เมื่อฉันรับมือกับงานประจำ
โจทย์จาก timeline และ fact file
ในกระบวนการทำงานที่มีเวลาชัดเจนเป็นตัวกำหนด และเรากำหนดเวลาให้ชัดเจน จะช่วยให้การบริหารจัดการทุกขั้นตอนการทำงาน คนและเวลา ลื่นไหล
ธงนำในช่วงหนึ่งของแม่น้ำสายหนึ่งของฉัน กับผลิตภัณฑ์หลักๆ ที่จะส่งไปปลายน้ำ คือการมอบหมายงาน ให้ความสำคัญเพื่อจะแบ่งสรรปันภาระงาน กระจายความรับผิดชอบให้ทุกคนเพื่อร่วมมือกัน รับชอบงานร่วมกัน งานจะสำเร็จเร็วขึ้นเพราะคนทำงานจะมีจิตใจรักในการเป็นผู้ให้บริการที่ดี สวมบทบาทของการเป็นคนต้นน้ำ กลางน้ำ และปลายน้ำ เพื่อให้เนื้องานของหน่วยงานเราไหลเลื่อนไปยังจุดเป้าหมายตามระยะเวลาที่กำหนด และสิ่งสำคัญคือการทำให้ทุกคนเห็นผลสัมฤทธิ์ของงานที่ทำร่วมกัน นำไปสู่ความรู้สึกว่าทำงานอย่างมีความสุข
หาจุดนับหนึ่งให้เจอ
ปัญหาในการทำงานมีเยอะ แต่เราจะเริ่มต้นอย่างไรดี ในการที่คนสักคนหนึ่ง (คือฉัน) ได้รับมอบหมายให้เป็นคนดูแลแม่น้ำหนึ่งสาย ฉันลองตั้งคำถามเล่นๆ คำถามแบบ ผีเสื้อกระพือปีก หรือคำพังเพย เด็ดดอกไม้กระเทือนถึงดวงดาว คำถามเล็กๆเบาๆ แต่ทำให้เราแทบเต้นแต่แล้วก็ได้ตระหนักว่า มันต้องทำอะไรซักอย่าง ต้องแก้ไขนะ ปล่อยไว้ไม่ได้แล้วนะ...
ฉันคิดว่าเกิดได้แทบจะทุกวงการทำงาน. เวลามีเสียงเล็ดลอดมากระทบหูเรา มันสะท้อนให้เห็นว่าสิ่งที่เรากำลังทำหรือเกี่ยวข้อง อย่างเช่นเป็นงานประจำของเรา ยังมีช่องว่างโหว่เพียงไหน หนึ่งคำถามแม้จะแค่ถามเฉยๆ แค่อยากรู้ว่าทำได้อย่างไร ก็เจอคำตอบเจอจุดแข็งจุดอ่อนระหว่างกระบวนการนั้นๆ ว่า อะไรกันบ้างดี อะไรกันบ้างที่เราตกหล่นไป เมื่อเราได้ความตระหนัก และเกิดความตระหนกในจุดบอดเสียแล้ว เราจะทำอะไรต่อไป
แล้วเราก็หันมาพูดคุยกัน ด้วยความเข้าใจกันมากขึ้น
สิ่งนี้ทำให้ฉันย้อนคิดถึงขั้นตอนการทำงาน การวาง Flow chart งาน แล้วค้นพบว่า กระบวนการกล่องไหนของระบบที่จะต้องกลับไปปัดฝุ่น หรือเสริมให้แกร่งขึ้น
ตัวอย่างงานนี้ถือเป็นกรณีศึกษาแรกของฉัน สำหรับหน้าที่การทำงานของเราอะไรจะสำคัญเท่า Product หรือผลิตภัณฑ์ คือสารที่เราต้องการสื่อออกไป ที่ต้องส่งถึงผู้รับตามกำหนดเวลา เมื่อส่งไปแล้ว มานั่งลุ้นให้เกิดผลผลิตว่ามันจะกลับคืนมาในรูปแบบและลักษณะเช่นไร คือข่าวสารที่ได้เผยแพร่ตีพิมพ์ผ่านสื่อต่างๆ
