เทคนิคเพิ่มความเร็วในการใช้ excel ตอนที่ 1
Excel มีเครื่องมือให้เลือกใช้มากมาย หากจะเรียนรู้แต่ละเรื่องอย่างลึกซึ้ง และฝึกฝนให้ชำนาญทั้งหมดจะต้องใช้เวลานับสิบปี แม้วิทยากรเองยังขอยอมรับว่า ประสบการณ์ที่ใช้ Excel มานับสิบปีนั้น ยังไม่ได้ทำให้ตนเองเก่งไปหมดทุกเรื่อง แถมเมื่อจะเข้าใจบางเรื่องได้ทั้งหมด ก็พอดีกับ Excel รุ่นใหม่ออกวางตลาด ซึ่งปรับปรุงวิธีใช้ใหม่อีกแล้ว คนใช้งานต้องเริ่มเรียนรู้ใหม่อีกที ดังนั้นวิธีที่ดีที่สุดในการเรียนรู้ Excel เพื่อให้รู้รอบก่อน จึงควรพัฒนาตนเองตามขั้นตอนดังนี้
1. พยายามอ่านคู่มือประกอบโปรแกรม Excel แบบอ่านผ่านๆในรอบแรก มุ่งเรียนรู้ให้ได้ก่อนว่า Excel มีอะไรไว้ให้คุณใช้งานได้บ้าง หัวข้อใดที่ยังไม่เข้าใจก็ขอให้ติดไว้ก่อน อย่าพยายามอ่านไป พร้อมกับทดลองใช้เครื่องคอมพิวเตอร์ไปในรอบแรกนี้ และอย่าเจาะลึกเรื่องใดเรื่องหนึ่งมากเกินไป ทั้งนี้อาจกำหนดไว้ว่าจะอ่านให้ได้วันละบท ไล่อ่านไปทีละหน้าเรียงไป โดยไม่ต้องข้ามไปอ่านแบบย้อนไปย้อนมา
2. ควรหาคู่มือ Excel ที่เป็นภาษาอังกฤษ หรือถ้าเป็นภาษาไทยก็ต้องมีคำอธิบายคำสั่งเมนูเป็นภาษาอังกฤษประกอบด้วย แต่ตำราขั้นสูงมักไม่มีใครแปลเป็นภาษาไทย ตำราภาษาอังกฤษไม่ได้อ่านยากเกินไปนัก เพราะส่วนใหญ่ใช้ศัพท์ที่ใช้กันเป็นประจำอยู่แล้ว พอเริ่มอ่านเข้าใจเล่มหนึ่งแล้วคุณจะอ่านเล่มอื่นได้ไม่ยากเลย
3. เมื่ออ่านจบเล่มในรอบแรกแล้ว จึงค่อยทดลองใช้ Excel กับตัวอย่างง่ายๆ เมื่อสงสัยหรือติดขัดทำไม่ได้ จึงค่อยหยิบหนังสือเปิดหน้าสารบัญหาเรื่องที่คุณจำไม่ได้มาฝึกใช้กับเครื่องคอมพิวเตอร์
4. ควรเลือกใช้เมนูภาษาอังกฤษ และใช้ให้คุ้นเคย เพราะในการใช้ VBA (Visual Basic for Application) จะต้องใช้ภาษาอังกฤษทั้งหมดและจะใช้ศัพท์ที่ปรากฏบนเมนูเป็นภาษาคำสั่ง VBA
5. พยายามฝึกหัดใช้ Excel กับงานที่ได้รับมอบหมาย ลองคิดหาวิธีที่ใช้เวลาทำงานเร็วขึ้นเรื่อยๆ พยายามสร้างสูตรหลายๆแบบและใช้สูตรลัดให้มากขึ้น บางคนเคยสร้างสูตรหนึ่งเมื่อหลายปีก่อนยาวเป็นหน้า แต่พอลองสร้างสูตรใหม่อีกทีกลับได้สูตรยาวแค่บันทัดเดียว วิธีนี้จะช่วยให้รู้ลึกซึ้งขึ้นเองและไม่เสียเวลางานอีกด้วย
