ปฏิทินความต้องการสารสนเทศ กับ งานวิจัยสถาบัน

องค์กรใด ๆ ใช้สารสนเทศจากงานวิจัยสถาบัน เพื่อประกอบการตัดสินใจในการดำเนินงานขององค์กร อย่างเป็นระบบ จริงจัง เพื่อการปรับปรุงและพัฒนางานอย่างต่อเนื่อง เชื่อว่า องค์กรนั้น น่าจะก้าวสู่ความเป็นเลิศได้ ในที่สุด

        ในช่วงเดือนมิถุนายน 2551 ผมได้เขียนเรื่อง “งานวิจัยสถาบัน(Institutional Research)” ที่ http://gotoknow.org/blog/sup005/186818  ต่อมาได้เขียนเรื่อง

บอร์ดบริหาร..กับ...การตัดสินใจโดยใช้สารสนเทศเป็นฐาน ที่ http://gotoknow.org/blog/sup003/231973   ซึ่งทั้งสองเรื่อง มีความเกี่ยวข้องกัน กล่าวคือ “การวิจัยสถาบัน(Institutional Research) เป็นการศึกษา ค้นคว้าอย่างเป็นระบบ ลักษณะหนึ่ง มีจุดมุ่งหมายเพื่อศึกษา สภาพปัจจุบัน ปัญหา  หรือหาสารสนเทศเพื่อการพัฒนางานขององค์กร”  ในขณะที่ เรื่อง “บอร์ดบริหาร..กับ...การตัดสินใจโดยใช้สารสนเทศเป็นฐาน” เป็นแนวคิดที่มุ่งผลักดันให้นักบริหาร นักพัฒนาองค์กร หรือคณะกรรมการบริหารขององค์กรใด ๆ นำสารสนเทศที่ได้จากงานวิจัยสถาบันมาใช้เพื่อการวางแผน เพื่อการกำกับติดตาม หรือเพื่อตรวจสอบความสำเร็จในการพัฒนางาน รวมทั้งตัดสินใจต่อเนื่องเพื่อการวางแผนพัฒนาองค์กรให้ก้าวสู่ความสำเร็จ

จุดที่เป็นปัญหาของเรื่องนี้ คือ ในฝ่ายของบอร์ดบริหาร หรือคณะผู้บริหารองค์กร หรือผู้รับผิดชอบงาน ในกระบวนการบริหารจัดการในรอบปี พบว่า มักจะตัดสินใจบนพื้นฐานของประสบการณ์หรือความเห็นส่วนบุคคล(Experience-Based) มากกว่า การตัดสินใจบนพื้นฐานของข้อมูล/สารสนเทศจากการศึกษา ค้นคว้า วิจัย(Information-Based)  ในขณะที่ ในฝ่ายของนักวิจัยสถาบัน หรือผู้มีหน้าที่ในการรวบรวม จัดหา หรือประมวลข้อมูลให้เป็นสารสนเทศประกอบการตัดสินใจ มีจุดอ่อน คือ ปฏิบัติการรวบรวมข้อมูลไม่รวดเร็วพอ ไม่ทันต่อการตัดสินใจ หรือไม่ได้ทำการศึกษาอย่างเป็นระบบ จริงจังตามวันเวลาที่ควรจะดำเนินการ

ทางออกของปัญหาในเรื่องนี้ ผู้เขียนเห็นว่าน่าจะแก้ปัญหา หรือดำเนินการตามแนวทางต่อไปนี้  คือ

1) องค์กรต้องทำการวิเคราะห์ความต้องการสารสนเทศประกอบการตัดสินใจในรอบปี  เช่น ในรอบปี งบประมาณ 2552 ซึ่งเริ่ม 1 ตุลาคม 2551-30 กันยายน 2552 จะประกอบด้วยกิจกรรมตามวงจรดังนี้

สารสนเทศที่ต้องการ ในการดำเนินงานปี 2552 ประกอบด้วย

30 กันยายน 2550   .....           1) รายงานสรุปผลการดำเนินงาน ปีงบประมาณ 2550

1 ต.ค.-31 ธ.ค. 50                   2) รายงานความก้าวหน้าของงานไตรมาสที่ 1 ของปีงบประมาณ 2551

                                                                ....เสนอแผนงาน/โครงการ ปีงบประมาณ 2552...............

                มกราคม-31 มีนาคม 2551     3) รายงานความก้าวหน้าของงานไตรมาสที่ 2 ของปีงบประมาณ 2551

เมษายน- 30 มิถุนายน 2551   4) รายงานความก้าวหน้าของงานไตรมาสที่ 3 ของปีงบประมาณ 2551

กรกฎาคม-30 กันยายน 2551 5) รายงานความก้าวหน้าของงานไตรมาสที่ 4 ของปีงบประมาณ 2551

30 กันยายน 2551..........         6) รายงานสรุปผลการดำเนินงาน ปีงบประมาณ 2551

.....ปรับแผนงาน โครงการ  ปีงบประมาณ 2552.......

