หลักการจัดองค์การและการบริหาร

หลักการจัดองค์การและการบริหาร
Principles of Organization and Management

ความรู้เบื้องต้นในการศึกษาองค์การและการบริหาร

ความหมายขององค์การ

องค์การ หมายถึง

1.     การรวมตัวของคนตั้งแต่ 2 คนขึ้นไป

2.     มีจุดหมายร่วมกันในการทำกิจกรรมหรืองานอย่างใดอย่างหนึ่ง โดยอาศัยกระบวนการจัดโครงสร้างของกิจกรรม หรืองานนั้นออกเป็นประเภทต่าง ๆ

3.     เพื่อแบ่งงานให้สมาชิกในองค์การดำเนินการปฏิบัติให้บรรลุเป้าหมาย

สาเหตุที่ทำให้เกิดองค์การ

สาเหตุสำคัญที่เป็นพื้นฐานให้ต้องมีองค์การแพร่หลายโดยทั่วไปในสังคมมนุษย์นั้น เพราะเหตุ 2 ประการ ที่เป็นข้อเท็จจริง คือ

1.     มนุษย์ทุกคนมีความต้องการ ซึ่งเป็นความต้องการที่ไม่มีที่สิ้นสุด ที่อยากมีการกินดีอยู่ดียิ่งขึ้นไปกว่าแต่ก่อน

2.     มนุษย์ทุกคนมีความสามารถจำกัดทั้งด้านกำลังกายและกำลังความคิด ซึ่งทำให้แต่ละคนไม่สามารถกระทำสิ่งใด ๆ ให้สำเร็จลุล่วงไปตามความต้องการทุกอย่างได้ด้วยตนเองโดยลำพัง

สาเหตุทั้ง 2 ประการนี้เป็นสิ่งที่มีอยู่ในตัวมนุษย์ทุกคน ที่ขัดแย้งกันอยู่ในตัวเอง ในขณะที่มนุษย์ทุกคนอยากมีชีวิตความเป็นอยู่ที่ดีขึ้นกว่าเดิม โดยหวังจะได้สินค้าดี ๆ ปริมาณมาก ๆ ตลอดจนสิ่งอำนวยความสะดวกต่าง ๆ มากขึ้นนั้น แต่ขณะเดียวกันมนุษย์แต่ละคนที่มีความสามารถสำหรับตัวเองอยู่อย่างจำกัด ทั้งกำลังแรงกาย ความชำนาญ กำลังความคิดในการจำและคิดริเริ่ม ตลอดจนความสามารถต่าง ๆ ในขอบเขตที่จำกัดแตกต่างกันไป ดังนั้นหากจะดำเนินการจัดหาสิ่งต่าง ๆ ด้วยตนเองแล้ว การจะหวังให้ได้สิ่งต่าง ๆ มากอย่างและดีขึ้นนั้นย่อมเป็นไปไม่ได้ ผลผลิตที่ทำได้ด้วยตนเองจะทำได้น้อยทั้งในด้านปริมาณและด้อยในคุณภาพ ดังนั้นเพื่อช่วยให้สามารถเอาชนะข้อจำกัดที่มีอยู่ดังกล่าวได้ พร้อมกับการสามารถจัดหาสิ่งต่าง ๆ มาตอบสนองความต้องการได้ดีขึ้นและมากขึ้น ก็คือการตกลงร่วมมือทำงานกับบุคคลอื่น ๆ เป็นกลุ่ม ซึ่งอย่างน้อยที่สุดก็เริ่มต้นตั้งแต่ 2 คนขึ้นไป การร่วมกันทำงานดังกล่าวจะช่วยให้มีการรวมกำลังความสามารถเพื่อที่จะเอาชนะอุปสรรคต่าง ๆ ที่ยากขึ้นได้ ซึ่งผลงานที่ได้มาก็จะทำให้สามารถตอบสนองความต้องการของแต่ละคนและของกลุ่มได้ดีขึ้นอย่างแท้จริง

องค์การทุกองค์การจึงเกิดขึ้นมาโดยมีเหตุผลสนับสนุนอยู่อย่างสมเหตุสมผล และกลายเป็นเครื่องมือที่สำคัญยิ่งที่จะช่วยให้มนุษย์เอาชนะข้อจำกัดของตนเองได้ ขณะเดียวกันก็ช่วยสนับสนุนการตอบสนองความต้องการทั้งหลายที่มีอยู่ได้อย่างสมบูรณ์ และครบถ้วนยิ่งขึ้นด้วย

 

ประโยชน์ขององค์การ

องค์การทั้งหลายต่างก็เกิดขึ้นมาเพื่อสนองประโยชน์ต่อมนุษย์ในประการสำคัญ 2 ประการ คือ

