คุยเฟื่อง(หัวใจฟู) เรื่องการสื่อสารภายในกองกลาง
กิจกรรมการจัดการความรู้ภายใต้ความรับผิดชอบดูแลของฉัน ได้พาทีมงานร่วมขับเคลื่อน จนเห็นเป็นรูปธรรมขึ้นมาแล้วค่ะ
เมื่อวันพฤหัสบดีที่ 23 สิงหาคม 2555 เวลา 11.30 – 13.30 น. ณ ห้องบัวเรศ คำทอง ตัวแทนบุคลากรจากงานต่างๆ ภายในกองกลาง ได้มาร่วมวงสนทนาแลกเปลี่ยนระดมความคิดเห็นเรื่อง
“อยากเห็นอยากให้การสื่อสารภายในกองกลางเป็นเช่นไร”
ภายใต้วงล้อมอาหารมื้อกลางวัน หรือศัพท์ทางการจัดการความรู้เรียก Lunch Talk โดยเรามีกิจกรรมรับประทานอาหารไป คุยไป ฟังกันไปค่ะ
เปิดวงแชร์นัดแรก
เริ่มต้นอย่างเป็นทางการในฐานะมือใหม่เล็กน้อย คณะกรรมการจัดการองค์ความรู้ (KM Team) เกริ่นเล่าที่มาที่ไปของกิจกรรมดังกล่าว เป็นหนึ่งในแผนปฏิบัติการเพื่อการจัดการองค์ความรู้ของกองกลางค่ะ นั่นคือ นอกเหนือจากการเปิดวงแชร์ (Share-แลกเปลี่ยนประสบการณ์) รายสองเดือน แล้ว แผน KM เรายังมีระบบพี่เลี้ยงสอนการใช้งานเทคโนโลยีด้านโปรแกรมคอมพิวเตอร์ เพื่อใช้เป็นเครื่องมือการสื่อสารผ่านโลกออนไลน์ภายในกองกลาง และการเรียนรู้เครื่องมือสำคัญๆ อาทิเช่น การทำ SWOT Analysis การเขียนแผนบริหารงานและประเมินผลงานโดยดุลดัชนี Balanced Scorcard -BSC ที่ต้องอาศัยการระดมสมองคิดร่วมกันภายในงานผ่านผู้มีประสบการณ์ซึ่งได้คลุกคลีมาโดยตรงตลอดระยะเวลาที่ผ่านมา 4-5 ปี และมีการสร้างคลังความรู้ภายในกองกลาง (Website KM เพื่อการจัดการความรู้)
กลับมาที่วงแลกเปลี่ยนประสบการณ์การติดต่อสื่อสาร กิจกรรมนัดแรกของชาวกองกลาง ทีมงานเปิดโอกาสให้ผู้เข้าร่วมแต่ละคนหมุนเวียนผลัดกันเล่าเรื่องวิธีการสื่อสารภายในงานของแต่ละงาน ทำอย่างไร ได้ผล มากน้อยแค่ไหน ปัญหาอุปสรรคจากการลองผิดลองถูก วิธีที่คิดว่าดีที่สุด ใช้ประจำ ซึ่งทีมงานสรุปสิ่งดีๆ ที่แต่ละงานใช้วิธีการสื่อสารภายในงานและข้ามสายงาน มีดังนี้ค่ะ
งานเลขานุการผู้บริหาร สมาชิกจากงานบอกเล่าว่าการสื่อสารภายในงานที่ใช้เครื่องคอมพิวเตอร์มีลักษณะดังนี้คือ
- ระหว่างผู้บริหารและเลขานุการผู้บริหาร คอมพิวเตอร์สั่งการในระบบเครือข่าย LAN (ลักษณะการเชื่อมต่อเครือข่ายคอมพิวเตอร์ถึงกันภายในพื้นที่ใกล้ ๆ กัน)
