ผู้บริหารกับเทคโนโลยีสารสนเทศ

ผู้บริหารกับเทคโนโลยีสารสนเทศ

           การพัฒนาระบบสารสนเทศนั้นไม่ใช่เป็นงานของทีมงานพัฒนาระบบเท่านั้น หากเป็นงานที่ผู้บริหารและผู้ปฏิบัติงานจะต้องมีบทบาทร่วมอยู่ด้วย เปรียบเสมือนกับการตัดเสื้อผู้เป็นเจ้าของจะต้องเสียสละเวลาไปให้ช่างตัดเสื้อวัดตัว ต้องบอกว่าต้องการเสื้อลักษณะใด จะให้เป็นเสื้อแขนสั้นหรือแขนยาว มีกระเป๋ากี่ใบ มีสาบเสื้อไหม มีจีบไหม ฯลฯ หากผู้ตัดเสื้อไม่เสียสละเวลา และตอบคำถามเหล่านี้แล้ว เมื่อช่างตัดเสื้อเสร็จก็อาจจะได้เสื้อที่ไม่ถูกใจ เป็นอันว่าเสียเงินไปเปล่า

           ปัญหาทีมักจะเกิดอยู่เสมอก็คือ ผู้ปฏิบัติงานและผู้บริหาร มีความคาดหมายว่านักวิเคราะห์ระบบจะต้องเป็นผู้รู้งานทุกอย่างเกี่ยวกับระบบที่เข้ามาพัฒนา เรื่องนี้ไม่จริงเลย นักวิเคราะห์รู้แต่กระบวนวิธีการวิเคราะห์ แต่ไม่รู้เนื้อหาของสิ่งที่วิเคราะห์ ดังนั้นผู้บริหาร และผู้ปฏิบัติงานจะต้องสื่อสารให้นักวิเคราะห์เข้าใจถึงลักษณะการทำงาน ปัญหาขัดข้องและแนวทางแก้ไขที่ตนเองคิดว่าดีที่สุด

           ผู้บริหารของหน่วยงานหรือของระบบที่จะพัฒนาขึ้นใหม่จะต้องสื่อสารให้เจ้าหน้าที่และพนักงานของตนทราบว่าหน่วยงานกำลังพัฒนาระบบเพื่อให้การทำงานมีประสิทธิภาพมากขึ้น ระบบที่สร้างขึ้นนั้นไม่มีนโยบายที่จะนำมาใช้ไล่คนออก แต่เพื่อให้การทำงานสะดวกขึ้นและบางครั้งอาจต้องมีการโยกย้ายพนักงานบ้าง แต่ก็จะเป็นการโยกย้ายในทางที่ดีและไปสู่งานที่มีตำแหน่งดีขึ้น การสื่อสารทำความเข้าใจแต่แรกจะทำให้ปัญหาการต่อต้านน้อยลง

           นอกจากนั้นผู้บริหารจะต้องเตรียมตัวตอบคำถามในเรื่องความต้องการด้านสารสนเทศด้วยว่า จะให้ระบบป้อนรายงานสารสนเทศอะไรมาใช้ในการบริหารจัดการบ้าง เรื่องนี้เป็นจุดอ่อนสำคัญของผู้บริหารชาวไทยอีกด้านหนึ่ง เพราะผู้บริหารไทยมักมีนิสัยในการจัดการแบบสนองตอบวิกฤติการณ์ (Management By Crisis) นั่นคือหากยังไม่วิกฤติก็ไม่ทำอะไร ไม่แก้ไขอะไร ไม่คิดวางแผนอะไร ต่อเมื่อวิกฤติแล้วจึงเริ่มคิดว่าต้องการข้อมูลอะไร จะแก้ไขปัญหาอย่างไร วิธีนี้ทำให้เกิดปัญหาด้านไอที เพราะข้อมูลที่ต้องการอาจจะไม่ได้จัดเก็บเอาไว้ก่อน และไม่สามารถค้นคืนมาให้ใช้ได้ ดังนั้นผู้บริหารจึงควรเปลี่ยนทัศนคติในการทำงานเป็นการจัดการโดยการวางเป้าประสงค์ (Management by Objective) แทนจะทำให้สามารถกำหนดตัววัดความสำเร็จ หรือปัจจัยแห่งความสำเร็จได้ดีขึ้น และกำหนดสารสนเทศที่ต้องการได้ง่ายขึ้น เมื่อเกิดวิกฤติการณ์ก็จะมีข้อมูลพร้อมสำหรับดำเนินการ

           การพัฒนาระบบนั้น ผู้บริหารและผู้ปฏิบัติงานมักจะต้องการระบบที่ทำงานได้สมบูรณ์เต็มรูปแบบ มีข้อมูลพร้อมทุกด้าน ระบบแบบนี้เป็นระบบในฝันซึ่งสร้างยาก ดังนั้นจึงขอเสนอแนะให้พัฒนาระบบแบบค่อยเป็นค่อยไป คืออย่าโลภอยากได้ระบบในฝันที่ดีเลิศเกินไปควรมองภาพระบบที่จำเป็น ดีพอสมควร มีข้อมูลพอควร ต่อจากนั้นก็พัฒนาระบบนี้ให้สำเร็จหากทำได้ก็จะเป็นแรงกระตุ้นให้พัฒนาระบบส่วนที่เหลือต่อไปได้อีก

           สิ่งที่เป็นปัญหาในการใช้ระบบสารสนเทศของผู้บริหารนั้นอยู่ที่การไม่ยอมสัมผัสเครื่องคอมพิวเตอร์อันเป็นเสมือนประตูสำหรับเข้าสู่ระบบหัวใจที่จะนำไปสู่การใช้คอมพิวเตอร์เป็นนั้นอยู่ที่การใช้แป้นพิมพ์ดีดเรื่องนี้เป็นจุดอ่อนสำคัญของคนไทยโดยทั่วไป ในอดีตเคยมีคำกลอนอยู่วรรคหนึ่งที่ถือเป็นคำพังเพยได้ บอกว่า ลูกผู้ชายลายมือนั้นคือ ยศ นั่นก็คือการที่ผู้ชายไทยสามารถคัดลายมือได้สวยงามจะมีโอกาสทำงานรุ่งเรื่องเป็นใหญ่เป็นโตได้ (และนั่นอาจแสดงให้เห็นว่าแต่ไหนแต่ไรคนไทยมองเรื่องความฉาบฉวยมากกว่าเนื้อหา) การติดอยู่ที่ลายมือทำให้คนไทยส่นใหญ่ไม่สนใจเรียนรู้วิธีการใช้แป้นพิมพ์ดีด ซึ่งอาจเพราะเห็นว่าเป็นงานของเสมียน ด้วยเหตุนี้เองเมื่อนำผู้บริหารมาแนะนำให้ใช้คอมพิวเตอร์ พอผู้บริหารเห็นแป้นพิมพ์ดีดก็ทำหน้าเบ้เพราะหาตัวอักษรไม่พบ ยิ่งเป็นแป้นพิมพ์ที่มีทั้งอักษรไทย และอังกฤษปนกันด้วยแล้วยิ่งรู้สึกสับสน กว่าจะค้นหาแป้นอักษรที่ต้องการใช้พบก็พอดีหมดอารมณ์ที่จะอยากใช้เครื่อง