สิ่งพิมพ์ข่าวของมหาวิทยาลัยในแต่ละรอบสัปดาห์ เป็นกิจวัตรงานประจำซ้ำๆตลอดห้าวันทำการของ 52 สัปดาห์ในปีหนึ่งที่ฉันและทีมงานค่ะ
นี่เป็นกระบวนการทำงานภายในที่ฉันนั่งมอง ดู สัมผัส รู้แต่ละกระบวนการ และพยายามปรับจูนให้เข้าได้กับมัน ตลอดระยะเวลา 7-8 เดือน มันเริ่มอยู่ตัวบ้างแล้ว และบอกให้เรารู้ว่าในแต่ละกล่องการทำงานยังมีกระบวนการให้ทำอะไรด้วยอีกมาก ที่จะยังประโยชน์ต่องานอีกเหลือเฟือ (ยังมีเนื้องานให้ปรับปรุงกระบวนการ ข้นตอนให้สั้นลง และได้งานดีขึ้น)
และสำหรับกระบวนงานที่จะต้องดูแลต่อไปคือ เรื่องราวการวิเคราะห์ประเมินการดำเนินหน้าที่ มีเรื่องราวมากมายเหลือเกินที่รอการบริหารจัดการ การเตรียมรับมือกับปัญหา และการตัดสินใจที่ยากลำบาก เมื่อต้องเข้าไปเกี่ยวข้องกับการสื่อสารมวลชน
เพราะดาบอาจมีสองคม เหมือนเช่นเหรียญที่มีสามด้าน
ข่าวตัดจากหนังสือพิมพ์. ที่เราต้องรู้ทุกเช้า. เป็นอะไรที่ฝังใจฝังจำมานานนักแล้ว กับระบบเลอะเทอะที่ทำให้คำว่า5ส ผุดขึ้นในสมองนั่นแหละ เรื่องของการสะสาง. ที่คิดว่าน่าจะได้สางกันทั้งระบบตั้งแต่ตัวคนทำหน้าที่นี้ไปถึงกระบวนการเลยทีเดียว
เมื่อหาจุดนับหนึ่งเจอแล้ว เดินหน้า หยุดบ้าง รอคอย รอจังหวะการปรับปรุงพัฒนาให้มันชัดเจน ลดขั้นตอน และมีคุณภาพที่ดีขึ้น
นี่คือส่วนหนึ่งในงานของฉัน บนแม่น้ำสายหนึ่ง ที่เหมือนไม่ซับซ้อนอะไร แต่มันก็ซ่อนอะไรๆ เอาไว้ในนั้นมากเหมือนกันค่ะ
ก็สู้ต่อไป...
ความเห็น (4)
วันนี้มีงานไม่ขาดสายเลยค่ะ
กลางวันประชุม team KM ทานข้าวด้วย
เที่ยงครึ่งถึงสี่โมงเย็น
อยู่ในห้องเย็นฟังเรื่อง ASEAN Economic Community (AEC)
กับการจัดทำแผนกลยุทธ์เพื่อพัฒนาคณะฯ โดย
ดร.อรสา โฆวินทะ
ได้อะไรมากกว่าที่ตั้งเป้าหมายไว้ค่ะ
เชียร์ ๆ ๆ งานน้าต๋อยนะคะ
ที่ทำงานก็มีงานมาเป็นสายเหมือนกันค่ะ. ส่วนมากเป็นงานลุ้นระทึกใจ อย่างข่าวลิ้นจี่ที่ลงไปในนสพ อีกฉบับ พาดหัวในวันหวยออก (ถามคุณนกนะคะน้าอึ่ง) วันนี้เป็นประเด็นไปแล้วค่ะ
KM Team. กำลังก่อตัวเสนอแต่งตั้งแล้วค่อยมาว่ากันว่าเอาไงต่อไปดี
- พี่ดาวครับ
- ทีมงานขยันขันแข็งน่าดู
- แต่ละขั้นตอนละเอียดมากครับ
- พี่ดาวสบายดีไหมครับ
สบายดีค่ะ มาอยู่ทำงานที่ใหม่ สงสารทีมงานจัง
โดนผลักโดนดัน ฉุดบ้างก็มี ไม่รู้ต่อไปพี่จะโดนรุมทึ้งมั้ย 555