Management Meeting
สำหรับบันทึกนี้จะกล่าวถึงเฉพาะการประชุมแบบ Management Meeting เนื่องจากว่าเป็นสิ่งแรกที่ต้องทำก่อนการทำสิ่งอื่น หรือก่อนที่จะลงในตัวเนื้อหาและรายละเอียด
Management Meeting เป็นการประชุมเพื่อเตรียมงาน วางแผนงานที่เป็นระบบ กำหนดขอบข่ายงาน กำหนดวิธีการทำงาน และกำหนดคนผู้รับผิดชอบงานในแต่ละส่วน โดยขั้นแรกก่อนที่จะทำกิจกรรม หรือโครงการ หรือการวิจัยนั้นจะต้องเริ่มเป็นขั้นตอน ดังนี้
๑. การประชุมเตรียมงาน
ก่อนการทำงานต่าง ๆ จะต้องมีการจัดประชุมเพื่อกำหนดวัตถุประสงค์ วิธีการ และผลที่คาดว่าจะ
ได้รับ การทำงานแบบมี Work Process พร้อมทั้งกำหนดบทบาท หรือหน้าที่ของแต่ละคน หรือแบ่งงานให้แต่ละคนรับผิดชอบในส่วนของตนเองที่คิดว่าตนเองมีความสามารถที่จะทำได้ และการจัดการงานนั้น เราก็จะต้องจัดการเท่าที่เราสามารถที่จะควบคุมคุณภาพของงาน และทำในสิ่งอยู่ในขอบข่ายความสามารถของตัวเอง หรือว่ามีความพอดีนั่นเอง เช่น เมื่อเราหิวข้าว เราก็กินข้าว และเมื่อกินข้าวเราก็ตักข้าวพออิ่ม ไม่ใช่น้อยไปก็จะไม่อิ่ม หิว หรือว่ามากไปก็จะแน่นท้องจนปวดท้อง
๑.๑ Purpose กำหนดวัตถุประสงค์ เป้าหมาย
ในขั้นแรกจะต้องมีการกำหนดวัตถุประสงค์ หรือเป้าหมายของงาน ว่าสิ่งที่เราจะทำนั้น เราต้องการจะให้บรรลุถึงสิ่งใด หรือว่าทำไปเพื่ออะไร เพื่อที่จะกำหนดทิศทางของการทำงานได้เป็นกระบวนการขั้นตอน
๑.๒ Input กำหนดวิธีการ
หลังจากที่กำหนดวัตถุประสงค์ของงานแล้ว ต่อก็คือการกำหนดวิธีการทำงานเพื่อให้บรรลุวัตถุประสงค์ที่ตั้งไว้
๑.๓ Output กำหนดผลที่คาดว่าจะได้รับ
เมื่อกำหนดวัตถุประสงค์ และวิธีการแล้ว จากนั้นก็จะกำหนดผลที่คาดว่าจได้รับจากการทำงานในครั้งนี้ เพื่อที่จะประเมินผลการทำงานได้ว่าสิ่งที่นั้นบรรลุวัตุประสงค์ และสัมฤทธิ์ผลหรือไม่ และเป็นไปตามผลที่เราตั้งใจจะก่อให้เกิดหรือ กำหนดไว้หรือไม่ กล่าวโดยสรุปก็คือว่า ความสำเร็จของงานนั่นเอง
เช่น เมื่อฝนตกเราจะต้องทำอย่างไร เราก็กำหนดวัตถุประสงค์ คือ ทำอย่างไรไม่ให้เปียกฝน ส่วนวิธีการก็คือ หาที่หลบฝน หรือหาร่ม หรือวิธีอื่นใด เพื่อที่จะไม่ต้องเปียกฝน และผลที่คาดว่าจะได้รับก็คือ ไม่เปียกฝนนั่นเอง หรือตัวอย่างเช่น เมื่อมีคนป่วยในโรงพยาบาล เราจะทำอย่างไร ก่อนอื่นก็กำหนดวิธีการ ขั้นแรกก็สำรวจคนป่วย และโอกาสของคนป่วยที่จะหายป่วย
๒. การประชุมสรุปงาน
สำหรับขั้นตอนนี้เป็นขั้นตอนสุดท้ายหลังจากที่เราได้ลงมือปฏิบัติแล้ว หรือทำในตัวเนื้อหาลงรายละเอียดแล้ว จนเสร็จสิ้นกระบวนการตามวัตถุประสงค์ และวิธีการที่กำหนดไว้แล้ว กล่าวคือ งานเสร็จสิ้นลงแล้ว ขั้นตอนสุดท้ายก็คือ การประชุมสรุปงาน เพื่อที่จะเป็นการประเมินผลว่างานนั้นสำเร็จลุล่วงตามวัตถุประสงค์ และเป็นไปตามผลที่คาดว่าจะได้รับหรือไม่ เป็นการถอดบทเรียนทั้งความสำเร็จ และความล้มเหลวที่เกิดขึ้น ซึ่งถ้าสิ่งใดที่เราทำแล้วประสบความสำเร็จ เราก็จะนำสิ่งนั้นมาเป็นต้นแบบสำหรับการทำงานในครั้งต่อไป และสำหรับสิ่งที่ผิดพลาด หรือล้มเหลวนั้น เราก็จะจดจำเอาไว้เป็นบทเรียนสำหรับครั้งหน้าว่าจะไม่ทำในสิ่งนั้นอีก และจะพัฒนาและปรับปรุงให้ดีขึ้นกว่าเดิม
โดยวิธีการก็คือ การที่ให้แต่ละฝ่าย หรือรายบุคคลแสดงความคิดเห็นทั้งหมดทุกคน ทั้งสิ่งที่เป็นข้อดีและข้อเสียทั้งของเนื้องาน และบทบาทการทำงานของตนเอง สิ่งที่สำคัญที่สุดก็คือ การเปิดใจยอมรับความผิดพลาด และบกพร่องของตัวเอง และการลดทิฐิมานะ ตัวตนของตัวเองลง เนื่องจากว่ามนุษย์ทุกคนย่อมไม่มีใครกล่าวโทษตัวเอง แต่ว่าเพื่อความสำเร็จของงานแล้วนั้น การที่ยอมรับในความผิดพลาดและบกพร่องของตนเองเป็นสิ่งที่สำคัญ เพราะว่าจะเป็นการปิดความเสี่ยงของการทำงานไม่สำเร็จ สำหรับการทำงานในครั้งต่อไป และเพื่อเป็นการพัฒนาศักยภาพของตนเอง เพื่อที่จะเรียนรู้ข้อผิดพลาด และความล้มเหลวของงาน และจะไม่มีการพัฒนาตนเองเลยถ้าไม่เรียนรู้ในสิ่งที่เป็นข้อผิดพลาด และข้อบกพร่องของตนเอง
ความเห็น (3)
อาจมีการประชุมเพื่อประเมินผลอีกอย่างค่ะ
ขอบคุณครับผม แล้วจะดำเนินกาสรแก้ไขนะครับ