1 ต.ค.-31 ธ.ค. 2551               7) รายงานความก้าวหน้าของงานไตรมาสที่ 1 ปีงบประมาณ 2552

                                                (เสนอแผนงาน โครงการ ปีงบประมาณ 2553)

1 ม.ค.-31 มี.ค.2552                8) รายงานความก้าวหน้าของงานไตรมาสที่ 2 ปีงบประมาณ 2552

1 เม.ย.-30 มิ.ย.2552                9) รายงานความก้าวหน้าของงานไตรมาสที่ 3 ปีงบประมาณ 2552

1 ก.ค.-30 ก.ย.2552              10) รายงานความก้าวหน้าของงานไตรมาสที่ 4 ปีงบประมาณ 2552

                                          11) รายงานสรุปผลการดำเนินงาน ปีงบประมาณ 2552

(ปรับแผนงาน โครงการ  ปีงบประมาณ 2553)

                1 ต.ค.52-30 ก.ย. 53..............วงจรการปฏิบัติงาน ปี งบประมาณ 2553

ตามปฏิทินข้างต้น  แผนปฏิบัติการปี 2552(วงจรสีน้ำเงิน) เกิดขึ้นตั้งแต่ สิ้นไตรมาสแรกของปีงบประมาณ 2551

จากปฏิทินข้างต้น จะทำให้เราทราบความต้องการสารสนเทศในการบริหารจัดการองค์กรอย่างเป็นระบบ ว่าเดือนใด ต้องการรายการสารเทศใดบ้าง เป็นสารสนเทศที่เกิดขึ้นจากการวิจัยที่เรียกว่า “วิจัยสถาบัน”  ซึ่งในทางปฏิบัติ มักจะพบว่า ยังมีสารสนเทศที่จำเป็นในบางเรื่อง เพื่อการตัดสินใจเกี่ยวกับงานเฉพาะรายการ เช่น  งานตามนโยบายของต้นสังกัด(ถ้าเป็นโรงเรียนการศึกษาขั้นพื้นฐาน ก็คือ ผลการดำเนินงานตามนโยบาย สพฐ.)  งานดำเนินการประกันคุณภาพภายในองค์กร เป็นต้น  ตามนัยนี้ ถ้าแผนงาน/โครงการประจำปี ครอบคลุมการดำเนินงานในทุกรื่องตามพันธกิจขององค์กร และสอดคล้องกับนโยบายของต้นสังกัด ข้อสรุปพิเศษเหล่านี้ก็จะสามารถสรุป หรือสังเคราะห์ได้จากรายงานต่าง ๆ ที่เกิดขึ้นในระบบแผน(ตามวงจรของแผนงาน)

2) จัดทำปฏิทินการประชุม สัมมนาของคณะกรรมการบริหารองค์กร/บอร์ดนโยบาย หรือบุคลากรแกนนำขององค์กร ซึ่งควรกำหนดแผนการประชุมเป็นรายปี อย่างชัดเจน  กล่าวคือ ต้องระบุว่า ในเดือนใด จะประชุมหรือหารือในเรื่องใดบ้าง และสารสนเทศที่ต้องการประกอบการตัดสินใจในเดือนนั้น ๆ คืออะไรบ้าง

3) จัดทำปฏิทินสารสนเทศ ซึ่งเป็นการวางแผนจัดเก็บรวบรวมข้อมูล วิเคราะห์ข้อมูลและประมวลผล ความสำคัญอยู่ที่ การระบุวัน-เวลา ในการเก็บรวบรวมข้อมูล/บันทึกข้อมูล ระบุผู้รับผิดชอบ รูปแบบในการจัดทำรายงานและกำหนดการที่ต้องแล้วเสร็จ  ซึ่งจะต้องสอดคล้องกับวงจรระบบแผนงาน และต้องสอดรับหรือทันเวลาในการประชุม สัมมนาของคณะกรรมการบริหารองค์กร/บอร์ดนโยบาย  ทั้งนี้ ผู้รับผิดชอบทุกฝ่ายจะต้องรับทราบปฏิทินตรงกัน และ ต้องตระหนักว่า “การเตรียมสารสนเทศที่มีความพร้อมหรือสมบูรณ์ เป็นเรื่องสำคัญ ที่มีผลต่อการยกระดับคุณภาพงานขององค์กร”

ในทางปฏิบัติ ผู้รับผิดชอบในการวิจัยสถาบัน หรือสังเคราะห์รายการสารสนเทศดังกล่าวข้างต้น คือ ผู้รับผิดชอบงานทุกฝ่าย หรือ ฝ่ายแผนงานและประเมินผล  หรือ อาจจัดตั้งหน่วยวิจัยสถาบัน ขึ้นมาทำหน้าที่เป็นการเฉพาะก็ได้

หากองค์กรใด ๆ มีระบบปฏิบัติงานที่ใช้สารสนเทศประกอบการตัดสินใจในการดำเนินงานขององค์กร อย่างเป็นระบบ จริงจัง ตามวงจรดังกล่าวข้างต้น เป็นการใช้สารสนเทศจากงานวิจัยสถาบันเพื่อการปรับปรุงและพัฒนางานอย่างต่อเนื่อง เชื่อว่า องค์กรเหล่านั้น น่าจะก้าวสู่ความเป็นเลิศได้ อย่างแน่นอน