- ระหว่างเลขานุการผู้บริหารด้วยกันใช้อินเทอร์เน็ตเป็นตัวกลางเชื่อมข้อมูลภารกิจผู้บริหารแต่ละท่านให้เพื่อนเลขานุการรับทราบ ผ่านสังคมออนไลน์ Facebook กลุ่ม(ปิด) หลังจากพบอุปสรรคปัญหาการใช้งานเว็บไซต์เป็นทางการอยู่บ้าง เนื่องจากภารงานเลขานุการผู้บริหารแทบไม่มีเวลาปฏิบัติงานภารกิจประจำ เช่น การลงเวลานัดหมายผู้บริหาร ส่วนในกรณีการคุยเรื่องทั่วไปจะใช้รูปแบบการประชุมเป็นเครื่องมือสื่อสาร ทีมงานภายในงานเห็นความสำคัญการสื่อสารอันประกอบด้วยแหล่งข้อมูล source—ข้อมูล message-ช่องทาง Channel -ผู้รับข้อมูล receiver สิ่งสำคัญที่สุดคือ ผู้ส่งสารและผู้รับสาร ต้องให้เข้าใจตรงกันค่ะ
งานสารบรรณและธุรการ บุคลากรจากงานสองคนแจ้งว่างานส่วนใหญ่เป็นงานเอกสาร การสื่อสารจึงออกมาในรูปแบบเป็นทางการ ใช้ลายลักษณ์อักษรเป็นหลัก มีการถ่ายเอกสารหนังสือราชการเพื่อการแจ้งเวียน และพบอุปสรรคปัญหาของผู้ปฏิบัติงานเองคือความไม่เข้าใจภาษาต่างประเทศเป็นส่วนใหญ่ ตลอดจนกรณีที่เกิดจากการเขียนชื่อ-ที่อยู่ ไม่ครบถ้วนเป็นเหตุให้มีการตีกลับ เกิดความล่าช้า วิธีการแก้ไขคือโทรศัพท์สนทนากัน กับบุคคลในงานที่เกี่ยวข้อง
งานรักษาความปลอดภัย ในทีมงานนี้มีกรรมการจัดการความรู้ร่วมแบ่งปันประสบการณ์การติดต่อสื่อสารให้ฟังอย่างน่าสนใจว่า มีเครื่องมือสื่อสารสำคัญใช้ในการประสานงานกับผู้เกี่ยวข้องทั้งภายในงาน ข้ามสายงาน หลากหลาย ได้แก่ การพูดคุย การใช้วิทยุสื่อสาร โทรศัพท์ โดยเฉพาะข้อจำกัดของผู้ปฏิบัตงานภายในงาน มีจำนวน 40 คน ทำงาน 3 ช่วงเวลา ตลอด 24 ชั่วโมง ดังนั้นการสื่อสารเรื่องสำคัญจะมีศูนย์กลางที่สำนักงาน โดยการจัดตั้งพื้นที่ส่วนกลาง มีบอร์ดข่าวสาร คอมพิวเตอร์ส่วนกลางเพื่อให้บุคลากรทั้งหมดที่เข้ามาลงชื่อปฏิบัติงานประจำช่วงเวลาได้ทราบข่าวสารความเคลื่อนไหวต่างๆ และใช้ประโยชน์อย่างเต็มที่ทั้งในเชิงพัฒนาวิชา ชีพ วิชาการ รวมทั้งการเรียนรู้ความรู้ตามอัธยาศัย
งานประชุมและพิธีการ ผู้แทนจากงานนี้ได้ร่วมแลกเปลี่ยนรูปแบบการทำงานที่เกี่ยวข้อง โดยส่วนมากเป็นเรื่องเอกสารประกอบการประชุม จะพลาดไม่ได้เลยเรื่องความละเอียด ชัดเจน แม่นยำ ซึ่งผู้บังคับบัญชาได้คอยแนะนำหลักในการทำงานไว้เสมอ ด้านการติดต่อสื่อสารสองทาง (Two ways communication)