1. การตอบสนองความต้องการทางสังคม มนุษย์มีความต้องการทางสังคม (Social needs) ชอบหาความสัมพันธ์พบปะเจรจากับผู้อื่น ดังนั้นองค์การจำนวนไม่น้อยเกิดขึ้นเพื่อสนองความต้องการเหล่านี้ องค์การจะเป็นแหล่งที่สามารถสร้างประโยชน์และให้ความพอใจทางจิตใจแก่สมาชิกของตน เช่น องค์การศาสนา สโมสร หรือองค์การสาธารณกุศลต่าง ๆ กลุ่มอาสาสมัคร เป็นต้น

2. การตอบสนองความต้องการทางวัตถุ องค์การเกิดขึ้นมาก็เพื่อช่วยแก้ไขข้อจำกัดของมนุษย์แต่ละคนโดยวิธีการดังต่อไปนี้ คือ

1.     เพื่อเพิ่มกำลังความสามารถ มนุษย์จะอาศัยองค์การเป็นที่รวมกำลังความสามารถ เพื่อการผลิตที่ดีขึ้นกว่าแต่ก่อน เช่น เพื่อผลิตอาหาร เสื้อผ้า เครื่องนุ่งห่มที่อยู่อาศัย และอื่น ๆ ที่ดี และมากขึ้น โดยวิธีการที่มีประสิทธิภาพกว่าการแยกกันหรือต่างคนต่างทำ การที่ประสิทธิภาพในการผลิตจะสูงขึ้นได้ ก็โดยที่องค์การจะเป็นสื่อหรือเครื่องมือที่ช่วยอำนวยให้การแบ่งงานกันตามความถนัด (Specialization) และการแลกเปลี่ยนกัน (exchange) เกิดขึ้นได้

2.     เพื่อช่วยให้มีการทำงานที่รวดเร็วและแข่งกับเวลา งานบางอย่างที่เดิมต้องใช้เวลานานจึงจะทำสำเร็จได้นั้น จะทำได้รวดเร็วขึ้นและสำเร็จลงได้ทันการ เมื่อสามารถรวมพลังมาช่วยกันทำ มีการแบ่งงานกันทำตามความถนัด และเร่งรัดให้สำเร็จลงได้ในเวลาที่สั้นกว่า

3.     เพื่อร่วมกันคิดอ่าน เพื่อให้สมาชิกขององค์การได้ประโยชน์จากการร่วมแรงร่วมใจช่วยกันคิดอ่านนำเอาความรู้ของมวลสมาชิกมาช่วยกัน และร่วมกันก่อให้เกิดประโยชน์มากที่สุด หากไม่มีการรวมกันเป็นองค์การ บุคคลแต่ละคนย่อมต้องบเสาะแสวงหาความรู้ในเรื่องต่าง ๆ ด้วยตนเองทั้งหมด ซึ่งเป็นเรื่องเหนือความสามารถที่จะกระทำได้

การจำแนกประเภทองค์การ

ถ้าจะถามว่า องค์การแบ่งออกเป็นกี่ประเภท คงจะตอบได้ยาก และต้องย้อนถามกลับไปอีกว่า จะให้แบ่งองค์การตามลักษณะใด โดยทั่วไปแล้วการจำแนกประเภทองค์การ อาจแบ่งได้โดยยึดหลักต่าง ๆ กันดังนี้

1. การจำแนกองค์การโดยยึดวัตถุประสงค์ขององค์การ

1.                 องค์การเพื่อประโยชน์ของสมาชิกโดยตรง เช่น พรรคการเมือง สหกรณ์ สโมสร สมาคมวิชาชีพ เป็นต้น

2.                 องค์การทางธุรกิจ ได้แก่ องค์การที่มุ่งแสวงหาผลประโยชน์หรือกำไร เช่น ห้างร้าน บริษัท ธนาคาร โรงงานอุตสาหกรรม เป็นต้น

3.                 องค์การเพื่อการบริการ ได้แก่ องค์การที่มุ่งสร้างประโยชน์แก่สาธารณชนทั่วไป เช่น โรงพยาบาล โรงเรียน สมาคมเพื่อการสังคมสงเคราะห์ต่าง ๆ เป็นต้น

4.                 องค์การเพื่อสวัสดิภาพของประชาชน ได้แก่ องค์การที่ตั้งขึ้นเพื่อประโยชน์ส่วนรวมของประชาชน เช่น กระทรวง ทบวง กรม กองทหาร สถานีตำรวจ เป็นต้น

2. การจำแนกองค์การโดยยึดโครงสร้าง

1.                 องค์การแบบเป็นทางการ (formal organization) เป็นองค์การที่มีการจัดโครงสร้างอย่างเป็นระเบียบแบบแผนแน่นอน การจัดตั้งมีกฎหมายรองรับบางแห่งเรียกว่า องค์การรูปนัยได้แก่