ระบบสารสนเทศเพื่อการบริหาร

• ระบบสารสนเทศเพื่อการบริหาร

สารสนเทศเพื่อการบริการ (Management Information System)หรือ MIS คือระบบบริหารที่ให้สารสนเทศที่ผู้บริหารต้องกา เพื่อให้ทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพ โดยจะรวมทั้งสารสนเทศจากภายในและภายนอก สารสนเทศที่เกี่ยวพันกับองค์กรในอดีตและปัจจุบัน รวมทั้งที่คาดว่าจะเป็นอนาคต นอกจากนี้ระบบเอ็มไฟเอสจะต้องให้สารสนเทศภายในช่วงเวลาที่เป็นประโยชน์ เพื่อให้บริหารสามารถตัดสินใจในการวางแผนการควบคุม และการปฏิบัติการขององค์กรได้อย่างถูกต้อง

แม้ว่าผู้บริหารที่ได้รับประโยชน์จากระบบเอ็มไอเอสสูงสุดคือผู้บริหารระดับกลาง แต่โดยพื้นฐานของระบบเอ็มไอเอสแล้ว จะเป็นระบบที่สามารถสนับสนุนข้อมูลให้ผู้บริหารทั้ง 3 ระดับ คือทั้งผู้บริหารระดับต้น ผู้บริหารระดับกลาง และผู้บริหารระดับสูง โดยระบบเอ็มไอเอสจะให้รายงานที่สรุปสารสนเทศซึ่งรวบรวมจากฐานข้อมูลทั้งหมดของบริษัท จุดประสงค์ของรายงานจะเน้นให้ผู้บริหารสามารถมองเห็นแนวโน้มและภาพรวมขององค์กรในปัจจุบัน รวมทั้งสามารถควบคุมและตรวจสอบผลงานของระดับปฏิบัติการด้วย อย่างไรก็ดี ขอบเขตของรายงานจะขึ้นอยู่กับลักษณะของสารสนเทศและจุดประสงค์ในการใช้งาน โดยอาจมีรายงานที่ออกทุกคาบระยะเวลา รายงาตตามต้องการ หรือรายงานตามสภาวการณ์หรือเหตุปกติ ตัวอย่างรายงานที่ออกโดยระบบ MIS เช่น การวิเคราะห์การขายแยกตามพื้นที่ การวิเคราะห์ต้นทุน งบประมาณประจำปี การวิเคราะห์การลงทุน และตารางการผลิต เป็นต้น

คุณสมบัติของระบบเอ็มไอเอส

ลักษณะระบบของเอ็มไอเอสที่ดีสามารถสรุปได้ดังนี้

• ระบบเอ็มไอเอส จะสนับสนุนการทำงานของระบบประมวลผลและการจัดเก็บข้อมูลรายวัน
• ระบบเอ็มไอเอส จะใช้ฐานข้อมูลที่ถูกรวมเข้าด้วยกัน และสนับสนุนการทำงานของฝ่ายต่างๆ ในองค์กร
• ระบบเอ็มไอเอส จะช่วยให้ผู้บรหารระดับต้น ระดับกลาง และระดับสูง เรียกใช้ข้อมูลที่เป็นโครงสร้างได้ตามเวลาที่ต้องการ
• ระบบเอ็มไอเอส จะมีความยืดหยุ่น และสามารถรองรับความต้องการข้อมูลที่เปลี่ยนแปลงไปขององค์กร
• ระบบเอ็มไอเอส ต้องมีระบบรักษาความลับของข้อมูล และกำจัดการใช้งานของบุคคลเฉพาะผู้ที่เกี่ยวข้องเท่านั้น

ความแตกต่างของเอ็มไอเอสและ ดีพี

• การใช้ระบบฐานข้อมูลร่วมกันของเอ็มไอเอส แทนการใช้ระบบแฟ้มข้อมูลแบบแยกกันของระบบดีพี ทำให้มีความยืดหยุ่นพอที่จะให้สารสนเทศที่ผู้บริหารต้องการ
• ระบบเอ็มไอเอสจะรวบรวมเก็บข้อมูลจากฝ่ายทำงานต่างๆ ขณะที่ระบบดีพีมีการใช้งานแยกจากกันในแต่ละฝ่าย
• ระบบเอ็มไอเอส จะให้สารสนเทศสำหรับผู้บริหารทุกระดับ ในขณะที่ระบบดีพีจะให้ระดับปฏิบัติการเท่านั้น
• สารสนเทศที่ผู้บริหารต้องการ ส่วนมากจะได้รับการตอบสนองทันทีจากระบบเอ็มไอเอส ในขณะที่ระบบดีพีจะต้องรอให้ถึงเวลาสรุป (จากรายงาน)