งานประชาสัมพันธ์ สมาชิกวงแชร์รวมสองคนแบ่งกันเล่าการสื่อสารภายในงานมีหลากหลายรูปแบบและวิธีการ ตั้งแต่การล้อมวงประชุมกองบรรณาธิการข่าวเป็นประจำทุกบ่ายวันจันทร์ หลังตกลงภารกิจต้นฉบับแล้ว ใครมีอะไรมาพูดคุยสื่อสารกัน นอกจากเวลานี้หากมีเรื่องด่วนต้องการมติตัดสินใจดำเนินการเราจะนัดกันปุปปับ ซึ่งทุกคนให้ความร่วมมือขับเคลื่อนกระบวนการสื่อสาร นอกจากนั้นภายในงานยังอาศัยช่องทางจดหมายอิเล็กทรอนิกส์ เป็นสื่อกลางให้ทุกคนเปิดรับ-ส่งข่าวสารถึงกันได้ ถ้ามีเรื่องสำคัญของแต่ละคน ในงานจะมี Post-it ติดที่หน้าจอคอมพิวเตอร์ อันเป็นธรรมชาติการทำงานของทีมงานที่ต้องประจำอยู่หน้าจอตลอดเวลา ส่วนอีกวิธีการหนึ่งที่ใช้ต่อยอดการสื่อสารจากหนังสือราชการที่เวียนแจ้งบุคลากรทราบ เนื่องจากอุปสรรคการเวียนหนังสือรายบุคคลล่าช้า งานจะจัดตระกร้าเอกสารแจ้งเวียนวางไว้ให้บุคลากรหมุนเวียนมาเปิดอ่านและมีผู้รับผิดชอบตรวจสอบว่ามีการลงชื่อรับทราบเรื่องแจ้งเวียนครบแล้วหรือยัง ก่อนนำเก็บรวมเข้าแฟ้มเอกสารตามระบบต่อไป
ส่วนงานศูนย์ประสานงานมหาวิทยาลัย (กทม.) แม้ว่าจะไม่ได้มาร่วมวงแลกเปลี่ยนด้วยกันครั้งนี้ ทีมงานได้สื่อสารทางไกลเพื่อทราบเทคนิควิธีการติดต่อสื่อสารมาไว้ด้วยดังนี้ค่ะ
โดยทั่วไปจะมีการประชุมปีละ 2 ครั้ง เพื่อเป็นการแลกเปลี่ยนทัศนคติและความคิดเห็นการปฏิบัติงานร่วมกัน รวมถึงเรื่องของปัญหาและอุปสรรคต่างๆในการปฏิบัติงานซึ่งต้องปรับเปลี่ยนและแก้ไขตามสถานการณ์ที่เกิดขึ้น ณ เวลานั้น ทั้งที่เกิดในส่วนของผู้บริหารมหาวิทยาลัยเชียงใหม่และส่วนงานต่าง ๆ ของมหาวิทยาลัยเชียงใหม่ อีกทั้งยังมีในส่วนของเรื่องการสื่อสารแลกเปลี่ยนความรู้ รูปแบบและวิธีการปฏิบัติงานของเจ้าหน้าที่ประจำงานศูนย์ประสานงานฯ โดยจะมีการพูดคุยกันตลอดทั้งที่เป็นทางการและไม่เป็นทางการระหว่างเจ้าหน้าที่ด้วยกันเองในเรื่องของงานแต่ละคน ซึ่งเจ้าหน้าที่แต่ละคนนั้นจะมีภารกิจที่จะต้องออกไปปฏิบัติงานนอกสถานที่ จึงทำให้เจ้าหน้าที่อยู่ไม่พร้อมหน้ากัน ดังนั้นเจ้าหน้าที่ทุกคนจึงสามารถปฏิบัติหน้าที่หรือทดแทนกันได้ตลอดเวลา ส่วนการสื่อสารระหว่างงานจะใช้วิธีการติดต่อสื่อสารกับทางมหาวิทยาลัยเชียงใหม่ โดยใช้โทรศัพท์เป็นส่วนใหญ่ นอกนั้นก็จะใช้โทรสาร E-mail internet website และอะไรก็ตามซึ่งสามารถสื่อสารแล้วพร้อมปฏิบัติได้ ณ ตอนนั้น เพื่อการติดต่อสื่อสารระหว่างงานบรรลุผลสำเร็จได้
