เมื่อตามทีมงานไปอบรมการใช้งานโทรศัพท์ระบบใหม่

ฮัลโหลโทรศัพท์...

"สวัสดีครับ ทีมงานประชาสัมพันธ์ใช่ไหมครับ

ผมโทรจากหน่วยโทรศัพท์ จะมีการอบรมระบบการใช้งานโทรศัพท์ใหม่

มีใครเข้าอบรมบ้างครับ มีโควต้าให้ 1 คนครับ"

เรื่องโทรศัพท์ใครว่าเป็นเรื่องง่ายๆ คิดใหม่เถอะค่ะ ให้โควต้าเข้าอบรมหนึ่ง เราต่อรองขอไป "สามคนค่ะ"

การจัดฝึกอบรมการใช้งานและการบำรุงรักษาให้แก่เจ้าหน้าที่ควบคุมระบบและบุคคลทั่วไป ในภายหลังจากที่มหาวิทยาลัยของเราปรับปรุงระบบการใช้งานโทรศัพท์ได้สักระยะหนึ่ง ประชาคมในองค์กรเริ่มคุ้นชินการใช้งานหน่วยโทรศัพท์

กองอาคารสถานที่จึงแจ้งในเวลากระชั้นชิด ให้ทุกส่วนงานส่งตัวแทนไปฟังวิทยากรจากบริษัทเฟล็กซ์คอม จำกัด ซึ่งได้รับเหมาทำการปรับปรุงระบบชุมสายฯ มาจัดการฝึกอบรมสำคัญแก่ เจ้าหน้าที่ควบคุมระบบและบุคคลทั่วไป ในวันที่ 17-18 สิงหาคม 2558

งานของฉันอยู่ในกลุ่มบุคคลทั่วไปที่มีภารกิจการใช้งานมากถึงมากที่สุด เพราะเป็นศูนย์กลางการรับสาย ตอบคำถามให้บริการติดต่อสอบถาม

ผู้บริหารของเรามาเปิดงาน เกริ่นย้อน 20 ปีผ่านมา ไม่ได้ปรับปรุงระบบโทรศัพท์เลย เวลานี้หมายเลขใกล้หมดเราจึงปรับปรุง เลข4หลักเป็น5หลัก ปรับอนาล้อกเป็นดิจิตอล โชว์เบอร์ได้ มีเบอร์เพิ่มมากกว่า 2000 แยกเครือข่ายสองวง สำรองเบอร์ไว้ใช้งานเมื่อมีหน่วยงานขอเข้ามา ส่วนคุณสมบัติสำคัญๆที่เช้านี้จัดอบรมเรียนรู้การใช้โทรศัพท์ จัดสำหรับผู้ใช้งานทั่วไป
วิทยากร คุณศรัญญู นาโค และวิทยากรผู้ช่วยสองคน

เริ่มต้นที่ความรู้เบื้องต้น แนะนำโทรศัพท์แบบ analog การใช้งานหัวเครื่องโทรศัพท์ การติดต่อรับสาย โทรออก โทรออกเบอร์สายนอกล่าสุด กด*** (ดาวสามดวง) การโอนสาย โดยใช้ปุ่ม Flash หรือปุ่ม R หรือกด Hook Flash อย่างไวๆ กด 1 โอนทิ้ง กด 2 ดึงกลับทำตัวเป็นล่าม กด 3 สนทนาร่วม เบอร์ที่เป็น leader กดปุ่ม R /hook flash กดเบอร์ รอเขารับสายแล้วกด 3 สูงสุดคุยกันได้ 8 สาย และอีกมากมาย เป็นความรู้ใหม่เอี่ยมสำหรับเรา

แทบอุทาน....มายก้อดใช้ไลน์ง่ายกว่านะ...ในยุคนี้

แต่ที่ไม่เคยรู้ก็ได้รู้ ที่เป็นความรู้เก่า รู้แล้วลืมเลือน ก็เริ่มคลับคล้ายคลับคลาจำได้บ้าง
การรับสายแทนแบบส่วนตัว ใช้การกดเลขหมายที่ดัง แล้วฟังเสียงจะเป็นสัญญาณสายไม่ว่างกด 8 ตามแล้วสนทนาแทนได้เลย และระบบใหม่นี้สามารถกดรับโทรศัพท์แทนแบบกลุ่มได้ โดยต้องให้ผู้ดูแลระบบตั้งระบบให้...

