CM : การบริหารการเปลี่ยนแปลง และ การบริหารในภาวะวิกฤติ

Change Management & Crisis Management

การบริหารการเปลี่ยนแปลง

          การเปลี่ยนแปลงที่เกิดขึ้นจะมีเอกลักษณ์ เช่น  ความซับซ้อน ข้อจำกัด หรือระยะเวลาที่แตกต่างกัน จึงต้องดำเนินงานด้วยความเข้าใจ โดยเฉพาะการเปลี่ยนแปลงเชิงกลยุทธ์ที่ต้องการความเข้าใจและร่วมใจจากทุกส่วนขององค์การ ทำให้นักกลยุทธ์ ต้องสามารถบริหารการเปลี่ยนแปลงอย่างมีประสิทธิภาพ ซึ่ง Kotter และ Schesinger ได้อธิบายวิธีในการสู้กับแรงต่อต้านหรือการบริหารการเปลี่ยนแปลงไว้ 6 วิธีดังต่อไปนี้

1. การให้การศึกษาและการติดต่อสื่อสาร เราสามารถที่จะลดแรงต่อต้านลงได้จากการมีการติดต่อสื่อสารที่ดีในองค์การ โดยวิธีนี้จะสมมติว่าแหล่งข้อมูลในองค์การนั้นเป็นข้อมูลที่มีความผิดพลาดและมีการติดต่อสื่อสารที่ไม่มีประสิทธิภาพ ซึ่งการที่จะให้พนักงานสามารถได้รับทราบถึงความจริงและเข้าใจในสิ่งที่เข้าใจผิด สามารถทำได้โดยการให้คำปรึกษารายบุคคล การใช้การรายงาน หรือการใช้การอธิบายเป็นกลุ่มสำหรับวิธีนี้ระยะเวลาและความพยายามจะต้องใช้มากขึ้นเมื่อการเปลี่ยนแปลงนั้นกระทบต่อบุคคลจำนวนมาก
2. การมีส่วนร่วม โดยปกติบุคคลจะไม่ต่อต้านในสิ่งที่ตนได้มีส่วนร่วมด้วย เพราะฉะนั้นควรให้คนที่รับผลกระทบจากการเปลี่ยนแปลงได้มีส่วนร่วมตั้งแต่เริ่มต้นซึ่งการมีส่วนร่วมของกลุ่มที่อาจมีปัญหาจะช่วยลดแรงต่อต้านลงได้ รวมทั้งช่วยเพิ่มประสิทธิภาพในการตัดสินใจในการเปลี่ยนแปลงด้วย
3. การอำนวยความสะดวกและการสนับสนุน ผู้ทำการเปลี่ยนแปลงสามารถให้การสนับสนุนบางอย่างเพื่อลดการต่อต้านลง เช่น เมื่อพนักงานรู้สึกกลัวต่อการเปลี่ยนแปลงมาก อาจจะใช้วิธีการต่างๆ  เช่น การให้คำปรึกษา การจัดฝึกอบรม หรือการไม่หักเงินเดือนในช่วงเวลาที่ขาดงาน ซึ่งอาจจะต้องใช้เวลาในระยะแรกและมีต้นทุนสูงและไม่แน่นอนว่าจะสามารถประสบความสำเร็จได้
4. การเจรจาต่อรอง เป็นการเจรจาแลกเปลี่ยนบางอย่างที่มีค่าและเป็นที่ต้องการเพื่อลดการต่อต้านลง ตัวอย่างเช่น ถ้าสาเหตุของแรงต่อต้านนั้นเกิดจากคนไม่กี่คน เราก็สามารถใช้วิธีให้รางวัลที่สนองความต้องการของพวกเขาได้ เช่น การให้จำนวนลูกน้องแก่เขามากขึ้นในงานใหม่ของเขา ซึ่งยุทธวิธีนี้จะต้องใช้ต้นทุนที่สูงและบางครั้งเมื่อได้ตกลงเรียบร้อยแล้วอาจมีการหักหลังกันในกลุ่มผู้ต่อต้านนั้นเองก็ได้
5. การแทรกแซงและการดึงมาเป็นพวก สำหรับการแทรกแซงเป็นการแต่งเติมหรือบิดเบือนความจริงเพื่อให้ดูน่าสนใจ โดยการขัดขวางข่าวสารที่ต่อต้านหรือการสร้างข่าวลือที่ผิดๆ เพื่อให้พนักงานยอมรับการเปลี่ยนแปลงส่วนการดึงมาเป็นพวกจะเป็นวิธีผสมทั้งการแทรกแซงและการมีส่วนร่วม โดยการชักจูงตัวหัวหน้ากลุ่มผู้ต่อต้านให้มาเป็นพวกโดยให้เขาได้มีส่วนร่วมในการเปลี่ยนแปลง โดยคำแนะนำของหัวหน้ากลุ่มนี้จะไม่ได้รับความสำคัญ เพียงแต่เป็นการมีส่วนร่วมเพียงในนามเท่านั้น ซึ่งทั้งสองวีธีนี้จะมีต้นทุนที่ต่ำ รวมทั้งยังอาจได้รับการสนับสนุนจากฝ่ายตรงข้ามด้วย แต่ถ้าฝ่ายตรงข้ามรู้ว่ากำลังถูกใช้เป็นเครื่องมือก็อาจไหวตัวได้ทันซึ่งจะทำให้เสียความเชื่อถือได้
6. การบังคับ การใช้อำนาจขู่ วิธีนี้เป็นการบังคับโดยตรงต่อตัวผู้ต่อต้าน เช่น การไม่เลือนตำแหน่ง ย้ายงาน การประเมินผลงานที่ต่ำกว่าความเป็นจริง หรือการออกหนังสือรับรองว่าคุณภาพการทำงานต่ำ เป็นต้น โดยผลประโยชน์และผลเสียของวิธีนี้จะเหมือนกับข้อที่ 5