สมาชิกวงแชร์ทางไกลยังสรุปไว้ด้วยค่ะว่า ปัจจุบันกองกลางมีการติดต่อสื่อสารที่ดีอยู่แล้ว ดังนั้นสิ่งที่อยากเห็นอยากได้ก็คือความร่วมมือและความเอาใจใส่กัน ที่สำคัญความเป็นห่วงกันและกันมากขึ้น โดยเชื่อด้วยความบริสุทธิ์ใจว่าสิ่งนี้จะทำให้การติดต่อสื่อสารระหว่างกันภายในกองกลางบรรลุประสิทธิผลตามที่คาดหวังไว้
จากนั้นวงแลกเปลี่ยนฯ ได้ผลัดกันเล่าเรื่องการสื่อสารระหว่างงานไปยังงาน ทำอย่างไร ได้ผล มากน้อยแค่ไหน รวมทั้งเราช่วยกันระดมคิดว่าการสื่อสารภายในกองกลางน่าจะเป็นเช่นไรค่ะ
คุยรอบสอง อยากให้การสื่อสารภายในกองกลางเป็นอย่างไร?
เรี่มต้นกันที่จุดอ่อนของการสื่อสารภายในกองกลาง ที่เราไม่มีจุดกลาง เหมือนเช่นงานรักษาความปลอดภัยดำเนินการ แต่สิ่งที่เราดำเนินการกันไปบ้างแล้วคือ การจัดพิมพ์สิ่งพิมพ์ “ข่าวสารกองกลาง” เป็นใช้เป็นเครื่องมือสื่อสารถึงบุคลากรทุกคนในกองกลาง แต่เป็นการเผยแพร่ข่าวสารรายเดือน และเน้นที่กิจกรรมการจัดการความรู้ การพัฒนาคน พัฒนางาน จึงอาจมีความล่าช้าไม่ทันเหตุการณ์กับข้อมูลข่าวสาร การมีบอร์ดประชาสัมพันธ์ข่าวสารกลางอาจเป็นทางออกที่ดีวิธีหนึ่ง
สมาชิกในวงแชร์ยังได้แลกเปลี่ยนเรื่องการใช้ช่องทางการสื่อสารผ่านสื่ออิเล็กทรอนิกส์ เพื่อลดภาระเวลาและความสิ้นเปลืองกระดาษถ่ายเอกสารไม่ว่าจะเป็น
- ไปรษณีย์อิเล็กทรอนิกส์ ระบบ MIS และ e-Office ซึ่งสามารถศึกษาเรียนรู้จากหน่วยงานอื่นภายในมหาวิทยาลัยที่ได้มีการพัฒนาใช้งงานแล้ว
- ช่องทางกระดานข่าวในเว็บไซต์ของกองกลางที่ทีมงานจัดการองค์ความรู้กำลังพัฒนามาเป็นเวทีแลกเปลี่ยน เรียนรู้ร่วมกันแบบไม่เผชิญหน้า (Blog to Blog)
ถึงแม้ว่าในทางปฏิบัติงาน อาจมีอุปสรรคปัญหาขัดข้องด้าน server ที่จะรองรับระบบ การวางแผนการอัพเดทฐานข้อมูลบุคลากรให้ทันสมัยเพื่อให้แน่ใจว่าข่าวสารถึงแต่ละบุคคลอย่างแน่นอน แผนการพัฒนาความรู้ทางเทคโนโลยีสารสนเทศให้แก่บุคลากร ล้วนมีความจำเป็นยิ่งที่จะต้องพิจารณา รวมถึงการสร้างแรงกระตุ้นจูงใจให้เกิดความกระตือรือร้นในการเข้าไปใช้งานระบบสม่ำเสมอ