ขอให้ทำความเข้าใจไว้เสมอว่า ผู้สร้างโปรแกรม Excel มาขายให้ใช้งานกันนี้ เขาได้เตรียมสูตรไว้ให้ใช้แล้วแบบครอบจักรวาล และสามารถสนองตอบต่อความต้องการของคุณได้ทั้งหมดทุกเรื่อง ทั้งสูตรทางคณิตศาสตร์ การเงิน สถิติ วิศวกรรม วิทยาศาสตร์ ตรรกศาสตร์ และแม้กระทั่งสูตรที่ใช้กับฐานข้อมูล คุณต้องพยายามหาสูตรที่ต้องการใช้ให้เจอ อาจค้นหาจากเมนู Help > Contents and Topic อาจต้องผสมสูตรหลายๆสูตรเข้าด้วยกันเพื่อใช้คำนวณค่าที่ต้องการ อย่าพยายามสร้างสูตรขึ้นเองใหม่ แม้ VBA จะเป็นเครื่องมือช่วยสร้างสูตรใหม่ขึ้นเองได้ก็ตาม คุณควรหันไปใช้ VBA เป็นทางเลือกสุดท้ายเท่านั้น เพราะคุณจะต้องเสียเวลาอีกมากกว่าจะเข้าใจ VBA บางคนหลงเสียเวลาสร้าง VBA เป็นเดือนแล้วกลับมารู้ภายหลังว่า ที่จริงมีสูตรที่ Excel จัดเตรียมไว้ให้อยู่แล้ว แค่หยิบมาใช้ก็จะได้ผลลัพธ์ทันที นี่แหละเป็นบทเรียนที่ทำให้เน้นกับทุกคนให้พยายามรู้จัก Excel ให้รอบด้านก่อนแล้วค่อยหาเวลาว่างมาเจาะลึกภายหลัง
คุณควรยึดหลักรู้รอบก่อนรู้ลึกสำหรับในการอบรมหลักสูตรนี้เช่นกัน ขอให้ตัดใจกับบางเรื่องที่ฝึกปฏิบัติตามวิทยากรไม่ทันเพื่อเปิดใจรับความรู้ใหม่อีกมากมาย การใช้ Excel มีทั้งศาสตร์และศิลป์ คุณสามารถเรียนรู้ศาสตร์ของ Excel ได้เองในภายหลัง แต่โอกาสเรียนรู้ศิลปะของการใช้ Excel ในการอบรมนี้เป็นสิ่งที่หาไม่ได้ง่ายๆ ขอให้เฝ้าจับตาดูวิธีที่วิทยากรใช้ในสร้างงาน และคอยถามตัวเองเสมอว่าทำไมวิทยากรจึงใช้วิธีเช่นนั้น และถ้าเป็นคุณใช้งานเองจะเลือกวิธีใด
คุณควรสังเกตความแตกต่างของการใช้งานแม้แต่กับเรื่องเล็กน้อย เช่น ทำไมจึงเรียกเมนูคำสั่งผ่านแป้นพิมพ์แทนที่จะใช้ Mouse ทำไมคราวนี้จึงเลือกใช้วิธีอ้อมแทนวิธีลัด ทำไมคราวนั้นจึงเลือกใช้วิธีลัดแทนวิธีอ้อม ทำไมวิทยากรจึงเน้นเรื่องที่คุณคิดว่าไม่สำคัญ เป็นไปได้ไหมว่าคุณมองข้ามอะไรไป ความแตกต่างของวิธีใช้งานเหล่านี้ย่อมมีสาเหตุเบื้องหลังเสมอ
ที่มา : http://www.excelexperttraining.com/i4zr/excel/tip/tip2.html
ความเห็น (1)
เห็นด้วยอย่างยิ่งโดยเฉพาะข้อ 2 ครับ