          เราจะเห็นได้ว่าการเปลี่ยนแปลงจะเป็นกระบวนการที่พยายามเคลื่อนย้ายระบบจากสถานะเดิมให้ไปอยู่ในสถานะใหม่ ซึ่งจะต้องเกิดแรงต่อต้านขึ้นไม่มากก็น้อย ควรให้ผู้ที่ได้รับผลกระทบจากการเปลี่ยนแปลงหรือผู้ที่เป็นหัวหน้ากลุ่มนั้นได้มีส่วนร่วมในการตัดสินใจตั้งแต่เริ่มต้นจะทำให้เกิดความเข้าใจและยอมรับต่อการเปลี่ยนแปลงง่ายขึ้น นอกจากนี้ควรพยายามจัดการติดต่อสื่อสารในองค์การให้ชัดเจนและพยายามให้ผู้ที่ต่อต้านได้มีโอกาสแสดงความคิดเห็นออกมาโดยอาจจะมีการตั้งกล่องรับความคิดเห็นไว้และการทำการจูงใจโดยตั้งข้อเสนอที่ชักจูงให้พนักงานยอมรับการเปลี่ยนแปลง หากยังไม่สำเร็จจึงจะใช้อำนาจบังคับในการเปลี่ยนแปลงเป็นวิธีการสุดท้าย

          นอกจากนี้หลังจากที่เกิดการเปลี่ยนแปลงและเคลื่อนที่เข้าสู่สภาวะที่ต้องการแล้วก็จะต้องมีการทำให้คงตัว เพื่อคงสถานภาพที่เปลี่ยนแปลงใหม่นั้นไว้ โดยการพยายามทำให้แรงผลักดันและแรงต้านทานอยู่ในสภาวะสมดุลกัน มิฉะนั้นแล้วจะทำให้สถานะนั้นอยู่ได้ไม่นาน เพราะจะมีพนักงานในองค์การที่ยังติดอยู่กับแบบเดิมพยายามผลักดันให้กลับสู่สถานะเดิมอีก ตัวอย่าง สำหรับการทำให้คงตัว เช่น การมีนโยบายการขึ้นเงินเดือนเป็นช่วงประจำ กฏเก่าๆ ที่ขัดต่อสถานะใหม่ก็ควรได้รับการเปลี่ยนแปลงและปรับปรุงให้สนับสนุนสถานะใหม่นั้นด้วย ซึ่งจะทำให้แบบแผนของกลุ่มในองค์การจะค่อยๆ ปรับสภาพเข้าสู่จุดสมดุลใหม่นั้น