การจองสาย กดเลข 6 ต้องมีเสียง ติ้ดๆๆบอกว่าฟังก์ชั่น 6 จะทำงาน ใช้กรณีสายว่างแต่ไม่มีผู้รับสายได้ด้วยโดยระบบจะทำงานเมื่อเจ้าของเครื่องมีการใช้งานโทรศัพท์ 1 ครั้ง พอเขาวางสายแล้วระบบจองของเราจะทำงานให้

การใช้งานฝากสายแบบติดตามตัว ส่งสายจากเครื่องตัวเราไปเบอร์อื่นกด *21* ตามด้วยเบอร์ที่เราต้องการ และปิดด้วย# เมื่อเรากลับมาแล้วต้องไม่ลืมยกเลิกโดยกด #21# ไม่เช่นนั้นเราจะบ่นกับตัวเองไม่มีใครติดต่อเราเลย

การสร้างเลขย่อส่วนตัว *51* ตามด้วยเลขปุ่มที่เลือก (0-9) แล้วกด* ตามด้วยเลขปลายทางกด# เวลาโทรออก ต้องกด **ตามด้วยเลขปุ่ม หากต้องการยกเลิกการ memory กด#51* ตามด้วยเลขปุ่มและ#

และแล้วก็มาถึงจุดไคลแม็กซ์การใช้งาน IP Phone

ทำสมาร์ทโฟนส่วนตัวให้เป็นโทรศัพท์ระบบห้าตัวภายในพื้นที่ที่กำหนดไว้ ซึ่งจะต้องใช้ Application ชื่อ BluStar client ทำได้สูงสุด 4 เครื่อง เมื่อมีโทรศัพท์เข้าเลือกรับได้ ใช้ในการนำเสนอผลงานได้ ประชุมแบบเห็นหน้าเราได้

จบการฝึกอบรมวันนี้แล้ว รู้ว่าตัวเองมีงานต้องทำเพิ่มมากขึ้น ในเชิงการบริหารจัดการภารระงานที่กำกับดูแลค่ะ ทั้งเรื่องเชิงเทคนิค แล้วยังเรื่องบุคลากรทำงานด้วย ซึ่งเมื่อถึงเวลาที่เหมาะสมในกิจกรรมการพัฒนาบุคลากรภายในงาน ภายใต้ระบบการจัดการความรู้ โดยมีผู้ลงมือปฏิบัติเป็นผู้นำเสนอ ปัญหา ที่เกิดคาราคาซังในงาน และแนวทางที่ผู้ปฏิบัติเองคิดว่า น่าจะทำอย่างไร เวลาไม่ได้นานเกินรอค่ะ เพราะในอีกสองสัปดาห์ต่อมา เรามีกิจกรรมพัฒนาบุคลากร มีการระดมสมอง และมีการบ้านที่ต้องให้กลับมาทำ

ทีมงานประชาสัมพันธ์ของเราเสนอปัญหา และสร้างผังก้างปลาเรื่อง โทรศัพท์และการติดต่อสื่อสาร ค่ะ

นี่เป็นความรู้ที่ได้จากการวิ่งตามทีมงาน Information Center ไปเข้าอบรมการใช้งานโทรศัพท์อบรมยังไง ให้โควต้า 1 ขอไป 3 โดยฉันเองที่เป็นส่วนเกิน เพราะทีมที่ให้ไปคือ พนักงานรับโทรศัพท์ และ ผู้ได้รับการวางตัวเป็นหัวหน้าในอนาคต Information Center ตามแผนงาน PRCMU Model ค่ะ

เก็บตกเล็กๆ ยุยงให้ทีมงานออกไปเล่นเกม ทีมงานก็ขยันยกมือเพราะรู้ทำงานคลุกคลีมาตลอดเวลางาน จนคนในห้องร้องแซวหน่วยงานนี้ไม่เหลือของรางวัลให้คนเข้าร่วมอบรมคว้ากลับสำนักงานของตัวเองบ้างเลยหรือ...แต่ฉันเปล่านะ...