ท่านวิทยากรได้ตอบคำถามนี้โดยเล่าวิธีการจัดทำแผนการบริหารความเสี่ยงของหน่วยงานหนึ่งให้ฟังครับ โดยใช้วิธีทำเป็นแบบฟอร์มง่ายๆ ให้มีหัวข้อขั้นตอนการบริหารความเสี่ยงทั้ง 4 ขั้น แล้วให้หน่วยงานต่างๆภายในองค์กรกรอก รายละเอียดตามแบบฟอร์มนั้น (ตามขั้นตอนการบริหารความเสี่ยงที่นำเสนอข้างต้นครับ) แล้วส่งมาไว้ที่หน่วยกลาง เพื่อรวบรวมและตรวจสอบ หลังจากนั้นหน่วยกลางก็จะพิจารณาเลือกปัจจัยที่สำคัญบางตัวมา แล้วนำมาเป็นแผนการบริหารความเสี่ยงของระดับองค์กร ท่านวิทยากรให้เหตุผลเพิ่มเติมว่า ปัจจัยที่จะถือว่าเป็นความเสี่ยง ต้องมีความสำคัญจริงๆต่อระดับหรือความอยู่รอดขององค์กร ไม่ใช้ปัญหาที่เกิดจากการทำงานปกติ แต่ต้องเป็นระดับความเสี่ยงที่ทางธุรกิจเรียกง่า ความเสี่ยงเชิงกลยุทธ์ คือมีผลกระทบต่อองค์กรโดยรวม

 

พอระยะเวลาผ่านไปก็มีการติดตามและประเมินผล ในการทำงานตามแผนด้วยนะครับ พอหน่วยงานไหนทำสำเร็จก็เอาข้อมูลเหล่านั้นกระจายกับไปยังหน่วยงานต่างๆ เพื่อให้ได้เรียนรู้จาก Best Practice นั้น เรียกได้ว่าทำงานเดียวได้ประโยชน์หลายอย่างมาก ได้ทั้งแผนการบริหารความเสี่ยง ได้ทั้งงานทางด้านการจัดการความรู้ และช่วยลดระยะเวลาการทำงานด้วย และช่วยให้ทั่งองค์กรผ่านการประเมินในหัวข้อนี้ด้วยเพราะทั้งหน่วยงานย่อยและองค์กรใช้แผนการบริหารความเสี่ยงฉบับเดียงกัน คะแนนที่องคืกรได้ คณะก็ได่เท่ากัน เรียกว่าทำการทำงานที่มีขั้นตอนยุ่งยากซับซ้อนใช้เวลาให้ง่ายขึ้นได้ดีมาก

 

ทั้งนี้ทั้งนั้นผมเองเชื่อว่ายังมีวิธีการอีกหลายวิธีในการบริหารงานหรือจัดทำแผนครับ สิ่งสำคัญคือต้องรู้จักปรับและใช้เครื่องมือให้เป็น ให้เหมาะกับองค์กรของเราครับ