การบริหารในภาวะวิกฤติ

          การเปลี่ยนแปลงที่เกิดขึ้นกับองค์การมีผลทำให้ผู้บริหารต้องตัดสินใจ เพื่อให้องค์การสามารถอยู่รอดและดำเนินงานต่อไปได้ ที่ผ่านมาการเปลี่ยนแปลงจะเกิดขึ้นในระดับที่ไม่รวดเร็วและซับซ้อนนัก ทำให้หลายองค์การสามารถปรับตัวได้ทันโดยไม่ยาก แต่แรงกดดันของกระแสการเปลี่ยนแปลงของสภาพแวดล้อมที่ทวีความรวดเร็วและรุนแรง ซึ่งหลายครั้งการเปลี่ยนแปลงเกิดขึ้นอย่างกะทันหันและไม่มีรูปแบบ ทำให้องค์การต้องมีพื้นฐานการตอบสนองอย่างเหมาะสม

          วิกฤติ (Crisis ) หมายถึง ขั้นอันตรายที่อยู่ในระยะหัวเลี้ยวหัวต่อขั้นแตกหัก ซึ่งอาจจะไปทางดีหรือทางร้ายก็ได้ ภาวะวิกฤติมักจะเกิดขึ้นโดยไม่คาดฝันและมีผลกระทบต่อการดำรงอยู่ของระบบ ซึ่งจะเกิดขึ้นจากสาเหตุสำคัญ 3  ประการดังต่อไปนี้

1. การเปลี่ยนแปลงของสภาพแวดล้อม
2. ความบกพร่องของระบบองค์การ
3. การเรียนรู้และความเคยชินของความสำเร็จในอดีต

          หรือเราสามารถกล่าวได้ว่า “วิกฤติขององค์การ” (Organization Crisis) หรือ “การตกต่ำของบรรษัท” เกิดจากปัจจัย 2  ประการดังต่อไปนี้

1. ปัจจัยภายนอกองค์การ ที่มีผลต่อความตกต่ำหรือวิกฤติขององค์การได้แก่

• การเปลี่ยนแปลงทางเศรษฐกิจ
• การเปลี่ยนแปลงการแข่งขัน
• ข้อจำกัดที่เกิดจากภาครัฐ
• การเปลี่ยนแปลงของสังคม
• การเปลี่ยนแปลงเทคโนโลยี

  2. ปัจจัยภายในองค์การ ที่มีผลต่อความตกต่ำขององค์การมักจะเกิดขึ้นจากปัจจัยทางการจัดการ

• วิสัยทัศน์แคบ
• การดำเนินงานที่ไม่เหมาะสม
• ความผิดพลาดทางการจัดการ
• เผด็จการ
• ขาดความลึกทางการจัดการ
• การเปลี่ยนฝ่ายจัดการ
• ทีมบริหารที่ไม่สมดุล
• หน้าที่ทางการเงินที่อ่อนแอ
• คณะกรรมการบริหารไม่มีส่วนร่วม
• โดยความผิดพลาดที่เกิดจากการบริหารงานจะอยู่ในรูปแบบต่อไปนี้
• ไม่สามารถปรับตัวตามได้ทัน
• ขาดการควบคุม
• การขยายตัวมากเกินไป
• การกระจายธุรกิจมากเกินไป
• มีการเตรียมการมากเกินไป

 

[ครูอ้อย แซ่เฮ]

ขอบคุณมากค่ะ

Make Difference