ปิดวงแชร์
ก่อนปิดวงรับประทานอาหาร/คุยไป/ฟังไป ทีมงานสอบถามความเห็นการจัดกิจกรรมครั้งนี้ และครั้งหน้า อยากให้มีจัดลักษณะใด พบว่าผู้มาร่วมกิจกรรมเห็นชอบกับกิจกรรมนี้ที่ทำให้รู้และเข้าใจการทำงานต่างสายงาน และได้ทราบแนวคิดเรื่องการจัดการความรู้ผ่านประสบการณ์ลงมือปฏิบัติมากขึ้น
ทีมงานร่วมสรุปสิ่งที่ได้จากการจัดกิจกรรมครั้งนี้
- เป็นการเริ่มต้นความสัมพันธ์ที่ดีระหว่างบุคลากรภายในกองกลาง
- บุคลากรภายในกองกลางมีโอกาสทราบวิธีการติดต่อสื่อสารที่มีประสิทธิภาพในแต่ละงาน และสามารถนำมาต่อยอดโดยการทบทวน ปรับใช้รูปแบบวิธีการติดต่อสื่อสารของงานได้ต่อไป
- กองกลางทราบช่องทางการติดต่อสื่อสารที่เหมาะสมสำหรับใช้เป็นเครื่องมือติดต่อสื่อสารไปยังบุคลากรในสังกัด แม้ว่าจะอยู่ต่างงานกัน
- ทำให้มีโอกาสในการสร้างและก่อเกิดนวัตกรรมใหม่ทางการติดต่อสื่อสาร โดยเฉพาะในด้านเอกสารอิเล็กทรอนิกส์
และสำหรับการ AAR ตัวฉันเองครั้งนี้ ได้เรียนรู้ เพิ่มประสบการณ์อะไรมากมาย ไม่ว่าจะเป็นการฝึกฝนการทำหน้าที่ผู้นำ จากที่เคยตาม เคยเก็บ มาเป็นคนนำทาง คนคอยเคลียร์ให้เข้าในกรอบหรือประเด็นที่ทีมงานร่วมกำหนดไว้
สนุกดีเหมือนกันค่ะกับบทบาทหน้าที่ใหม่ๆ ที่ได้เริ่มต้นขึ้นแล้ว อย่างเลี่ยงไม่ได้.
ความเห็น (9)
- พี่ดาวครับ
- เห็นการทำงานทั้งหมด
- ดีใจที่เกิดวงแบบนี้
- ขอชื่นชมพี่สบายดีนะครับ
แวะมาส่งกำลังใจให้คนเก่ง คนดีค่ะ
- ชอบคำว่าปิดวงแชร์มากค่ะ...โดนใจค่ะ
สวัสดีค่ะน้องอาจารย์
เป็นก้าวที่1 ของพี่ค่ะ ขอบคุณมากค่ะ สบายดีเช่นกันนะคะ เมื่อไรมีข่าวดีๆคะ
สวัสดีครับ
ภาพแลกคงแชร์ไม่ลงนะครับ ไม่มีคนยิ้มเลย แต่พอลงตัวภาพสองก็ยิ้มได้นะครับ
ชอบค่ะ เปิดวงแชร์
สวัสดีปีใหม่ ๒๕๕๖
ขออวยพรให้พี่ต๋อยมีความสุขความเจริญ สุขภาพสมบูรณ์แข็งแรง
ก้าวหน้าในหน้าที่การงาน เบิกบานกายใจ และสมหวังในสิ่งที่ปรารถนาทุกประการนะครับ
สวัสดีค่ะทุกๆ ท่าน
ขอบคุณค่ะ ขอโทษนะคะที่เข้ามาบันทึกนี้ช้ามาก ภารกิจอีรุงตุงนังค่ะ